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Evoluzione gestionale

ERP: come sceglierlo e cosa considerare in una guida in pillole

ERP è sempre più sinonimo di semplicità, scalabilità, standardizzazione ma anche sicurezza e tanti nuovi servizi. La reingegnerizzazione di processi e procedure in una logica aperta ed estesa oggi abbraccia un’operatività sempre più contestuale e puntuale all’insegna dell’efficienza

08 Lug 2019

Laura Zanotti

ERP è l’acronimo di Enterprise Resource Planning e sta a significare un sistema informatico che permette di pianificare e coordinare tutte le risorse di un’impresa. La chiave di volta di questo approccio gestionale è una programmazione che offre una suite di moduli integrati e preposti a risolvere tutti i processi di business più rilevanti di un’azienda. Un ERP, infatti, copre varie aree funzionali: in primis produzione, logistica e magazzino, vendite, acquisti, amministrazione e risorse umane.

Cronistoria degli ERP

La storia degli ERP è la sintesi di quella progressiva informatizzazione di procedure e processi che oggi trova il suo culmine nelle tecnologie legate all’Industria 4.0. Sono stati gli ERP, infatti, a introdurre nelle aziende efficienza, velocità e ottimizzazione, innescando il circolo virtuoso dell’informazione, dell’integrazione e della condivisione che hanno inaugurato una collaborazione a livello di filiera.

L’abbrivio è avvenuto nei magazzini: già negli anni ’60, infatti, mantenere aggiornati gli inventari per controllare la movimentazione corretta delle merci e razionalizzare le scorte aveva portato le aziende a introdurre le prime soluzioni gestionali centralizzate. Con i progressi della tecnologia e della potenza di calcolo, i pacchetti software sono stati potenziati per aiutare i processi di produzione. Dalla pianificazione della gestione dei materiali (MRP I) alla pianificazione di tutta la gestione delle risorse di produzione (MRP II), gli MRP si sono evoluti nel corso degli anni con ancora un grosso limite: la possibilità di integrare in maniera veloce e funzionale anche tutti i sistemi gestionali già in uso in azienda.

È solo nel 1990, infatti, che si affacciano sul mercato i primi veri e propri ERP interfunzionali. La possibilità di integrare tutti i processi di business come la distribuzione della produzione, la progettazione, i servizi di trasporto così come la contabilità, la gestione finanziaria o le HR rappresenta una grossa svolta per la governance. A partire dal secondo millennio gli ERP sono stati potenziati dall’introduzione di moduli aggiuntivi come il CRM, l’eCommerce, l’SCM (Supply Chain Management), l’Advanced Planning, la Business intelligence e via dicendo. Sempre nel 2000 gli ERP iniziano a diversificarsi per supportare specifici comparti industriali: Automotive, logistica, Food & Beverage, Retail, Edilizia, Oil & Gas e così via.

In seguito, da una gestione on premise le aziende hanno iniziato a considerare un approccio as a service, scegliendo le varie formule del cloud. Un’interfaccia web-based, intuitiva per tutti gli utenti e facilmente accessibile da qualsiasi dispositivo fisso o mobile, rende l’ERP in cloud un approccio molto interessante e anche più sicuro sia per le grandi aziende che per le PMI.

erp storia ed evoluzione

ERP: ecco come funziona e a cosa serve

A livello di sistema, l’ERP consente di centralizzare la raccolta dei dati provenienti da tutte le aree aziendali. Messi a sistema, i flussi di lavoro risultano così razionalizzati e ottimizzati, favorendo un’integrazione virtuosa tra tutte le LOB (Linee of Business) ma anche una nuova efficienza operativa. I vantaggi, oltre a un’armonizzazione delle procedure e a un forte coordinamento di ogni processo, è che grazie a un ERP si possono eliminare tutti i problemi legati alla duplicazione e al disallineamento delle informazioni. Avere un database condiviso, completo e capace di aggiornarsi in tempo reale ogni volta che un utente di qualsiasi reparto e livello gerarchico compie un’operazione all’interno del sistema, infatti, è un grosso valore aggiunto per tutte le imprese.

Quali sono le componenti di un ERP

Piattaforma costituita da una granularità che permette di attivare e personalizzare ogni modulo preposto a ottimizzare la gestione di una determinata area aziendale, l’ERP consente una grande interoperabilità tra i vari gruppi funzionali.

Un sistema ERP, infatti, è costituito da una serie di moduli che permettono a un’organizzazione di introdurre quelli principali di cui si ha assolutamente bisogno. In un secondo tempo, sarà possibile implementare ulteriori moduli, in base all’evoluzione del business e dell’organizzazione.

Tipicamente i moduli principali sono:

  1. Gestione contabilità e amministrazione (gestione ordini, spedizioni, fatturazione – ciclo attivo e ciclo passivo, acquisti)
  2. Gestione controllo di gestione
  3. Gestione Magazzino
  4. Gestione Produzione e MRP
  5. Gestione del personale

A cui si aggiungono i moduli a corollario:

  1. Gestione progetti
  2. Gestione vendite
  3. Gestione distribuzione
  4. Gestione manutenzione impianti
  5. Gestione dei cespiti

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Come e perché l’approccio gestionale è cambiato

Fino a qualche anno fa gli ERP si focalizzavano soprattutto sulle attività amministrative e logistiche dell’impresa. Digitalizzazione e globalizzazione hanno portato le aziende non solo ad aprirsi e a lavorare in maniera integrata ed estesa. Il cambio di passo è una gestione illuminata dai dati. La quantità di informazioni messe a sistema ha favorito una gestione integrata della relazione con dipendenti e collaboratori (HRM) ma anche con i clienti (CRM), della supply chain (SCM) e di tutti i dispositivi connessi e comunicanti che vengono dalla IOT, dalla robotica e da tutte le macchine connesse.

Big data e algoritmi capaci di mettere in relazione gli ordini dei clienti con la capacità produttiva dei reparti, consentono di pianificare l’approvvigionamento dei materiali e organizzare la produzione con sempre maggiore precisione, riducendo sprechi ed errori. La tracciabilità e la rintracciabilità portata dalle tecnologie automatiche alle aziende, unitamente allo sviluppo di una Business Intelligence evoluta attraverso l’uso di analitiche sempre più spinte e a un’Intelligenza Artificiale sempre più avanzata portano nuova intelligenza nelle filiere. Da una reportistica puntuale e contestuale all’analisi multidimensionale dei dati le organizzazioni oggi stanno introducendo sistemi auto-apprendenti che scatenano una proattività un tempo inedita.

Evoluzione 4.0 degli Erp

L’obiettivo della pianificazione industriale 4.0 è ridurre i tempi di produzione e gli sprechi, ottimizzando le risorse e gli sforzi di tutti gli operatori per centrare l’obiettivo comune di dare ai clienti quello che vogliono, quando lo vogliono e come lo vogliono. Dal fordismo alla personalizzazione di massa, infatti, il mondo industriale si sta portando in casa un concetto di customer centricity imperniato su una capacità di risposta che viaggia su una taylorizzazione garantita da configuratori di prodotto (CTO – Configure To Order) e sistemi di ingegnerizzazione dell’ordine (ETO – Engineer To Order)  che abilitano una pianificazione su misura.

Per capire meglio: un processo quote-to-order che si basa su un sistema di configurazione, prezzo, preventivo (CPQ) direttamente integrato con gli altri sistemi aziendali di un produttore (ad esempio vendite, progettazione, pianificazione, finanze e produzione) contribuisce concretamente al miglioramento delle operazioni. In questo modo, i produttori possono aumentare i ricavi di vendita, riuscendo a prendere più ordini e a ridurre i costi operativi, grazie all’eliminazione degli errori della distinta materiali e alla riduzione del numero di ordini che richiedono richiami basati sulla progettazione.

Grazie all’integrazione con il CRM, gli ERP consentono non solo di personalizzare la produzione in maniera allineata alla domanda ma permettono di ragionare in termini predittivi, dando alle aziende la possibilità di andare a ideare e realizzare prodotti e servizi che anticipano i sogni e i bisogni dei clienti. È così che gli ERP di nuova generazione permettono alle aziende di cavalcare la disruption.

ERP a supporto dell’azienda estesa ma anche della compliance

Globalizzazione e progressiva informatizzazione del mondo hanno portato le aziende ad adottare l’ERP come sistema centrale della loro organizzazione e del loro sviluppo. Anche perché la standardizzazione e l’ottimizzazione di molte procedure permette alle imprese di rimanere allineate a un’evoluzione normativa sempre più pressante.

Il GDPR (General Data Protection Regulation) entrato in vigore il 25 maggio scorso, ad esempio, ha imposto alle aziende di rivedere le modalità di raccolta e trattamento dei dati ma anche la sicurezza degli apparati su cui questa tipologia di informazioni cosiddette sensibili vengano conservati.

La conformità normativa degli ERP così come dei moduli di CRM o di Sales Force Automation devono prevedere un sistema di accessi profilato, con credenziali di accesso a cui di ognuna deve corrispondere uno specifico ruolo e degli specifici permessi. La gestione del consenso, imposta dalla normativa, presuppone anche che gli utenti esprimano un consenso esplicito al trattamento dei propri dati personali, decidendo a quali finalità di trattamento acconsentire o meno. Gli ERP devono permettere alle LOB di gestire quante più informazioni possibili in merito ai clienti, nel pieno rispetto degli obblighi legislativi.

Come scegliere un ERP e cosa considerare

Che si tratti di integrare nuovi moduli all’ERP in uso o di migrare a un ERP più adatto all’evoluzione del business, prima di scegliere le aziende devono considerare diversi aspetti.

I software proprietari, ad esempio, impongono una gestione oculata delle licenze d’uso. La scalabilità è essenziale ma non sempre è facile prevedere il numero corretto di accessi da abilitare. A questo si aggiunge il fatto che, sempre e comunque, la reingegnerizzazione dei processi richiede un’analisi e un tempo di transizione al cambio di guardia non banale. Il che fa tergiversare le aziende sullo scegliere di cambiare o meno gestionale. Il tema va visto, però, sotto un’altra prospettiva: se è sempre più difficile dialogare con fornitori, partner e clienti, significa che l’organizzazione ha bisogno di rivedere il proprio impianto organizzativo, le procedure interne e i processi.

Dal punto di vista delle infrastrutture un ERP richiede all’organizzazione di predisporre l’architettura dedicata in termini di hardware e di software: ad esempio è necessario predisporre un server centrale, definire la governance del sistema operativo e le licenze del database, predisporre sistemi di backup e via dicendo. Oltre al contratto del software gestionale, andrebbero previsti i costi del contratto di manutenzione e di aggiornamento di server, sistema operativo e database. Il che rende l’opzione in cloud più interessante perché semplifica notevolmente la gestione delle risorse e dei servizi. Oltre all’installazione dell’ERP e alle varie personalizzazioni dei moduli, inoltre, è necessario prevedere una curva di apprendimento attraverso formule di training on the job e programmi di formazione.

Dal punto di vista dell’acquisto, è possibile comprare tutti i moduli da un unico fornitore oppure scegliere il modulo più adatto alle proprie esigenze dal miglior produttore.

È possibile scegliere un ERP cross industry oppure verticalizzato sul settore in cui si opera. I moduli, in questo caso, sono sviluppati non solo in base alla specifica funzione considerata ma anche in base al settore di riferimento.

ERP: meglio on premise o in cloud?

L’evoluzione degli ERP è anche associata a un’evoluzione della cultura manageriale. Il concetto di possesso, infatti, è cambiato a favore di un modello incentrato sulla qualità del servizio. Gli ERP di nuova generazione, sfruttando le possibilità offerte dalle interfacce web based e dalla logica del cloud, garantiscono una copertura funzionale in chiave omnicanale a tutti i soggetti che hanno accesso a sistemi, dati e applicazioni.

Fornitori, trasportatori, terzisti, agenti, rivenditori e clienti, tramite un’accorta profilazione, permettono di applicare modelli di gestione dell’impresa basati sulla collaborazione, sulla flessibilità ma anche sulla lean production. Quest’ultima metodologia, creata da Toyota, porta al coinvolgimento di tutti per fare solo quello che serve, in modo da eliminare quanto più possibile gli sprechi, riducendo i costi aziendali e creando valore per l’azienda stessa e per i clienti.

Sempre e in ogni caso implementare o aggiornare una soluzione Erp richiede un grosso sforzo da parte delle organizzazioni in termini economici e temporali. Perché sia funzionale alle esigenze del business, infatti, l’ERP va personalizzato e parametrizzato attraverso il coinvolgimento di un system integrator o, quanto meno, di una società di consulenza che si occupi di seguire tutta la parte di analisi.

L’opzione in cloud trasforma il Capex in Opex, terziarizzando tutta la complessità infrastrutturale.

I vantaggi (e svantaggi) di un Erp per le aziende

Scegliere un ERP consente all’azienda di crescere o di potenziare le prospettive di business. I vari reparti aziendali, infatti, possono trarre benefici nel breve, nel medio e nel lungo termine, ottenendo:

  1. Massima Integrazione: un ERP consente massimi livelli di interazione tra tutti i processi aziendali, abilitando massima capacità di elaborare i dati e di proporre azioni e soluzioni massimizzando il controllo dei flussi. La qualità di elaborazione delle informazioni include una reportistica evoluta, con dati di sintesi utili alle scelte strategiche aziendali.
  2. Maggiore trasparenza: un ERP porta massima trasparenza informativa a processi e procedure, riducendo ridondanze nei dati e ottimizzando i livelli di condivisione e di collaborazione inter ed extra aziendale. Oltre a massimizzare la l’efficienza di tutto il sistema, garantisce la qualità dei processi e conseguentemente la compliance.
  3. Migliore gestione: un ERP potenzia la qualità della governance: la capacità di raccogliere ed elaborare, tramite strumenti di data mining e business intelligence integrati, consentono di monitorare l’andamento di tutta l’azienda, gestito attraverso un unico cruscotto centralizzato che può essere fruito da qualsiasi dispositivo fisso o mobile.

Stefano Mainetti, docente di Tecnologie dei Sistemi Informativi al Politecnico di Milano, illustra in questa videoguida i principali benefici aziendali che derivano dall’adozione di una soluzione ERP, in termini di efficacia, efficienza e valore dell’informazione.

vantaggi di un erp

Differenza tra un gestionale e un ERP

Tipicamente, un software gestionale raccoglie e consuntiva dati e informazioni nelle diverse aree di gestione. L’ERP, invece, in quanto parte integrante dei flussi organizzativi dell’azienda, permette di dirigere tutta l’orchestra tecnologica e operativa aziendale dando una visibilità alla governance inedita. Mettendo a sistema tutti i flussi dei dati e incrociando le informazioni attraverso le correlazioni più opportune, infatti, l’ERP aiuta i manager a capire cosa fare, cosa e quando acquistare, da quali fornitori, in che quantità e in che modalità. Questo perché l’ERP tiene traccia dei tempi e dei modi della produzione così come dell’andamento dell’offerta e della domanda per favorire un approccio predittivo anche nel medio termine. La trasparenza informativa include lavorazioni, componenti o materie prime necessari a produrre un articolo o a rilasciare un servizio, le giacenze di magazzino, le persone e le attrezzature disponibili in azienda o presso i fornitori, i costi o i tempi di approvvigionamento e tutto quanto costituisce il business aziendale.

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Fasi per l’adozione di un ERP: quando comprarlo in azienda

Il progetto di implementazione di una soluzione ERP non è un’attività banale: richiede tempo, risorse e commitment. In in questa videoguida di ICT4Executive Stefano Mainetti, docente di Tecnologie dei Sistemi informativi al Politecnico di Milano, spiega i 5 passi fondamentali di un progetto ERP: dalla macro-mappatura dei processi, al capitolato d’offerta e scelta definitiva.

ERP o pacchetto gestionale? quale scegliere

Quali sono le principali differenze fra una soluzione di Enterprise Resource Planning e un pacchetto gestionale, quali le raccomandazioni per chi deve scegliere un ERP? E quando è arrivato il momento di cambiare la soluzione di Enterprise Resource Planning?

Questa E.Guide di ICT4Executive di 11 pagine in italiano spiega alcuni concetti chiave sul mondo dei sistemi gestionali, illustrando, con una serie di domande, i campanelli d’allarme che segnalano la necessità di un aggiornamento della propria soluzione.

Come gestire un progetto ERP nella tua azienda

Il processo di migrazione verso un sistema gestionale integrato è come un viaggio: lungo il percorso di realizzazione del progetto, bisogna saper cogliere le opportunità di arricchimento, ma soprattutto evitare i pericoli di fallimento.

Questa E.Guide di ICT4Executive di 10 pagine in italiano fornisce qualche consiglio su come procedere: dalla selezione dell’ERP, alla definizione del business case, alle fasi d’implementazione, ai criteri per valutare rischi e benefici.

@RIPRODUZIONE RISERVATA
Laura Zanotti
Giornalista

Ha iniziato a lavorare come technical writer e giornalista negli anni '80, collaborando con tutte le nascenti riviste di informatica e Telco. In oltre 30 anni di attività ha intervistato centinaia di Cio, Ceo e manager, raccontando le innovazioni, i problemi e le strategie vincenti delle imprese nazionali e multinazionali alle prese con la progressiva convergenza tra mondo analogico e digitale. E ancora oggi continua a farlo...

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