Progetti e commesse

Project management: una guida alle sfide e alle nuove opportunità

In un mondo che viaggia ad alta velocità, dove le nuove tecnologie digitali e la globalizzazione cambiano le economie di scala e i confini operativi, il project management assume una posizione di rilevanza per la finalizzazione dei progetti e la sopravvivenza del business

21 Gen 2020

Laura Zanotti

Project management oggi significa orchestrare una molteplicità di fattori, fortemente interdipendenti, che necessitano di essere risolti con un approccio decisamente olistico. Il compito del project manager è gestire un ecosistema complesso di informazioni e di relazioni, presidiando rigore operativo, uso efficiente delle risorse, controllo dei costi e delle attività progressive in conformità alle tempistiche programmate, con una capacità di azione e di reazione massimamente flessibile, per adeguare prontamente l’offerta alla volatilità della domanda.

Le nuove sfide del project management

Oggi sempre più la tracciabilità e la rintracciabilità di prodotti e componenti che entrano ed escono dalle fabbriche porta nuovi livelli di trasparenza ed efficienza nelle filiere, inaugurando logiche di tipo collaborativo e all’insegna di un project management più spinto. L’obiettivo della pianificazione industriale 4.0 punta a ridurre i tempi di produzione e gli sprechi, ottimizzando le risorse e gli sforzi di tutti gli operatori per centrare l’obiettivo comune di dare ai clienti quello che vogliono, quando lo vogliono e come lo vogliono. Per questo il mondo industriale (e non solo) si sta indirizzando verso un concetto di customer centricity imperniato sulla capacità di personalizzare ogni tipologia di prodotto e servizio, condizionando fortemente i tempi e i modi dello sviluppo.

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Per le imprese non è facile conciliare le personalizzazioni con i termini di rilascio richiesti, riuscendo ad ottimizzare e saturare correttamente persone, impianti e macchinari, presidiando lo stato di avanzamento per non perdere, in itinere, il ritmo dello sviluppo. A fare la differenza del project management 4.0 è il coinvolgimento di tutte le funzioni aziendali interessate, così da assicurare la corretta gestione dei processi interni ed esterni, con una visione globale di filiera supportata dall’uso delle tecnologie digitali: IoT, digital platform, cloud e mobile in primis. La qualità e la quantità dei dati è fondamentale per ottimizzare i risultati.

Come cambiano le linee guida del business

La cosiddetta data economy si è tradotta in una real time economy. Oltre che sulla qualità dell’offerta, la competitività del business si gioca sulla velocità con cui si riescono a rilasciare programmi e progetti che, per incontrare i desiderata dei clienti, sono sempre più personalizzati. Per le organizzazioni, spostare il focus da una produzione di massa a una produzione su misura è estremamente sfidante, perché significa modulare l’offerta di prodotti e servizi orientandosi su piccole serie, attraverso modalità di project management sempre meno ripetibili proprio perché personalizzate. Non a caso le aziende stanno adottando approcci modulari, scalabili e flessibili, come quelli orientati ai configuratori di prodotto (CTO – Configur To Order) e a meccanismi di ingegnerizzazione dell’ordine (ETO – Engineer To Order) che abilitano una pianificazione su misura, dalla progettazione alla consegna.

In ogni caso, riuscire a centrare tutti gli obiettivi in termini di costi, tempi e risultati, è sempre più difficile. Questo perché i progetti si sono notevolmente diversificati, spaziando dallo sviluppo di prodotti sino all’implementazione e miglioramento di processi o modelli di business, all’adeguamento o alla trasformazione degli impianti, alla progettazione e realizzazione di qualcosa di innovativo. Il risultato è che la maggior parte delle organizzazioni fatica a concludere con successo i progetti che ha in corso.

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I rischi di una gestione dei progetti disfunzionale

In uno studio realizzato da KPMG, AIPM e IPMA e intitolato “The Future of Project Management Global Outlook 2019”, gli analisti evidenziano come le organizzazioni di tutto il mondo abbiano molti problemi nel condurre i propri progetti. Rispetto a un campione mondiale, non è neanche la metà delle aziende (44%) a riuscire a centrare tutti gli obiettivi in termini di costi, tempi e risultati. Meno di 2 aziende su 10 (19%) riesce a rilasciare progetti che hanno sempre successo. Solo 3 aziende su 10 (30%) riesce a rilasciare progetti nei tempi previsti e meno di 4 aziende su 10 (36%) riesce a stare nei budget previsti.

project management disfunzionale

Una gestione dei progetti disfunzionale può essere fatale per le aziende:

  • L’incapacità di consegnare un prodotto o un servizio nei tempi previsti comporta il pagamento di penali.
  • Sforare i budget si traduce in una marginalità negativa, vanificando gli sforzi compiuti.
  • Rispetto al tema della customer satisfaction, l’insoddisfazione del cliente rispetto a un progetto che non ha saputo corrispondere ai suoi desiderata oltre a impattare sulla brand reputation, nei casi peggiori, lo spinge all’abbandono. E perdere un cliente significa perdere business.

Project management 4.0: le cose da sapere

Il project management 4.0 presuppone una cultura più sistematica, funzionale, lungimirante e intelligente perché più informata ma anche più agile. Ecco perché per le imprese rappresenta l’ultima frontiera di una governance in cui programmazione, pianificazione, allocazione delle risorse e consuntivazione fanno parte di un unico processo nativamente integrato. La sfida? Triangolare project management, pianificazione multi-progetto e contabilità di progetto modulando processi altamente funzionali e formalizzati per evitare interpretazioni soggettive e inefficienze che implicano perdita di tempo e di business.

Ecco i 4 punti cardine di una governance illuminata:

  • #1 Pianificare la produzione in modo più agile
    Non c’è project management senza un sistema evoluto di pianificazione dell’esecuzione del progetto. Il vaglio degli ordini non può prescindere dall’organizzazione del team di lavoro, o se si tratta di commesse produttive, dalla progettazione e dalla programmazione dell’acquisto di materiali, semilavorati o del conto lavoro. Il tutto tenendo in considerazione tempi e livello di servizio dei fornitori. Non si tratta solo di identificare le risorse necessarie, stabilendo lo sforzo che serve al completamento del progetto per definire su basi concrete la pianificazione temporale delle attività. È necessario essere più attenti e più agili nel presidiare l’avanzamento reale rispetto a quello pianificato, in modo da poter rispettare le date di consegna pattuite, attivando prontamente opportune azioni correttive in caso di situazioni problematiche.
  • #2 Stabilire le priorità
    Spesso accade che le persone coinvolte nei progetti abbiano una limitata conoscenza degli obiettivi del progetto e, più in generale, della priorità dei progetti in corso, il che comporta dispersione e inefficienza. Rispetto al portafoglio progetti, dunque, un aspetto fondamentale del project management è stabilire le priorità: in caso di conflitti, infatti, i team di lavoro devono sapere dove indirizzare i loro sforzi.
  • #3 Monitorare lo stato di avanzamento
    Un grosso problema che affligge le organizzazioni è l’assenza di prospetti di pianificazione e di consuntivazione dei costi di progetto. L’impossibilità di fare un confronto fra i tempi e i costi a preventivo e quelli a consuntivo è una delle cause principali dell’insuccesso dei progetti. Per questo motivo, dopo avere pianificato un progetto occorre istituire meccanismi di controllo che consentono il rilevamento dell’avanzamento. Il cosiddetto project tracking, tra le sue tante funzioni, non serve solo a monitorare la durata prevista contro la durata effettiva ma anche a valutare i costi stimati rispetto ai costi reali. Per questo deve essere un processo partecipativo e diffuso. Occorre organizzare riunioni di avanzamento in cui coinvolgere tutto il team per raccogliere sia dati quantitativi oggettivi (tempi e costi) sia informazioni soggettive (sensazioni, voci, comunicazioni informali, e qualunque altro dato soft) utili a intercettare le possibili problematiche relative a ogni progetto.
  • #4 Condividere e sincronizzare
    Nella maggior parte delle aziende sussiste una forte mancanza di integrazione fra gli attori di riferimento, il che comporta una notevole frammentazione e duplicazione delle informazioni. La ridondanza nelle attività di data entry aumenta anche i margini di errore e la condivisione di versioni obsolete dei documenti. In generale, sullo stato di aggiornamento delle attività c’è poca comprensione: spesso le informazioni sono tenute e mantenute a livello personale il che rappresenta un ostacolo, soprattutto quando si tratta di pianificazioni multi-progetto. La conseguenza a questa scarsa gestione delle informazioni disabilita la capacità di prevedere gli effetti conseguenti al cambiamento di scenario o alla modifica di una o più variabili proprio perché sussistono molte difficoltà nel confrontare le diverse revisioni relative allo stesso progetto. Un altro aspetto importantissimo per un project management altamente funzionale è adottare una piattaforma sistematica di collaborazione e cooperazione che permetta di condividere e sincronizzare le informazioni in modo tale che risultino sempre aggiornate per tutti.

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Guida ai software per la gestione dei progetti

Solo un sistema solido di project management può fornire un’analisi approfondita dei costi di progetto, supportare una pianificazione completa delle risorse, fornendo ai clienti finali aggiornamenti accurati sullo stato di avanzamento dei lavori. Oggi esistono diversi programmi che aiutano le aziende nel coordinare le attività all’interno di un progetto, nel pianificare i molteplici progetti che richiedono le medesime risorse e nel supportare la contabilità di progetto, a preventivo e a consuntivo. Ecco un’utile guida che offre una classificazione dei programmi, in cui sono descritti sia gli eventuali limiti che le opportunità:

    • Software essenziali – I software cosiddetti essenziali (es. Trello) sono pensati per supportare progetti brevi e temporanei o piccoli team dedicati. Si tratta di programmi che sono grado di gestire l’assegnazione delle risorse, ma non la loro pianificazione. Spesso orientati ad una gestione in modalità social dei team di lavoro, abilitando chat o modalità di messaggistica istantanea hanno comunque dei grossi limiti in termini strategici. Ad esempio, non restituiscono informazioni dettagliate sul carico delle risorse e sulla priorità dei progetti. I vantaggi? Sono web-based, hanno una buona copertura delle funzionalità con la versione free, anche quella premium ha un costo basso. Sono configurabili in pochi minuti e non richiedono manutenzione. Tuttavia, con questo tipo di software è molto difficile gestire progetti più complessi.
    • Software intermedi – Esistono una serie di programmi cosiddetti intermedi come, per citare i più noti, Basecamp, Asana o Wrike. Si tratta di soluzioni che offrono diverse funzionalità interessanti per coprire buona parte delle esigenze di project management ma sono tutte caratterizzate da un approccio semplificato, il che può essere un vantaggio ma anche uno svantaggio. Se è vero che si adattano bene all’impiego da parte di persone con competenze sufficienti di project management, rispetto a un rapporto prezzo/prestazioni, il vantaggio di questo tipo di soluzione è di gestire i progetti con diverse metodologie (es. Kanban, Scrum), consentendo di disegnare un GANTT del progetto. Un altro limite di queste soluzioni sono i livelli di integrazione consentiti con i sistemi informativi aziendali. Inoltre, sono pochi i tool che hanno anche funzionalità dedicate anche alla consuntivazione: quindi attenzione a scegliere.
    • Software completi – Al top dell’offerta ci sono gli applicativi completi come, ad esempio, Jira, MS Project o GECO. Questi tool sono pensati per essere utilizzati (teoricamente) in tutte le aziende di ogni settore e dimensione ma i loro plus sono anche un loro limite.  Se è vero che coprono una vasta gamma di funzionalità, è vero anche che molte di queste sono sovradimensionate per la maggior parte delle aziende. Per altro, i dati in input per il loro funzionamento sono numerosi e, conseguentemente, è dispendiosa la loro manutenzione e il loro aggiornamento. Queste soluzioni consentono di personalizzare i workflow (es. Jira) o permettono personalizzazioni a livello enterprise o integrazioni con gli altri tool più diffusi (es. Microsoft). Per essere valorizzati appieno è necessario essere aziende con un’organizzazione adeguata, disporre di persone dedicate con solide competenze di project management e del tool stesso. In sintesi, sono soluzioni potenti, ma richiedono una lenta e progressiva curva di apprendimento. Le personalizzazioni sono generalmente sconsigliate. GECO si distingue per essere una soluzione di project management completa per ogni tipo di azienda. Il valore di questo programma è di sistematizzare e integrare programmazione, pianificazione multi-progetto, allocazione delle risorse e consuntivazione con modalità di integrazione tali per cui collaborazione e cooperazione risultano altamente intuitivi, efficaci ed efficienti, con informazioni sempre sincronizzate e aggiornate in tempo reale. Progettato per agevolare i processi di pianificazione, il sistema include tecniche di supporto a capacità finita e infinita che garantiscono il corretto utilizzo di tutte le risorse aziendali, offrendo massima trasparenza e visibilità in merito alla disponibilità di ogni singola risorsa. Il tutto condividendo informazioni e dati anche utilizzando applicativi diversi, già presenti in azienda, da AS/400 a soluzioni SAP/Microsoft. Un cruscotto centralizzato e una serie di indicatori parametrati sulle specifiche del business aiutano tutti gli attori coinvolti ad avere sempre la fotografia completa dello stato di avanzamento del progetto. Il flusso di informazioni da fornire è ordinato e tutti i processi sono snelli.

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