Unified Communication & Collaboration: cos'è e perché è strategica

Tecnologie

Unified Communication and Collaboration: che cos'è e perché oggi è al centro delle strategie delle aziende

L’adozione dello Smart Working accelerata dalla pandemia ha alimentato la diffusione della Unified Communication & Collaboration (UCC). Ecco quali sono le tecnologie incluse in questo sistema unificato che abilita il lavoro ibrido e il Modern Workplace e come implementarle in azienda per guadagnare in agilità e competitività

26 Mag 2021

Patrizia Licata

Comunicazione e collaborazione sono il cardine delle attività aziendali e la Unified Communication & Collaboration (UCC) è diventata sempre più pervasiva nelle imprese. Complice l’adozione accelerata di varie forme di Smart Working per rispondere all’emergenza sanitaria, la UCC è ormai un must per lavorare. Le piattaforme di Unified Communications & Collaboration permettono infatti, in maniera unificata e con qualunque dispositivo connesso a Internet, di effettuare telefonate, chat, videoconferenze, condivisione di documenti e molto altro ancora.

Ad oltre un anno dall’esplosione della pandemia e in una fase di graduale normalizzazione, la Unified Communication & Collaboration è qui per restare come base imprescindibile di un nuovo modo di lavorare basato sull’interazione e una maggiore attenzione alle necessità dei dipendenti. Il lavoro diventa flessibile negli spazi e negli orari, garantendo più produttività e agilità alle imprese e maggiore gratificazione e work-life balance alle persone.

Che cos’è la Unified Communication and Collaboration

Con i termini Unified Communications and Collaboration (UCC), scrive Gartner, si intende la combinazione di tecnologie per comunicare e collaborare. Una definizione apparentemente ovvia, ma la chiave è nella “combinazione”: la Unified Communication & Collaboration è un insieme di tecnologie integrate in un uno strumento coordinato che mira a semplificare i processi aziendali e le interazioni tra le persone. Da qui l’adeguamento anche dei partner tecnologici che hanno ampliato la loro offerta, che non prevede più solo strumenti di collaborazione aziendale o di comunicazione, ma un ambiente integrato. È quanto, ad esempio, ha fatto Microsoft con la piattaforma Teams, per capirci.

UCC: ubiqua, pervasiva, integrata

Abilitando la comunicazione, lo scambio, la sincronizzazione e l’archiviazione delle informazioni, la UCC può coinvolgere numerosi processi aziendali e accorpa diverse soluzioni e tecnologie per creare un ambiente integrato, multicanale, pervasivo e ubiquo.

Nella Unified Communication & Collaboration rientrano, infatti, numerosi canali di comunicazione e collaborazione: i servizi di telefonia (tradizionale o su IP), la comunicazione audio/video, i sistemi di Unified Messaging che centralizzano e gestiscono canali di comunicazione quali e-mail, voce e fax, l’Instant Messaging, gli strumenti di Conferencing e le piattaforme di collaborazione per condividere documenti, immagini e ogni altra risorsa utile al lavoro individuale e di gruppo.

Si tratta quindi di un insieme di tecnologie. Pervasive, perché ogni funzione e attività aziendale è potenzialmente coinvolta e agevolata nel suo lavoro e nei suoi processi. E la UCC è ubiqua perché permette di lavorare ovunque ci si trovi con qualunque dispositivo, fisso o mobile.

La Unified Communications and Collaboration al servizio dello Smart Working

Appare evidente che la UCC è un supporto fondamentale allo Smart Working, contribuendo a migliorare la comunicazione e l’interazione tra le aziende e le persone anche se distribuite in sedi e fusi orari diversi. Da un lato la Unified Communications and Collaboration potenzia la produttività individuale, consentendo agli utenti di risparmiare tempo nello svolgimento dei compiti e di accedere alle informazioni in modo più flessibile e veloce. Dall’altro supporta l’operatività aziendale, favorendo l’interazione di una pluralità di persone coinvolte nei processi di business.

Le piattaforme di Unified Communications and Collaboration sono il cuore pulsante del lavoro agile, perché permettono di avere l’intero ufficio, azienda o comunque tutte le risorse e i collaboratori sempre con sé. Tutti i canali di comunicazione, gli strumenti di produttività, la gestione dei documenti e dei flussi di lavoro sono integrati in una sola piattaforma per un lavoro in mobilità e interattivo.

Le tecnologie chiave della comunicazione unificata

Ci sono alcune macro-aree che includono le principali soluzioni dell’ecosistema UCC. I cardini sono però due: il cloud e le app mobili. Inoltre, tutte le soluzioni tecnologiche dovrebbero essere accomunate da una stessa, essenziale, caratteristica: la facilità d’uso e l’ottimizzazione e armonizzazione della user experience.

  • Comunicazione voce telefonica Voip e soluzioni PBX di nuova generazione. Permettono tutte di far evolvere il tradizionale centralino telefonico aggiungendo e integrando altri servizi.
  • Sistemi di Unified Messaging (UM): per integrare e-mail, sms, fax, voce.
  • Piattaforme di Collaboration e Conferencing: comprendono servizi di web conference audio e/o video, voice mail, desktop sharing, formazione e apprendimento a distanza (programmi di distance learning interattivi, webinar), spazi virtuali di co-working, Webcast e così via.
  • Piattaforme social Instant Messaging (IM): che assicurano comunicazione sincrona e immediata via chat, sms, per condividere i documenti in tempo reale e aumentare i livelli di sicurezza e di privacy compliance.
  • Piattaforme di file sharing in cloud: sistemi per la condivisione documentale e multimediale (audio e video), la collaborazione, lavagne interattive…
  • Tecnologie per la mobility che estendono il sistema UCC a dispositivi mobili (smartphone, tablet, notebook, convertibili) mediante app dedicate.

Le piattaforme di Unified Communication & Collaboration offrono anche la possibilità di integrazione con i processi e le applicazioni già presenti in azienda, come il CRM.

Quali sono i vantaggi applicativi della UCC

Gli strumenti di Unified Communication and Collaboration hanno permesso alle aziende in Smart Working di garantire la continuità operativa anche in piena pandemia. Oggi le aziende possono misurarne i benefici al di dà dell’emergenza: migliore gestione della conoscenza, massima accessibilità e collaborazione sui documenti, ottimizzazione dell’archiviazione aziendale, integrazione del centralino, ma anche miglioramento del clima aziendale e della qualità relazionale.

Volendo sintetizzare, i vantaggi si concentrano in 6 macro-aree:

  • miglioramento dei processi;
  • aumento della produttività individuale;
  • incremento della produttività dei team;
  • più agilità per l’intera organizzazione;
  • snellimento e velocizzazione delle operazioni IT;
  • riduzione dei costi.

Il 2020 ha dimostrato in via definitiva alle imprese che la competitività si ottiene solo diventando agili, flessibili e scalabili. Gli strumenti di comunicazione e collaborazione integrati, il cloud, le app mobili, nuovi modelli di organizzazione orizzontale e di leadership sono il cuore di questa capacità di evolvere ed essere resilienti.

La roadmap per introdurre la UCC in azienda

Si possono isolare alcune tappe utili alle organizzazioni nel processo di introduzione della Unified Communication and Collaboration.

  • Innanzitutto valutare che cosa serve all’interno dell’ampio ventaglio di soluzioni UCC. Si può iniziare da alcuni strumenti per poi ampliare il portfolio. Fondamentale, sottolineano gli esperti di Nemertes Research (la società americana di consulenza specializzata nell’analisi e nella quantificazione del valore aziendale delle tecnologie emergenti) è coinvolgere fin dall’inizio e ad ogni passo il dipartimento IT. I ricercatori sottolineano anche che, pur nel ritorno graduale al lavoro in sede o in forma ibrida, le soluzioni di video-chiamata e video-conferenza resteranno predominanti rispetto ai meeting in persona.
  • Il secondo passo è individuare se esistono ostacoli all’implementazione, per esempio la mancanza di competenze interne oppure le esigenze di integrazione con un ambiente preesistente di sistemi di comunicazione. L’interoperabilità è importante, soprattutto in vista di implementazione nel cloud.
  • A questo proposito, è anche importante scegliere se la soluzione UCC sarà basata su infrastruttura on-premise o sul cloud.
  • Anche se l’adozione dei sistemi di Unified Communications and Collaboration procede per gradi, non si può prescindere dallo strumento di collaborazione per i team. Le caratteristiche chiave dovrebbero essere: interoperabilità con altre applicazioni e sistemi presenti, sicurezza, compliance, pricing, sicurezza.
  • La soluzione Unified Communications and Collaboration dovrebbe essere anche scelta in base alla capacità di supportare efficacemente lo Smart Working nella modalità agile e flessibile e il moderno workplace.
  • L’implementazione della UCC richiede anche la gestione. Gli esperti di Nemertes richiamano nuovamente il ruolo dell’IT, che deve essere al passo con le evoluzioni tecnologiche.
  • Altrettanto importante il ruolo delle HR per la formazione del personale, manager compresi: il nuovo modo di lavorare richiede una nuova leadership. Questo step riguarda dunque il training dei dipendenti sulla UCC, dall’utilizzo degli strumenti tecnologici alle regole di compliance.

Smart Working e Modern Workplace: così Zerouno Informatica guida le aziende verso la UCC

In tema di implementazione della UCC, l’azienda italiana Zerouno Informatica, Gold partner Microsoft, è specializzata nell’affiancare i clienti nei progetti di trasformazione digitale e di evoluzione verso il Modern Workplace. Microsoft Teams si pone come vero supporto allo Smart Working e all’Hybrid Working: un hub unico per la comunicazione, la collaborazione e la condivisione. Non solo chat e videoconferenza, dunque: si va dall’archivio documentale per la collaborazione sui documenti “come di persona” alle tante app per il lavoro digitale con un feel naturale e all’integrazione della telefonia abbracciando il centralino aziendale, che va in cloud con un unico numero di telefono raggiungibile da diversi device.

Zerouno Informatica accompagna quindi le aziende nell’introduzione di Teams, telefonia inclusa. «Il Modern Workplace, il cloud di Azure, Teams e l’integrazione della comunicazione telefonica e del centralino sono i nostri punti di forza – sottolinea l’Executive Vice President, Giancarlo Gervasoni.

Giancarlo Gervasoni

Executive VP di Zerouno Informatica

«Siamo da sempre vicini alle PMI, che accompagnamo lungo il percorso verso uno Smart Working più evoluto, offrendo servizi e consulenza, ed elevata competenza sui prodotti dei partner, come Microsoft».

La parte voce è una delle tappe importanti nell’integrazione di Teams e delle sue tante funzionalità: «La piattaforma di Microsoft consente, infatti, con la stessa facilità con cui si effettua una riunione video, di telefonare o aggiungere persone dalla linea telefonica fissa o mobile durante una web conference in modo automatico», ricorda Gervasoni. Si possono portare dentro Teams tutti i numeri di telefono e, ovviamente, il centralino. Altro elemento di base su cui lavora Zerouno Informatica è la sicurezza: Microsoft Teams offre tanti strumenti per proteggere i device, le comunicazioni e quindi i dati aziendali e gestire identità e accessi. «Teams naturalmente risponde a tutti gli elementi che sono importanti per l’implementazione di un sistema funzionale alle esigenze aziendali, come interoperabilità, compliance e pricing: negli anni, Microsoft si è gradualmente avvicinata alle necessità di tutte le imprese andando incontro anche alle peculiarità di quelle di dimensioni più piccole», conclude Gervasoni.

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Patrizia Licata

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