La metodologia Agile rende il Project Management snello e veloce. Si basa su piccoli passi e verifiche di progetto ravvicinate nel tempo (chiamate Sprint), con rilasci e sviluppi software che si susseguono costantemente ed è sempre più utilizzata dalle aziende nella messa a terra delle strategie digitali perchè le rende in grado di adattarsi rapidamente e in modo fluido all’evoluzione del contesto. La readiness, la capacità per l’azienda di reagire prontamente e in modo efficace ai cambiamenti, anche quelli che avvengono in modo molto rapido, è infatti un requisito essenziale per il business. Questo è particolarmente vero oggi. La pandemia da Covid-19 ha accelerato ulteriormente le dinamiche decisionali e operative in azienda, imponendo cambiamenti continui alle aziende, da realizzare in tempi brevissimi, spesso nell’ordine di pochi giorni o, addirittura, ore. Al di là della congiuntura, però, è cambiato il concetto stesso di business, che mai come ora deve essere agile e resiliente. La conseguenza è che anche le fasi progettuali inevitabilmente si accorciano.
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Cos’è e a cosa serve la metodologia Agile
La metodologia Agile nasce nell’ambito dello sviluppo software. Nel 2001 una ventina sviluppatori stila il primo manifesto dell’Agile, che indica i principi alla base di questo nuovo approccio. Il valore più importante è la capacità di mettere l’individuo al centro del processo di sviluppo, che si tratti dell’utente o dello sviluppatore stesso, che deve essere in grado di intercettare i bisogni dell’utente, raccogliere le sue istanze, elaborarle e tradurle correttamente. Il grosso successo di Agile è legato alla capacità che offre di creare team cross funzionali perfettamente autonomi, in grado di analizzare il problema secondo diversi punti di vista ed elaborare in modo rapido soluzioni di valore. È nei primi anni Duemila che nascono i primi framework Agile come Scrum e Kanban, cui ne seguono molti altri. Di recente, il concetto di agilità si è esteso al di fuori dell’ambito del sviluppo prodotti e del software development. Si sta diffondendo l’idea che per massimizzarne i benefici occorre estenderne la portata a tutta l’azienda, dal finance alle HR, dal Customer Care alla compliance: nasce così il concetto di Business Agility. L’ultima edizione dello “State of Agile Report” pubblicato da Digital.ai mostra come l’adozione della metodologia nell’ultimo anno sia cresciuta in modo consistente non solo nell’area dello sviluppo software (passando dal 37% all’86%) e dell’IT (dal 26% al 62%) ma anche nelle operation (dal 12% al 29%), nel marketing (dal 7% al 17%) e nelle vendite (dal 5% all’11%).
La metodologia Agile crea resilienza
I dati emersi dalla terza edizione del Business Agility Report 2020 realizzato dal Business Agility Institute confermano come la metodologia Agile sviluppa resilienza: le aziende che durante la pandemia hanno improntato i propri processi sul modello agile hanno sviluppato maggiore adattamento, resilienza e capacità di soddisfare i propri clienti rispetto a quelle che hanno continuato ad organizzarsi sulla base di rigidi modelli verticali. Tuttavia la strada verso questo tipo di approccio pare ormai segnata registrando una maturità complessiva superiore dell’8% rispetto alla precedente edizione dello studio. Oltre l’Information Technology, i settori che hanno registrato i punteggi medi più alti sono quelli della consulenza, Manufacturing, Automotive & Aerospace che, al pari delle altre realtà che hanno scelto di mettere in pratica la metodologia Agile, hanno avuto modo di verificare un aumento della collaborazione e della comunicazione, modi migliori di lavorare, velocità di accesso al mercato, soddisfazione di clienti e dei dipendenti, responsabilità, motivazione.
Metodologia Agile e cloud
Nel project management IT, il tradizionale metodo Waterfall (a cascata) si rivela spesso inefficace nel supportare le esigenze di iniziative dal timing sempre più serrato e dalla complessità crescente. Ecco perché un numero sempre maggiore di aziende e system integrator adotta metodologie Agile per la digital transformation, nei vari metodi ad esempio il framework Scrum.
Oggi con il cloud e i modelli As A Service è possibile attivare qualsiasi tipo di risorsa con pochi click del mouse, in tempi brevissimi, senza più dover acquistare e installare hardware come in passato. Così è possibile rispondere in modo efficace alle esigenze dei clienti attraverso progetti snelli, che si concludono rapidamente e rispondono a criteri di qualità e precisione dei risultati.
Pro e contro del metodo Agile
Il “Chaos Report 2019” di Standish Group evidenzia alcuni dati interessanti: il tasso di successo di un progetto gestito con metodologia Agile è quasi il doppio (42%) rispetto a quello di iniziative gestite con una metodologia Waterfall (26%). Anche le differenze rispetto al rischio di fallimento dei progetti sono sostanziali: ben il 21% dei progetti gestiti con una metodologia di project management tradizionale fallisce, contro un 8% di quelli che seguono un percorso Agile. Ma qual è il segreto di questi risultati? Nella metodologia di project management Agile l’attività di sviluppo software avviene in chiave iterativa. I requisiti sono incrementali e si lavora di volta in volta su un software che, seppure incompleto, è comunque testabile dal cliente, che potrà segnalare difformità e problemi. Siccome gli sviluppi si susseguono costantemente, la funzionalità implementata non potrà che essere sempre aggiornata. A questo corrispondono chiaramente costi di maintenance più bassi, meno disservizi e meno richieste di cambiamenti. Agilità e problem solving sono realizzati attraverso un’organizzazione del team sicuramente meno strutturata rispetto a quanto avviene nel project management tradizionale, con flussi di lavoro non sempre lineari.
I 7 pilastri della metodologia Agile
Rilasci veloci, multidisciplinarietà dell’approccio, focus sui risultati più che sulle procedure sono le principali caratteristiche della metodologia Agile. Volendo riassumere in una checklist gli elementi salienti della metodologia, possiamo individuarne 7:
1. Soggetti: le figure chiave
Due sono le figure essenziali di un progetto gestito in modalità Agile. Il Product Owner, generalmente un referente del cliente che raccoglie i requisiti, li formalizza in funzionalità da implementare e li ordina per priorità, andando ad alimentare il “product backlog”, e lo Scrum Master, il facilitatore che organizza il team e favorisce lo scambio di informazioni tra i suoi membri.
2. Team dedicati
Nell’approccio Waterfall accade che spesso, per rispettare le scadenze, è necessario coinvolgere più persone anche per brevi periodi di tempo, che comunque vanno adeguatamente formate sull’ambito di implementazione. Nella progettazione Agile, invece, l’organizzazione in team ristretti e dedicati già di per sé migliora la qualità del lavoro e la produttività delle persone coinvolte del progetto. Un aspetto da non trascurare, però, è la formazione, sulla quale investiamo molto. I nostri partner e consulenti sono aggiornati sull’utilizzo degli strumenti informatici che permettono di gestire la pianificazione, la documentazione, il testing ed i rilasci, senza trascurare lo sviluppo delle soft skills, che sono altrettanto importanti».
3. Timeboxing
Il progetto si articola in iterazioni (Sprint) della durata media di 3-4 settimane. All’inizio dello Sprint il team individua l’elenco delle funzionalità da implementare, attingendole dal product backlog (in ordine di importanza), e si pianificano le attività necessarie. Ogni giorno, le persone coinvolte nel progetto si confrontano nel corso di un meeting della durata brevissima – generalmente 15 minuti – durante il quale si evidenziano le criticità e i problemi.
4. Consegne frequenti
La metodologia Waterfall si basa su una sequenza cadenzata di macro-rilasci, per cui non è possibile passare alla fase successiva senza aver concluso quella precedente. I progetti Agile si caratterizzano, invece, per i rilasci frequenti di versioni intermedie del software. In questo modo ci si tutela contro il rischio di ritardi nella consegna del progetto e si lavora con il cliente avendo a disposizione del materiale già in parte utilizzabile e testabile. Il cliente sarà in grado quindi di evidenziare di volta in volta carenze e anomalie che potranno facilmente essere risolte dal team.
5. Coinvolgimento diretto del cliente
L’interazione continua del cliente con il team è garantita dalla disponibilità di tool software che permettono di gestire con un unico strumento tutto il workflow, i task, il timing e gli eventuali problemi in tempo reale e in modo automatizzato.
6. Possibilità di cambiare obiettivi e tecnologie “in corsa”
In un panorama di business come quello attuale, molto dinamico e in continua evoluzione, sarebbe impensabile gestire i progetti IT congelando le ipotesi iniziali per tutta la durata del progetto. L’evoluzione tecnologica, poi, porta a continui miglioramenti e introduce nuove funzionalità che possono essere sfruttate da subito nei progetti. La metodologia Agile è meno formale e “ingessata” rispetto al tradizionale approccio Waterfall: l’approccio iterativo tipico dell’Agile permette al cliente di cambiare idea in corsa e aggiustare il tiro, magari definendo nuovi obiettivi che potranno essere supportati da tecnologie e applicazioni inizialmente non contemplate.
7. Focus sulle esigenze di business
In un progetto gestito in modalità Agile il consulente lavora insieme al personale delle linee di business e parla la sua stessa lingua. I momenti di confronto sono diversi. Il ciclo di iterazione, termina con la Sprint Review, ovvero la verifica del raggiungimento effettivo degli obiettivi dello sprint. La Retrospettiva è un altro momento centrale della metodologia Agile. A intervalli regolari, il team si confronta e le lessons learned serviranno a indirizzare in modo ancora più efficace i passi successivi, per garantire che la funzionalità implementata soddisfi le esigenze di business e i requisiti di qualità identificati.
L’importanza del change management
Un aspetto che non può essere trascurato nell’ambito di una progettazione Agile è, poi, il Change Management. «La struttura organizzativa – spiega Giovanni Caglioni, Partner di Qintesi –, deve essere riplasmata sulle esigenze del progetto. Noi in Qintesi, abbiamo affiancato alle Unit (strutture organizzative nelle quale risiedono le nostre competenze) altre strutture permanenti: ogni anno vengono definiti i QI-Innovation Labs, veri e propri laboratori in cui si progettano, sviluppano e verificano le soluzioni più innovative finalizzate a migliorare i processi dei clienti.
«In particolare all’interno del Gruppo Qintesi è stata sviluppata una metodologia proprietaria relativa alla migliore gestione del personale (gruppi di progetto o utenti) in modalità smart working– conclude Alessandro Bosio, Presidente di BF Partners, azienda appartenente al Network di Qintesi e Vicepresidente Assoconsult Confindustria – basata sulla risoluzione di tematiche quali l’efficienza nella gestione degli spazi e flessibilità, la valutazione delle performance del personale nel breve periodo, l’individuazione delle nuove relazioni sociali instauratasi nell’organizzazione (sociogramma) e il coinvolgimento e la comunicazione con il personale a distanza con maggior frequenza».
