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Guide e How-to

Gestione del magazzino: cos'è e come farla correttamente

Il tema della gestione del magazzino può trarre enorme beneficio dalle soluzioni digitali e da un approccio smart. Questo vale per ciascuna delle fasi e delle responsabilità che si alternano lungo la catena logistica. Ecco cosa c’è da sapere

03 Lug 2019

Domenico Aliperto

Si parla con sempre più insistenza di digitalizzazione del business e di e-commerce, tendendo spesso a dimenticare che in un’impresa, alla base di un efficace processo di ottimizzazione delle risorse e di innovazione delle operazioni, c’è innanzitutto una corretta gestione della catena logistica e del magazzino. Attraverso la ricezione e lo stoccaggio delle merci, la loro rotazione e la loro messa a disposizione si garantiscono infatti il funzionamento lineare dei processi, l’efficienza dei cicli produttivi e – fondamentale – la soddisfazione dei clienti. Per quanto saldamente ancorato al mondo materiale, fisico, anche il tema della gestione del magazzino può trarre enorme beneficio dalle soluzioni digitali e da un approccio smart. Questo vale per ciascuna delle fasi e delle responsabilità che si alternano lungo la catena logistica. Vediamo in che modo.

Come gestire il magazzino

Il principio fondante della gestione del magazzino e delle scorte è, come detto, quello dell’efficienza. Ogni elemento, ogni risorsa, ogni gesto necessita di un coordinamento studiato in funzione di precisi KPI e obiettivi di business. Il focus si sposta quindi dalle dinamiche interne del magazzino, per assumere una visione più vasta rispetto alla quale la logistica, come altre funzioni strategiche, è comunque un di cui. Questo significa che a ogni azione compiuta in magazzino deve corrispondere una traccia precisa da correlare al registro della documentazione di accompagnamento delle merci. Solo in questo modo diventa possibile studiare i movimenti all’interno del magazzino per sistematizzarli in modo che rispondano a criteri di efficienza che riguardano l’intera organizzazione.

Documento di trasporto (DDT): cos’è, a cosa serve e come redigerlo

Sempre più importante e al centro delle attività di pianificazione della gestione logistica, il Documento di Trasporto (DDT) è la carta d’identità delle merci che transitano dal magazzino. Il DDT comprende infatti una serie di informazioni che qualificano sia i beni e i servizi ceduti o ricevuti, sia gli attori che hanno un ruolo nella transazione.

Nello specifico, per compilarlo correttamente occorre inserire: le generalità complete di Partita IVA del cedente e del cessionario, numero e data del documento, descrizione dei beni o dei servizi al centro del contratto, quantità dei beni o servizi ceduti, riferimento di chi si fa carico del trasporto, ivi inclusa la possibilità di rivolgersi a una terza parte come un vettore esterno. Bisogna ricordarsi che il Documento di Trasporto va emesso prima della consegna al cliente o dell’affidamento dei beni al vettore, con la possibilità di trasmetterlo via fax o posta elettronica al destinatario entro il giorno stesso dell’invio della merce. Oggi è possibile gestire il Documento di Trasporto in digitale: in questo senario, fornitore e cliente si accordano per attivare un “dialogo “ in formato elettronico strutturato che procede parallelo al flusso fisico delle merci (con relativo DDT). Le informazioni necessarie e imprescindibili da includere nel documento rimangono le stesse, è differente il modo di trasmetterlo e conservarlo. Nel caso di Documento di Trasporto trasmesso in via telematica/elettronica è possibile procedere a una Conservazione Digitale del DdT stesso attenendosi alle prescrizioni contenute nelle normative vigenti (Decreto Ministeriale del 17 giugno 2014) e alle regole tecniche riportate nel DPCM del 3 dicembre 2013 ulteriormente chiarite e precisate dalla Circolare dell’Agenzia delle Entrate n.18/E del 24 giungo 2014.

Ruolo e compiti del magazziniere

Come in qualsiasi altro processo aziendale, anche al centro delle attività di magazzino ci sono le persone. Sono le loro decisioni, la loro capacità di valutare le situazioni, la conoscenza stessa degli spazi, l’esperienza maturata nel controllo dell’inventario a fare dei magazzinieri il fulcro di qualsiasi piano di ottimizzazione della ricezione e dello stoccaggio della merce. A monte però deve esserci una rigida suddivisione dei task: una buona organizzazione del personale è imprescindibile quando si parla di una funzione che richiede la massima precisione.

I compiti del magazziniere sono in effetti diversi, ma tutti estremamente delicati: occuparsi di ricevere la merce in arrivo, verificando la rispondenza con la documentazione accompagnatoria e controllandone le condizioni di integrità; spostare la merce dalla zona di ricezione all’area di stoccaggio secondo i criteri stabiliti con il management; compilare e aggiornare l’inventario e in base a questo stabilire di volta in volta i limiti di scorta minima; redigere e controllare i DDT in uscita e in entrata; infine, organizzare la spedizione delle merci e assicurarsi che vengano prese accuratamente in carico dai partner. Per questo, ogni ruolo e gesto va pianificato con la massima attenzione e precisione.

Come gestire e garantire la sicurezza del magazzino

D’altra parte, quando si parla di logistica, precisione è sinonimo di sicurezza. La possibilità di controllare nel dettaglio qualsiasi movimentazione e di tener traccia del tipo di merci in entrata e in uscita, nonché l’iter lungo tutta la catena logistica è essenziale per comprendere quali dispositivi e piani attivare per preservare la sicurezza di persone, cose e macchinari all’interno del magazzino. A proposito di piani, a meno che non si disponga di una divisione espressamente dedicata alla sicurezza, conviene coinvolgere società specializzate per lasciarsi guidare verso le soluzioni che meglio soddisfano le specifiche esigenze aziendali. Bisogna poi ricordarsi che le minacce e i rischi si evolvono con i sistemi logistici, con i software di gestione documentale e con la stessa fisionomia del magazzino. È quindi necessario organizzare con regolarità corsi di formazione che aggiornino il personale sia rispetto alle norme di sicurezza, sia sul piano della corretta operatività man mano che vengono introdotti nuovi elementi e nuove procedure.

Il ruolo della tecnologia e del software per la gestione del magazzino

Rendere più efficienti e sicure le operazioni logistiche fuori e dentro il magazzino significa fare leva sulla tecnologia digitale e sui software. Si potrebbe parlare di Internet of Things e di automazione spinta nella gestione delle macchine e dei processi. Ma anche solo introdurre software gestionali che dematerializzino gran parte delle operazioni di acquisizione dati e aiutino a snellire la disbriga delle pratiche permetterebbe a qualsiasi organizzazione di fare un enorme salto di qualità. Dalle attività di data entry relative a DDT e inventario, fino alla reportistica in tempo reale sulla movimentazione delle merci – con alert puntuali sul raggiungimento delle scorte minime o di beni immobilizzati per troppo tempo – passando per il controllo delle performance rispetto agli obiettivi di produttività, i software per la gestione del magazzino offrono oggi la facoltà di avere da un lato un quadro sempre aggiornato sugli stock di merce disponibili e sulla loro posizione nel deposito, e dall’altro una stima sull’esaurimento delle scorte pianificando in automatico i riordini.

In riferimento ai software gestionali per il magazzino, Gartner ha definito l’ERP ’postmoderno’ come una strategia tecnologica che automatizza e connette le funzionalità di business amministrative e quelle operative – ad esempio area finance, risorse umane, acquisti, produzione e distribuzione – applicando diversi livelli d’integrazione. In questo modo si estendono i benefici dell’adozione dell’ERP oltre le funzioni amministrative, integrandolo con le aree operative, come la gestione degli ordini, la produzione, la logistica e la supply chain, in modo da ottimizzare l’efficienza operativa.

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