GUIDE E HOW-TO

Warehouse Management System: cos'è e come funziona un WMS

Da una migliore pianificazione delle operazioni lungo l’intera filiera logistica all’introduzione di processi automatizzati e sempre più precisi. Ecco cosa consente di fare una soluzione avanzata di gestione del magazzino

05 Apr 2022

Domenico Aliperto

Un Warehouse Management System (WMS) ha l’obiettivo di ottimizzare le operazioni interne di un magazzino, con la possibilità di estendere i vantaggi che ne derivano alla Supply Chain aziendale e via via all’intera catena del valore. Utilizzato correttamente, un WMS infatti semplifica l’intero processo di gestione delle risorse. Come? Orchestrando i flussi di lavoro, dalla ricezione delle merci in entrata alla spedizione dei prodotti finiti, migliorando l’efficienza operativa, riducendo nel complesso i costi operativi e aiutando il personale di magazzino a ridurre all’essenziale o a eliminare del tutto le attività non produttive.

Il valore generato da un Warehouse Management System per la filiera

I saving ottenuti sul fronte delle tempistiche e su quello della spesa possono a questo punto essere trasformati in nuovo valore da trasferire a fornitori, partner e clienti. Giusto per fare qualche esempio, una migliore ricezione delle merci in entrata riduce a cascata i tempi di trattamento e stoccaggio del materiale, da una parte consentendo ai partner deputati alla consegna di sfruttare meglio le proprie attrezzature e risorse, dall’altra aiutando gli spedizionieri a gestire con più oculatezza i livelli di inventario.

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La capacità del Warehouse Management System di raccogliere e affinare i dati relativi all’effettivo stato dell’arte delle operazioni aumenta l’affidabilità dei processi decisionali, riducendone i rischi: i dati possono infatti essere condivisi e arricchiti con gli insight provenienti dalle piattaforme ERP o TMS (Transportation Management System) per monitorare l’avanzamento del flusso logistico, elaborare previsioni accurate sui tempi di consegna e migliorare la pianificazione delle attività anche in funzione di eventuali rapidi cambiamenti di scenario.

Cosa significa WMS (Warehouse Management System)

Ma cos’è nello specifico un WMS? L’espressione Warehouse Management System significa letteralmente Sistema di Gestione del Magazzino. Si tratta quindi di una piattaforma software evoluta capace di integrarsi con magazzino e inventario al fine di generare una visuale estesa sulle operazioni di evasione degli ordini, grazie alla quale diventa possibile gestire una Supply Chain complessa – anche di dimensioni globali – nella sua interezza.

Analizzando i dati generati da ogni transazione, il WMS riesce a valutare il reale stato di efficienza della catena e a evidenziare le azioni da compiere per ottimizzare risorse umane, asset materiali, capitali, tempo e spazio supportando le specifiche esigenze degli attori della filiera lungo il percorso evolutivo che affronta il business.

Uno strumento del genere si rivela dunque essenziale non solo per tradurre in un successo qualsiasi strategia basata sui concetti di omnicanalità, personalizzazione dell’offerta e produzione just in time, ma anche per continuare a implementarla nel tempo.

Come funziona un WMS per la gestione del magazzino

Entrando più nello specifico, la funzione principale di un WMS è quella di controllare i movimenti e il deposito di materiali nel magazzino e di processare le transazioni, incluse le operazioni di spedizione, ricezione, riordino e raccolta. In generale, le piattaforme moderne di Warehouse Management System forniscono quindi, di base, un supporto fondamentale alla forza lavoro per ottimizzare nell’ambito logistico l’utilizzo delle risorse e degli spazi: diventa per esempio possibile calcolare i percorsi minimi per gli operatori all’interno del magazzino e introdurre sistemi intelligenti di classificazione delle merci e per la definizione di strategie di commissionamento ad hoc.

Alla base del funzionamento del WMS ci possono essere diverse tecnologie di Aidc (Automatic Identification and Data Capture), con vari gradienti di complessità e automazione. Si parte dai codici a barre letti tramite terminali mobili o sistemi ottici e si arriva alle soluzioni WLAN e ai rilevatori RFID (Radio-Frequency Identification) in grado di abilitare veri e propri ambienti di Real Time Locating System (RTLS).

All’interno dei magazzini gestiti con impianti automatici si rende necessario implementare in aggiunta al WMS uno strato applicativo per il controllo operativo del flusso di materiale (Warehouse Control System, WCS), che di solito rappresenta un modulo della piattaforma Warehouse Management System.

I dati alimentati da queste attività possono essere indicizzati attraverso KPI da analizzare per valutare non soltanto il corretto uso delle apparecchiature e delle strutture da parte del personale, ma anche l’efficienza e il benessere della manodopera.

Le soluzioni WMS si rivelano estremamente utili pure quando si tratta di orchestrare la rotazione dei materiali attraverso pratiche first-in, first-out (FIFO), last-in, first-out (LIFO) e first-expired, first-out (FEFO). Qualunque sia la regola di rotazione richiesta, il WMS può aiutare il management a raggiungere l’equilibrio migliore possibile, integrando logiche fuzzy per bilanciare la gestione del magazzino con versatilità e flessibilità e semplificando l’introduzione delle modifiche necessarie per ottimizzare la movimentazione in modo dinamico.

I vantaggi di un sistema WMS per la logistica

L’adozione di un Warehouse Management System genera per le imprese vantaggi tangibili su più livelli. La migliore visibilità sull’inventario, i cui dati vengono aggiornati in modo accurato e in tempo reale, consente di stimare le forniture con estrema precisione, evitando ordini arretrati e aumentando la soddisfazione dei clienti.

Integrandosi con l’ERP aziendale, i sistemi di gestione del magazzino offrono funzionalità evolute di pianificazione delle operazioni, condividendo informazioni precise sulle prestazioni di ciascuna tipologia di prodotto. Come tutti gli addetti ai lavori ben sanno, la domanda di determinate referenze determina, anche in funzione della stagionalità, le priorità del magazzino. Un WMS ne tiene conto, e man mano che gli articoli vengono scambiati e le informazioni comunicate, aiuta l’organizzazione ad aumentare i ricavi o mitigare le perdite.

Grazie all’implementazione dei sistemi RTLS, inoltre, i materiali di inventario possono essere facilmente rintracciati tramite indicizzazioni e numerazione di lotti e serie in grado di identificare ciascun articolo in modo univoco attraverso una moltitudine di criteri personalizzabili. Questa capacità di tracciare i materiali riduce qualsiasi potenziale ridondanza lungo i processi logistici, consentendo un’accurata pianificazione e allocazione dell’inventario e fornendo informazioni recuperabili anche in futuro per gestire in modo ottimale tracciabilità, manutenzione del servizio o situazioni di richiamo.

I benefici dell’automazione indotta da un WMS

I sistemi WMS consentono inoltre di mettere al servizio di qualsiasi magazzino, a prescindere dalle sue dimensioni, soluzioni di automazione. L’integrazione delle piattaforme con i dispositivi mobili funge un ruolo essenziale in questo senso: semplifica lo svolgimento degli incarichi supportando tra le altre cose la transizione dal lavoro cartaceo a quello elettronico e avviando processi sistematici di registrazione delle attività. Il che aumenta pure la capacità del sistema di scalare agevolmente le esigenze del business facendo affidamento su informazioni sempre più accurate.

L’automazione è anche alla base del miglioramento continuo delle operazioni esistenti, dalle più semplici alle più complesse. I task relativi a prelievo e imballaggio delle merci possono essere gestiti attraverso applicazioni di RPA (Robotic Process Automation), che consentono di ottenere movimenti ad altissima precisione guidati dalla Data Analysis e dall’Intelligenza Artificiale. Questo permette di affidare alle macchine tutte le operazioni ripetitive, devolvendo le risorse umane e i talenti verso attività a maggior valore aggiunto.

Come scegliere un software Warehouse Management System

Il WMS è uno strumento tecnologico che, per i motivi sopra citati, è destinato a rivestire un’importanza strategica all’interno di aziende che operano lungo filiere profondamente integrate. Ecco perché è fondamentale, nella scelta di un sistema di gestione del magazzino, non solo scegliere il software e la modalità di erogazione delle applicazioni (on premise o cloud) che meglio si attagliano alle esigenze del business, ma anche poter contare su un partner in grado di accompagnare l’organizzazione nel continuo sviluppo della piattaforma. I WMS sono infatti progettati per consentire il miglioramento continuo delle operazioni, e possono essere implementati in più fasi per consentire aggiornamenti continui rispetto alle nuove funzionalità, da integrare in modo coerente con il resto dell’installato. Ciò consente al magazzino e più in generale alla divisione logistica di incorporare nel tempo innovazioni di processo senza dover affrontare ogni volta grossi scossoni sul piano tecnologico.

Il Cloud, che permette al Warehouse Management System di aggiornarsi in modo trasparente e istantaneo, riducendo tra l’altro l’onere che di solito grava sul team IT, è senza dubbio la scelta migliore se si adotta una prospettiva di lungo termine. Ma non tutte le aziende sono pronte al grande salto, ed è questo che si rende indispensabile la presenza di uno specialista che guidi l’implementazione del sistema lungo il percorso più adatto alle caratteristiche di ciascuna impresa.

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Domenico Aliperto

Nato ad Aversa, studia a Milano, dove si laurea in Relazioni Pubbliche all’università IULM e comincia il percorso che lo porterà a diventare giornalista. Per i portali del gruppo Digital360 segue i temi dell’economia digitale e dell’innovazione tecnologica, viaggia, scrive e all'occorrenza fotografa. In passato ha collaborato con diversi quotidiani e magazine. Da sempre appassionato di narrativa e poesia, nel 2016 apre il blog Librimprobabili.com e nel 2017 pubblica con l'editore Biancaevolta il romanzo storico Non Conquistammo Che Sabbia.

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