Warehouse Management System: come rendere la logistica efficiente

Digital logistics

Warehouse Management System, il software che serve alla GDO per una logistica efficiente

Il Warehouse Management System (WMS) permette alle aziende di tutti i settori di gestire i propri magazzini in maniera ottimizzata e proficua. Nel caso della Grande distribuzione organizzata, assume un ruolo strategico in quanto aiuta a ridurre la percentuale di errori manuali, ad accelerare il time to market e a ottenere informazioni accurate sulle proprie scorte. Ecco perché

05 Mag 2021

Carmelo Greco

Il WMS (Warehouse Management System) rappresenta un sistema informativo, o una funzione modulare stand alone all’interno di un software più ampio, con cui gestire i processi di magazzino. Quest’ambito specifico dell’azienda è stato investito da una sollecitazione enorme a causa del Coronavirus, tanto che il valore globale dei WMS nel 2020 è arrivato a toccare i 2,64 miliardi di dollari e si prevede che crescerà a un tasso CAGR del 15,3% dal 2021 al 2028. Tra i settori maggiormente interessati si segnalano quelli dell’healthcare, del manifatturiero e del retail. Quest’ultimo, in particolare, non si riferisce soltanto al commercio al dettaglio dei negozi di piccole e medie dimensioni, ma anche alla Grande distribuzione organizzata (GDO), come si ricava ad esempio dall’ultima edizione dell’Osservatorio Innovazione Digitale nel Retail promosso dalla School of Management del Politecnico di Milano. Tra i top retailer presi in esame, infatti, l’Osservatorio si sofferma anche sulle catene della Grande distribuzione quali Carrefour Italia, Conad, Coop, Esselunga, Gruppo Pam, Iperal e Selex, per citare alcuni nomi. In comune, questi marchi hanno dovuto affrontare l’aumento esponenziale dell’eCommerce registratosi nel 2020 che li ha spinti a rivedere assetti organizzativi consueti e modelli di business tradizionale, puntando su una logistica sempre più efficiente. Basti pensare che, accanto agli store basati sulla prossimità, se ne sono aggiunti altri riservati al solo ritiro degli ordini e-commerce. Il WMS, perciò, in virtù delle sue funzionalità tipiche, ha assunto un ruolo ancora più centrale nell’ottimizzazione di una fase essenziale all’interno della supply chain.

I 10 processi chiave gestiti con un Warehouse Management System

Anche prima della crisi pandemica e dei cambiamenti impressi nel rapporto tra consumatori e canali distributivi, le funzionalità del Warehouse Management System avevano un valore strategico per le aziende della GDO. La definizione di Gartner, infatti, quando ricorda che “un WMS è un’applicazione software che aiuta a gestire ed eseguire in modo intelligente le operazioni di un magazzino, di un centro di distribuzione o di logistica”, è rimasta pressoché immutata. Così come i processi chiave gestiti mediante il WMS, tra i quali se ne possono identificare almeno 10.

Ricevimento merce

L’entrata merce in magazzino dei prodotti implica una fase di controllo della quantità e della qualità corrispondenti all’ordine effettuato. A sua volta, va associata alla preparazione dello spazio nel magazzino e allo scarico, manuale o automatizzato. L’acquisizione dei dati, tramite lettori barcode collegati al WMS, accelera la compilazione del database, tenendolo sempre aggiornato con una serie di informazioni che possono riguardare ad esempio l’esatta collocazione e la disponibilità della merce in tempo reale.

Deposito e stoccaggio

Il deposito prevede la collocazione delle merci nel posto ottimale del magazzino a cui segue l’identificazione di ogni SKU (stock keeping unit) affinché sia stoccata nella zona più idonea. Il WMS, in questo caso, deve presupporre delle tecniche rigorose di gestione delle ubicazioni e dello spazio. Insieme al layout generale del magazzino, rientrano in una generale pianificazione che ha l’obiettivo di usare lo spazio del magazzino nel modo più efficace.

Inventario e cycle counting

Una gestione ottimale dell’inventario non soltanto è richiesta per avere sempre sotto controllo la merce presente e in transito nel magazzino, ma anche perché l’inventario fa parte delle voci di bilancio. A differenza dell’inventario, che solitamente avviene sul lungo periodo e sull’intero magazzino, il cycle counting è usato per contare solo una parte dell’inventario su base regolare in un particolare giorno della settimana o del mese. In entrambi i casi l’impiego del WMS aiuta a minimizzare l’errore umano.

Prelievo (picking)

Il picking è il processo di raccolta delle merci dal luogo di stoccaggio secondo un criterio dettato dall’ordine del cliente o dalla movimentazione interna. È considerato uno tra i processi più dispendiosi, sia dal punto di vista economico sia in termini di tempo, nonché quello più soggetto a errori. Per questo il ricorso a dispositivi mobili di scansione, a sistemi vocali, a tecnologie di automazione interconnesse con il WMS si sta diffondendo in svariati settori, compresa ovviamente la Grande distribuzione.

Imballaggio (packing)

Il packing consiste nel mettere insieme gli articoli ordinati, controllarne qualità e quantità, prepararli per la spedizione. Da questo momento in poi, la possibilità di tracciare l’invio e la consegna agganciandoli ai dati contenuti nel WMS è un fattore di ottimizzazione della supply chain di cui le aziende non possono fare a meno.

Task interleaving

È una tecnica di produttività supportata dai Warehouse Management System con la quale, invece di separare le fasi di deposito da quelle di picking, vengono combinate le code facendo in modo che gli addetti di magazzino facciano l’una o l’altra attività nella stessa posizione.

Pianificazione (wave planning)

Pianificare in anticipo, specialmente nei magazzini ad alta rotazione come quelli della GDO, abilita a gestire gli afflussi di domanda in modo efficiente e produttivo, mettendo in condizione di programmare tutto ciò che accade all’interno del magazzino.

Spedizione

Nella GDO l’invio dei prodotti può avvenire sia verso i punti vendita della catena dislocati sul territorio sia direttamente verso i clienti, qualora l’ordine sia effettuato con il canale e-commerce. Una corretta programmazione, insieme a sistemi di tracciamento che dialoghino con il Warehouse Management System, è la chiave per garantire consegne puntuali.

Resi

A differenza dei grandi colossi del commercio online come Amazon, per i quali la quantità dei resi incide in maniera determinante nei flussi logistici, fino a raggiungere percentuali del 15-40% sugli acquisti, la Grande distribuzione è meno soggetta a questi volumi. Ciò non toglie che il WMS deve essere in grado di identificare, ordinare e trattare adeguatamente le unità restituite in magazzino.

Interfacce automatizzate per le attrezzature di movimentazione

Un WMS, infine, deve essere abbinato a sistemi di movimentazione automatica (trasportatori su rulli, navette, piani elevatori ecc.) con cui incrementare i livelli di produttività del magazzino, ridimensionando il lavoro manuale.

Perché la Grande distribuzione organizzata ha bisogno di un WMS

La quantità di prodotti da movimentare e l’importanza dell’indice di rotazione, cioè del parametro che misura ogni quanto un determinato prodotto viene rinnovato nell’arco di un certo periodo, sono due elementi fondamentali che contraddistinguono il magazzino della GDO. Assieme a questi due, l’inventario è un’ulteriore voce che va monitorata costantemente. Senza un WMS i dati relativi non potrebbero essere raccolti, aggregati e aggiornati in tempo reale. Il Warehouse Management Software, infatti, opera come struttura modulare collegata sincronicamente alle piattaforme di livello superiore come gli ERP (Enterprise Resource Planning) o ai sistemi di controllo di produzione come i MES (Manufacturing Execution System). Nel primo caso, le informazioni di natura amministrativa del magazzino entrano “naturalmente” nei cicli di fatturazione attiva e passiva governati attraverso l’ERP. Nel secondo, consentono di interfacciarsi lungo una catena estesa che comprende ad esempio i fornitori private label.

Alla base di questa integrazione di dati è necessaria l’adozione di una procedura standardizzata, come ad esempio quella possibile tramite i modelli EDI (Electronic Data Interchange), con cui permettere lo scambio elettronico di dati e documenti anche tra sistemi informatici differenti. Le aziende della Grande distribuzione che si avvalgono di un WMS, perciò, possono sfruttare il paradigma EDI per ridurre la percentuale di errori manuali, accelerare il time to market e ottenere informazioni accurate sulle proprie scorte.

Intesa (Gruppo IBM), quando il WMS incontra la Smart Logistics

Riuscire a raccogliere i dati e ad armonizzarli nel Warehouse Management System per poi identificare i KPI (Key Performance Indicator) più adeguati allo specifico ambito della Grande distribuzione richiede competenze evolute come quelle che, ad esempio, possiede Intesa. Parte del Gruppo IBM, da oltre trent’anni Intesa accompagna le organizzazioni di svariati comparti, comprese quelle della GDO, lungo un percorso di innovazione tecnologica e di processo. Sul versante dei WMS, il suo approccio non si limita a predisporre soluzioni ad hoc per la gestione del magazzino, ma inserisce la sua proposta in una dimensione più ampia di Smart Logistics che sfrutta tecnologie di frontiera come blockchain, IoT (Internet of Things) e intelligenza artificiale (AI). Oltre alle funzionalità richiamate sopra per descrivere i processi governati generalmente da un WMS, il valore aggiunto delle soluzioni di Intesa risiede nella capacità di valorizzare tutti i dati lungo l’intera catena del valore. Una capacità potenziata da AI e algoritmi di machine learning che si esprime nella Business Analytics e nell’estrazione di insight in grado di monitorare in real time magazzini, macchinari, veicoli e prodotti. Il Warehouse Management System diventa così il punto di snodo di una supply chain su cui la Grande distribuzione ha piena visibilità e conoscenza in ogni istante.

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