Enterprise Risk Management software (ERM): come sceglierli e l'utilità in azienda

I rischi sono parte integrante di ogni attività e si presentano in diverse forme che mettono a repentaglio la sopravvivenza delle nostre organizzazioni.

Molte organizzazioni – in particolare le PMI – non dispongono di un processo strutturato per l’identificazione delle principali esposizioni ai rischi e di un’efficace segnalazione ai Consigli di Amministrazione, oppure, adottano ancora un approccio ai rischi in silos e forniscono una segnalazione ridotta delle esposizioni ai rischi aggregati.

Pertanto, in un contesto sempre più erratico e digitalizzato in cui si hanno a disposizione una grande quantità di dati, diventa strategico e fondamentale non solo avere una strategia di Risk Mitigation, ma anche utilizzare software ERM (Enterprise Risk Management) per monitorare le attività day-by-day, identificare i rischi e creare strategie di risk management che siano in grado di proteggere le organizzazioni dai rischi interni ed esterni.

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Tuttavia, scegliere uno strumento ERM con le funzionalità appropriate risulta complesso ed implica essere in grado di raccogliere tutte le informazioni necessarie per valutare le varie opzioni disponibili sul mercato in modo da identificare la soluzione più idonea. Vediamo quali solo e quali caratteristiche hanno.

Che cos’è il software ERM (Enterprise Risk Management)

Il software ERM è un software che aiuta le aziende a identificare e monitorare i rischi finanziari, strategici e operativi. Inoltre, esso aiuta a mitigare l’impatto dei rischi sui ricavi e sulle operazioni delle organizzazioni.

È possibile – grazie al software ERM – individuare i potenziali rischi per prevenire le perdite, gestirli e garantire il raggiungimento dei propri obiettivi. Di fatto, tramite funzionalità di alert, aiutano a definire meglio le politiche di risk management, individuare processi a rischio e ridurre l’esposizione.

Cosa si può fare con un Enterprise risk management software: le caratteristiche

Tra le caratteristiche chiave da considerare nella selezione di un software ERM risultano:

• Gestione delle funzioni – Permette di gestire, archiviare e tenere traccia dei documenti e dei record dell’organizzazione in modo da analizzare e mitigare i rischi in termini di processi.
• Monitoraggio della gestione del rischio – Si tratta di costruire un archivio delle attività, dei controlli e delle procedure di mitigazione in modo da rilevare le aree e le risorse operative che risultano a rischio ed evidenziare eventuali lacune in termini di processo.
• Gestione della conformità – Tramite promemoria automatizzati delle scadenze, l’organizzazione è in grado di mantenere un registro di ogni modifica o azione oltre che di tenere traccia dei requisiti di conformità in base alla giurisdizione e/o area geografica in cui l’organizzazione opera.
• Segnalazioni – È possibile creare report interattivi utilizzando strumenti di visualizzazione dei dati tramite grafici.
• Gestione degli incidenti – È garantita la segnalazione di violazioni della sicurezza e di attività fraudolente, la gestione dell’escalation dell’evento, il monitoraggio delle indagini, l’analisi delle risoluzioni e la generazione di report approfonditi.
• Gestione della continuità – Il software ERM può simulare scenari “what if” per prepararsi a disastri naturali e crisi. Di fatto, si è in grado di progettare flussi di lavoro, creare database per raggiungere una piena conoscenza delle situazioni e prioritizzare processi e attività in modo tale da mettere in atto le opportune misure, ridurre al minimo le interruzioni del servizio e garantire la continuità aziendale.

Come scegliere il software di Risk Management giusto

In base al tipo di gestione del rischio richiesto si possono definire due approcci che le aziende adottano quando si tratta di scegliere un software ERM. Ovvero:

• Organizzazioni che optano per un software ERM di conformità – Molte organizzazioni necessitano di assistenza per gestione della conformità alle normative. Il software ERM dedicato alla gestione del rischio di conformità aiuta le aziende a mitigare questi rischi, utilizzando i dati estratti dai sistemi per fornire business intelligence su processi e aree che tendono a non essere conformi. Di fatto, questo tipo di software aiuta le aziende a mitigare i rischi causati da violazioni della conformità.
• Organizzazioni che optano per una soluzione completa di ERM – Nella gestione dei vari tipi di rischi interni ed esterni, queste soluzioni aiutano a generare l’intelligence sul rischio e rilevare i trend e i rischi emergenti, oltre che analizzare la probabilità che questi rischi influiscano sulle operazioni aziendali e fornire i dati necessari per costruire strategie di mitigazione del rischio efficienti.

Vantaggi del software ERM e l’utilità dei report

Ogni organizzazione deve essere in grado di comprendere i vantaggi di un software ERM in modo da effettuare una selezione ponderata in base alle proprie esigenze e avere un ritorno sull’investimento. Di fatto, un software ERM può garantire i seguenti vantaggi:

• Migliore previsione del rischio – Il software ERM fornisce degli alert all’organizzazione in termini di potenziali minacce, permettendo di effettuare le necessarie analisi ed attuare le azioni di mitigazione. Di conseguenza, l’organizzazione diventa maggiormente consapevole delle minacce che deve affrontare e, nel caso in cui un rischio si palesi, le piattaforme ERM forniscono strumenti di risposta agli incidenti. Di fatto, pianificare in anticipo le tattiche di risposta agli incidenti significa poter implementare rapidamente queste misure non appena si verifica un evento, sino a prevedere i ritardi di un servizio e ridurre le potenziali perdite.
• Migliore processo decisionale – Il software ERM è spesso collegato a una dashboard di gestione dei progetti dotato di dati in tempo reale. L’analisi di questi dati consente alle organizzazioni di prendere decisioni più “intelligenti” ed evitare che i processi siano più soggetti a rischi.
• Escalation tempestiva – Il software ERM semplifica il processo di gestione del rischio e garantisce che le minacce siano rilevate in tempo reale e vengano segnalate tempestivamente tramite avvisi al personale interessato, in modo da attivare il piano di mitigazione.
• Migliore conformità alle normative in evoluzione – La gestione della conformità è un altro prezioso strumento fornito dal software ERM. Un’applicazione di governance, rischio e conformità (GRC) può tenere traccia delle leggi in evoluzione per assicurare la conformità alle diverse latitudini in cui l’organizzazione opera.

Come scegliere un software ERM

Innanzitutto, è consigliabile vagliare attentamente le varie soluzioni ERM presenti sul mercato, oltre, come sempre quando si adotta una nuova tecnologia, a considerare l’impatto che l’implementazione di questa tecnologia avrà sui flussi di lavoro futuri e sulle persone coinvolte. Inoltre, ogni organizzazione – al fine di massimizzare il ritorno sugli investimenti – dovrebbe:

• Analizzare i processi di gestione del rischio esistenti – Si tratta di analizzare la propria posizione di risk management, analizzare l’efficacia dei processi ERM esistenti e identificare eventuali i punti deboli in modo da scegliere la solution ERM più idonea a risolvere efficacemente tali problemi.
• Verificare la disponibilità di mobile app – I rischi possono sorgere in qualsiasi momento. Ne consegue che il software ERM dovrebbe essere disponibile anche sui dispositivi mobili sotto forma di app, in modo tale da offrire una visione di tutte le situazioni di rischi e fornire – in qualsiasi momento – l’accesso alle analisi dei rischi e assicurare la ricezione di avvisi di minaccia in tempo reale in qualsiasi luogo.
• Garantire l’integrazione – Il software ERM dovrebbe essere integrato senza problemi nelle applicazioni esistenti dell’organizzazione, in modo tale da accedere direttamente ai dati aziendali, finanziari e strategici e da individuare potenziali rischi e minacce.

Principali funzionalità di un software di Enterprise Risk Management

Grazie a una software ERM l’organizzazione è in grado di:

1. Anticipare i rischi, ovvero:
   • Consolidare tutte le informazioni sui rischi operativi in un unico “cruscotto” facilmente accessibile.
   • Tenere traccia dello stato delle valutazioni del rischio e rilevare le modifiche degli indicatori chiave.
   • Mappare i rischi per mostrare visivamente come si correlano.
2. Prioritizzare le azioni, ovvero:
   • Semplificare i flussi di lavoro, liberando tempo per attività più strategiche.
   • Prendere consapevolezza dell’entità di ogni rischio in modo da poter focalizzare le risposte.
   • Inviare avvisi automatici quando un indicatore di rischio ha superato la soglia di accettabilità.
3. Promuovere una cultura consapevole del rischio, ovvero:
   • Consentire al Top Management di prendere decisioni efficaci in termini di rischio e di opportunità.
   • Coinvolgere le persone a tutti i livelli ed in termini di funzioni oltre ad assegnare responsabilità in modo da garantire l’identificazione e la gestione del rischio nel lavoro quotidiano.
   • Stabilire un linguaggio di rischio comune in tutta l’organizzazione.
   • Diffondere report predefiniti, che possono essere facilmente personalizzati con un generatore di report drag-and-drop.
   • Inviare automaticamente avvisi e fornire report per mantenere le parti interessate informate e coinvolte.

I software di Risk Management utili per aziende e professionisti

I software di Risk Management presenti sul mercato sono molteplici e le classificazioni differiscono. Forrester ha analizzato quelli che definisce third-party risk management (TPRM) platform provider, individuandone 12 come i più significativi: Aravo, Archer, Coupa, Diligent, LogicGate, LogicManager, MetricStream, NAVEX, OneTrust, Prevalent, ProcessUnity, ServiceNow (Fonte: The Forrester Wave: Third-Party Risk Management Platforms, Q2 2022).

Anche le suite dei principali vendor di software gestionali, come SAP e Oracle, hanno moduli dedicati al Risk management.

Altri software ERM presenti sul mercato sono: Master Control Risk , RiskInsigt, Galvanize, Reciprocity, Resolver.