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Software di tesoreria: benefici, principali funzionalità e criteri di scelta

Gestire al meglio i flussi di cassa e calcolare i rischi di scostamento dai dati previsionali oggi è un’attività più facile e immediata grazie ai Treasury Management System. Per comprendere in che modo possono essere utilizzati e quali sono i vantaggi per le organizzazioni, ecco una panoramica delle loro principali funzionalità e dei fornitori che li propongono in Italia

Pubblicato il 06 Mar 2023

Il software di tesoreria o TMS (Treasury Management System) è uno strumento che aiuta il CFO e il personale che opera nell’area Finance o AFC (amministrazione, finanza e controllo) di aziende e amministrazioni pubbliche a gestire al meglio i flussi finanziari. Queste soluzioni, infatti, permettono di tenere traccia delle transazioni, analizzare rischi e benefici associati ai vari investimenti e monitorare i cash flow.

In sostanza, il suo impiego rende possibile la registrazione delle attività finanziarie, ottimizzando al contempo l’uso del capitale circolante. Ne deriva che un software di tesoreria consente di gestire una serie di funzioni modulari. Le principali comprendono la gestione e le previsioni di cassa, il rischio di liquidità, l’analisi degli investimenti, il budgeting e la gestione del debito. In più, fornisce l’opportunità del reporting in tempo reale per offrire una visione immediata dei dati finanziari correnti in maniera tale da migliorare il processo decisionale. Di seguito, ecco in dettaglio una panoramica delle funzionalità più ricorrenti.

Le funzionalità dei software di tesoreria: a cosa servono

Cash management

Questa funzionalità mette in condizione i reparti di tesoreria di gestire i saldi di cassa e di effettuare i pagamenti. Include la possibilità di pianificare, monitorare e prevedere i flussi di cassa, nonché di svolgere attività di riconciliazione.

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Risk Management

Il TMS supporta le organizzazioni nel valutare i rischi associati alle loro finanze. Grazie ai suoi tool si possono monitorare le esposizioni, analizzare i rapporti tra rischio e rendimento, impostare strategie di copertura.

Collegamento agli istituti di credito

È una funzionalità con la quale la tesoreria può connettersi direttamente con i sistemi bancari. In questo modo è possibile accedere alle informazioni sui conti, agli aggiornamenti dei saldi, ai metodi di pagamento, ai dati sui cambi ecc.

Reporting finanziario

La reportistica finanziaria supportata dai software di tesoreria generalmente comprende i rapporti di riconciliazione. A cui si aggiungono bilanci e conti economici per l’intero portafoglio finanziario di un’azienda.

Monitoraggio degli investimenti

Gli utenti possono monitorare gli investimenti e misurare le prestazioni per classi di attività selezionate all’interno del software.

Modelli di previsione

La disponibilità dei dati storici e l’analisi delle tendenze principali nei flussi di cassa permette di anticipare le esigenze finanziarie future alla luce delle prospettive economiche che emergono dai dati.

Compliance normativa

È una parte importante della gestione di un dipartimento AFC. Per questo alcuni software di tesoreria prevedono avvisi relativi alle modifiche normative che devono essere rispettate affinché l’organizzazione rimanga sempre conforme alle leggi in materia.

Sicurezza e protezione dei dati

Poiché la tesoreria è un ambito critico, i software che la gestiscono devono inevitabilmente adottare misure di sicurezza per garantire che i dati siano mantenuti al sicuro e protetti da potenziali hacking o attacchi informatici. Per questo sono muniti di default di tecnologie di crittografia, di protezione firewall e di protocolli per l’autenticazione degli utenti.

I vantaggi di gestire la tesoreria con un software

Il primo vantaggio che un TMS porta a chi decide di avvalersene è quello della maggiore efficienza. La ragione è dovuta al fatto che semplifica molte operazioni, automatizzando processi complessi e time-consuming poiché rende accessibili dati accurati in tempo reale in cui la variabile dell’errore umano è minimizzata.

Il secondo beneficio si riferisce alla valutazione dei rischi e alle strategie di mitigazione. Questa tipologia di software, ad esempio, identifica i rischi associati ai flussi di cassa o alle fluttuazioni valutarie, dando le informazioni utili a definire coperture laddove siano necessarie.

Il terzo vantaggio si concentra sulla visibilità, che si ottiene dalle funzionalità di reporting che aggregano in un’unica dashboard metriche finanziarie disparate. A questo se ne aggiunge un quarto, quello della riconciliazione automatica. In genere, infatti, l’incrocio delle informazioni sulle discrepanze tra registri bancari, conti interni e altri documenti finanziari è un onere che richiede una serie di task manuali da parte dell’utente. Un software di tesoreria, invece, è in grado di procedere in autonomia in virtù, appunto, della sua funzione di riconciliazione automatica. Questo vale anche per l’adesione ai requisiti di compliance che sono assolti in anticipo dal programma, con il risultato che vengono meno le occasioni per incappare in multe o sanzioni comminate dalle autorità competenti.

Tutto questo si traduce in una riduzione dei costi dovuti allo snellimento dei processi, al contenimento degli errori manuali e all’ottimizzazione del personale impiegato negli uffici di tesoreria.

Come scegliere il software di tesoreria giusto per l’azienda

Nella scelta del TMS più adatto alle esigenze della propria azienda bisogna prendere le mosse dall’analisi della situazione di partenza. Una volta identificate le aree di miglioramento, il primo passo da fare è quello di raccogliere informazioni sui fornitori che offrono software di tesoreria. Tra i criteri da considerare per la selezione vanno tenuti nel giusto conto:

  • la facilità d’uso dell’interfaccia utente, visto che se il sistema si candida a facilitare compiti complessi deve richiedere un tempo di apprendimento per gli utenti che non risulti troppo oneroso;
  • la considerazione sui costi aggiuntivi che si riferiscono a specifiche funzionalità o sono previsti per le integrazioni con altre business application che devono dialogare con il software di tesoreria;
  • la verifica che disponga di un servizio clienti dedicato;
  • la verifica di eventuali aggiornamenti futuri. Quest’ultimo punto va visto nell’ottica del ritorno sull’investimento (ROI) ed è legato al tema dei costi aggiuntivi. Che si tratti di requisiti hardware o di tariffe di hosting, è bene conoscere in anticipo quale sarà la spesa calcolata nell’arco di un periodo medio-lungo.

Software di tesoreria: l’integrazione con altri sistemi gestionali

Il TMS può essere integrato con altri tipi di software proprio per raggiungere gli obiettivi ricordati in precedenza: semplificare i processi finanziari, migliorare l’accuratezza dei dati e automatizzare la reportistica.

Tra i software comunemente utilizzati in combinazione con il software di tesoreria si possono citare i sistemi di gestione della contabilità, i classici ERP (Enterprise Resource Planning), le soluzioni di Business Intelligence (BI), i CRM (Customer Relationship Management) e i WMS (Warehouse Management Systems). Se, infatti, i sistemi di gestione della contabilità danno le registrazioni delle transazioni che possono essere importate nel software di tesoreria per la riconciliazione e l’analisi, gli ERP forniscono invece dati sui costi di produzione e sui livelli di inventario. Analogamente, la BI offre un quadro di analisi sulle tendenze delle prestazioni finanziarie, mentre i CRM memorizzano le informazioni sui clienti. Queste ultime servono ad aumentare l’efficienza nell’elaborazione dei pagamenti o nella previsione del flusso di cassa dei crediti. I WMS, infine, consentono di avere una visione esaustiva sui flussi logistici tale da poter imputare i costi corretti per ogni attività riconducibile in quest’area aziendale.

Nuovo Codice della Crisi d’impresa: perché il TMS è importante

Con l’entrata in vigore, il 15 luglio 2022, del nuovo Codice della Crisi d’impresa e dell’insolvenza, i software di tesoreria sono diventati indirettamente uno strumento che incarna la ratio contenuta nel Decreto Legislativo n. 14 del 12 gennaio 2019. Il Codice, in sostanza, tra i suoi obiettivi intende sollecitare le imprese a effettuare una diagnosi precoce del loro stato di difficoltà, in maniera tale che non si arrivi a una condizione di crisi irreversibile con le conseguenze che questo comparto. Per farlo, introduce un modello alert che, nelle intenzioni del legislatore, dovrebbe far emergere i segnali di crisi molto prima che conducano alla bancarotta. A tale scopo l’imprenditore dovrebbe munirsi di sistemi informativi con cui monitorare costantemente la situazione economico-finanziaria. Uno di questi (non viene specificato ovviamente nella normativa, ma è logico intuirlo) potrebbe essere proprio il software di tesoreria, che consente di tracciare in tempo reale le entrate e le uscite di cassa dell’azienda e di costruire previsioni attendibili del cash flow che si spingono fino ai 12 mesi successivi.

Ecco perché molti fornitori di software di tesoreria presenti in Italia hanno dato particolare rilievo alle novità arrivate con il Codice della Crisi d’impresa.

Software di tesoreria: soluzioni a confronto

Oggi sono diversi i vendor di TMS presenti sul mercato. Ne abbiamo individuati alcuni incrociando i quadri comparativi di IDC, G2 e Capterra, e verificando che la loro offerta sia disponibile anche nel nostro paese. L’elenco riportato sotto, quindi, ha un mero valore indicativo.

Agicap

Il software per la gestione della tesoreria di questo marchio, fondato in Francia nel 2016, è dedicato alle piccole e medie imprese. Automatizza le attività di monitoraggio dei flussi di cassa, offrendo scenari previsionali accurati e affidabili tramite report che si possono ottenere in pochi clic. Il software è in Cloud ed è accessibile tramite il pagamento di un abbonamento annuale.

AccessPay

Si tratta di una piattaforma che garantisce visibilità immediata del contante in tutte le banche, i conti, i paesi e le valute. I dati possono essere inseriti direttamente nelle applicazioni finanziarie pertinenti, come l’ERP, o visualizzati all’interno dell’applicazione. Inoltre, il reporting e l’analisi istantanea su tutti i conti collegati permette di effettuare previsioni di cassa giornaliera confrontando la posizione di cassa prevista con quella effettiva.

DocFinance

È un software per la gestione anticipata della tesoreria aziendale che contiene al suo interno i servizi di corporate banking. Dedicato soprattutto alle imprese di medie dimensioni, contiene fra l’altro scadenzari previsionali e contabili, controllo delle condizioni bancarie, posizioni finanziarie previsionali, cash flow previsionale e consuntivo. Si integra con oltre 300 ERP da cui riceve anagrafiche e scadenzari e a cui restituisce la prima nota.

Fluxus software

Aiuta a prevedere i saldi per singola data di tutti i conti correnti bancari e simula operazioni autoliquidanti di anticipi e cessioni di partite. Inoltre, per ciascun conto bancario o esercizio, individua gli oneri finanziari prospettici grazie a un cruscotto per il monitoraggio dei flussi di cassa e del livello di liquidità. Fluxus software, infine, è in grado di calcolare il DSCR (Debt Service Coverage Ratio), cioè l’indice che misura la sostenibilità finanziaria del debito aziendale, così come previsto dal nuovo Codice della Crisi d’impresa.

Kyriba

Fornisce un supporto esteso ai diversi ambiti della tesoreria, una visibilità in tempo reale e trasversale su liquidità, cassa e gestione dei rischi finanziari, funzionalità predittive relative alle principali dimensioni e KPI finanziari, uno snellimento dei flussi di lavoro e a una solida base dati su cui prendere decisioni strategiche e operative informate, grazie all’impiego intensivo di algoritmi di intelligenza artificiale.

List

Il software di tesoreria di questa azienda di origine pisana offre un approccio olistico alla gestione della liquidità, integrando pagamenti e misure di gestione del rischio normativo in un’unica soluzione modulare e flessibile. In pratica, è uno strumento per calcolare i flussi di cassa associati al portafoglio bancario o di negoziazione e per generare indici gestionali e indicatori di rischio di liquidità personalizzabili.

Piteco EVO 5

Risponde a tematiche molto specifiche nell’ambito della tesoreria, dalle linee di credito alla gestione delle garanzie fideiussorie, fino all’ottimizzazione del capitale circolante. Il reporting supporta attività per il calcolo, il riepilogo e l’analisi dei dati con infografiche intuitive e di facile leggibilità. La suite integra i dati consuntivi e previsionali già presenti nel software con i dati economici e patrimoniali del bilancio di verifica in modo da ottenere il cash flow indiretto, la posizione finanziaria netta, la situazione delle disponibilità e l’analisi degli scostamenti dai dati previsionali.

Sage XRT Treasury

La soluzione copre in maniera modulare i processi delle tesorerie locali, internazionali e di gruppo. Assicura una visione della liquidità aziendale attuale e prospettica, gestendo i diversi rapporti tra l’azienda e il sistema finanziario e garantendo la compliance alle normative europee e internazionali come SEPA (Single Euro Payments Area) e SOX (Sarbanes-Oxley Act). Attualmente viene utilizzata da oltre 6.000 clienti nel mondo.

SAP Treasury and Risk Management

Il noto brand tedesco propone un’applicazione con cui è possibile integrare i flussi di cassa, le transazioni e i dati di mercato, ottimizzando l’elaborazione diretta con analisi full-view e in tempo reale, audit trail e reportistica sulla compliance. È possibile implementare l’applicazione in modalità on-premise, cloud o ibrida, collegandola ai processi di dati principali sui quali si possono effettuare analisi avanzate.

Wolters Kluwer

La società olandese, attraverso la sua tecnologia CCH Tagetik Cash Flow Planning & Analysis, consente di monitorare e gestire quotidianamente i flussi di cassa, ma anche di pianificare e simulare la liquidità a breve e a lungo termine. Fa parte della soluzione l’Integrated Business Planning (IBP) che si serve dell’intelligenza predittiva per aiutare le tesorerie a prendere decisioni rapide, accurate e informate.

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Carmelo Greco

Giornalista professionista, si occupa da oltre 20 anni di temi connessi all’economia civile, all’innovazione digitale e alle trasformazioni del mercato del lavoro. È anche autore di opere teatrali e di narrativa. Ultimo romanzo pubblicato, La strada di Miriam, Scatole Parlanti, 2023.

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