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Software di Business Intelligence vero timone delle strategie data-driven, come orientarsi nella scelta

Le piattaforme di BI raccolgono grandi quantità di dati non strutturati da diverse aree e processi e le rielaborano esponendo le informazioni utili a compiere scelte intelligenti e consapevoli. Una guida in pillole

Pubblicato il 17 Apr 2023

Business intelligence software

Dalla correttezza e dalla profondità delle informazioni in proprio possesso dipende la qualità delle decisioni che si prendono. Se le informazioni, i dati, sono errate o parziali è certamente più probabile incorrere in una decisione sbagliata. Per tali ragioni, oggi le aziende che puntano alla ripresa e alla resilienza non possono esimersi da applicare su ogni area del business un approccio data-driven, ossia basato sui dati.

Ai software di Business Intelligence (BI) il compito di raccogliere tutti questi dati e, dalla loro analisi, restituire le informazioni utili a elaborare risposte per risolvere questioni in tempo reale, ma anche a programmare strategie a lungo termine grazie alla generazione di insight predittivi.

Cosa cercare in un software di Business Intelligence per l’azienda

Nessun software è ottimale per tutte le aziende. Questo vale anche per quelli di Business Intelligence, che vanno selezionati sulla base di diversi parametri. Tra i principali: obiettivi, competenze d’uso, grandezza dell’azienda, budget. Va da sé che, essendo molti parametri mutevoli nel tempo, una delle caratteristiche principali da cercare in un software BI è la scalabilità, per affrontare scenari di sviluppo senza battute d’arresto. Oltre a ciò, la semplicità d’uso, ovvero una navigazione dati intuitiva, e la flessibilità, per rispondere prontamente alle esigenze dell’organizzazione.

Le funzionalità chiave dei software di Business Intelligence per l’azienda

Non vi è dubbio che la forza di un BI software risieda nella sua capacità di estrarre (data mining), selezionare e analizzare ampie quantità di dati, per generare analisi sul passato e sul presente, analisi comparative e insight predittivi riguardo al futuro. E più questi dati crescono, disegnando interrelazioni tra l’uno e l’altro, più al software viene richiesta una maggiore capacità di elaborazione. Attorno a questa funzionalità centrale ne sono state sviluppate altre che concorrono a rendere le piattaforme di BI strumenti strategici di primo piano grazie alla grande capacità di comprimere i tempi per attività prima gestite manualmente.

Rientrano in quest’ultima categoria le funzioni per l’automazione dei processi, che vanno da quelle per l’aggiornamento automatico dei dati a quelle per la realizzazione e distribuzione dei report. Altra funzione oggi prioritaria affinché i risultati di analisi per lo più complesse siano facilmente comprensibili è quella legata alla visualizzazione dei dati, con la possibilità di creare dashboard personalizzate che forniscano KPI di semplice comprensione e informazioni di riepilogo regolarmente.

Fondamentale è altresì la capacità di integrarsi con i software già presenti all’interno del sistema informatico dell’azienda: CRM, software per la gestione del magazzino, gestionale vendita e gli altri. Last but not least, le funzionalità per la sicurezza e la privacy dei dati come sistemi di autorizzazione, autentificazione e crittografia.

Software di BI per le piccole aziende

Anche le piccole aziende acquisiscono vantaggio dall’utilizzo di un Business Intelligence software come abilitatore di una gestione consapevole dell’attività basata sui dati.
Naturalmente, più che mai come in questo caso, è fondamentale che nella scelta della piattaforma l’attenzione ricada su tre elementi: sulla scalabilità, per stare al passo con la crescita dell’attività; sulla semplicità, per renderne agevole l’uso all’interno dell’organizzazione senza la necessità di ingaggiare Data Scientist specializzati, anche grazie per esempio all’uso di strumenti self-service; sull’accessibilità economica. Queste caratteristiche attraversano trasversalmente tutta la piattaforma che dovrà essere dotata delle funzionalità chiave sopra citate.

Software di Business Intelligence per le grandi aziende

Quando la mole di dati raggiunge un peso considerevole, diventa necessario avvalersi di un software di business intelligence avanzato. Sono considerati “avanzati” i software BI in uso nelle grandi aziende che consentono di gestire grandi volumi di dati provenienti da diverse fonti come database aziendali, dispositivi IoT, applicazioni software.

Si tratta di strumenti che devono possedere caratteristiche specifiche. Devono essere scalabili, per poter affrontare la crescita; flessibili, per poter modificare la configurazione anche in una modalità multi-country; che consentono la condivisione e la collaborazione dei dati tra i diversi team aziendali con funzionalità di accesso, controllo e permessi; con servizio supporto e assistenza per garantire la corretta implementazione e utilizzo del software.

Open source vs proprietario

Quale scegliere tra un software di Business Intelligence proprietario e uno open source dipende sempre dalle esigenze specifiche di ogni azienda e dal budget a disposizione.

Come normale che sia un software BI open source, in quanto tale, consente un risparmio economico e, oltre a questo, offre agli sviluppatori ampi margini di personalizzazione e estensione. Le vaste community di utenti e sviluppatori garantiscono molte risorse disponibili online per il supporto e la risoluzione dei problemi. Rovescio della medaglia: richiedono più competenze per essere utilizzati. Sono software BI open source Pentaho, Birt e Jaspersoft.

Dall’altra parte, le piattaforme BI proprietarie come Microsoft Power BI e Tableau, essendo sviluppate da una singola azienda, possono offrire: una user experience più efficiente; semplicità d’uso; maggiore velocità nel rispondere a richieste di funzionalità e nella correzione di bug; funzionalità più avanzate necessarie per organizzazioni più grandi o complesse.

Scegliere la piattaforma giusta per l’azienda

Secondo Gartner ci sono cinque requisiti funzionali essenziali che le piattaforme di Business Intelligence devono possedere e che devono essere valutati prioritariamente nella scelta del software giusto per l’azienda.

  • Insight automatizzati. La piattaforma deve essere in grado di applicare tecniche di Machine Learning per generare automaticamente insight, come l’identificazione degli attributi più importanti in un set di dati.
  • Preparazione dei dati. La piattaforma deve saper combinare dati provenienti da fonti diverse utilizzando un’interfaccia drag-and-drop e creare modelli analitici basati su input definiti dall’utente, come misure, insiemi, gruppi e gerarchie.
  • Visualizzazione dei dati. La soluzione deve essere in grado di supportare dashboard altamente interattive e l’esplorazione dei dati attraverso la manipolazione delle immagini dei grafici, dei quali si offre una serie di opzioni di visualizzazione più coinvolgenti oltre ai classici grafici a barre, a torta e a linee.
  • Gestione. La piattaforma deve poter tenere traccia dell’utilizzo e gestire il modo in cui le informazioni vengono condivise e promosse.
  • Usability. La soluzione deve contenere interfacce di facile comprensione e user-friendly, con design intuitivi che facilitano il coinvolgimento degli utenti e un’adozione più ampia.

Implementare il software di Business Intelligence

Il processo di implementazione di un software BI richiede una pianificazione accurata e una gestione attenta di ogni passaggio. Il primo passo che l’azienda deve fare è quello di analizzare i propri processi di business e identificare le aree in cui è necessario migliorare l’analisi dei dati. Identificate le esigenze, l’azienda dovrebbe cercare un software BI che la soddisfi e rientri nel budget. Una volta scelto, il software va poi installato e integrato con le altre applicazioni aziendali. Fondamentale l’introduzione di un percorso di sviluppo delle competenze necessarie a sfruttare al meglio strumento.

Integrare la BI con altri strumenti aziendali

È nell’integrazione con gli altri software presenti all’interno del sistema informatico aziendale come CRM, HCM, ERP, e-commerce, che le piattaforme di Business Intelligence evolute esprimono al meglio tutto il proprio potenziale con la creazione di report e dashboard integrate che utilizzano i dati provenienti da diversi strumenti aziendali. L’integrazione dei software consente di acquisire una visione strategica del business attraverso i dati, difficile da ottenere se le piattaforme non comunicassero tra loro.

La formazione sulla cultura del dato

Come già detto, la formazione per un utilizzo efficace del software di Business Intelligence è indispensabile all’interno dell’organizzazione. Individuate le persone che andranno ad utilizzare il software, bisognerà costruire per loro dei percorsi di approfondimento e aggiornamento costanti in considerazione anche della rapida evoluzione dei software oggi. Inoltre, sarà opportuno che in tutta l’organizzazione venga diffusa la cultura del dato per comprenderne a fondo le potenzialità e sfruttarle a vantaggio del business.

Vantaggi dei software di BI per le aziende

Sono numerosi, e soprattutto strategici, i vantaggi per le aziende che offrono i software di Business Intelligence. In generale si può affermare che con un software BI è possibile gestire il business in modo più efficiente e ottimizzato, consentendo una migliore allocazione delle risorse, una riduzione dei costi e una migliore previsione dei risultati.

Entrando più nello specifico, tali software consentono di prendere decisioni strategiche basandosi su dati certi e approfonditi; aumentare l’efficienza interna demandando agli automatismi le attività più lunghe, ripetitive, a basso valore umano; migliorare la Customer Experience grazie alla comprensione più approfondita dei comportamenti dei clienti; identificare gli sprechi aziendali; migliorare la gestione del magazzino e molto altro ancora.

Panoramica delle principali piattaforme

Ampia ed eterogenea l’offerta di software di Business Intelligence. Un aiuto per orientarsi arriva dall’annuale Magic Quadrant di Gartner dedicato alle Analytics and Business Intelligence Platforms. Sul podio tre soluzioni disponibili anche nel nostro Paese: Microsoft Power BI, Salesforce Tableu e Qlik Sense di Qlik. Nel documento figurano anche Quick BI di Alibaba Cloud, Amazon QuickSight, Oracle Analytics Cloud, SAP Analytics Cloud, SAS Visual Analytics, Locker Studio di Google, Sisense Fusion, TIBCO Spotfire, Zoho Analytics’ SaaS e le piattaforme Domo, Incorta, MicroStrategy, Pyramid, Tellius, ThoughtSpot, Yellowfin.

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