Gestione documentale, inizia l'era dell'information management

INTERVISTA

Gestione documentale, inizia l'era dell'information management

Digitalizzare i flussi documentali, che riguardano produzione, modifiche e condivisioni, significa andare oltre il tema del paperless. La nuova sfida è l’adozione di sistemi in grado di estrarre le informazioni da qualsiasi supporto – digitale o cartaceo – per mettere a disposizione del business e dei lavoratori le informazioni di valore quando e dove servono. Parla Pierluigi Fioretti, direttore Document Solutions Sales di Canon Italia

05 Nov 2020

Domenico Aliperto

Sono molti i qui pro quo che riguardano i concetti di dematerializzazione e digitalizzazione. Uno di questi ruota intorno alla funzione che deve avere in azienda il document management system. Negli ultimi anni, infatti la buzzword che è andata per la maggiore nella proposta di soluzioni per la produzione, la gestione e la condivisione dei documenti è stata paperless. Come se il raggiungimento della massima efficienza ed efficacia dei flussi documentali e dell’accesso al patrimonio informativo dipendesse unicamente dalla trasformazione di fogli e faldoni in Pdf e cartelle di file. Intendiamoci: la diminuzione della carta fuori e dentro l’ufficio è un elemento fondamentale sia per rendere più agili i processi, sia per governare meglio le informazioni sia per ridurre i costi relativi ai consumabili. Ma non si tratta di un fine, bensì di un mezzo. L’obiettivo è piuttosto quello di dare vita a un ecosistema senza soluzione di continuità che – senza dipendere dal formato e dal luogo in cui risiedono i dati – consenta a tutti gli attori coinvolti nella catena del valore di partecipare nel modo più trasparente possibile.

Il Cloud, non bisogna mai dimenticarlo, è un pilastro essenziale di questo approccio, ma alle estremità e all’interno della filiera sono necessari anche touch point e strumenti per l’acquisizione, la produzione e la conversione di documenti cartacei, visto che – volendo essere realisti – la carta è destinata a rimanere parte integrante dell’attività professionale per ancora molto tempo. “In questo senso, la parola d’ordine dovrebbe essere Information management, e dovrebbe abbracciare tutte le funzioni aziendali, a prescindere dal fatto che ci si trovi in smart working o meno, con l’intento di rendere i processi più snelli, ottimizzando ciascuna attività in funzione dello spazio fisico in cui viene svolta. E ciò vale soprattutto nel periodo in cui stiamo vivendo”. A parlare è Pierluigi Fioretti, direttore Document Solutions Sales di Canon Italia.

Pierluigi Fioretti

Direttore Document Solutions Sales di Canon Italia

Dal suo osservatorio privilegiato, il manager condivide con Digital4Executive la visuale che la sua azienda – e in particolare la sua divisione – ha nei confronti di un mercato che negli ultimi mesi ha subito un’accelerazione brusca e improvvisa, e che sta ora maturando una nuova prospettiva rispetto ai temi della digital transformation applicati alla gestione documentale.

Fioretti, che scossa hanno ricevuto i vostri clienti durante le prime fasi dell’emergenza coronavirus, e come è mutata la situazione negli ultimi mesi?

Sicuramente è stata impressa ai processi di trasformazione digitale una spinta fortissima, che per di più è arrivata dall’oggi al domani. Anzi: dalla sera alla mattina, letteralmente. Con il Dpcm che ha imposto il lockdown, le aziende hanno avuto la necessità di far partire in tempi rapidissimi programmi di smart working – anche se nella maggior parte dei casi il termine smart working è stato utilizzato in modo improprio – per mettere i propri collaboratori in condizioni di lavorare da casa. Chi negli anni precedenti non aveva strutturato l’azienda per consentire l’accesso ai sistemi ha dovuto ricorrere a una soluzione esogena, e si è adattato come meglio ha potuto. Adesso, dopo lo shock iniziale, assistiamo a un cambio di paradigma. Tutti si sono resi conto che ciò che prima non era considerato urgente, focalizzando l’attenzione esclusivamente sullo sviluppo del core business, oggi ha rilevanza, in quanto abilitatore del business stesso. Ha senz’altro giocato un ruolo importante la consapevolezza che assicurare a chiunque lavori da casa un accesso semplice e sicuro alle informazioni e ai documenti aziendali si può, poichè la tecnologia è pronta da anni. Diciamo che se in otto mesi, purtroppo, il contesto non è cambiato – l’ultimo Dpcm fa ancora richiamo all’utilizzo massivo dello smart working, anche per la Pa – il mercato del lavoro è completamente diverso. La differenza l’abbiamo toccata con mano anche in Canon, che pure propone e implementa da anni soluzioni di digital transformation: atteggiamento e visione dei clienti non sono più gli stessi, e i progetti più recenti entrano in questa nuova ottica di visione del mercato, decisamente orientato all’adozione di piattaforme di Information management in tutte le business unit. Dall’ottimizzazione delle funzioni HR all’implementazione di strumenti ad hoc per la parte commerciale, passando per i processi di dematerializzazione di altri dipartimenti specializzati, abbiamo registrato un incremento del valore derivante dall’installazione di hardware e software, nonché dei servizi di customizzazione, pari al 20%. I clienti hanno capito che giocare la carta della digitalizzazione non ha a che fare con una reazione di breve periodo, ma con un’evoluzione strutturale.

Di quali soluzioni oggi hanno bisogno le organizzazioni?

Qui per l’appunto bisogna guardare oltre la pandemia. Pensiamo che, per il futuro, le parole d’ordine siano “spazio di lavoro” – in ufficio o altrove – e “collaborazione da remoto”. Dall’unione delle due tematiche nasce il concetto chiave di “workspace collaboration”. Quest’approccio punta a garantire un accesso semplice ed efficiente agli strumenti di lavoro indipendentemente da dove ci si trovi, e si fonda sulla messa a disposizione di hardware, software e servizi professionali scelti e sviluppati in base alle analisi dei processi di ciascuna impresa. L’esigenza, uguale per tutte le aziende ma specifica per ciascuna organizzazione, è quella di trovare le informazioni che occorrono per svolgere la propria mansione, su qualsiasi documento – anche cartaceo – esse risiedano e ovunque operi l’utente. È quello che stiamo facendo già da anni, verticalizzando soluzioni che spaziano dall’HR management alla gestione dei workflow relativi alla documentazione aziendale, come note spese e flussi di approvazione delle trasferte, e mappando ogni processo per dematerializzare, caso per caso, i flussi nel modo più corretto. Portando in cloud ogni documento, le imprese hanno oggi la facoltà di estrarne, grazie agli strumenti che Canon fornisce loro, le informazioni di cui hanno bisogno e con le quali possono popolare i database da mettere a disposizione di tutti i collaboratori, ovunque essi si trovino.

La nuova vita del managed printing: come si concilia il document management cartaceo con l’esigenza delle imprese e dei lavoratori di operare sempre di più in mobilità?

Lavoro in questo settore da 23 anni e ho capito una cosa: ci sono processi per cui non si può prescindere dall’utilizzo della carta. Indubbiamente, si andrà sempre di più verso la riduzione dei documenti cartacei, ma non bisogna dimenticare che, oggi e domani, dalla carta possono partire e arrivare informazioni basilari per il business, senza contare che nelle aziende italiane non lavorano esclusivamente Millennials. Diventa quindi necessario ideare processi che possano trasformare la carta in qualcosa che può viaggiare in rete, senza sottovalutare il fatto che ogni azienda è diversa dall’altra e che per questo non si possono imporre soluzioni pacchettizzate. L’importante è che le soluzioni confluiscano in un’esperienza d’uso priva di frizioni, trasparente. Ecco perché siamo passati dalla proposta di Managed print services a quella di Managed print and document services: si tratta di trasformazione in chiave olistica, che prende le mosse dall’output di ciò che studiamo stando a contatto con i processi che caratterizzano le aziende clienti. La soluzione tecnologica – intesa come punto di contatto tra hardware, software e servizi professionali di outsourcing – deve essere fornita come un vestito su misura per dare vita a processi flessibili, in grado di superare i colli di bottiglia lungo il data journey. Aggiungo che le imprese hanno sempre più bisogno di semplicità: vogliono migliorare ed efficientare la gestione documentale, senza che questo implichi qualche tipo di complicazione.

Come si articola l’offerta di Canon in questo senso?

Nonostante sul mercato Canon sia soprattutto conosciuta come produttore di dispositivi multifunzione, le acquisizioni degli ultimi dieci anni ci hanno consentito di entrare in possesso di aziende che realizzano applicativi in grado di integrare il mondo fisico e quello digitale sul fronte dell’information management. In particolare uniFLOW e Therefore – disponibili on premise con licenza come su cloud – sono due soluzioni separate che dialogano su un unico ecosistema, il cui massimo valore viene espresso nel momento in cui lo si utilizza nella sua interezza. Con uniFLOW gli utenti riescono a gestire il flusso di lavoro legato alle azioni di stampa e scansione in funzione del verticale in cui operano. Che si tratti di ciclo di fatturazione passivo o di processi approvativi, uniFLOW automatizza le funzioni di acquisizione dei documenti. Therefore invece ne cattura le informazioni, le elabora, popola i database con i dati estratti e pubblica i file online, gestendo l’accesso degli utenti che hanno i privilegi per visionarli o modificarli. Con pochi click le piattaforme, usate congiuntamente, permettono di standardizzare qualsiasi processo, e questo vale per tutti i tipi di imprese, dalla Pmi con due o tre addetti alla grande corporation. Naturalmente, anche se parliamo di soluzioni proprietarie, bisogna ricordare che queste sono realizzate sfruttando soluzioni standard di mercato. UniFLOW, per esempio, sfrutta le tecnologie Microsoft come i meccanismi di autenticazione utente, permettendo integrazione e dialogo con tutte le altre risorse aziendali; l’utilizzo di tecnologie standard di mercato rende la piattaforma accessibile permette sia al mondo Microsoft sia a quello Apple, oltre che a chiunque decida di sviluppare le proprie soluzioni su queste piattaforme. D’altra parte, è proprio grazie a questa flessibilità che i partner e i system integrator che lavorano con noi riescono a personalizzare le soluzioni Canon con i moduli richiesti dai clienti.

Date queste premesse, dal vostro punto di vista quali sono le possibili evoluzioni future del mercato italiano?

In Europa, l’Italia rappresenta la quarta piazza in termini di dimensioni per Canon. Nonostante il periodo non semplice, stiamo producendo ottimi risultati. Del resto, è nei momenti difficili che emergono i talenti. E noi ne abbiamo tanti, che portano sul mercato la proposizione Canon in maniera corretta. Sicuramente nei prossimi anni la digital transformation guiderà ulteriori cambi di paradigma, svincolando sempre di più le aziende e i lavoratori dai limiti del mondo fisico. L’accesso alle informazioni sarà sempre più semplice, immediato, sicuro, e per questo la partita dell’Information management risulterà estremamente importante. Noi che abbiamo il know how adatto, siamo pronti a giocare e vogliamo farlo con tutto il nostro portfolio di soluzioni. Non diventeremo una software house, ma puntiamo a essere un partner capace di accompagnare qualsiasi azienda lungo un delicato processo di trasformazione olistica che andrà affrontato a tappe forzate. I tempi dell’economia continuano infatti ad accorciarsi: se prima le pianificazioni avvenivano tenendo una prospettiva di tre anni, oggi si fanno previsioni a sei mesi. Al tempo stesso, la situazione non consente alle imprese di esporsi più di tanto. Investire in digitale, in questo senso, aiuta a essere flessibili. E quindi più sereni e ottimisti.

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Domenico Aliperto

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