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Guide e How-to

Smart Working nella PA: oltre l’emergenza, un'occasione di Digital Transformation

Il Lavoro Agile snellisce la Pubblica Amministrazione, gratifica i dipendenti, migliora i servizi, rinnova le tecnologie. Ma è una rivoluzione incompresa: manca il salto culturale. La crisi Coronavirus dà una spinta alle nuove modalità di lavoro, ma i progetti dovranno diventare strutturati e capillari. Ecco che cosa vuol dire Smart Working nella PA e quali sono benefici, best practice e modelli per “fare rete” tra amministrazioni e cambiare

06 Mar 2020

Patrizia Licata

In questa fase di emergenza Coronavirus lo Smart Working, anche nella PA, torna prepotentemente alla ribalta come necessità per proteggere la salute dei dipendenti. Tuttavia lo Smart Working, o Lavoro Agile, non è un provvedimento straordinario, ma una rivoluzione organizzativa e culturale che valorizza le prestazioni e il raggiungimento degli obiettivi e aumenta la soddisfazione del lavoratore aiutandolo nella work/life balance.

Secondo l’Osservatorio Smart Working 2019 del Politecnico di Milano, lavorare in modalità smart porta anche un maggior benessere organizzativo e aumenta la produttività e la qualità del lavoro.

Tuttavia, rileva ancora l’Osservatorio, solo il 16% delle PA ha avviato progetti strutturati di Smart Working, ben 4 amministrazioni su 10 non hanno attivato alcuna iniziativa, il 31% è incerto e il 7% addirittura disinteressato. Appena il 12% dei lavoratori pubblici è coinvolto in queste iniziative. Il Lavoro Agile rischia di essere un’occasione mancata per i dipendenti pubblici, i loro utenti (i cittadini) e il paese.

Che cosa è lo Smart Working per la PA

Il Ministero del Lavoro e delle Politiche Sociali definisce lo Smart Working “una modalità di esecuzione del rapporto di lavoro subordinato caratterizzato dall’assenza di vincoli orari o spaziali e un’organizzazione per fasi, cicli e obiettivi, stabilita mediante accordo tra dipendente e datore di lavoro; una modalità che aiuta il lavoratore a conciliare i tempi di vita e lavoro e, al contempo, favorire la crescita della sua produttività”. In pratica, le persone guadagnano flessibilità e autonomia nella scelta degli spazi, degli orari e degli strumenti da utilizzare ma vengono rese protagoniste dei loro risultati. Anche la meritocrazia ne guadagna.

La Legge 7 agosto 2015 n. 124 stabilisce che le amministrazioni adottino misure tali da permettere, entro tre anni, ad almeno il 10% delle lavoratrici e dei lavoratori pubblici che lo richiedano di avvalersi delle nuove modalità di Lavoro Agile, mantenendo in ogni caso inalterate le opportunità di crescita e di carriera per questi lavoratori.

La Legge 22 maggio 2017 n. 81 ha poi disciplinato il Lavoro Agile inserendolo in una cornice normativa e fornendo le basi legali per la sua applicazione anche nel settore pubblico.

Con la Direttiva n. 3 del 2017 in materia di lavoro agile a firma del Presidente del Consiglio dei Ministri e della Ministra Marianna Madia si è avviata ufficialmente la stagione del Lavoro Agile nelle Pubbliche Amministrazioni.

Non è telelavoro

Lo Smart Working è un salto di paradigma rispetto al telelavoro (normato con la legge n. 191 del 1998). Il telelavoro prevede lo spostamento (in tutto o in parte) della sede di lavoro dai locali aziendali ad altra sede (di solito l’abitazione del lavoratore), ma il dipendente è vincolato a lavorare da una postazione fissa e prestabilita, con gli stessi limiti di orario che avrebbe in ufficio.

Al contrario, il Lavoro Agile prevede che la prestazione lavorativa venga eseguita in parte all’interno di locali aziendali e in parte all’esterno, ma senza stabilire una postazione fissa. Non si timbra un cartellino, non si fanno pause in orari predefiniti. Non ci sono vincoli di spazio e di tempo, solo i limiti di durata massima dell’orario di lavoro giornaliero e settimanale, derivanti dalla legge e dalla contrattazione collettiva. Ci si focalizza sulla persona e sul raggiungimento dei risultati.

I vantaggi per le PA

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Per i lavoratori il primo vantaggio è un migliore equilibrio tra vita privata e professionale, una valorizzazione delle competenze e una responsabilizzazione che si traduce in maggiore gratificazione. Ma ci sono altri benefici di cui godono anche le amministrazioni. Tra questi: la razionalizzazione nell’uso delle risorse e l’aumento della produttività, con conseguente risparmio sui costi e miglioramento dei servizi offerti; la promozione dell’uso delle tecnologie digitali più innovative; la riduzione di alcune forme di “assenteismo fisiologico”; l’attrazione di talenti; la valorizzazione delle persone e della fiducia tra lavoratori e amministrazione; l’utilizzo dello Smart Working come leva per una più ampia trasformazione digitale della PA.

Lo Smart Working impatta anche sui temi della sostenibilità, permettendo risparmi nei consumi elettrici all’interno degli uffici e una riduzione nelle emissioni di CO2 grazie alla diminuzione del traffico legato agli spostamenti per raggiungere il posto di lavoro. Infine, permette una valorizzazione del patrimonio immobiliare delle PA, grazie al fatto che vengono reinventati gli spazi, ad esempio attraverso postazioni di coworking.

Smart Working e Coronavirus: la Direttiva Dadone

Nella situazione d’emergenza creata dall’epidemia del Coronavirus, il governo ha emanato il decreto legge n.6 del 23 febbraio 2020 che incentiva e agevola l’accesso allo Smart Working nella PA. La cosiddetta Direttiva Dadone dal nome della ministra della Funzione pubblica stabilisce che il Lavoro Agile “è applicabile in via automatica ad ogni rapporto di lavoro subordinato nell’ambito di aree considerate a rischio nelle situazioni di emergenza nazionale o locale nel rispetto dei principi dettati dalle menzionate disposizioni e anche in assenza degli accordi individuali ivi previsti”.

Il decreto prevede una spinta sul Lavoro Agile in favore del personale complessivamente inteso e sul lavoro flessibile con un occhio di riguardo per i dipendenti delle PA affetti da patologie pregresse, che usano i trasporti pubblici o che hanno carichi familiari ulteriori connessi alle eventuali chiusure di asili e scuole dell’infanzia. “Stiamo mettendo in atto tutte le misure che servono a bilanciare l’imprescindibile esigenza di proteggere la salute e garantire la sicurezza nei luoghi di lavoro con la necessità di mandare avanti la complessa macchina dello Stato e di assicurare i servizi essenziali”, ha detto la ministra della Funzione Pubblica, Fabiana Dadone.

La direttiva introduce, per questo momento di emergenza, una preferenza per riunioni, convegni e momenti formativi svolti con modalità telematiche che possono sostituire anche gran parte delle missioni nazionali e internazionali, escluse quelle strettamente indispensabili. Sono previste anche misure organizzative ad hoc per le prove concorsuali e il rafforzamento della pulizia e dell’aerazione dei locali di lavoro, nonché una maggiore dotazione di presidi di igiene. Il provvedimento potrà essere integrato o modificato in ragione dell’evoluzione dell’emergenza sanitaria.

L’opportunità oltre l’emergenza Coronavirus

Dopo il varo del provvedimento Gianni Dominici, Direttore Generale di FPA, ha sottolineato come la Direttiva Dadone che incoraggia le pubbliche amministrazioni a potenziare il ricorso al lavoro agile sia un provvedimento positivo non soltanto per arginare l’emergenza Coronavirus ma anche perché potrebbe accelerare la diffusione dello smart working e dello smart learning nel settore pubblico. «Ma, per essere davvero una svolta – sottolinea Dominici – non deve restare una misura di emergenza, ma diventare un modello da sperimentare e applicare anche in tempi ordinari e inserirsi in un progetto più ampio di rinnovamento della PA, in cui l’utilizzo delle tecnologie smart è solo un elemento».

Gianni Dominici

Direttore generale di FPA

Secondo il Direttore Generale, infatti, questo momento di crisi può essere un’occasione per comprendere tutte le potenzialità del lavoro e della formazione agile, ma tutti i benefici si potranno manifestare soltanto se si proseguirà su questa strada anche dopo che l’emergenza sarà passata.

Il Progetto VeLa

Proprio per diffondere nella PA italiana la cultura dello Smart Working e sostenere il cambiamento strutturale del funzionamento della Pubblica Amministrazione è nato il Progetto VeLa. Nato grazie a un bando sul PON Governance e capacità istituzionale 2014-2020” e condotto fra maggio 2018 e giugno 2019 coinvolgendo nove amministrazioni con l’Emilia Romagna capofila, VeLa ha spinto sulla diffusione di modalità di Lavoro Agile attraverso la costruzione della buona pratica che nasce dal confronto tra esperienze esistenti e tra amministrazioni. Il progetto ha prodotto un kit di riuso da rendere disponibile ad altre amministrazioni interessate a introdurre lo Smart Working.

VeLa – come si legge sul sito del progetto – è un approccio di implementazione “VeloceLeggero, Agile”: veloce per accessibilità e attuazione, leggero per implementazione e investimento organizzativo, agile per flessibilità e sostenibilità. Una grande opportunità di innovazione, a portata di tutti, per portare un cambiamento culturale, manageriale e organizzativo.

Oltre alla Regione Emilia-Romagna capofila, la rete delle amministrazioni partner include la Provincia Autonoma di Trento, la Regione Autonoma Friuli Venezia Giulia, la Regione Lazio, la Regione Piemonte, la Regione Veneto, la Città Metropolitana di Bologna, il Comune di Bologna e l’Unione Territoriale delle Valli e delle Dolomiti Friulane – UTI.

La Provincia Autonoma di Trento ha messo a disposizione la buona pratica di riuso del suo modello di Smart Working, ovvero la misura organizzativa TelePAT 2.0 introdotta a Trento nel 2012 per rispondere alle necessità di miglioramento organizzativo dell’amministrazione e di aumento dell’efficienza, al fine di ridurre i costi di gestione, valorizzare la conciliazione famiglia-lavoro, migliorare la diffusione dell’ICT, valorizzare il territorio e l’ambiente e supportare una politica di age management.

Il kit di riuso elaborato dal Progetto VeLa è come una cassetta degli attrezzi con documenti e procedure amministrative da attivare, esempi di piani di comunicazione, linee guida per la riprogettazione degli spazi fisici, roadmap per gli sviluppi tecnologici, e così via. È immediatamente utilizzabile da parte delle Amministrazioni Pubbliche interessate a implementare un progetto di Smart Working. A questo kit VeLa ha unito azioni di comunicazione, accompagnamento e formazione per i dirigenti. Il kit di riuso VeLa è stato realizzato con il supporto del RTI composto da FPA, P4I e Lombardini22.

“Capire” il Lavoro Agile per superare la burocrazia

Come abbiamo visto, l’Osservatorio Smart Working del Politecnico di Milano del 2019 ha evidenziato, pur in un contesto di crescita, le difficoltà delle Pubbliche Amministrazioni a capire e abbracciare il cambiamento portato dal Lavoro Agile. Dal 2018 al 2019 i progetti strutturati di Smart Working nella Pubblica Amministrazione sono passati dall’8% al 16% e il 7% delle PA ha attivato iniziative informali (contro l’1% del 2018), mentre il 6% le avvierà nei prossimi 12 mesi. Le più avanzate sono le PA di grandi dimensioni, che hanno iniziative strutturate nel 42% dei casi. Tuttavia quasi 4 PA su 10 non hanno progetti di Smart Working, il 31% è incerto e il 7% non interessato. Insomma, molte PA si sono attivate ma solo come adempimento normativo.

I dati (aggiornati a luglio 2019) diffusi nell’ambito del progetto “Lavoro agile per il futuro della PA – Pratiche innovative per la conciliazione dei tempi di vita e di lavoro” del PON 2014-2020 parlano di un 28% di amministrazioni già oltre la prima sperimentazione, quindi in una fase di sviluppo dei progetti di Lavoro Agile; un 31% che ha sperimentazioni in corso e un 41% in fase di avvio.

Adesso serve uno sforzo in più per rendere lo Smart Working il modo di pensare e di fare quotidiano dei dipendenti pubblici. Occorre lo snellimento di regole e procedure, l’introduzione di una nuova mentalità nella dirigenza e il collegamento virtuoso tra le diverse amministrazioni e tra mondo pubblico e privato nei territori. Resta centrale la comunicazione, sia interna che esterna.

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Solo così lo Smart Working nella PA potrà essere compreso e valorizzato in modo strutturato e a lungo termine. Altrimenti il rischio è che, terminata l’emergenza Coronavirus, si torni alla situazione di partenza, con una Pubblica Amministrazione che procede a singhiozzo o resta indifferente al cambiamento vantaggioso e strategico portato dal Lavoro Agile.

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