Guide e How-to

Gestione Documentale: che cos'è e a cosa serve un Document Management System (DMS)

Una Gestione Documentale efficace, anche grazie all’utilizzo di software DMS, permette alle aziende di centralizzare le informazioni, ottimizzare i processi e i flussi di lavoro, nonché di risparmiare, abbattendo ad esempio i costi dei materiali consumabili

Aggiornato il 23 Gen 2023

Una corretta Gestione Documentale in azienda è alla base di qualsiasi piano di ottimizzazione dei processi e in particolare della Supply Chain. Spesso non ci si pensa, ma sono i documenti che portano con sé le informazioni e le istruzioni che mettono in moto la catena logistica e quella produttiva, che innescano i processi agganciandosi ai quali ciascun attore della filiera riesce a svolgere la sua mansione nel modo più efficace possibile. È quindi logico che tanto più il workflow documentale si muove rapidamente e senza intoppi, tanto migliori saranno le performance dell’ecosistema aziendale e, in ultima analisi, i risultati di business. E a proposito di analisi, è bene ricordare fin da subito che le soluzioni di gestione e conservazione documentale sono la premessa per sfruttare le piattaforme analitiche in grado di estrarre insight utili a comprendere il funzionamento dei processi di business e a individuare colli di bottiglia e margini di miglioramento per renderli sempre più fluidi e orientati alla soddisfazione del cliente finale. Ma andiamo con ordine.

Un mercato che continuerà a crescere nei prossimi anni

La crescente rilevanza delle soluzioni Document Management System (DMS) e il loro ruolo sempre più definito di game changer nell’affinamento dell’esecuzione delle strategie aziendali sta spingendo con forza, a livello globale, il mercato legato a questi software. Un report della società di ricerca Market Study, per esempio, prevede che nei prossimi cinque anni il giro d’affari delle soluzioni di Gestione Documentale aumenterà mediamente ogni anno del 3,6%, raggiungendo i 980 milioni di dollari di fatturato entro il 2024 (erano 800 milioni di dollari nel 2019). Ancora più ottimistica è la stima di Market.us (gruppo che fa capo a Prudour Research), secondo la quale la crescita accelererà nel lungo termine, mettendo a segno un +12,9% anno su anno da qui al 2028. Secondo diversi analisti, nei primi anni sarà specialmente il settore medicale a dare maggiore impulso all’adozione di queste tecnologie: mettere a sistema tutti i dati dei pazienti oltre ai record relativi alle procedure in sala operatoria e in corsia è essenziale nel riuscire a prevedere e quindi a ottimizzare costi e qualità del servizio offerto alla comunità.

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Che cosa si intende per Gestione Documentale

A questo punto è necessario capire perché, praticamente, la Gestione Documentale aiuta le imprese a centralizzare le informazioni oltre che a migliorarne la ricerca e la condivisione a tutti i livelli aziendali. Gestione Documentale non è sinonimo di dematerializzazione: non basta digitalizzare i documenti cartacei con un servizio OCR (Optical Character Recognition, Riconoscimento ottico dei caratteri) e conservarli in un archivio digitale per poter fare il salto di qualità. La digitalizzazione è solo il primo passo per consentire ai documenti di essere integrati con il DMS, che in funzione delle regole stabilite dagli amministratori di sistema li mette a disposizione dei team, delle business unit, delle unità produttive e persino delle macchine, in modo da orchestrare il flusso informativo lungo la catena del valore. I vantaggi immediati sono due: da una parte, soprattutto se i file vengono salvati in cloud, si garantisce la massima accessibilità ai documenti a qualsiasi utente, specialmente in mobilità. Contratti e modulistica da presentare a clienti e partner, ma anche manuali e istruzioni procedurali divengono immediatamente disponibili su tutti i supporti, in tutti i luoghi, sostenendo tra l’altro i programmi di Smart Working orientati alla creazione di un vero e proprio anywhere office. Dall’altra, introducendo programmi di firma grafometrica e firma digitale da remoto, si ha la possibilità di snellire sensibilmente tutti i processi approvativi, eliminando i costi della carta e i passaggi di mano che rallentano i vari iter o che – a volte – fanno sfumare occasioni di vendita.

Quali documenti in formato digitale devono essere gestiti

I documenti aziendali che possono essere sottoposti a conservazione sostitutiva sono diversi, come indicato anche dalle linee guida di AgiD. La conservazione in questo formato, oltre a contribuire allo snellimento dei processi e alla loro semplificazione, serve a contenere i costi. A partire dalla riduzione dell’uso di carta, inchiostro per stampanti e schedari, che sottraggono spazio e risorse umane necessarie a gestirli, puntando sulle soluzioni di Gestione Documentale le aziende hanno oggi la facoltà – letteralmente – di abbattere la spesa in materiali consumabili (e fisici). Il risparmio si ottiene anche dalla riduzione dei tempi di ricerca e trasmissione dei documenti. Una volta digitalizzati tutti i documenti dell’archivio e dopo aver assegnato le giuste keyword per l’individuazione delle cartelle, è sufficiente effettuare una query per accedere in pochi istanti a tutti i file coerenti con la chiave di ricerca. Naturalmente, l’efficienza di questo strumento è incrementale: più lo si utilizza, più l’intelligenza del software migliora le performance in termini di velocità e qualità nel fornire risposte e collegamenti.

Archiviazione: il processo di conservazione dei documenti

A partire dal primo gennaio 2022, sono entrate in vigore le “Linee guida sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici” di AgID che disciplinano le modalità di archiviazione digitale applicabili sia alle aziende sia alla pubblica amministrazione.  In pratica, i documenti considerati possono includere fatture, contratti, mail, PEC e qualsiasi altro documento ritenuto rilevante per l’organizzazione. L’importante è garantire non solo la successiva reperibilità di ciascuno di essi, ma anche la sua autenticità e incorruttibilità, nonché periodi di conservazione congrui che variano in funzione del tipo di documento da conservare. Un conto, infatti, sono i documenti fiscali e le scritture contabili, la cui conservazione prevede in genere un minimo di 10 anni, un altro sono quelli che non sono sottoposti a regolamenti stringenti da parte del legislatore. Da qui la ratio della normativa che obbliga la pubblica amministrazione ad adottare la conservazione digitale sostitutiva e la raccomanda fortemente nel settore privato. Una distinzione che, però, non sussiste a proposito della fatturazione elettronica a cui anche gran parte delle aziende oggi sono sottoposte.

Gestione Documentale e condivisione dei documenti

La Gestione Documentale ha una precisa ricaduta sull’organizzazione in generale e, scendendo nel particolare, rispetto alle specifiche aree che l’azienda desidera potenziare. Si può dire, infatti, che i documenti rappresentino uno spaccato nitido dell’andamento del business in un dato momento: il loro contenuto ne descrive l’evoluzione, ma anche lo status quo e le potenzialità esprimibili da ciascun team in ciascuno dei progetti in corso. Una fotografia dettagliata che può aiutare in modo determinante il management quando si tratta di cogliere scelte strategiche per il medio-lungo termine o di effettuare cambi tattici sul piano organizzativo nel pieno svolgimento di un processo. Non è solo il contenuto dei documenti, è il modo in cui vengono fruiti, modificati e condivisi che può fungere da cartina di tornasole per le decisioni da prendere. E c’è solo un modo per mappare questa complessità: ricorrendo a un Document Management System.

Gestione dei flussi di lavoro dei documenti

Come accennato, un DMS è uno strumento che non si limita a digitalizzare, convertire in altri formati e raccogliere la documentazione per renderla disponibile alla popolazione aziendale. È una vera e propria piattaforma integrata che, senza stravolgere la user experience degli applicativi usati per creare e condividere i documenti, cambia il modo in cui se ne avviano e gestiscono i flussi. Ogni documento è infatti inserito in uno schema dinamico che ne contestualizza dati e metadati, valorizzando le informazioni contenute in ciascun file in funzione della rilevanza che possono avere lungo i diversi processi in cui sono coinvolte. Al di là della maggiore semplicità con cui gli utenti possono accedere ai documenti, il vero valore aggiunto offerto da un Document Management System messo in comunicazione con l’ERP e il CRM sta dunque nella capacità di automatizzare il workflow rendendolo efficiente e trasparente.

Gestione dei metadati: aggiungere informazioni

Per comprendere come funziona la gestione dei metadati, basti pensare a come può cambiare il processo di creazione e gestione di un ordine di vendita grazie a un DMS: l’ordine viene acquisito e inserito nel sistema, che ne analizza il contenuto e lo mette in relazione con quello di tutti gli altri documenti necessari a far avanzare la richiesta, includendo lungo il flusso autorizzazioni personali o intere procedure approvative, che vengono notificate a tutti gli attori coinvolti. Ogni modifica al documento, inclusa l’apposizione della firma elettronica dal responsabile di produzione o dal magazziniere, è registrata dal sistema, che fa convergere l’organizzazione lungo il percorso di trasformazione da input ad output, ottimizzando tutti i passaggi.

Software di Gestione Documentale (DMS)

Per un’azienda che intenda intraprendere la strada della Gestione Documentale avanzata, sono diverse le opzioni presenti sul mercato. I software da scegliere e adottare variano – è scontato dirlo – a seconda del tipo di esigenza manifestata dal management e dall’organizzazione. È però fondamentale assicurarsi che la piattaforma che si sceglie sia innanzitutto davvero integrabile con i sistemi presenti in azienda, ma soprattutto scalabile. Man mano che cambiano le necessità, i processi e i modelli di business dell’impresa, infatti, il DMS deve essere in grado non solo di seguire, ma anche di anticipare le logiche che caratterizzano il modo di ottimizzare il workflow e i flussi informativi. Se gli assetti aziendali cambiano, l’obiettivo rimane il medesimo: massimizzare l’efficienza di ciascun processo. In questo senso, il supporto di un partner affidabile potrebbe rivelarsi essenziale sia nella fase di implementazione della piattaforma sia nel corso del suo sviluppo.

Articolo originariamente pubblicato il 21 Feb 2020

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