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Gestione Documentale: cos'è e quali sono i software per farla bene in azienda

Un approccio alla creazione, alla conservazione e alla condivisione dei documenti che va oltre la semplice dematerializzazione. Ecco quali sono i vantaggi per le organizzazioni che puntano sugli strumenti di digitalizzazione del workflow

21 Feb 2020

Domenico Aliperto

Una corretta Gestione Documentale in azienda è alla base di qualsiasi piano di ottimizzazione della Supply Chain. Spesso non ci si pensa, ma sono i documenti che portano con sé le informazioni e le istruzioni che mettono in moto la catena logistica e quella produttiva, che innescano i processi agganciandosi ai quali ciascun attore della filiera riesce a svolgere la sua mansione nel modo più efficace possibile. È quindi logico che tanto più il workflow documentale si muove rapidamente e senza intoppi, tanto migliori saranno le performance dell’ecosistema aziendale e, in ultima analisi, i risultati di business. E a proposito di analisi, è bene ricordare fin da subito che le soluzioni di gestione e conservazione documentale sono la premessa per sfruttare le piattaforme analitiche in grado di estrarre insight utili a comprendere il funzionamento dei processi di business e a individuare colli di bottiglia e margini di miglioramento per renderli sempre più fluidi e orientati alla soddisfazione del cliente finale. Ma andiamo con ordine.

Un mercato che continuerà a crescere nei prossimi 10 anni a livello globale

La crescente rilevanza delle soluzioni Document Management System (DMS) e il loro ruolo sempre più definito di game changer nell’affinamento dell’esecuzione delle strategie aziendali sta spingendo con forza, a livello globale, il mercato legato a questi software. Un report della società di ricerca Market Study, per esempio, prevede che nei prossimi cinque anni il giro d’affari delle soluzioni di Gestione Documentale aumenterà mediamente ogni anno del 3,6%, raggiungendo i 980 milioni di dollari di fatturato entro il 2024 (erano 800 milioni di dollari nel 2019). Ancora più ottimistica è la stima di Market.us (gruppo che fa capo a Prudour Research), secondo la quale la crescita accelererà nel lungo termine, mettendo a segno un +12,9% anno su anno da qui al 2028. Secondo diversi analisti, nei primi anni sarà specialmente il settore medicale a dare maggiore impulso all’adozione di queste tecnologie: mettere a sistema tutti i dati dei pazienti oltre ai record relativi alle procedure in sala operatoria e in corsia è essenziale nel riuscire a prevedere e quindi a ottimizzare costi e qualità del servizio offerto alla comunità.

I vantaggi della gestione documentale

A questo punto è necessario capire perché, praticamente, la Gestione Documentale aiuta le imprese a centralizzare le informazioni oltre che a migliorarne la ricerca e la condivisione a tutti i livelli aziendali. Gestione Documentale non è sinonimo di dematerializzazione: non basta digitalizzare i documenti cartacei con un servizio OCR (Optical Character Recognition, Riconoscimento ottico dei caratteri) e conservarli in un archivio digitale per poter fare il salto di qualità. La digitalizzazione è solo il primo passo per consentire ai documenti di essere integrati con il DMS, che in funzione delle regole stabilite dagli amministratori di sistema li mette a disposizione dei team, delle business unit, delle unità produttive e persino delle macchine, in modo da orchestrare il flusso informativo lungo la catena del valore. I vantaggi immediati sono due: da una parte, soprattutto se i file vengono salvati in Cloud, si garantisce la massima accessibilità ai documenti a qualsiasi utente, specialmente in mobilità. Contratti e modulistica da presentare a clienti e partner, ma anche manuali e istruzioni procedurali divengono immediatamente disponibili su tutti i supporti, in tutti i luoghi, sostenendo tra l’altro i programmi di Smart Working orientati alla creazione di un vero e proprio anywhere office. Dall’altra, introducendo programmi di firma grafometrica e firma digitale da remoto, si ha la possibilità di snellire sensibilmente tutti i processi approvativi, eliminando i costi della carta e i passaggi di mano che rallentano i vari iter o che – a volte – fanno sfumare occasioni di vendita.

Come la Gestione Documentale contribuisce a ridurre i costi

Il primo aspetto è proprio quello del contenimento dei costi: a partire dalla riduzione dell’uso di carta, inchiostro per stampanti e schedari, che sottraggono spazio e risorse umane necessarie a gestirli, puntando sulle soluzioni di Gestione Documentale le aziende hanno oggi la facoltà – letteralmente – di abbattere la spesa in materiali consumabili (e fisici). Il risparmio si ottiene anche dalla riduzione dei tempi di ricerca e trasmissione dei documenti. Una volta digitalizzati tutti i documenti dell’archivio e dopo aver assegnato le giuste keyword per l’individuazione delle cartelle, è sufficiente effettuare una query per accedere in pochi istanti a tutti i fili coerenti con la chiave di ricerca. Naturalmente, l’efficienza di questo strumento è incrementale: più lo si utilizza, più l’intelligenza del software migliora le performance in termini di velocità e qualità nel fornire risposte e collegamenti.

I vantaggi della Gestione Documentale sul piano organizzativo

Tutto ciò ha una precisa ricaduta sull’organizzazione in generale e, scendendo nel particolare, rispetto alle specifiche aree che l’azienda desidera potenziare. Senza esagerare, infatti, si può dire che i documenti rappresentino uno spaccato nitido dell’andamento del business in un dato momento: il loro contenuto ne descrive l’evoluzione, ma anche lo status quo e la potenzialità esprimibili da ciascun team in ciascuno dei progetti in corso. Una fotografia dettagliata che può aiutare in modo determinante il management quando si tratta di cogliere scelte strategiche per il medio-lungo termine o di effettuare cambi tattici sul piano organizzativo nel pieno svolgimento di un processo. Non è solo il contenuto dei documenti, è il modo in cui vengono fruiti, modificati e condivisi che può fungere da cartina di tornasole per le decisioni da prendere. E c’è solo un modo per mappare questa complessità: ricorrendo a un Document Management System.

Cos’è e come funziona un Document Management System (DMS)

Come accennato, un DMS è uno strumento che non si limita a digitalizzare, convertire in altri formati e raccogliere la documentazione per renderla disponibile alla popolazione aziendale. È una vera e propria piattaforma integrata che, senza stravolgere la user experience degli applicativi usati per creare e condividere i documenti, cambia il modo in cui se ne avviano e gestiscono i flussi. Ogni documento è infatti inserito in uno schema dinamico che ne contestualizza dati e metadati, valorizzando le informazioni contenute in ciascun file in funzione della rilevanza che possono avere lungo i diversi processi in cui sono coinvolte. Al di là della maggiore semplicità con cui gli utenti possono accedere ai documenti, il vero valore aggiunto offerto da un Document Management System messo in comunicazione con l’ERP e il CRM sta dunque nella capacità di automatizzare il workflow rendendolo efficiente e trasparente.

Basti pensare a come può cambiare il processo di creazione e gestione di un ordine di vendita grazie a un DMS: l’ordine viene acquisito e inserito nel sistema, che ne analizza il contenuto e lo mette in relazione con quello di tutti gli altri documenti necessari a far avanzare la richiesta, includendo lungo il flusso autorizzazioni personali o intere procedure approvative, che vengono notificate a tutti gli attori coinvolti. Ogni modifica al documento, inclusa l’apposizione della firma elettronica dal responsabile di produzione o dal magazziniere, è registrata dal sistema, che fa convergere l’organizzazione lungo il percorso di trasformazione da input ad output, ottimizzando tutti i passaggi.

DMS e DTM: due soluzioni alternative per la Gestione Documentale

Attenzione a questo punto a non confondere, soprattutto per la somiglianza degli acronimi, il Document Management System (DMS) con il Digital Transaction Management (DTM): i due strumenti presentano somiglianze e differenze che vale la pena di evidenziare. In breve, il DTM è una categoria di servizi cloud progettati appositamente per gestire le transazioni basate su documenti digitali. Come nel caso del DMS, la dematerializzazione dei documenti avviene in modalità end-to-end: dalla creazione del contenuto, al controllo dell’integrità e della correttezza delle informazioni, passando per l’apposizione della firma digitale, la conservazione e il trasferimento del documento, la logica non è dissimile da quella che fa funzionare il DMS. A differenza del DMS, che necessita di un’integrazione profonda con tutti i sistemi aziendali (e a volte di una riprogettazione degli stessi), il DTM consente un innesto più rapido, decisamente meno invasivo e di solito facilmente integrabile con il parco applicazioni esistente. Essendo un’offerta SaaS (Software as a Service) può infatti essere introdotta in azienda con un approccio pay per use sui processi che hanno urgentemente bisogno di essere dematerializzati ed efficientati, facendo così da apripista a un cambiamento più radicale e profondo, come è quello che contraddistingue il roll out di un DMS.

DMS e DTM, in parole povere, sono soluzioni alternative ma che possono avvicendarsi o addirittura coesistere in base al contesto, ai sistemi in essere presso l’azienda e alle sue necessità: entrambe possono rispondere adeguatamente a specifiche esigenze di digitalizzazione.

D’altra parte, per un’azienda che intenda intraprendere la strada della Gestione Documentale avanzata, sono diverse le opzioni presenti sul mercato. I software da scegliere e adottare variano – è scontato dirlo – a seconda del tipo di esigenza manifestata dal management e dall’organizzazione. È però fondamentale assicurarsi che la piattaforma che si sceglie sia innanzitutto davvero integrabile con i sistemi presenti in azienda, ma soprattutto scalabile. Man mano che cambiano le necessità, i processi e i modelli di business dell’impresa, infatti, il DMS deve essere in grado non solo di seguire, ma anche di anticipare le logiche che caratterizzano il modo di ottimizzare il workflow e i flussi informativi. Se gli assetti aziendali cambiano, l’obiettivo rimane il medesimo: massimizzare l’efficienza di ciascun processo. In questo senso, il supporto di un partner affidabile si rivela essenziale sia nella fase di implementazione della piattaforma sia nel corso del suo sviluppo.

Processi efficienti e sicuri: l’approccio di Intesa alla Gestione Documentale

Accompagnare le aziende che decidono di intraprendere un percorso di trasformazione, con un approccio innovativo. È questa in estrema sintesi la mission di Intesa, azienda del Gruppo IBM, che dal 1987 affianca i clienti nel loro processo di digitalizzazione in tutti i principali mercati, fornendo servizi e soluzioni SaaS in ottica end to end e agendo come interlocutore unico lungo tutta la Supply Chain.

«Dal design allo sviluppo di processi nativamente digitali, con una forte attenzione alle componenti tecnologiche, normative e di processo: per sviluppare una Supply Chain più intelligente, mettiamo a disposizione dei nostri clienti la piattaforma digitale di Intesa, sulla quale sono disponibili portali collaborativi, applicazioni di Gestione Documentale, DTM, servizi di fatturazione elettronica, conservazione a norma, firma elettronica, identità digitale, tracciabilità delle merci e certificazione delle consegne, gestione di incassi e pagamento, basati su tecnologie di frontiera, quali l’AI e la blockchain», sottolinea Pietro Lanza, General Manager di Intesa e Blockchain Director di IBM Italia.

Pietro Lanza

General Manager di Intesa e Blockchain Director di IBM Italia

In particolare, le soluzioni di Gestione Documentale e Business Process Management proposte da Intesa consentono di raccogliere, razionalizzare e collegare le informazioni al fine di ottimizzare l’operatività aziendale. Come? Attraverso la definizione di workflow ad hoc per il cliente, è possibile attivare la dematerializzazione dei documenti aziendali digitalizzando pratiche e processi, per gestire l’intero ciclo del documento e creare un modello organizzato delle informazioni digitali. Pensata con una logica cross-industry, la soluzione può essere applicata a qualunque documento, contesto e settore merceologico ed è personalizzabile in funzione delle esigenze del cliente grazie ad accurate analisi di processo.

«Nel nostro ruolo di Trust Service Provider offriamo ai nostri clienti una gestione sicura dei processi e dei documenti. La nostra soluzione DTM consente di automatizzare, gestire e conservare a norma i flussi transazionali e documentali con un’unica piattaforma, garantendone la validità legale con l’apposizione della firma elettronica», ribadisce Lanza.

La scalabilità è garantita dalla possibilità di integrare e far evolvere i servizi con nuove funzionalità, grazie al presidio sulle tecnologie innovative blockchain, intelligenza artificiale e IoT, che trovano nei competence center di Intesacampus (presso OGR Tech di Torino) opportunità di sperimentazione e di sviluppo.

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