Digital workspace: cos'è, come funziona e vantaggi per le aziende

Il lavoro che cambia

Digital Workspace: se il lavoro è sempre più digitale, perché si continua ad andare in ufficio?

Gli spazi fisici restano importanti: il confronto fra le persone è necessario per condividere informazioni e generare idee. Tuttavia, con il supporto della tecnologia stiamo assistendo a una loro trasformazione radicale, per favorire modalità di lavoro innovative e più produttive. Ecco come

13 Set 2019

Redazione

“La distanza è un concetto superato”. Si tratta della previsione dell’economista inglese Frances Cairncross, elaborata nel 1997 agli albori della bolla di internet. Se qualsiasi luogo è connesso istantaneamente con il resto del mondo, il concetto di spazio di lavoro (workspace) diventa relativo. In una moderna versione di Maometto e la montagna, perché serve ancora recarsi in ufficio, quando l’ufficio può venire da te?

Oggi possiamo osservare questa affermazione con la prospettiva di 20 anni dopo, accorgendoci che la storia ha segnato un corso differente in cui la pandemia Covid-19 ha solo accelerato una dinamica comunque latente. Da un lato la tecnologia consente davvero alle persone di comunicare e collaborare a prescindere dalla presenza fisica sul posto di lavoro, dall’altro molte persone, pandemia o no, continuano ogni giorno a raggiungere il proprio ufficio in bicicletta, in treno, in auto. Lo skyline di Milano ne è la visibile manifestazione, le imprese continuano a investire significativamente in nuovi spazi di lavoro e in ristrutturazioni di sedi localizzate nel cuore delle grandi aree urbane.

Anche se possiamo lavorare in ogni luogo in cui ci sia una connessione internet, nella pratica non sempre desideriamo farlo, anche se con le piattaforme digitali non è mai stato così facile collaborare, tra email, riunioni da remoto, videochiamate e messaggi istantanei. L’evidenza quotidiana, infatti, suggerisce che a volte troppi canali di collaborazione portano a comportamenti inaspettati da parte delle persone. Alcuni “socialite”, vista l’illimitata disponibilità di “sale riunioni virtuali”, possono eccedere nella propria voglia di collaborare, trascinando diverse persone nella spirale delle giornate piene di meeting a distanza uno dopo l’altro. Altri, più riflessivi, tendono a smettere di collaborare aiutati dalla distanza fisica, mettendo in atto vere e proprie tecniche di “ghosting”. Ecco perché continuiamo a servirci di spazi fisici comuni, intesi come luogo di incontro, in cui condividere informazioni e conoscenza, per generare idee e cogliere spunti come componente vitale del lavoro. La scarsità degli spazi fisici aiuta anche ad autoregolarci, mettendo d’accordo tutti: in fondo non si possono fare più riunioni di quante siano le sale adibite a farle.

A partire da queste considerazioni relative all’integrazione tra tecnologie di comunicazione e uffici fisici, tra modalità di lavoro nuove e tradizionali, è nato il concetto di Hybrid Workplace che dovrebbe racchiudere in una definizione il nostro luogo di lavoro del futuro. Si tratta di una keyword molto stimolante, ma con un significato sfuggente. Infatti, non c’è in vista una sintesi definitiva tra spazio di lavoro fisico e digitale. Questo perché una maggiore possibilità di interazione non è necessariamente qualcosa di preferibile o da rifuggire. L’obiettivo dovrebbe essere quello di far interagire le persone giuste con la giusta ricchezza al momento giusto, sia che si trovino in presenza sia che ognuno lavori da remoto.

Non solo, qualunque definizione dovessimo dare di Hybrid Workplace, i vantaggi connessi alla sua implementazione resterebbero solo teorici se gli strumenti di comunicazione e collaborazione non vengono utilizzati dalle persone nel modo corretto. Quando si parla di innovazione, vista la natura stessa della parola, spesso non ci sono punti di riferimento a cui ispirarsi, e per questo diventa chiave la capacità degli individui di sperimentare in prima persona i vantaggi delle tecnologie applicate all’ambiente lavorativo, superando la paura di provare. Serve quindi sviluppare una vera e propria mentalità (o mindset) che porti le persone giorno dopo giorno a padroneggiare gli strumenti digitali in modo consapevole senza bloccarsi, trovando – a volte anche in modo autonomo – soluzioni ai problemi operativi quotidiani attraverso il confronto con i colleghi.

Gli uffici non passeranno di moda, al contrario di quanto teorizzava Cairncross negli anni ’90, ma la tecnologia li rivitalizzerà e trasformerà. Non importa davvero “superare il concetto di distanza” quanto costruire una nuova prossimità, che consenta agli individui di collaborare insieme incontrandosi quando serve in spazi sia fisici sia virtuali, gradevoli, facili da usare, aperti.

Nei fatti, ciascuno può davvero lavorare da qualsiasi luogo dotato di una connessione internet, nella pratica non sempre le persone desiderano farlo. Servono spazi comuni, intesi come luogo e momenti di incontro, in cui condividere informazioni e conoscenza, per generare idee e cogliere spunti come componente vitale del lavoro. Proprio per questo motivo la qualità degli spazi di lavoro e degli strumenti di lavoro digitali è importantissima e porta con sé diversi cambiamenti.

Gli uffici come cubicoli sono una soluzione superata e il luogo di lavoro si trasforma in uno spazio di collaborazione, aperto, dinamico e adattabile a diversi obiettivi. Negli ultimi tempi hanno preso piede nelle grandi città gli spazi di coworking – come ad esempio Copernico oppure Talent Garden – in cui community di persone con interessi comuni condividono lo spazio e le occasioni di lavoro in team, mutuando lo stesso spirito creativo che spesso permea le università, in cui la vicinanza tra persone esperte di discipline differenti favorisce la contaminazione e, di conseguenza, l’innovazione. Al contempo, buona parte del lavoro oggi si svolge attraverso strumenti digitali e, mentre telefono e fax diventano progressivamente parte del passato, prendono piede piattaforme di collaborazione, intranet, file sharing, sistemi di videoconferenza.

La definizione di Digital Workspace

Dall’unione di nuovi spazi di lavoro e tecnologie di comunicazione nasce il concetto di Digital Workplace, definito da Gartner come “una strategia d’impresa che rende possibili modi di lavorare innovativi e più efficaci, che migliora il coinvolgimento e l’agilità dei dipendenti, e che sfrutta tecnologie e modelli orientati al consumatore”. L’aspetto strategico e di lungo termine diventa più evidente quando si osservano i numeri. Si tratta di un trend che ormai riguarda buona parte delle imprese, in particolare quelle grandi, tra le quali il 36% ha già lanciato progetti strutturati (erano il 30% nel 2016), e ben una su due ha avviato o sta per avviare un progetto di Digital Workplace (dati Osservatori Digital Innovation 2017). Ma non è solo una questione di numeri. Le aziende pioniere si sono rese conto delle potenzialità del Digital Workplace ed è evidente come la combinazione di tecnologie e spazi di lavoro di qualità stimoli la creatività e l’impegno tra i collaboratori.

Le 5 caratteristiche del Digital Workspace

Tuttavia, per essere tale, un Digital Workplace deve possedere cinque caratteristiche:

  • Semplicità: le tecnologie e le modalità di utilizzo degli spazi devono essere semplici e orientati all’utilizzatore, mutuando logiche di user experience del mondo consumer.
  • Accessibilità: le tecnologie devono essere accessibili anche da smartphone e tablet senza particolari complessità aggiuntive per offrire la massima flessibilità ai collaboratori per lavorare laddove serve anche – e soprattutto – a distanza.
  • Socialità: la dotazione tecnologica deve prevedere applicazioni e spazi di social networking, dai servizi di messaggistica via Mobile in stile Whatsapp fino ai social network aziendali per permettere di restare in contatto e condividere informazioni con i colleghi.
  • Apertura: informazioni e conoscenza non possono essere bloccate e segregate all’interno di sistemi chiusi, soprattutto quando si lavora fuori ufficio. I collaboratori devono poter accedere e condividere informazioni con semplicità, limitando il più possibile la circolazione di faldoni e carta stampata.
  • Intelligenza: la tecnologia deve essere semplice e guidare l’utente nel suo utilizzo attraverso suggerimenti di utilizzi pratici e concreti.

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Creare il mindset giusto è alla base di un posto di lavoro digitale

I vantaggi del Digital Workplace restano però solo teorici se gli strumenti non vengono utilizzati dalle persone nel modo corretto. Quando si parla di innovazione, vista la natura stessa della parola, spesso non ci sono punti di riferimento a cui ispirarsi, e per questo diventa chiave la capacità degli individui di sperimentare in prima persona i vantaggi delle tecnologie applicate all’ambiente lavorativo, superando la paura di provare. Serve quindi sviluppare una vera e propria mentalità (o mindset) che porti le persone giorno dopo giorno a padroneggiare gli strumenti digitali in modo consapevole senza bloccarsi, trovando – a volte anche in modo autonomo – soluzioni ai problemi operativi quotidiani attraverso il confronto con i colleghi.

I vantaggi del Digital Workspace

La scelta di adottare il Digital Workspace porta a una situazione win-win, in cui sia il lavoratore che l’azienda possono trarne benefici. I vantaggi per le imprese possono essere molti, alcuni di essi quantificabili, altri intangibili:

  • produttività legata a un utilizzo più efficace degli strumenti tecnologici a disposizione dei dipendenti e al rapido accesso alle informazioni rilevanti;
  • consapevolezza su come utilizzare gli spazi di lavoro in funzione delle attività lavorative;
  • incoraggiamento di modalità di lavoro basate sulla collaborazione e non solo su gerarchia e burocrazia, grazie a una più trasparente condivisione delle informazioni e una maggiore semplicità di comunicazione oltre i confini geografici di uffici, sedi e paesi;
  • favorire l’innovazione attraverso spazi fisici in cui comunicare e scambiare idee tra colleghi, creando comunità di persone con competenze diverse;
  • attrattività per i talenti, grazie a sedi adeguate e a modalità di lavoro moderne e collaborative, che garantiscano il coinvolgimento dei lavoratori, sia giovani sia più esperti;

La trasformazione digitale dell’ambiente di lavoro è solo all’inizio e avrà un impatto non solo sulle imprese e i collaboratori, ma anche su società di costruzioni, architetti, fornitori di tecnologie e sulla società nel suo complesso. Gli uffici non passeranno di moda, così come teorizzava Cairncross negli anni ’90, ma la tecnologia li rivitalizzerà e trasformerà. Non importa davvero “superare il concetto di distanza” quanto costruire una nuova prossimità, che consenta agli individui di collaborare insieme incontrandosi in spazi sia fisici sia virtuali, gradevoli, facili da usare, aperti.

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