Smart Working: che cos'è, a cosa serve, perché è importante per il business

Il lavoro che cambia

Smart Working: che cos'è, a cosa serve, perché è importante per il business

Nelle aziende italiane e nella PA si sta diffondendo il fenomeno dello Smart Working. Oggi esiste anche un quadro normativo di riferimento. Ma di che cosa si tratta, come funziona e quali sono i benefici (anche in caso di emergenze come il Coronavirus)? Ecco tutto quello che c’è da sapere

04 Nov 2020

Paola Capoferro

Capire il significato dello Smart Working non è immediato e nemmeno così intuitivo. Durante la fase più acuta dell’emergenza lo Smart Working ha coinvolto il 97% delle grandi imprese, il 94% delle PA italiane e il 58% delle PMI, per un totale di 6,58 milioni di lavoratori agili, circa un terzo dei lavoratori dipendenti italiani, oltre dieci volte più dei 570mila censiti nel 2019. A settembre 2020, tra rientri consigliati e obbligatori, gli smart worker sono scesi a 5,06 milioni, suddivisi in 1,67 milioni nelle grandi imprese, 890 mila nelle PMI, 1,18 milioni nelle microimprese, 1,32 milioni nella PA: in media i lavoratori nelle grandi aziende private hanno lavorato da remoto per la metà del loro tempo lavorativo (circa 2,7 giorni a settimana), nel pubblico 1,2 giorni a settimana.

Lavoratori di aziende private, piccole, medie e grandi, e dipendenti pubblici hanno quindi sperimentato un diverso modo di lavorare. Sebbene si sia trattato di Telelavoro, l’esperienza di lavoro a distanza ha aperto interessanti prospettive per un’adozione più diffusa dello Smart Working nel nostro Paese.

Come ha rilevato l’Osservatorio Smart working del Politecnico di Milano, il 68% dei lavoratori è riuscito da remoto a svolgere tutte le attività, il 29% non è riuscito a svolgere solo una parte delle attività, spesso a causa della mancanza di processi e dati digitalizzati, mentre solo il 3% dichiara di non essere riuscito a portare avanti la maggior parte delle attività.

Non solo, la maggior parte dei lavoratori ha dichiarato di aver apprezzato i vantaggi dello Smart Working e di voler continuare a praticarlo anche a regime. A conquistare è stata la crescita di autonomia e la possibilità di dimostrare con i risultati il valore professionale.

Inoltre, un recente studio svolto da FPA ha rilevato che, superata l’emergenza, solo il 6,4% dei lavoratori pubblici vorrebbe tornare a lavorare come un tempo, mentre oltre il 93% vorrebbe proseguire con lo Smart Working, di questi il 27,6% sceglierebbe di lavorare sempre da remoto, il 66% vorrebbe ribilanciare lavoro remoto e in presenza. La larghissima maggioranza dei lavoratori inoltre (89%) pensa comunque che l’emergenza abbia permesso di acquisire un’esperienza preziosa che vada capitalizzata per il futuro.

Se si guarda alla situazione pre Covid in Italia, secondo l’Osservatorio Smart Working il 58% delle grandi imprese aveva già introdotto iniziative concrete. Tra i risultati più interessanti emergeva l’aumento della diffusione dello Smart Working nelle PMI italiane: i progetti strutturati erano passati dall’8% al 12% attuale, quelli informali dal 16% al 18%. Tuttavia, c’era ancora un’ombra: la crescita della percentuale di imprese disinteressate al tema, passata dal 38% al 51%. Anche per la PA erano stati comunque rilevati passi in avanti verso un modello di lavoro “smart”: con un 16% delle pubbliche amministrazioni che aveva progetti strutturati di lavoro agile (nel 2018 era l’8% e nel 2017 il 5%), l’1% iniziative informali e un altro 8% progetti per il 2020.

Guarda il video – “Smart Working 2.0: il futuro del lavoro dopo l’emergenza Coronavirus” Mariano Corso, docente al PoliMi, spiega cosa è cambiato e cosa ci aspetta

Cos’è lo Smart Working

Ma che cosa è lo Smart Working? Se in italiano il significato di Smart Woking è “lavoro intelligente”, l’Osservatorio del Politecnico di Milano lo definisce”una nuova filosofia manageriale fondata sulla restituzione alle persone di flessibilità e autonomia nella scelta degli spazi, degli orari e degli strumenti da utilizzare a fronte di una maggiore responsabilizzazione sui risultati”.

Come sottolinea Emanuele Madini, Associate Partner di P4I-Partners4Innovation ed esperto di Smart Working ed HR Transformation, «lo Smart Working è un modello organizzativo che interviene nel rapporto tra individuo e azienda. Propone autonomia nelle modalità di lavoro a fronte del raggiungimento dei risultati e presuppone il ripensamento “intelligente” delle modalità con cui si svolgono le attività lavorative anche all’interno degli spazi aziendali, rimuovendo vincoli e modelli inadeguati legati a concetti di postazione fissa, open space e ufficio singolo che mal si sposano con i principi di personalizzazione, flessibilità e virtualità».

Emanuele Madini

Associate Partner, P4I - Partners4Innovation

Per il Ministero del Lavoro e delle Politiche Sociali, «lo Smart Working (o Lavoro Agile) è una modalità di esecuzione del rapporto di lavoro subordinato caratterizzato dall’assenza di vincoli orari o spaziali e un’organizzazione per fasi, cicli e obiettivi, stabilita mediante accordo tra dipendente e datore di lavoro; una modalità che aiuta il lavoratore a conciliare i tempi di vita e lavoro e, al contempo, favorire la crescita della sua produttività».

Lo Smart Working non è però una semplice iniziativa di work-life balance e welfare aziendale per le persone: si innesca in un percorso di profondo cambiamento culturale e richiede un’evoluzione dei modelli organizzativi aziendali, per cui si deve prevedere una roadmap dettagliata fase per fase. Bisogna sempre ricordare, infatti, che è un progetto intrinsecamente multidisciplinare, che presuppone una governance integrata tra gli attori coinvolti.

Come funziona lo Smart Working: le leve di progettazione

Un progetto di Smart Working è quindi un processo di cambiamento complesso che richiede di agire contemporaneamente su più leve e che deve partire da un’attenta considerazione degli obiettivi, delle priorità e delle peculiarità tecnologiche, culturali e manageriali dell’organizzazione.

Inteso come nuovo modo di lavorare che consente un miglior bilanciamento tra qualità della vita e produttività individuale, è quindi anche il risultato di un sapiente uso dell’innovazione digitale a supporto di approcci strategici che puntano sull’integrazione e sulla collaborazione tra le persone, in particolare, e tra le organizzazioni, in generale. In tutto questo la tecnologia gioca un ruolo chiave, perché quando si parla di Digital Transformation nei luoghi di lavoro si pensa anche all’applicazione di tecnologie avanzate per connettere persone, spazi, oggetti ai processi di business, con l’obiettivo di aumentare la produttività, innovare, coinvolgere persone e gruppi di lavoro.

Bisogna comunque sempre tener presente che adottare lo Smart Working non vuol dire soltanto lavorare da casa e utilizzare le nuove tecnologie, lo Smart Working non è il telelavoro: è anche, e soprattutto, un paradigma che prevede la revisione del modello di leadership e dell’organizzazione, rafforzando il concetto di collaborazione e favorendo la condivisione di spazi. Nell’ottica smart, il concetto di ufficio diventa ‘aperto’, il vero spazio lavorativo è quello che favorisce la creatività delle persone, genera relazioni che oltrepassano i confini aziendali, stimola nuove idee e quindi nuovo business.

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«Per poter dare concretezza ai principi organizzativi dello Smart Working, occorre creare iniziative congiunte e coerenti afferenti a quattro leve di progettazione che hanno interlocutori aziendali diversi. Le iniziative più mature di Smart Working richiedono di agire su tutte e quattro le leve, tuttavia la priorità con cui vengono attivate dipende dalle esigenze e dalle motivazioni che portano le organizzazioni a intraprendere il percorso verso lo Smart Working», sottolinea Madini.

Secondo il modello proposto da P4I, una delle leve è quella legata alle policy organizzative, ovvero le regole e linee guida relative alla flessibilità di orario (inizio, fine e durata complessiva), di luogo di lavoro e alla possibilità di scegliere e personalizzare i propri strumenti di lavoro. Poi ci sono le tecnologie digitali che, in funzione della loro qualità e diffusione, possono ampliare e rendere virtuale lo spazio di lavoro, abilitare e supportare nuovi modi di lavorare, facilitare la comunicazione, la collaborazione e la creazione di network di relazioni professionali tra colleghi e con figure esterne all’organizzazione. Anche il layout fisico degli spazi di lavoro, inteso come configurazione degli spazi, ha un impatto significativo sulle modalità di lavoro delle persone e può condizionarne l’efficienza, l’efficacia e il benessere delle persone nel contesto lavorativo: la progettazione degli ambienti è fondamentale per garantire alle persone di lavorare in un luogo che soddisfi le loro necessità professionali, perché lo Smart Working non è praticabile solo fuori dall’ufficio (con Copernico abbiamo trattato questo argomento nell’ebook “Smart Working: 4 aziende a cui ispirarsi“). Infine, come già accennato, ci sono i comportamenti e gli stili di leadership, legati sia alla cultura dei lavoratori e al loro modo di “vivere” il lavoro, sia all’approccio da parte dei capi all’esercizio dell’autorità e del controllo. Se da un lato infatti il “sottoposto” deve prendere responsabilità, dall’altro per i capi diventa prioritario il tema della gestione dell’ansia (in particolare l’ansia da prestazione) e capire come misurare le performance dello staff.

Smart Working: una misura da adottare in casi di emergenza, come il Coronavirus

Dal 21 febbraio il Coronavirus ha varcato i confini del nostro paese e lo Smart Working nelle aree colpite dall’epidemia (Lombardia e Veneto) è diventata la misura adottata da moltissime realtà italiane per cercare di ridurre al minimo le possibilità di contagio con responsabilità sociale, pur portando avanti le proprie attività.

Come ha sottolineato Mariano Corso, Docente di Leadership e Innovation al Politecnico di Milano, Responsabile Scientifico dell’Osservatorio Smart Working e di P4I – Partners4Innovation, «lo Smart Working non può essere la soluzione per “bloccare” l’epidemia ma, con l’impegno di tutti, può rappresentare una misura per ridurre rischi, attenuare disagi e contenere gli enormi danni economici e sociali che questa emergenza rischia di causare. I lavoratori, e soprattutto coloro che sono già Smart Workers, devono restituire il credito di fiducia dimostrando autonomia, impegno e senso di responsabilità».

Mariano Corso

Docente di Leadership & Innovation del Politecnico di Milano, Responsabile scientifico dell’Osservatorio HR Innovation Practice e Responsabile Scientifico di P4I-Partners4Innovation

Dopo il maxi esperimento di Smart Working della Cina, anche l’Italia ha adottato il remote working per arginare il dilagare del Corononavirus, grazie a un decreto attuativo approvato d’urgenza, e che prevedeva l’adozione anche senza un accordo preventivo con i dipendenti (così come richiede invece la Legge sul lavoro Agile del 2017). In particolare, il decreto attuativo del 23 febbraio 2020 n. 6 – recante le misure urgenti in materia di contenimento e gestione dell’emergenza epidemiologica da SARS-CoV-2 (è questa la sigla ufficiale che indica il Coronavirus, ndr) che causa la malattia COVID-19 – ha previsto “la sospensione delle attività lavorative per le imprese […] ad esclusione di quelle che possono essere svolte in modalità domiciliare ovvero in modalità a distanza”.  Come si legge sul testo pubblicato in Gazzetta ufficiale, la decisione è stata presa dalla Presidenza del Consiglio “ritenuta la straordinaria  necessità e urgenza di emanare disposizioni per contrastare l’emergenza epidemiologica da Covid-19, adottando misure di contrasto e contenimento  alla  diffusione  del predetto virus”.

Un numero sempre crescente di aziende ha via via chiesto ai loro dipendenti di limitare le trasferte di lavoro e lavorare in Smart Working, utilizzando gli strumenti di collaboration a loro disposizione (tra le prime A2A, Ibm, Intesa San Paolo, Pirelli, Salini Impregilo, PwC, KPMG, Luxottica, Enel, Eni, Saipem, Snam, Vodafone). Oggi, a seguito delle successive disposizioni attuative del Governo varate per contenere e gestire l’emergenza epidemiologica da COVID-19, ormai quasi tutte le realtà italiane hanno adottato forme di Smart Working. In particolare il DPCM dell’8 marzo recita all’articolo 2, comma 1, lettera r:  “la modalità di lavoro agile disciplinata dagli articoli da 18 a 23 della legge 22 maggio 2017, n. 81, puo’ essere applicata, per la durata dello stato di emergenza di cui alla deliberazione del Consiglio dei ministri 31 gennaio 2020, dai datori di lavoro a ogni rapporto di lavoro subordinato, nel rispetto dei principi dettati dalle menzionate disposizioni, anche in assenza degli accordi individuali ivi previsti; gli obblighi di informativa di cui all’art. 22 della legge 22 maggio 2017, n. 81, sono assolti in via telematica anche ricorrendo alla documentazione resa disponibile sul sito dell’Istituto nazionale assicurazione infortuni sul lavoro”.

Infine, il DPCM dell’11 marzo ha raccomanda che “in ordine alle attività produttive e alle attività professionali sia attuato il massimo utilizzo da parte delle imprese di modalità di lavoro agile per le attività che possono essere svolte al proprio domicilio o in modalità a distanza”.

Come rileva l’indagine “Infojobs Smart Working 2020” – realizzata a marzo 2020 su un campione di 189 aziende e 1149 candidati – il 72% delle aziende ha messo a disposizione in tempi brevi mezzi e strumenti per permettere ai collaboratori di proseguire il lavoro da remoto, inoltre per poco più della metà delle aziende che hanno che hanno attivato lo Smart Working (56%) questo è stato il primo test in assoluto. Il 64,5% delle aziende ha dichiarato che i dipendenti hanno apprezzato questa decisione, che non ha avuto contraccolpi sulla produttività (39%), o ne ha avuti ma in maniera limitata (25,5%). Guardando alle criticità riscontrate, innanzitutto spiccano i problemi di tipo organizzativo (44%) per mancanza di supervisione e controllo sul lavoro del personale, e di tipo relazionale (42%), a mancare è il confronto quotidiano e il lavorare fianco a fianco. La tecnologia è stata indicata, invece, solo dal 14% delle aziende, ovvero da quelle che hanno risposto all’emergenza ma non erano preparate a gestirla a livello di strumenti e competenze interne.

Guardando ai lavoratori, il 79% ha dichiarato di averlo adottato per la prima volta, mentre per il 14,5% sono solo cambiate le modalità di fruizione e per il 6,5% non c’è stato alcun cambiamento rispetto a prima.

Il 38% del campione intervistato si è dichiarato fortunato di poter evitare gli spostamenti in questo momento, mentre il 27% sta apprezzando il fatto di avere a disposizione un ufficio “virtuale” dove è possibile continuare a lavorare come prima. Solo il 7% ha detto di essere meno produttivo (in questo caso la principale causa sono gli impegni familiari da gestire in contemporanea): nel caso di donne con figli a casa la percentuale sale al 33%.

Anche in ambito PA, il Governo ha emanato un decreto legge (n.6 del 23 febbraio 2020) che incentiva e agevola l’accesso allo Smart Working. La cosiddetta Direttiva Dadone (che prende il nome della ministra della Funzione pubblica, Fabiana Dadone, ndr.) stabiliva, infatti, che il Lavoro Agile era “applicabile in via automatica ad ogni rapporto di lavoro subordinato nell’ambito di aree considerate a rischio nelle situazioni di emergenza nazionale o locale nel rispetto dei principi dettati dalle menzionate disposizioni e anche in assenza degli accordi individuali ivi previsti”. Oggetto del decreto una spinta sul Lavoro Agile in favore del personale complessivamente inteso e sul lavoro flessibile con un occhio di riguardo per i dipendenti delle PA affetti da patologie pregresse, che usano i trasporti pubblici o che hanno carichi familiari ulteriori connessi alle eventuali chiusure di asili e scuole dell’infanzia. “Stiamo mettendo in atto tutte le misure che servono a bilanciare l’imprescindibile esigenza di proteggere la salute e garantire la sicurezza nei luoghi di lavoro con la necessità di mandare avanti la complessa macchina dello Stato e di assicurare i servizi essenziali”, ha detto la ministra della Funzione Pubblica, Fabiana Dadone. Misure quelle della Direttiva Dadone che oggi, con il Decreto Cura-Italia, varato dal governo, vengono rafforzate: il lavoro agile diventa la regola nella PA per tutta la durata dell’emergenza. “Lo avevamo scritto su direttive e circolari, ma per rafforzare il vincolo nei confronti delle amministrazioni, come promesso, lo abbiamo messo anche nel decreto – ha sottolineato la ministra su Facebook –. Fino alla fine dell’emergenza Coronavirus, lo Smart Working, cui si può far ricorso in modo semplificato e persino con strumenti del dipendente, è la forma ordinaria di svolgimento della prestazione nelle PA. In ufficio le presenze vanno limitate esclusivamente alle attività indifferibili e che non si possono svolgere da remoto”.

In questo scenario, numerose aziende hanno messo a disposizione soluzioni e servizi per aiutare le organizzazioni a introdurre lo Smart Working e vivere questo particolare frangente come un’opportunità per sperimentare nuovi metodi di lavoro, nuovi strumenti e canali digitali, pur nella sua criticità e complessità. È quanto ad esempio è accaduto con “Solidarietà Digitale“, l’iniziativa lanciata dal Ministro per l’Innovazione tecnologica e la Digitalizzazione in collaborazione con Agid, e con lo “Smart Working Emergency Kit” progettato da Digital360 con l’obiettivo di supportare velocemente le organizzazioni nell’adozione corretta del lavoro agile, dal punto di vista giuslavoristico, organizzativo e tecnologico, con percorsi formativi ad hoc per aiutare le persone a migliorare le modalità di lavoro a distanza. Il kit prevede infatti: una survey per fare il check-up sui processi, le modalità di lavoro e l’interazione tra le persone; un supporto consulenziale online per le direzioni HR e i comitati di crisi multidisciplinare (si va dai processi al change management, dai temi giuslavoristici a quelli di security); un percorso online con 26 video multidisciplinari (ad esempio si parla della leadership smart, dei comportamenti smart e delle attenzioni da avere sul tema Coronavirus); dei webinar interattivi.

Ma non finisce qui, perché, per esempio, per agevolare le imprese lombarde nell’adottare il Lavoro Agile, Regione Lombardia ha indetto un bando che stanzia 4,5 milioni di euro per la promozione dei piani di Smart Working. Si tratta di finanziamenti a fondo perduto. Possono fare domanda le imprese regolarmente iscritte alla Camera di Commercio di competenza, oppure i soggetti, in forma singola o associata, in possesso di partita IVA, con unità produttive /operative in Lombardia e un numero di dipendenti almeno pari a 3, non ancora in possesso di un piano di Smart Working regolamentato o del relativo accordo aziendale.

Smart working emergency kit

Smart Working fase 2: immaginare scenari e applicazioni ibride

Il 4 maggio 2020 è iniziata la Fase 2 e quasi 8 milioni di lavoratori sono rientrati a lavoro. Tuttavia non sono tornati a lavorare come un tempo. Siamo ancora nella fase di convivenza con il virus, e durerà per parecchi mesi. In questo scenario in cui si predilige il distanziamento sociale per ridurre il rischio di diffusione del Coronavirus, lo Smart Working continua a essere comunque la modalità più diffusa di lavorare, potenziato e reso ancora più efficace. È stato lo stesso governo con il DPCM del 26 aprile a raccomandare “il massimo utilizzo di modalità di lavoro agile per le attività che possono essere svolte al proprio domicilio o in modalità a distanza”.

D’altronde lo Smart Working sembrerebbe essere al centro della strategia della task force guidata da Vittorio Colao (si tratta del team di esperti che affianca il comitato scientifico e il Governo nella gestione della emergenza Coronavirus, ndr.): è il perno di questa fase, e in alcuni casi è stato reso addirittura obbligatorio per alcune aziende o categorie di lavoratori.

In particolare sono state le grandi aziende, in cui ogni giorno transita un numero cospicuo di dipendenti, a dover pensare all’adozione di misure ad hoc: è stato infatti necessario individuare il numero massimo di dipendenti che possono accedere contemporaneamente alla sede, valutando la possibilità di mantenere le distanze di sicurezza in funzione degli spazi a disposizione e gli ingressi scaglionati. Va da sé che la restante parte dei lavoratori continua a lavorare in Smart Working.

Per la Fase 2 sono previste però delle importanti novità che per esempio riguardano il diritto alla disconnessione, come ha sottolineato la ministra Fabiana Dadone lo scorso martedì 28 aprile in audizione alla Camera. Il diritto alla disconnessione era già stato stabilito dalla legge 81/2017 che norma il lavoro agile.

Lo Smart Working e il Decreto Rilancio

L’articolo 96 del Decreto Rilancio, varato il 14 maggio 2020 dal Governo Conte, ha sancito che lo Smart Working è un diritto per chi ha figli sotto i 14 anni.

I genitori lavoratori dipendenti del settore privato potranno lavorare da casa fino alla cessazione dello stato di emergenza epidemiologica da Covid-19 anche in assenza di accordi individuali. Il diritto può essere esercitato purchè nel nucleo familiare non vi sia altro genitore che gode di strumenti di sostegno al reddito a causa del Coronavirus oppure che sia non occupato. Il testo specifica che resta in vigore l’obbligo informativo previsto dagli articoli da 18 a 23 della legge 22 maggio 2017, n. 81 (il Jobs Act sul lavoro autonomo), e che tale modalità deve essere compatibile con le caratteristiche della prestazione in lavoro agile, è altresì deciso che può essere svolta anche attraverso strumenti informatici del dipendente qualora non siano forniti dal datore di lavoro.

«Leggere la parola “diritto” associata a quella di Smart Working per me una sofferenza – ha commentato su Linkedin Mariano Corso -. Lo Smart Working non è welfare, ma un accordo libero e reversibile tra lavoratore e impresa, un gioco a somma positiva che non dovrebbe essere mai presentato come concessione o diritto. Dobbiamo leggere l’obbligo a stare a casa per quello che è, una misura transitoria che serve a forzare le imprese ad adottare, ovunque possibile, il lavoro da remoto. È anche un modo imperfetto di prendere atto del disagio dei genitori che, a scuole chiuse e senza poter ricorrere ai nonni, non possono essere forzati a tornare in ufficio, specie se c’è dal punto di vista tecnico la possibilità di lavorare da remoto. Speriamo almeno che questa temporanea forzatura venga utilizzata per sperimentare nuovi strumenti e modi di lavorare per poi tornare al più presto a fare il vero Smart Working, che è un’altra cosa».

Lo Smart Working regolato per legge in Italia

Anche le istituzioni sono ormai consapevoli dell’importanza che ha oggi dare la possibilità ai dipendenti di lavorare in modo flessibile rispetto al luogo e all’orario attraverso l’uso delle tecnologie digitali, proprio in virtù degli effetti positivi riscontrati in termine di qualità di lavoro in smart working e di work-life balance. Lo testimonia l’entrata in vigore, nel giugno 2017, della legge 81/2017, il Jobs Act sul lavoro autonomo recante «Misure per la tutela del lavoro autonomo non imprenditoriale e misure volte a favorire l’articolazione flessibile nei tempi e nei luoghi del lavoro subordinato», che disciplina il lavoro agile in Italia.

Su tutto questo, nel nostro Paese, si è innestato anche un importante cambiamento di tipo legislativo: il 10 maggio 2017, il Senato della Repubblica ha infatti approvato in via definitiva il testo del Disegno di legge AC. N. 2233B che disciplina  lo Smart Working, definito, “l’articolazione flessibile nei tempi e nei luoghi del lavoro subordinato”. È vero, il legislatore ha affrontato il tema dello Smart Working dal punto di vista dei luoghi e degli spazi deputati allo svolgimento delle proprie mansioni, ma non vi è dubbio che anche in ragione del nuovo quadro normativo si stanno aprendo nuove prospettive in termini di gestione dei dipendenti e dei flussi di lavoro, delle comunicazioni e delle filiere.

Secondo l’Osservatorio del Politecnico di Milano, a un anno dall’entrata in vigore della legge sul Lavoro Agile, nella PA, tra chi ha avviato progetti strutturati di Smart Working, ben il 60% lo ha fatto su stimolo della normativa, mentre solo il 23% degli enti pubblici aveva già pianificato di introdurre il Lavoro Agile prima dell’evoluzione della normativa e il 17% lo aveva introdotto prima dell’entrata in vigore. Tra le imprese invece la situazione è ben diversa: appena il 17% di chi fa Smart Working ritiene la normativa uno stimolo, mentre l’82% delle grandi imprese e il 76% delle PMI lo aveva già introdotto o pensato di farlo prima ancora della legge.

Tra le grandi imprese solo il 6% trova positivo l’impatto della legge, il 49% lo ritiene nullo e il 45% addirittura negativo, principalmente per la complicazione dei processi di trasmissione delle comunicazioni e l’adeguamento degli accordi individuali e delle policy. Più divisa sul tema la PA: per il 27% l’impatto è positivo, per il 43% nullo e per il 30% negativo.

Con la legge di Bilancio 2019, n. 145 del 30 dicembre 2018, è stato modificato l’articolo 18 del c.d. Jobs Act, inserendo il comma 3-bis secondo cui il datore di lavoro che stipula accordi per l’esecuzione della prestazione di lavoro in modalità agile, deve dare priorità alle richieste di Smart Working formulate dalle lavoratrici nei tre anni successivi alla conclusione del periodo di congedo obbligatorio di maternità e a quelle dei lavoratori con figli in condizioni di disabilità. In tal modo opera un vincolo al potere datoriale non solo nell’ambito della stipula del singolo accordo di lavoro agile ma, più in generale, a livello del potere/diritto di organizzazione di impresa e della gestione del personale.

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Lavoro da remoto: ecco come impostare velocemente una strategia a distanza

Da un po’ di tempo, complice anche la pandemia di Coronavirus (COVID-19) e il lockdown previsto dal Governo per ridurre il rischio di contagio, molte aziende hanno dovuto in poco tempo attivare tutte le leve necessarie per permettere alle persone di lavorare da casa. Il problema è che il remote working non si può improvvisare, diventare un’azienda “full remote” richiede tempo: ecco perché oggi che invece sono richieste risposte veloci, economiche e stabili, è fondamentale aver ben presenti alcuni capisaldi per non trovarsi nella condizione di sperimentare solo i lati peggiori del lavoro a distanza. Nel farlo è importante pensare di mettersi sia nei panni dell’azienda che decide di adottare l’approccio “full remote” (anche solo in alcuni uffici o paesi, per alcune settimane o più, ndr), sia nei panni degli individui, come suggerisce un articolo uscito qualche giorno fa.

Il punto di vista dell’azienda

1. Approntare una Setup Checklist per capire cosa serve per mettere le persone nelle condizioni di lavorare da casa. Capita molte aziende abbiamo già in casa gli strumenti giusti e quindi di fatto sono “remote ready”: in questi scenari il cambiamento sarà quindi strutturale, ma bisognerà agire soprattutto su cultura e policy. In particolare bisogna verificare di avere:

  •  uno strumento di comunicazione sincrona, per permettere alle persone di confrontarsi, porre domande veloce o chiedere un chiarimento. Si tratta per esempio di strumenti come Slack, Microsoft Teams, Hangout, Skype;
  • uno strumento di comunicazione asincrona, che consenta di scrivere contenuti più strutturati, generalmente pubblicati in ordine cronologico. Si tratta per esempio di strumenti come Basecamp, WordPress, Yammer, Workplace by Facebook;
  • uno strumento che consenta l’archiviazione di documenti, immagini, file, ecc.. Si tratta di strumenti come Dropbox e Google Drive;
  • uno tool per le videoconferenze, come Zoom, Hangouts Meet, Skype;
  • una lista delle attività che generalmente richiedono la presenza per comprendere se e come “remotizzarle”;
  • una lista delle policy di sicurezza e ripensarle aggiornandole in chiave remote working.

2. Pensare alla dotazione IT per tempo, per fare in modo che tutto funzioni senza problemi per i dipendenti che lavorano da casa.

3. Comprendere come passare dalle riunioni fisiche alle call e ai meeting virtuali.

4. Indennità: workspace e Internet. È importante prevedere per chi lavora da casa dei rimborsi per esempio per Internet, la babysitter, le sedie e le scrivanie, le webcam, le cuffie, ecc..

5. Task e Project Management. È necessario capire come le attività sono assegnate e qual è l’organizzazione del lavoro. C’è chi usa ad esempio utilizza in ufficio delle lavagne: tutto questo deve diventare digitale. Fortunatamente, ci sono già molti strumenti che possono aiutare nell’assegnazione dei compiti: GitHub, Trello, Asana, Pivotal Tracker sono solo alcuni di quelli disponibili sul mercato.

6. Raccogliere e sistematizzare le richieste di chi lavora da remotoavere visibilità di tutti i problemi che le persone stanno avendo in remoto dà modo alla società di trovare il modo per risolverli.

7. Gestire le paure del management, rassicurandolo sul fatto che la produttività dei lavoratori da casa non è inferiore, anzi. Di fatto, uno dei motivi principali per cui le aziende non consentono il lavoro a distanza è che il management teme che le persone non lavorino se sono a casa. Da una prospettiva puramente gestionale, questo è un grosso problema per almeno due motivi: da un lato, la mancanza di fiducia che farà stare male il dipendente indipendentemente da quanto sia bravo e, dall’altro, il fatto che si sta misurando il tempo trascorso in ufficio invece dei risultati. Queste paure sono in gran parte legate alla cultura aziendale. Per cambiare mindset si potrebbe innanzitutto trovare un modo per condividere, anche in forma anonima, queste paure e poi procedere in modo mirato facendo leva su formazione manageriale, cambiamento dei processi, cambiamento delle politiche, ecc. Inoltre può essere d’aiuto rendere più trasparenti le attività, ricorrendo ad esempio a  una combinazione di messaggistica personale e assegnazione di attività su strumenti aperti e condivisi.

Il punto di vista dell’individuo

1. Impostare lo spazio di lavoro in Smart Working. Allestendo una parte specifica della casa aiuta a concentrarsi. In particolare si può pensare di dedicare una stanza al lavoro (questo aiuta la mente a connettersi e disconnettersi facilmente, creando una sana separazione), ritagliarsi un angolo con un tavolo, ipotizzare una configurazione della stanza che lo connoti come spazio di lato, basta per esempio acquistare una luce da tenere accesa solo quando si lavora (il cervello assocerà quella configurazione al “lavoro”, aiutando così di nuovo a creare una distinzione).

2. Definire dei rituali di inizio e fine. Questo serve per impostare i ritmi della giornata, non perdere la cognizione del tempo e non lavorare oltre le ore di lavoro previste. Per esempio si può decidere di fare una passeggiata mattutina, prendere un te o un caffè a metà mattina e a metà pomeriggio, fermarsi per il pranzo, e mettere un allarme che ricordi che la giornata di lavoro in Smart Working è terminata.

3. Configurare e posizionare bene la fotocamera, per rendere più efficaci le videochiamate.

4. Limitare le distrazioni e le interruzioni. Innanzitutto è importante che lo spazio di lavoro sia quanto più isolato nel caso in cui si condivida la casa con altre persone, inoltre, in questo specifico caso, è importante anche definire le modalità con cui gli altri individui possono interagire con noi. È altresì importante non avere elementi di distrazione sulla scrivania, fare ogni tanto delle pause, preparare pasti semplici, essere vestiti comodi (prendendosi però cura di se stessi), avere profili “personali” e “di lavoro” separati sul computer.

5. Ricordarsi di tracciare quello che è stato deciso.

6. Ridurre il numero di riunioni, per evitare di passare tutto il giorno al telefono o in videochiamata.

7. Individuare degli spazi di socializzazione, per preservare le interazioni sociali che rendono il lavoro più umano ed efficace. Di solito le persone non socializzano nelle chat perché “la chat è per lavoro” . Un buon modo per socializzare è creare dei canali ad hoc, come un gruppo di Whatsapp o di Telegram. Inoltre, quando si ha una videochiamata, la si deve considerare anche come una delle poche situazioni in cui si interagisce dal vivo con qualcuno, e quindi vale la pena di considerare anche il suo aspetto “sociale”.

8. Far sentire la propria presenza e la disponibilità all’interno del team. Una buona tecnica è, quando si inizia a lavorare, scrivere nella chat del team quello che si è fatto ieri e quello che si pensa di fare nel corso della giornata. Inoltre, si può anche aggiungere qualcosa di personale, non legato al lavoro.

Perché lo Smart Working conviene alle imprese (e non solo)

Lo smartworking, in estrema sintesi, è una nuova dimensione del lavoro che – sfruttando la Mobility, la Unified Communication & Collaboration e il social computing – da un lato favorisce la produttività individuale e la continuità operativa dell’utente (e quindi del business), e, dall’altro, permette una significativa flessibilità rispetto al posto di lavoro. La chiave di volta? Cambiare i concetti di fruizione del tempo e dello spazio per favorire nuovi modelli di lavoro più efficaci ed efficienti.

Come si è accennato in precedenza, una della principali caratteristiche dello Smart Working è il forte cambiamento culturale. Secondo Madini: «Lo Smart Working presuppone un profondo cambiamento organizzativo e culturale necessario per superare modelli di organizzazione del lavoro tradizionali. Restituire alle persone una maggiore flessibilità e autonomia nella scelta degli spazi, degli orari di lavoro e degli strumenti da utilizzare per svolgere le proprie attività lavorative significa creare organizzazioni più flessibili, introdurre approcci di empowerment, delega e responsabilizzazione delle persone sui risultati, favorire la crescita dei talenti e l’innovazione diffusa».

Le persone sono oggi pronte al cambiamento, complice anche la diffusione dello smartphone che consente di comunicare, lavorare, rimanere connessi in mobilità. Il livello di disponibilità all’interazione digitale ha innescato una nuova curva di apprendimento spontanea delle persone, che oggi arrivano in azienda con un livello di preparazione e disponibilità all’innovazione un tempo inimmaginabili.

Entrando più in dettaglio, l’adozione di un modello “maturo” di Smart Working può produrre un incremento di produttività pari a circa il 15% per lavoratore, secondo le più recenti rilevazioni dell’Osservatorio Smart Working del Politecnico di Milano. Volendo proiettare l’impatto a livello di Sistema Paese, considerando che il lavoratori che potrebbero fare Smart Working sono almeno 5 milioni (circa il 22% del totale degli occupati) e che gli Smart Worker ad oggi sono 305mila, l’effetto dell’incremento della produttività media in Italia si può stimare intorno ai 13,7 miliardi di euro, ipotizzando che la pervasività dello Smart Working possa arrivare al 70% dei lavoratori potenziali.

Ma i benefici non sono solo per le imprese: per i lavoratori, anche una sola giornata a settimana di remote working può far risparmiare in media 40 ore all’anno di spostamenti e per l’ambiente, invece, determina una riduzione di emissioni pari a 135 kg di CO2 all’anno, considerando che in media le persone percorrono circa 40 chilometri per recarsi al lavoro e ipotizzando che facciano un giorno a casa di lavoro da remoto.

I dati dell’Osservatorio Smart Working del Polimi

La ricerca 2020 dell’Osservatorio del Politecnico di Milano ha messo in luce come lo Smart Working sia ormai entrato nella quotidianità degli italiani, al punto tale da essere destinato diventare una delle opzioni che le organizzazioni prenderanno in considerazione nel rivedere i modelli di lavoro. In tal senso, l’Osservatorio Smart Working 2020 ha stimato che i lavoratori agili, che lavoreranno almeno in parte da remoto, saranno complessivamente 5,35 milioni, di cui 1,72 milioni nelle grandi imprese, 920mila nelle PMI, 1,23 milioni nelle microimprese e 1,48 milioni nelle PA. Per adattarsi a questa “nuova normalità” del lavoro il 70% delle grandi imprese aumenterà le giornate di lavoro da remoto, portandole in media da uno a 2,7 giorni alla settimana, una su due modificherà gli spazi fisici. Nelle PA saranno introdotti progetti di Smart Working (48%), aumenteranno le persone coinvolte nei progetti (72%) e si lavorerà da remoto in media 1,4 giorni alla settimana (47%), rispetto alla giornata media attuale.

Ma come si stanno preparando, nella pratica, le organizzazioni per affrontare il New Normal? Una grande impresa su due interverrà sugli spazi fisici al termine dell’emergenza (51%), differenziandoli (29%), ampliandoli (12%) o riducendoli (10%); il 38% non prevede riprogettazioni ma cambierà le modalità d’uso; solo l’11% tornerà a lavorare come prima. Il 36% delle grandi imprese modificherà i progetti di Smart Working in corso e digitalizzerà i processi. Inoltre, ben il 70% di chi ha un progetto di lavoro agile aumenterà le giornate in cui è possibile lavorare da remoto, passando da un solo giorno alla settimana prima della pandemia a una media di 2,7 giornate a emergenza conclusa. Il 65% coinvolgerà più persone nelle iniziative, il 42% includerà profili prima esclusi, il 17% agirà sull’orario di lavoro.

Per la PA la prima misura del New Normal sarà introdurre progetti di Smart Working (48%), seguita dalla digitalizzazione di processi e attività (42%) e dall’incremento delle tecnologie in uso (35%). Anche le pubbliche amministrazioni aumenteranno il personale coinvolto nei progetti di smart working (72%), che prima dell’emergenza era solo il 12%, e le giornate di lavoro agile (47%), passando da una media settimanale inferiore a un giorno a circa 1,4 giorni a settimana.

Per comprendere appieno l’evoluzione dello Smart Working negli ultimi anni, può essere utile ripercorre i principali risultati emersi dalle rilevazioni condotte ogni anno dall’Osservatorio Smart Working. Se si guarda al 2019, in Italia c’erano 570mila smart worker (20% in più al 2018), e si riconfermava il trend di crescita registrato negli anni passati. Inoltre, il 76% degli smart worker era soddisfatto del proprio lavoro, contro il 55% degli altri dipendenti. Uno su tre era pienamente coinvolto nella realtà in cui operava, rispetto al 21% di chi lavora in modalità tradizionale. Inoltre, secondo le organizzazioni coinvolte nella ricerca, i principali benefici che scaturivano dall’adozione dello Smart Working erano il miglioramento dell’equilibrio fra vita professionale e privata (46%) e la crescita della motivazione e del coinvolgimento dei dipendenti (35%). Una delle cose interessanti da notare è che nel 2019 ancora la gestione degli smart worker presentava secondo i manager anche alcune criticità, in particolare difficoltà nel gestire le urgenze (per il 34% dei responsabili), nell’utilizzare le tecnologie (32%) e nel pianificare le attività (26%). In tal senso, la ricerca aveva registato anche la percezione degli smart worker, che avevano indicato come prima difficoltà la percezione di isolamento (35%), seguita dalle distrazioni esterne (21%), dai problemi di comunicazione e collaborazione virtuale (11%) e dalla barriera tecnologica (11%).

Nel 2018, innanzitutto, era stata stimata una presenza di circa 480mila smart worker, con un aumento del 20% rispetto al 2017, e un’incidenza del 12,6% del totale degli occupati che, in base alla tipologia di attività di lavoro che svolgono, potrebbero fare Smart Working. Il trend di crescita del 2018 era lo specchio della crescente consapevolezza che le aziende stavano acquisendo, alla luce dei benefici che lo smartworking apporta alle aziende che lo implementano (l’Osservatorio stima un 15% di crescita della produttività), ai lavoratori (miglior equilibrio vita privata-lavoro) e alla collettività, in termini di minore inquinamento dell’aria in virtù della riduzione degli spostamenti. Per quanto riguardava le PMI, l’Osservatorio aveva rilevato una percentuale di progetti strutturati di Smart Working stabile all’8%: si trattava di iniziative basate su almeno due delle leve di progettazione dello Smart Working, ovvero flessibilità di luogo, di orario, ripensamento degli spazi, cultura orientata ai risultati e dotazione tecnologica adeguata per lavorare da remoto. Era emersa, poi, la presenza di un altro 16% che, pur non avendo iniziative strutturate, di fatto aveva implementato informalmente concetti di Smart Working.

La tecnologia che abilita lo Smart Working

A rendere possibile lo Smart Working sono le tecnologie digitali che permettono di scegliere il dove e quando lavorare, sia all’interno che all’esterno dell’organizzazione. Le tecnologie che supportano il lavoro da remoto sono già diffuse. Secondo quanto rilevato dall’Osservatorio Smart Working del Politecnico di Milano le soluzioni a maggiore penetrazione sono quelle a supporto della sicurezza e dell’accessibilità dei dati da remoto e da diversi device (95%), seguite dalle iniziative di Mobility, che prevedono la presenza di device mobili e mobile business app (82%) e dai servizi di Social Collaboration (61%).

Di fatto, gli italiani oggi comunicano attraverso una pluralità di dispositivi proprietari e aziendali (dal 2011 si vendono, e non a caso, più smartpone e tablet che pc): il Bring Your Own Device (BYOD), un tempo avversato in azienda, è diventato il driver principale del lavoro agile. Anzi, non c’è smartworking senza Enterprise Mobility Management: secondo l’Osservatorio è oggi il 14% delle organizzazioni ad averlo adottato. Di conseguenza, cresce l’esigenza di definire le politiche di gestione rispetto alla pluralità di dispositivi fissi e mobili utilizzati delle risorse che lavorano o collaborano con le organizzazioni. La business continuity, infatti, dipende sia dalla governance dei sistemi e dalla loro messa in sicurezza, sia dalla garanzia dei servizi che assicurano massima produttività individuale alle persone che lavorano.

In termini di dotazione tecnologica, quella standard per consentire il lavorare da remoto generalmente si compone di PC portatile (con microfoni e webcam), VPN, connessione, software aziendali e servizi di social collaboration. Solo quando necessari vengono introdotti device mobili come smartphone e tablet.

Dunque gestire la mobility è il primo passo delle aziende che vogliono fare Smart Working: secondo le cifre dell’Osservatorio rispetto ai dipendenti sempre presenti in ufficio è mediamente più produttivo (nell’ordine di un + 35-45%) chi lavora con orari flessibili. Questo perché il lavoro agile promuove la produttività individuale indipendentemente dal fatto di essere sempre presenti all’interno dell’azienda e fa assentare dal lavoro un tempo inferiore: circa il 63% in meno di chi svolge il suo lavoro in maniera tradizionale.

Le piattaforme di collaborazione per lo Smart Working

Sul mercato oggi ci sono varie piattaforme per lo Smart Working. Offrono funzionalità diverse: dal vedersi al condividere contenuti, all’intervenire in contemporanea sullo stesso documento.

Di seguito una carrellata di quelle più adottate, in ordine alfabetico.

1. Cisco Webex Meetings

È una piattaforma che permette di organizzare riunioni online e video conferenze, registrarle e conservare l’audio. Nel corso degli incontri è possibile anche condividere contenuti, sia testi che file audio/video.

2. G-Suite

Si tratta di una suite che ingloba software e strumenti di produttività e collaboration, tra cui Gmail (per la posta elettronica), Google Drive (il servizio in cloud per archiviare e caricare contenuti, dando la possibilità di sincronizzarli online), Google Hangouts (il sistema di videoconferenza che funziona accedendo alla piattaforma Meet, e che permette anche di usufruire dei servizi di messaggistica istantanea e Voip), Google Calendar e Documenti.

3. Microsoft Teams

È una piattaforma unificata di comunicazione e collaborazione che combina chat, videoconferenze, integrazione di applicazioni e archiviazione di file.

4. MindMeister

È un tool pensato per fare brainstorming e generare mappe mentali. Permette di prendere appunti e pianificare progetti in modo creativo, stabilire le priorità, assegnare i compiti ai diversi collaboratori del progetto e indicare i progressi delle attività.

5. Miro

Si tratta di una piattaforma che mette a disposizione una lavagna virtuale interattiva per attività di brainstorming e costruzione di mappe mentali.

6. Multipartner

È una virtual data room, uno spazio di lavoro in cui cooperare a distanza scambiandosi dati. La soluzione permette di condividere e archiviare qualsiasi file, con la massima sicurezza delle informazioni e il controllo sulle attività dei singoli utenti.

7. Skype

Si tratta di una soluzione Microsoft per fare videochiamate, chattare e condividere documenti e file. Dà anche la possibilità di creare canali per l’organizzazione dei lavori in team.

8. Slack

Si tratta di un software di collaborazione aziendale che permette di inviare messaggi in modo istantaneo, sfruttando topic e canali specifici dedicati. All’interno della piattaforma è possibile usare Google Drive, Trello, GitHub, Google Calendar e tanti altri applicativi tra i più diffusi e utilizzati.

9. Trello

È un software che permette di creare schede che indicano le attività di cui occuparsi e chi ne ha la responsabilità.

10. TeamViewer

È una piattaforma che consente l’accesso da remoto al proprio computer o ad altri dispositivi mobile da qualunque device mediante qualsiasi browser.

Case Study - Come abilitare lo smart working, virtualizzando voce e videoconferenza

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Paola Capoferro

Redattore di Digital4Executive - sin dal primo vagito della testata - scrivo di Digital Transformation, in particolare sui canali Digital4HR e Digital4Procurement. Ingegnere gestionale, appassionata di numeri, sono stata travolta dal fascino della parola e della scrittura.

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