Human Resources

Comunicazione interna aziendale, come coinvolgere i dipendenti e creare valore nell'era digitale

La comunicazione interna in azienda, spesso trascurata, dà un contributo fondamentale alla motivazione e alla diffusione di conoscenza dei dipendenti, migliorando l’immagine e la credibilità dell’impresa. Blog, newsletter ed eventi di team building sono gli strumenti più diffusi, efficaci soprattutto se si usa un approccio giocoso, attraverso le tecniche di gamification

22 Apr 2020

Luca Borsoni

Si può definire la comunicazione interna aziendale come un complesso flusso di informazioni che coinvolge un’organizzazione dal suo interno e ne garantisce il funzionamento. Un’efficace piano di comunicazione interna crea complicità tra i dipendenti nelle politiche e nelle strategie adottate dall’impresa e ha come obiettivo la diffusione dell’identità e dei valori della società per rendere chiaro a tutti dove si sta andando, come lo si sta facendo, ma soprattutto il perché.

È difficile? A volte. Impossibile? Dipende dallo strumento che si utilizza.

La comunicazione interna in azienda è tanto importante, quanto trascurata. Un tipo di comunicazione troppo spesso data per scontata, perché parte di quella corporate communication che vede l’organizzazione impegnata in attività diverse per target, obiettivi, messaggi e poco concentrata sulle modalità con la quale parla di sé stessa ai propri dipendenti.

La comunicazione interna aziendale diventa una priorità

La comunicazione interna in azienda sta iniziando a far parte oggi delle priorità aziendali. È necessario che sia allineata al massimo con i valori aziendali percepiti dai dipendenti affinché crei engagement, non solo tra loro, ma anche con la proprietà.

Si può definire quindi il collaboratore come il primo dei fan dell’azienda, bisogna trattare il dipendente come se fosse un vero e proprio cliente. Nessuna realtà che comunica avanguardia, welfare aziendale, innovazione tecnologica, sarà ben vissuta dai propri lavoratori se questi aggettivi davvero non la descrivono nel profondo, se non sono lo specchio dell’azienda. Il cliente compra solo per convenienza, il fan invece compra per fiducia e, magari, spende anche il doppio, con una propensione maggiore a perdonare gli errori e fare pubblicità all’azienda tra i conoscenti. Si intuisce dunque quanto sia importante trasformare i clienti e i dipendenti in fan.

«Le aziende all’avanguardia stanno trasformando l’Employee Experience e in quest’ottica la comunicazione interna è strategica per aumentare l’engagement dei dipendenti e migliorare la redemption delle iniziative che li coinvolgono», sottolinea Laura CavallaroAssociate Partner di P4I-Partners4Innovation. «L’esperienza che abbiamo maturato lavorando a fianco di importanti realtà conferma che è molto importante raccontare in modo efficace le iniziative, evidenziare i risultati ottenuti grazie alle iniziative già in essere e coinvolgere i dipendenti stessi nelle attività di comunicazione».

Laura Cavallaro

Head of Marketing & Communication di Digital360 e Associate Partner di P4I-Partners4Innovation

La comunicazione, non solo quella interna, ha due capacità importantissime: diffonde il valore, perché rende visibili le competenze distintive aziendali e contribuisce alla crescita e alla diffusione della conoscenza; crea il valore, perché attraverso il miglioramento dell’immagine e della credibilità strategica dell’impresa, ne aumenta il patrimonio intangibile.

Ora più che mai, nell’era della condivisione online, i dipendenti rappresentano l’azienda agli occhi dei clienti, la loro esperienza in termini di motivazione e coinvolgimento nello svolgere il proprio lavoro e la condivisione di questi valori aziendali viene trasmessa a tutti i loro contatti.

La comunicazione interna aziendale ai tempi dell’emergenza

La comunicazione in azienda è uno degli elementi fondamentali per la gestione di quelle crisi che hanno ricadute anche sull’organizzazione. Un caso esemplare è proprio quello che stiamo vivendo in questo particolare momento storico. L’emergenza Coronavirus ha portato le organizzazioni a rivedere il modo di lavorare – oggi, tranne casi eccezionali ed espressamente indicati dai decreti per il contenimento della pandemia, l’unica modalità consentita è lo Smart Working – e le policy organizzative.

Questo ha portato le Direzioni HR a dover individuare, rapidamente, strumenti e processi per sostenere i dipendenti nell’adeguarsi a lavorare da remoto, non solo da un punto di vista puramente organizzativo, ma anche da un punto di vista sociologico. Molte organizzazioni hanno definito nuovi piani di comunicazione interna aziendale, che contemplano le diverse esigenze dei dipendenti, con l’obiettivo di rispondere tempestivamente alle aspettative delle persone. In questo momento è più che mai importante non commettere l’errore di trascurare il dialogo con i dipendenti, essere parsimoniosi nel dare le informazioni, ed essere poco chiari e trasparenti.

Sono diverse le iniziative che i team che si occupano di comunicazione interna in azienda hanno messo in campo in questi mesi, eccone di seguito alcune, che possono essere utili anche per trovare ispirazione per la propria azienda:

mail di aggiornamento a cadenza costante: si tratta di comunicazioni brevi e chiare in cui si indicano policy, comportamenti da seguire, decisioni strategiche dell’azienda, nuove iniziative, che vengono inviate all’intera popolazione aziendale;

newsletter interna: è una versione evoluta della mail di aggiornamento. Permette di inserire immagini che ispirano fiducia e che stimolano il senso di appartenenza all’azienda e comunicazioni suddivise per argomenti/sezioni pensate ad hoc;

webinar / meeting online: in questo caso le persone sono invitate a partecipare a incontri per aggiornarle sulla situazione corrente, raccogliere riflessioni ed eventuali suggerimenti su cosa può essere fatto per rendere più gestibile il lavoro da remoto. Alcune organizzazioni hanno previsto anche approfondimenti su temi specifici, ad esempio per fornire una serie di consigli utili su come organizzare la postazione di lavoro a casa, quale routine adottare per rendere efficace il lavoro, ecc..;

formazione online: molte organizzazioni hanno colto questo periodo di lavoro da remoto come un’opportunità per individuare e proporre nuovi percorsi formativi e videopillole, per esempio centrati sull’utilizzo degli strumenti digitali di collaboration, sulla leadership, ecc..;

contest social: per promuovere il senso di squadra e l’engagement, molte organizzazioni hanno proposto internamente contest social con hastag dedicati;

piattaforme / app per rafforzare la motivazione e stare vicini ai dipendenti: alcune organizzazioni hanno introdotto piattaforme e app, che combinando Intelligenza Artificiale ed emotiva, facilitano la creazione di un ambiente di lavoro che stimoli in maniera attiva engagement e motivazione.

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Modelli di comunicazione interna in azienda nell’era digitale

Come si può realizzare oggi, nell’era digitale, la più stretta connessione tra la comunicazione interna aziendale, la partecipazione e l’allineamento di valori tra l’azienda e i propri dipendenti? La base di partenza comprende la realizzazione di eventi di team building, l’invio di newsletter di aggiornamento, l’organizzazione di riunioni, la creazione o l’implementazione di un blog aziendale. Questi strumenti sono classici, vero, ma di primaria importanza per supportare una valida comunicazione interna aziendale: bisogna quindi partire da quanto già stato consolidato nel passato e cercare di attualizzarlo in accordo con le trasformazioni in atto.

Non va sottovalutata la parola know-how. Le conoscenze di ogni singolo componente devono contribuire al know-how aziendale. Alcune importanti realtà, tra cui Google per esempio, organizzano incontri con i dipendenti per ascoltare le loro idee e poi porle come base per lo sviluppo di nuovi progetti.

La parola è alla base delle relazioni umane e ha un potere immenso. Può colpire, far riflettere, risvegliare sentimenti e persino evocare profumi. La parola scritta non scivola via e non si dissolve nemmeno velocemente come i nostri pensieri. Facciamone buon uso, sempre.

Gamification: giocare per coinvolgere

Nuova parolina magica? Gamification, cioè la possibilità di far vivere delle esperienze di gioco. La Gamification è uno strumento perfetto, soprattutto per le nuove generazioni, che si ispira a dinamiche gaming per risolvere problemi e creare così engagement tra i dipendenti in un contesto virtuale, con tangibili ripercussioni sul reale. Facciamo spazio al pensiero laterale, sperimentiamo e stimoliamo azioni e risposte, incentivando la scoperta e la diffusione dei valori interni. Non ci collochiamo soltanto nel trascendente. Gamification vuol dire identificare (e condividere) un obiettivo vero prevedendo regole chiare, un sistema di feedback e la partecipazione volontaria dell’utente. Si tratta di uno strumento ormai consolidato e per nulla frivolo, ma affidabile e in grado di garantire risultati concreti.

Gli obiettivi del gioco devono essere fissati dall’azienda e necessitano di concretezza nei confronti dell’ambiente esterno per, ad esempio, fidelizzare i clienti; oppure verso l’interno, per migliorare le performance dei dipendenti e la loro partecipazione aziendale. La strategia è essenziale. Una volta individuato l’obiettivo si costruisce un software basato su dinamiche di tipo ludico e il “gioco” è fatto: punteggi, livelli, missioni, sfide, premi e traguardi, sono solo alcuni dei passaggi utili al fine di rendere più partecipi e attivi gli utenti finali, dipendenti o clienti che siano.

La Gamification incoraggia gli utenti alla partecipazione e ad investire il proprio tempo per raggiungere il traguardo prefissato come obiettivo condiviso. Inoltre, la “dinamica di gioco” spinge i dipendenti a stringere relazioni tra loro e a migliorare le capacità individuali, soprattutto in un’ottica di sfida.

In fondo, chi di noi non è competitivo.

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