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Management

Cosa è un Business Plan, come si scrive e perchè è importante renderlo Lean (snello)

È il documento che permette di catturare l’attenzione degli investitori, ma anche un processo che mira a raccogliere informazioni, effettuare analisi e valutazioni. Ha anche una fortissima valenza interna, per stimolare organizzazione e management a raggiungere gli obiettivi d’impresa. Ecco come si scrive e perché un Lean Business Plan è più efficace

22 Lug 2019

Annalisa Casali

Spiega chi è l’azienda, cosa fa e come lo fa: è il Business Plan, il documento d’eccellenza per calamitare capitali e interesse degli investitori. Può essere più o meno corposo e dettagliato, descrive le strategie di un’impresa che già opera sul mercato, oppure il progetto imprenditoriale di una startup, e indica come il management intende perseguirle. In realtà, è più di un semplice documento. È anche il processo che porta a definire le caratteristiche fondamentali di un progetto imprenditoriale.

Per una startup, la realizzazione del Business Plan è una tappa cruciale sulla via del successo, tanto che spesso negli ultimi anni abbiamo assistito al proliferare di contest e competition in cui le imprese neo costituite si contendevano un finanziamento in denaro a suon di Business Plan. Saper catturare l’interesse degli investitori e delle banche permette di partire con il giusto passo e dare slancio alle strategie di espansione e internazionalizzazione. Ecco, quindi, alcuni consigli pratici su come scrivere un Business Plan aziendale.

Business Model e Business Plan

Business Model e Business Plan sono documenti importantissimi per le imprese. Nel Business Model l’azienda spiega i suoi valori fondanti, le soluzioni strategiche e organizzative che gli permettono di creare valore per i clienti e, più in generale, gli stakeholder, ovvero chiunque abbia un interesse verso le sue attività (dipendenti, azionisti, creditori…). Nel Business Plan, invece, l’azienda illustra che cosa farà per tradurre in pratica il Business Model, definendo più in dettaglio quanto tempo e quanto capitale serviranno per partire e affermarsi sullo scenario competitivo.

Cosa è (cosa non è) e a cosa serve un Business Plan

Il Business Plan è un documento che sintetizza “nero su bianco” tutte le caratteristiche salienti di un progetto imprenditoriale. Generalmente abbraccia un orizzonte temporale che va dai 3 ai 5 anni (medio termine) e per questo motivo deve essere periodicamente aggiornato sulla base dei risultati ottenuti.

«Il Business Plan – spiega Andrea Gaschi, Associate Partner di P4I – Partners4Innovation – è un processo che mira a raccogliere informazioni, effettuare analisi e valutazioni. È il risultato dell’applicazione di un insieme di metodologie tradizionali sviluppate nell’ambito di diverse discipline, come la strategia, il marketing, l’accounting, ricondotte all’interno di uno schema unitario».

Questo, in estrema sintesi, quello che è un Business Plan, ma cosa, invece, non è? «Di sicuro non è uno schema in Excel scaricato da Internet attraverso cui fare simulazioni economico-finanziarie. E nemmeno un template standard da riempire con i dati raccolti in azienda», prosegue.

Andrea Gaschi

Associate Partner, P4i - Partners4Innovation

Come fare un Business Plan: la struttura

Il Business Plan ha una duplice funzione. Internamente, informa e guida il management nei processi decisionali. Esternamente, invece, promuove il progetto imprenditoriale verso gli stakeholder e gli operatori finanziari in particolare.

Il Business Plan si compone di due parti essenziali:

  • Parte descrittiva: indica i mercati di riferimento e il settore in cui opera l’azienda. Spiega la strategia, gli obiettivi, presenta il piano operativo, la società, i soci e il progetto che si vuole realizzare.
  • Parte economico-finanziaria: contiene la valutazione della sostenibilità economica e finanziaria del progetto e stima la sua redditività.

La parte descrittiva deve contenere l’analisi di tutta una serie di aspetti chiave, come quelli normativi, contabili e fiscali, la struttura del mercato e la concorrenza, gli aspetti organizzativi interni. La parte economico-finanziaria, invece, deve indicare le vendite previste e il Break Even Point (ovvero il livello di fatturato a partire dal quale l’azienda avrà smesso di coprire i costi iniziali e inizierà a guadagnare), i costi previsti, gli investimenti da sostenere con le relative coperture e il flusso di cassa.

Per le nuove attività sarà opportuno riportare gli stadi di sviluppo dell’iniziativa imprenditoriale, con l’indicazione di quali fasi sono già state completate e quelle che, invece, sono da avviare ex novo o da completare. Per le realtà che già operano sul mercato, invece, sarà importante far conoscere l’azienda e la sua storia (costituzione, assetto societario, situazione economica e finanziaria) oltre che i traguardi già ottenuti in passato.

Un modello di Business Plan

La domanda che molti si pongono è: cosa scrivere in un Business Plan? In realtà non esiste uno schema valido a priori per tutte i progetti imprenditoriali. Esiste, però, un elenco di contenuti che non possono mai mancare in un documento di questo tipo. Uno schema di riferimento del piano di business può essere questo:

  • Executive Summary: questa parte descrive in sintesi il progetto imprenditoriale, la storia dell’azienda, la mission, i business goals e come sarà organizzata e strutturata l’attività imprenditoriale.
  • Descrizione della società e del management: indica chi sono i soci e i manager, le funzioni e i ruoli, i loro curricula e background, le esperienze pregresse e i risultati ottenuti.
  • Descrizione dei prodotti e servizi: questa parte illustra in dettaglio i prodotti/servizi, con le loro caratteristiche distintive e le fonti di vantaggio competitivo. Inoltre, fa capire se sono già pronti per essere commercializzati o, al contrario, qual è il time-to-market ipotizzato per il loro lancio sul mercato.
  • Analisi del settore o dei settori di riferimento: spiega a quali consumatori target l’azienda si rivolge; come e perché i prodotti e servizi saranno in grado di assicurarle un vantaggio sostenibile e duraturo nel tempo.
  • Concorrenza e mercato: in questa sezione si inserisce una vera e propria analisi del mercato, indicando il posizionamento della società rispetto ai principali competitor diretti e indiretti e l’eventuale presenza di barriere all’entrata.
  • Strategie di marketing: indica le strategie commerciali identificando i canali ipotizzati per la distribuzione e le leve promozionali che saranno messe in atto.
  • Piano di realizzazione dell’idea di business: descrive, per ogni funzione aziendale, quali sono le attività necessarie per realizzare gli obiettivi della società, le relative tempistiche e, fattore sempre più rilevante negli ultimi anni, l’impatto ambientale delle attività produttive.
  • Fabbisogno di capitali: contiene la stima del capitale (di rischio e di debito) necessario per avviare l’impresa, indicando i termini, gli importi e le eventuali garanzie offerte.
  • Flussi finanziari: questa parte tratta le risorse finanziarie con cui si prevede di sostenere l’attività imprenditoriale, distinte tra capitale proprio (capitale sociale, utili…) e capitale di terzi (fondi, obbligazioni, debiti verso le banche…). È completata con la stima del Cash Flow Operativo, ovvero dei flussi di cassa che si generano con l’avvio dell’attività e che si ottengono scorporando dalle entrate legate alle vendite le uscite sostenute per l’acquisto di materie prime e semilavorati, costo del lavoro, imposte e tasse.

Executive Summary: cosa è e perché è importante

L’Executive Summary è la parte più importante del Business Plan, quella che permette di dare un’idea di cosa fa l’azienda, come lo fa e in cosa si distingue dalle altre. Si tratta della parte introduttiva del piano imprenditoriale, quella in cui vengono elencate e spiegate in modo sintetico le diverse parti del Business Plan, per fornire un’idea del progetto imprenditoriale. Questa è la parte che viene letta prima e quella su cui si gioca la possibilità di catturare l’interesse del lettore a proseguire la lettura. Ma come deve essere un Executive Summary per poter catturare l’attenzione e convincere? Ecco le caratteristiche del modello di riferimento più efficace.

  • Sintetico: l’Executive Summary è un sommario, ovvero un breve riassunto che tratta per sommi capi tutti i punti del piano di business che si andranno a sviluppare successivamente.
  • Chiaro: deve indicare quali sono gli obiettivi dell’impresa, quali sono i mercati target e con quali prodotti e servizi li si vuole approcciare. Ma soprattutto, un Business Plan deve essere sostenibile. Inutile porsi (e proporre agli stakeholder) obiettivi troppo ambiziosi, difficilmente raggiungibili.
  • Argomentato e concreto: deve supportare con dati realistici e credibili l’idea imprenditoriale e spiegare perché ritenete che la vostra azienda sarà una realtà di successo.
  • Scritto bene: sembra superfluo ricordarlo, ma un testo con errori di ortografia e refusi darà una pessima impressione del vostro operato e, di conseguenza, della vostra idea imprenditoriale.
  • Originale: per attirare l’attenzione di chi lo legge, l’Executive Summary deve esprimere la personalità e la creatività di chi lo ha redatto e dimostrare l’unicità dell’idea imprenditoriale.

Cosa deve contenere l’Executive Summary

Ovviamente, non esiste uno schema preciso di ciò che deve contenere un Executive Summary, perché il suo contenuto dovrà essere plasmato sull’azienda, i suoi soci e i suoi obiettivi di business. Esistono, però, alcuni argomenti ricorrenti, che sarebbe meglio indicare in un Executive Summary. Eccoli.

  • Background del management
    Chi siete, qual è la vostra storia di imprenditori, quali sono le vostre esperienze pregresse e quali risultati avete ottenuto.
  • Prodotti e servizi
    Qual è il vostro core business, quali sono le peculiarità dei vostri prodotti/servizi e qual è il loro valore aggiunto per i clienti.
  • Settori di mercato cui ci si rivolge
    A quali mercati vi rivolgete e perché li avete identificati come potenzialmente interessanti, quali sono le prospettive di crescita future dei segmenti di mercato che coprite.
  • Piano finanziario
    Qual è il fabbisogno di capitali della vostra azienda e in che modo avete pensato di accedere a queste risorse finanziarie.
  • Piano di marketing
    Qual è il marketing mix, quali sono le strategie di marketing e le tattiche, che tipo di canali intendete utilizzare e in che modo.

Ovviamente, queste sono linee generali, ma i contenuti dell’Executive Summary variano in relazione alla tipologia di interlocutori cui vi rivolgete. Il vostro obiettivo principale è reperire capitale o fondi di debito? Questo significa che i vostri interlocutori sono i potenziali investitori, le banche, le finanziarie, i fondi. In questo caso bisognerà valorizzare soprattutto la sostenibilità finanziaria della vostra idea imprenditoriale.

I vantaggi dell’utilizzo di un Business Plan

La possibilità di mettere “nero su bianco” gli obiettivi aziendali e definire le strategie utili per realizzarli permette all’imprenditore di organizzare al meglio la propria attività e razionalizzare i percorsi strategici. Il Business Plan, inoltre, aiuta gli intermediari finanziari (banche, fondi, finanziarie…) a valutare meglio il grado di rischiosità dei propri investimenti nella nuova impresa. Infine, il Business Plan è una cartina di tornasole per l’imprenditore, che viene aggiornato sulle opportunità e i rischi dell’attività. Il piano, infatti, non esaurisce la sua utilità al momento della costituzione della nuova impresa ma dovrà essere periodicamente aggiornato, controllando il raggiungimento effettivo dei risultati economico finanziari indicati e predisponendo possibili “aggiustamenti” in corso d’opera alle strategie aziendali. E se è vero che un buon Business Plan non è la garanzia del successo dell’impresa, è vero che se ben congeniato ed eseguito riduce sensibilmente i rischi di fallimento, sia perché evidenzia tutti gli aspetti da monitorare per la riuscita del progetto e sia perché la sua natura dinamica permette di adottare con il giusto anticipo le azioni correttive necessarie per centrare gli obiettivi dichiarati.

Lean Business Plan per massimizzare le performance

«Pianificare è essenziale ma i piani sono generalmente inutili», sosteneva il generale americano Dwight Eisenhower. I Business Plan tradizionali sono lunghi e complessi, difficili da aggiornare. La conseguenza è che spesso rimangono chiusi in un cassetto, perché nessuno vuole assumersi la responsabilità di intervenire su questi documenti.

L’applicazione del modello Lean alla procedura di elaborazione del Business Plan aiuta le aziende a ridurre i tempi di stesura, la lunghezza e la complessità del documento. Un Business Plan Lean è un documento snello, che permette di valutare con facilità i risultati ottenuti e procedere rapidamente agli aggiustamenti necessari per ottenere miglioramenti incrementali sui risultati di business, riducendo al minimo i rischi di insuccesso.

Un Lean Business Plan permette al management di aumentare le opportunità di successo, ragionando in un’ottica di “piccoli passi”. «Il business planning lean – spiega Marco Planzi, Associate Partner di P4I – Partners4Innovation – è un processo interno all’azienda che aiuta a sviluppare una strategia imprenditoriale solida, a rivederla non appena si conoscono meglio i clienti e i loro bisogni e misurare in modo preciso le performance». L’adozione di questo approccio agile e minimalista permette di compilare un piano di business in meno di un’ora puntando sui soli elementi essenziali, riducendo al minimo fronzoli e ridondanze con la certezza di mettere a fuoco da subito il Business Model più efficace rispondendo a poche, semplici, domande. Il Lean Business Plan, prosegue Planzi, «sintetizza ciò che succederà e quando, chi è responsabile di cosa e quello che ci si deve aspettare in merito alle vendite, alle spese e ai flussi di cassa».

Marco Planzi

Associate Partner, P4I-Partners4Innovation

Ma quali sono gli elementi di un Lean Business Plan? Secondo gli esperti di P4I – Partners4Innovation, le componenti essenziali sono 4:

  • Strategia: cosa si vuole fare
  • Tattica: come si farà
  • Execution: chi farà cosa
  • Financials: quali risultati si otterranno

Il Lead Business Plan è, quindi, ben più di un documento, piuttosto è un processo che mira al miglioramento continuo delle performance d’impresa. Dopo aver definito una strategia, dopo averla tradotta in pratica e analizzato i risultati ottenuti, sarà possibile intervenire sul Business Plan e ricominciare daccapo, in un processo virtuoso continuo.

I documenti da allegare al Business Plan

Una volta scritto il documento vero e proprio, bisogna capire quali documenti ha senso allegare al Business Plan. Il piano serve anche a supportare la pianificazione economica e finanziaria dell’impresa, infatti generalmente al documento principale si allegano lo Stato Patrimoniale, il Conto Economico e il Prospetto di Tesoreria. I preventivi dei fornitori e i contratti già siglati serviranno a dare consistenza al piano economico-finanziario, insieme alle stime e alle ricerche sui mercati target. Se il progetto imprenditoriale si realizza come emanazione (spinoff) di una società che già opera sul mercato, è utile allegare l’atto costitutivo e lo statuto, che elencano i soci e presentano gli schemi di funzionamento della società, gli organi aziendali, i poteri degli amministratori, i criteri di ripartizione degli utili… Il curriculum vitae dei soci è importante, perché mette in evidenza la loro formazione ed esperienza, la conoscenza del settore e le motivazioni che li spingono verso la realizzazione delle idee di business. Oltre al C.V. è necessario allegare la situazione patrimoniale e finanziaria dei soci, che offrono una misura della loro capacità di far fronte alla richiesta di restituzione del capitale preso in prestito.

Conclusioni

I vantaggi di un piano imprenditoriale ben congeniato ed eseguito sono numerosi. «Spesso – conclude Gaschi – la stesura del Business Plan è vista come un adempimento dovuto per accedere a finanziamenti e capitale di debito. In realtà, si tratta di un documento che serve in primis al personale, per capire a fondo l’organizzazione, e al management, per dimostrare la caratura del progetto d’impresa, definire l’assetto economico-finanziario e incentivare, attraverso la pianificazione, il miglioramento delle performance aziendali».

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