Digitalizzazione aziendale: cos’è e cosa significa digitalizzare i processi

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Digitalizzazione aziendale: cos’è davvero e cosa significa digitalizzare i processi

Non si tratta solo di adottare tecnologie innovative: digitalizzare processi e documenti implica una profonda revisione del modo in cui si lavora. Per trasformare l’impresa in un’organizzazione resiliente bisogna partire dall’ascolto delle esigenze di partner, clienti e collaboratori e puntare alla semplificazione

24 Mar 2021

Domenico Aliperto

A differenza di quanto qualcuno potrebbe ancora pensare, la digitalizzazione aziendale non ha solo a che fare con l’introduzione di tecnologie digitali negli uffici e negli stabilimenti, o con la trasformazione dei documenti cartacei in pdf, bensì con la ferma volontà di dematerializzare – ovvero, per l’appunto, digitalizzare – i processi e i flussi documentali che alimentano il business. Si tratta quindi di una profonda trasformazione culturale e metodologica del modo di lavorare che all’interno dell’organizzazione deve fare leva sulle soluzioni tecnologiche come fattori abilitanti per il raggiungimento dei principali obiettivi di qualsiasi programma di digital transformation: ottimizzare, semplificare, accelerare e rendere più agili tutte le attività aziendali per accorciare le distanze tra dipendenti e con partner, clienti e fornitori, oltre che per individuare nuove opportunità e nuovi modelli di business. Con, in aggiunta, un effetto collaterale a tutto vantaggio del conto economico: una volta digitalizzati, i processi possono essere non solo svincolati dalle facilities fisiche, ma anche automatizzati, delegando parti di essi a robot software, consentendo all’azienda di liberare risorse umane, finanziarie e materiali per dirottarle sulle attività a maggior valore.

Cos’è la digital transformation e cosa si intende per digitalizzazione aziendale

Proviamo a definire più nello specifico cosa presuppone, sul piano pratico, la digitalizzazione aziendale, in particolare in questi tempi di pandemia. L’emergenza coronavirus, infatti, ha accelerato la digitalizzazione portato molte imprese a compiere quel balzo di consapevolezza che fa passare dal considerare la digital transformation un nice to have a ritenerla essenziale per garantire la continuità del business. Una recente indagine commissionata da McKinsey, “What 800 executives envision for the postpandemic workforce” descrive bene la metamorfosi in atto: l’85% degli intervistati nel sondaggio ha affermato che, per garantire la sicurezza sanitaria, le loro aziende hanno accelerato l’implementazione di soluzioni che consentono l’interazione e la collaborazione dei dipendenti sul piano digitale, a partire dalla videoconferenza e dalle piattaforme di file sharing. Circa la metà degli intervistati ha riferito di aver aumentato la digitalizzazione dei canali dedicati ai clienti, per esempio tramite e-commerce, app mobili o chatbot. Circa il 35% ha potenziato le proprie catene di approvvigionamento, per esempio connettendo i propri fornitori a piattaforme digitali per la gestione della supply chain. Interazione, collaborazione, connessione online: sono queste parole l’essenza di ciò che implica la digitalizzazione aziendale. A prescindere dalle dimensioni dell’organizzazione e dal settore in cui opera, digitalizzare i processi aiuta qualsiasi impresa a diventare più resiliente e ad affrontare anche scenari imprevisti come quello attuale.

Come favorire la digitalizzazione nelle imprese

Un top management consapevole dei benefici del digitale, in grado di trasferire commitment a tutta l’organizzazione: è questo il requisito per una trasformazione digitale di successo. Ma spesso sono proprio le criticità e le situazioni d’emergenza il pungolo che scatena il bisogno di superare la consuetudine e il conservatorismo facendo leva sull’innovazione. La digitalizzazione aziendale, però, ha i suoi tempi e i suoi metodi e va pianificata come un’evoluzione graduale, accompagnata con un piano di change management che coinvolge attivamente tutto il personale. Il segreto per intraprendere correttamente questo percorso? L’ascolto. Per ascolto si intende l’analisi approfondita delle esigenze di collaboratori, partner e clienti, accompagnata da un processo di assessment, un’analisi e mappatura del processo che aiuti il management a comprenderne la reale efficienza delle procedure in essere e l’efficacia che si può raggiungere migliorando l’esperienza di ciascuno attraverso l’introduzione di metodologie innovative abilitate dal digitale. Sono due le aree su cui agire: quella dei processi e quella dei flussi documentali.

Puntare all’efficienza: la digitalizzazione dei processi aziendali

Digitalizzare i processi aziendali significa ripensarli, ridisegnarli, in altri termini reingegnerizzarli, sfruttando i moduli di automazione e controllo che le moderne piattaforme tecnologiche garantiscono. Le piattaforme tecnologiche a supporto dei processi aziendali sono a loro volta contraddistinte da una user experience omogenea e integrata a prescindere dal dispositivo utilizzato, desktop o mobile. Questo consente da una parte di snellire le operazioni riducendo passaggi manuali (e quindi errori), assicurando al tempo stesso maggiore controllo e trasparenza sull’esecuzione di ciascun task. Dall’altra permette di raccogliere una serie di dati che possono poi essere correlati e analizzati per verificare l’effettiva efficienza dei processi. Se a ogni azione corrisponde un effetto, la possibilità di comprendere il rapporto intrinseco tra cosa si fa, come lo si fa e quale risultato si ottiene diventa la chiave di volta per ottimizzare le varie filiere attraverso la reingegnerizzazione dei processi stessi. Ciò vale in qualsiasi ambito in cui un utente si relaziona a un touch point aziendale: dalla Unified collaboration alla Smart Logistics, passando per le attività di vendita e quelle di procurement tramite eCommerce.

Condivisione e agilità: la digitalizzazione dei flussi documentali

Il tema della digitalizzazione dei documenti aziendali è strettamente correlato a quello dell’ottimizzazione dei processi. È infatti impossibile dare vita a un’esperienza seamless, senza frizioni, se prima non si è provveduto a reingegnerizzare la struttura dei flussi informativi aziendali e di conseguenza dematerializzare i flussi documentali, eliminando quindi la carta, con l’accortezza di progettare sistemi di accesso ai file e meccanismi di autenticazione degli utenti che preservino le informazioni sensibili. I documenti prodotti in azienda sono parte fondamentale dei processi che alimentano il business, e non soltanto chi appartiene all’organizzazione, ma anche chi gravita nell’ecosistema in cui opera l’impresa deve poterne disporre in qualsiasi momento. Si tratta di una condicio sine qua non, se l’obiettivo è quello di fluidificare i percorsi decisionali e gli iter approvativi, o anche solo di abilitare sessioni di collaborazione remota con partner e clienti tanto appaganti sul fronte dell’esperienza d’uso quanto sicure sul piano della data protection. La digitalizzazione dei workflow è poi imprescindibile se si parla di Supply Chain Management. Un sistema di approvvigionamento e di distribuzione evoluto può definirsi tale solo se riesce ad abbattere le barriere logiche e fisiche tra tutti i partecipanti alla catena del valore: fatture, bolle e documenti di trasporto devono quindi confluire nella dimensione digitale per essere inviati, approvati, condivisi ed eventualmente modificati con la tempestività che richiede oggi il mercato.

Un esempio di processo digitalizzato: la gestione dei sinistri assicurativi

Nell’ambito dell’Italian Insurtech Summit 2020 di settembre, la compagnia assicurativa Quixa si è aggiudicata l’Italian Insurtech Award 2020 nella categoria “Miglior innovazione in gestione sinistri” grazie a un innovativo sistema di gestione full digital del modulo di Constatazione Amichevole Incidenti. Il tradizionale modulo cartaceo è sostituito da una Web app sviluppata da Datlas, azienda innovativa, nata nel 2017 e specializzata nell’outsourcing tecnologico e di processo basato sulle tecnologie digitali. La gestione del processo e la relazione con la compagnia avvengono tramite l’app che, collegata alla piattaforma dell’outsourcer, accelera le procedure di apertura e gestione del sinistro.

A che punto è la digitalizzazione aziendale in Italia?

Ma qual è il livello di digitalizzazione delle imprese italiane? Sebbene l’88% delle Pmi – spina dorsale della nostra economia – sia consapevole del fatto che le innovazioni digitali sono necessarie per lo sviluppo del business, soltanto il 26% di queste realtà in Italia ha raggiunto un livello di maturità tecnologica tale da consentire loro di competere sul mercato globale. A dirlo è la ricerca sul rapporto tra imprese, innovazione e digitalizzazione 4.0 dell’Osservatorio Innovazione digitale nelle Pmi del Politecnico di Milano. Un’indagine che – va precisato – risale a inizio 2020, e che quindi ancora non tiene in considerazione la spinta propulsiva data dall’emergenza coronavirus. In un panorama ancora acerbo, non mancano comunque casi di eccellenza.

Dove porta la digitalizzazione: RPA, process outsourcing e strategie data-driven

Quanto visto finora rappresenta soltanto la prima parte di un viaggio che, almeno dalla prospettiva attuale, può culminare con l’automazione di alcune attività semplici e ripetitive, grazie ai robot. Nell’ottica del massimo efficientamento raggiungibile delle Operations, inoltre, la gestione dei processi può essere delegata in outsourcing dagli specialisti della digital transformation, che mettono al servizio del business sistemi avanzati di analisi dei dati di processo per continuare a farli evolvere e perfezionandoli. Il tema è quello della Robotic Process Automation (RPA). Sfruttando le tecnologie più innovative, a partire dall’Intelligenza artificiale, il business si trasforma in una vera e propria piattaforma modulare, che consente per l’appunto di ottimizzare, integrare, automatizzare o devolvere all’esterno task e processi in funzione delle reali esigenze dell’organizzazione.

L’adozione di sistemi di Big data analytics aiuta infine a tracciare le linee strategiche del business in base alle reali opportunità – e ai rischi – che ha di fronte a sé un’azienda. Attraverso i dati che genera e che possono essere elaborati in modo sempre più raffinato, l’infrastruttura digitale si configura quindi come uno strumento di conoscenza, mentre la dematerializzazione garantisce all’organizzazione capacità di reazione e adattamento in tempi rapidi nei confronti di scenari economici, sociali e tecnologici in continuo divenire, resi intellegibili proprio dall’analisi dei dati. La digitalizzazione aziendale, oggi, è in altre parole sinonimo di resilienza.

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Domenico Aliperto

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