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Guida

Archiviazione digitale: cos'è e come farla in azienda

Dematerializzazione e non solo: ecco perché un buon progetto di conservazione sostitutiva non si limita ad abbattere i costi della carta e degli archivi tradizionali, ma può migliorare sensibilmente la qualità del lavoro e i risultati di business

06 Set 2019

Domenico Aliperto

L’archiviazione digitale dei documenti in azienda è qualcosa che va ben oltre i temi della dematerializzazione e della conservazione documentale sostitutiva. È a tutti gli effetti il fondamento di un nuovo approccio al business, con il quale un’organizzazione può da una parte sostenere politiche di lavoro agile e dall’altra puntare all’elaborazione di strategie data-driven e all’ottimizzazione dei processi, amministrativi e non solo. Non si tratta infatti semplicemente di convertire dal supporto cartaceo in formato digitale contratti, modulistica, report e documenti condivisi, ma di tradurne i contenuti, attraverso piattaforme software ad hoc e specifici protocolli informatici, in dati accessibili da qualsiasi utente e sistema aziendale. E, in modo particolare, dagli strumenti analitici, che correlando i dati contenuti nei documenti possono estrarre informazioni di valore e insight utili a valutare l’efficienza del workflow. Ma andiamo con ordine.

Il primo dei vantaggi dell’archiviazione digitale: taglio dei costi immediato

C’è un motivo molto semplice per cui, come detto all’inizio, quando si parla di archiviazione digitale il primo pensiero corre ai processi di dematerializzazione: uno degli indubbi vantaggi della conservazione digitale dei documenti, rispetto al metodo tradizionale, è il risparmio sul consumo di carta, sullo spazio occupato per conservare fogli e faldoni e sulle attività di gestione e smistamento degli stampati. Per esempio, limitando il discorso alle sole funzioni legate all’emissione, all’invio e all’archiviazione delle fatture, l’Osservatorio Fatturazione Elettronica e Dematerializzazione del Politecnico di Milano ha calcolato una contrazione dei costi di circa otto euro a documento. Tra processi di stampa, imbustamento, lavoro di contatto con il cliente e conservazione della propria copia, per ogni fattura si risparmiano tra i quattro e i cinque euro, a cui bisogna aggiungere ulteriori 3,5 euro che non vengono più spesi per materiali consumabili e per la logistica.

Velocità, flessibilità, ubiquità: la conservazione digitale abilita lo Smart Working

L’archiviazione elettronica dei documenti è d’altra parte un passaggio imprescindibile per qualsiasi azienda che abbia deciso di accompagnare i propri collaboratori lungo il percorso dello Smart Working. Che si lavori da casa o da un hub, in treno o nell’ufficio di un cliente, poter accedere a qualsiasi documento dallo smartphone o dal laptop semplifica notevolmente la gestione delle attività fuori sede. Al di là della maggiore praticità che deriva dal fatto di non doversi portare nella borsa fogli e documenti (che una volta compilati vanno poi riportati in azienda e consegnati a ciascun destinatario), è sufficiente pensare a cosa può voler dire, alla fine di una trattativa, presentare al proprio interlocutore un contratto in formato digitale. Un documento pronto da siglare – ovviamente tramite firma elettronica – e da inviare seduta stante in azienda per confermare l’ordine e mettere in moto la macchina produttiva.

Cos’è davvero l’archiviazione digitale: come funziona e come va fatta in azienda

Gli esempi appena citati lasciano ben comprendere qual è la vera trasformazione che sottende all’avvio di un piano di conservazione sostitutiva: oltre a trasportare sul piano digitale tutti i documenti, prevedendo sistemi di storage adeguati in termini di memoria di archiviazione, di accessibilità e soprattutto di data protection, è necessario costruire intorno a questo repository un ecosistema di tool e servizi che permettano ad applicativi e utenti di creare, modificare, salvare, inviare e condividere qualsiasi tipo di documento su qualsiasi tipo di supporto. Senza evidentemente tralasciare gli strumenti che consentono alle aziende di ottemperare ai requisiti per il corretto trattamento dei dati personali previsti dal Gdpr e le soluzioni avanzate di riconoscimento delle identità digitali, premesse indispensabili per poter attivare la firma elettronica. Bisogna scegliere interfacce user friendly – o progettarle, in caso di progetti custom – ed entrare in possesso delle licenze dei software per archiviazione digitale più adatti a soddisfare le esigenze dell’impresa e della popolazione aziendale. Fondamentale poi lavorare sul change management, sia per introdurre la cultura dell’innovazione tra i collaboratori meno propensi ad abbandonare i metodi tradizionali e i supporti cartacei, sia per sostenere quello che si rivelerà per l’intera organizzazione un processo di trasformazione senza soluzione di continuità.

Oltre la conservazione dei documenti: le potenzialità dell’archiviazione digitale

Una trasformazione che non riguarderà solo il modo di accedere ai documenti, ma che potrebbe coinvolgere, come accennato, l’intero assetto organizzativo dell’azienda. Una volta digitalizzati, infatti, i documenti diventano “parlanti”. Possono cioè essere dati in pasto alle piattaforme analitiche, che ne esplorano i contenuti tracciandone le modifiche lungo i processi decisionali e approvativi al fine di estrarne informazioni utili a comprendere l’efficienza dell’organizzazione e l’andamento del business. Gli insight estrapolati da queste elaborazioni possono essere utilizzati dal management e dal dipartimento IT – ma anche dagli utenti comuni – per individuare i colli di bottiglia e opportunità di miglioramento nello svolgimento dei task quotidiani e nelle relazioni con i colleghi e con i clienti. È forse questo, in prospettiva, il vantaggio più interessante offerto da un progetto di archiviazione digitale, che se ben realizzato sprigiona il vero potenziale dei documenti, con ricadute positive sulla qualità del lavoro e sui risultati di business.

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