Hybrid work, che cos'è e perché le aziende dovrebbero adottarlo

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Hybrid work: che cos'è e perché le aziende dovrebbero seriamente prenderlo in considerazione

Nell’era post-pandemia, il lavoro ibrido si configura come una valida alternativa tra il rientro definitivo in ufficio e il lavoro da casa. Rispetto al modello tradizionale, questo offre più flessibilità e agilità ai dipendenti, e resilienza alle organizzazioni. Ma quali sono i reali cambiamenti che dovremo aspettarci? Quali le sfide da superare?

16 Apr 2021

Simona Politini

Con l’hybrid work il luogo di lavoro si sdoppia. L’improvviso sopraggiungere della pandemia ha reso il lavoro da casa più che una possibilità una vera e propria questione di sopravvivenza per tutte quelle realtà che, per tipologia di attività svolta, potevano permetterselo. Il remote working, chiamato erroneamente dai più Smart Working, dall’oggi al domani è diventata la formula obbligata per milioni di lavoratori: secondo l’indagine pubblicata a novembre dall’Osservatorio Smart Working del Politecnico di Milano, le persone che hanno lavorato a distanza nel 2020 durante la fase acuta della pandemia sono state 6,58 milioni, praticamente un terzo dei lavoratori dipendenti italiani e oltre dieci volte più dei 570 mila censiti nel 2019, coinvolgendo il 97% delle grandi imprese, il 94% delle pubbliche amministrazioni italiane e il 58% delle PMI.

A distanza di un anno dall’esplosione della pandemia però, con un nuovo vigore alla lotta al virus dato dall’arrivo dei vaccini, ragionare su come potrebbe configurarsi il “new normal” è d’obbligo, perché una cosa è certa: tornare allo status quo pre-emergenza è praticamente impossibile e probabilmente anche poco sensato, significherebbe mettere in archivio tutta l’esperienza accumulata in questo periodo etichettandola come negativa, quando invece sono ben noti a tutti anche gli aspetti positivi da essa scaturiti. A riprova di ciò, lo studio dell’Osservatorio stima che al termine dell’emergenza le persone che lavoreranno almeno in parte da remoto saranno complessivamente 5,35 milioni, di cui 1,72 milioni nelle grandi imprese, 920mila nelle PMI, 1,23 milioni nelle microimprese e 1,48 milioni nelle PA. Per adattarsi a questa “nuova normalità” del lavoro il 70% delle grandi imprese aumenterà le giornate di lavoro da remoto, portandole in media da uno a 2,7 giorni alla settimana, una su due modificherà gli spazi fisici. Benvenuti nell’era del lavoro ibrido dove la presenza costante in ufficio non è più fondamentale.

Hybrid work: cos’è il lavoro ibrido

Il lavoro ibrido nasce dal mix tra lavoro a distanza e lavoro in presenza. Non si tratta banalmente di un compromesso tra vecchio e nuovo ma di una modalità che punta a sintetizzare il meglio delle due esperienze rispondendo alle mutate esigenze dei lavoratori e creando al contempo organizzazioni sempre più competitive. Ad oggi non esiste un hybrid work model definito: ci sono aziende che si stanno orientando verso una modalità “remote-first”, ovvero che prevedono di adottare il lavoro da remoto come predominante e una presenza in ufficio occasionale senza però arrivare a soluzioni di Full Smart Working, e aziende che invece propendono per un approccio “office-first”, in cui l’ufficio rimane il luogo principale dove svolgere l’attività. Secondo un’indagine realizzata da McKinsey solo il 7% di 800 dirigenti intervistati è favorevole a prevedere tre o più giornate di lavoro da remoto. Sebbene dunque si stiano sperimentando diversi modelli di lavoro ibrido è certo che alcune sfide investiranno indistintamente tutte le aziende che decideranno di percorrere questa strada.

Le sfide del lavoro ibrido

Dal rispetto dell’equità alla salvaguardia della cultura aziendale, dal mantenere alto lo spirito collaborativo alla necessità di alimentare gli scambi informali, dalla gestione del lavoro alla sicurezza informatica. Sono diverse le sfide che il lavoro ibrido porta con sé e, forse, la più grande è cercare di non creare lavoratori di serie A (coloro che lavorano in azienda) e lavoratori di serie B (coloro che lavorano da casa).

Come descrive in maniera puntuale un articolo pubblicato sull’Harvard Business Review dal titolo Making the Hybrid Workplace Fair, scritto a quattro mani dai professori esperti in organizzazione del lavoro Mark Mortensen e Martine Haas, chi lavora da remoto, qualora non correttamente supportato, rischia di rimanere ai margini dell’organizzazione. Questi dipendenti, scrivono Mortensen e Haas, spesso vengono penalizzati da un’infrastruttura tecnologica peggiore (connessioni lente, incapacità di accedere a determinate risorse da casa, una configurazione di un home office meno sofisticata) riscontrando più difficoltà nel dimostrare la propria competenza. Ma non si deve fare i conti solo con un gap tecnologico. Non essere presenti durante le interazioni informali lascia i lavoratori da remoto fuori da alcune dinamiche, mettendoli anche nella condizione di diventre gli ultimi a essere messi al corrente dei fatti. Lavorare da remoto può anche portare i dipendenti a sentirsi più isolati e privi di qualle relazioni e connessioni che forniscono un supporto sociale. Infine, ma non per importanza, i due professori spiegano come lavorare nello stesso spazio del capo aumenta la probabilità che gli sforzi e le azioni dei dipendenti vengano notate e riconosciute, e anche se il capo lavora da remoto, quando un dipendente lavora in ufficio, aumenta la probabilità che le sue azioni vengano viste da altri e segnalate indirettamente a lui. Da remoto, sottolineano gli autori dell’articolo, nessuno vede l’attività eseguita in tarda notte o al mattino presto o quanto i dipendenti si stiano impegnando per raggiungere gli obiettivi che gli sono stati assegnati. In questi casi, è probabile che il credito per un lavoro di gruppo venga attribuito in modo poco equo principalmente a coloro che sono presenti in ufficio e più visibili.

Dal punto di vista dei rapporti personali sempre Mortensen e Haas ricordano che quando la comunicazione avviene in remoto, la connessione tra le persone è gravemente indebolita e i segnali non verbali sono più difficili da captare, anche quando le persone possono vedersi su uno schermo. Nei momenti di interazione dal vivo le persone sono spesso eccitate e più propense a entrare in empatia l’una con l’altra, il che supporta la cultura organizzativa e la collaborazione. Molti incontri da remoto infatti sono puramente focalizzati sul compito e in gran parte privi di connessione emotiva. Le riunioni sono importanti, ovviamente, ma non più dei momenti umani, perché sono le relazioni a creare fiducia tra i colleghi, supportare la cooperazione e stimolare all’impegno.

Infine, se da un lato è vero che durante il remote working forzato la produttività non è calata per la maggior parte delle realtà che ne hanno fatto uso, lo è altrettanto il fatto che questi risultati spesso nascondono un costo umano non sempre tenuto in giusta considerazione. Oltre 40 miliardi di e-mail, più 148% di meeting online, più 45% di chat, sono questi i numeri rilevati tra febbraio 2020 e febbraio 2021 dalla ricerca Microsoft dal titolo The Next Great Disruption is Hybrid Work – Are We Ready?, realizzata intervistando 31.092 lavoratori dipendenti o autonomi a tempo pieno in 31 mercati, Italia inclusa. È dunque facile comprendere come la massiva interazione con la tecnologia richiesta dal lavoro a distanza abbia potuto scatenare forme di tecnostress in numerosi soggetti molti dei quali si sono trovati a confrontarsi per la prima volta con questa tipologia di strumenti.

Per questi motivi, e non solo, è fondamentale che in qualsiasi modo si scelga di perseguire l’hybrid work nulla venga lasciato all’improvvisazione e tutti i dipendenti siano messi in condizione di procedere allineati verso un unico obiettivo e supportati in ogni aspetto dell’attività.

Hybrid workplace: il luogo di lavoro si trasforma

Secondo lo studio Microsoft sopra citato, il 66% dei leader afferma che le proprie organizzazioni stanno considerando di ridisegnare gli ambienti di lavoro per conformarli alle nuove esigenze legate all’hybrid work. Questo tendenzialmente significa la possibilità di ridurre la metratura degli spazi con un ragguardevole risparmio di costi da parte delle organizzazioni, ma, al tempo stesso, la necessità di configurarli in maniera flessibile pensando ad una maggiore collaborazione e interazione anche al di fuori della pura attività lavorativa tra coloro che li popolano senza però dimenticare le aree di privacy: più tavoli riunione, grandi monitor per la condivisione di progetti, soluzioni di segnaletica digitale per informare i team su cosa si sta svolgendo nei vari ambienti, zone relax, dispositivi per la prenotazione di postazioni (pratica conosciuta col nome di hotelling) tecnologicamente connesse in grado di supportare le relazioni tra le persone che lavorano in remoto e le persone in ufficio. Ecco, tutto questo e anche di più trasformerà l’ambiente di lavoro da come siamo abituati a vederlo oggi.

Nuovi talenti in arrivo grazie al lavoro ibrido

Uno degli aspetti positivi di istituzionalizzare il lavoro da remoto è la possibilità di aprire l’azienda all’inserimento di risorse distanti dalla sede centrale o dagli uffici dislocati sul territorio. Rimuovere i confini geografici significa poter accedere ad un bacino di talenti potenzialmente senza limiti, oltre a poter organizzare team più variegati ed inclusivi. Più punti di vista, maggiore creatività, maggiore rapidità nel risolvere i problemi, più alto tasso di innovazione, sono solo alcuni dei vantaggi della diversità sul luogo di lavoro, fisico o virtuale che sia. Immaginiamo che valenza questo possa avere sia per grandi realtà imprenditoriali chiamate a confrontarsi su mercati sempre più competitivi, sia per più piccole realtà locali che grazie al lavoro da remoto potranno assorbire nuove competenze in grado di spingerle verso un salto di qualità.

Le tecnologie per la collaborazione a distanza

Fondamentale perché il lavoro ibrido dia i risultati sperati è per le aziende il dotarsi dei giusti strumenti, e in questo caso la tecnologia la fa da padrone. Affinché si possa lavorare da casa e in ufficio e da diverse postazioni senza soluzione di continuità è necessario che i documenti siano resi disponibili elettronicamente e non dipendere dal cartaceo; che i dipendenti possano accedere al materiale e agli applicativi aziendali da qualsiasi luogo senza esser legati a computer specifici; infine, che vengano adottati sistemi informativi basati su cloud per facilitare la transizione tra le postazioni di lavoro e tra casa e ufficio. Oltre a questi elementi, che potremmo definire i presupposti di base, affinché si possa lavorare in modalità ibrida esistono oggi diversi software e tecnologie, che concorrono a facilitare la collaborazione e portare a termine singole attività come interi processi. Software di Identity and Access Management (IAM) per l’autenticazione a distanza sicura, strumenti di people management per contribuire a migliorare la salute dei dipendenti, piattaforme di project management, strumenti per la formazione continua, piattaforme di collaboration, finanche software per monitorare il livello di produttività dei dipendenti e la qualità del loro lavoro, sono tutti strumenti innovativi utili per supportare le organizzazioni in questa transizione rivoluzionaria dal lavoro tradizionale al lavoro ibrido.

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