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dematerializzazione

Come funziona la Conservazione Digitale delle Fatture (e non solo)

Quali passi bisogna compiere per conservare i documenti fiscali e amministrativi in formato digitale? Da dove partire? Quali normative si applicano? Cos’è la marca temporale? Chi è il responsabile della conservazione? Ecco tutto quello che bisogna sapere per eliminare gli archivi cartacei e rendere più economica ed efficiente la gestione documentale

06 Giu 2016

Paolo A. Catti, Associate Partner P4I Partners4Innovation - Daniele Marazzi, Associate Partner P4I Partners4Innovation - Umberto Zanini, Dottore Commercialista, Osservatorio Fatturazione Elettronica e Dematerializzazione

Con la pubblicazione del Decreto Ministeriale del 23 gennaio 2004, il Legislatore aveva per la prima volta consentito a imprese e PA di poter conservare i documenti fiscali e amministrativi in formato digitale, sia partendo da documenti nativamente digitali, sia partendo da documenti cartacei.

Il testo è stato poi sostituito dal Decreto Ministeriale del 17 giugno 2014  (pubblicato in G.U. n.146 del 26 giugno 2014), che contiene diverse misure di semplificazione rispetto al decreto precedente. Di fatto risulta possibile portare in Conservazione Digitale tutti i documenti fiscali e amministrativi, seguendo le istruzioni definite dal Legislatore, che richiedono alcuni passi formali: in gran parte, accortezze di processo che, una volta definite, diventano automatismi.

L’Agenzia delle Entrate ha poi delineato una consolidata metodologia procedurale, che ha eliminato progressivamente ogni criticità derivante dall’implementazione di soluzioni di Conservazione Digitale (si veda, su tutte la Circolare n.18/E del 26 giugno 2014). Le regole tecniche in materia di sistemi di Conservazione, infine, sono riportate nel DPCM del 3 dicembre 2013). Facendo riferimento al processo di Fatturazione Elettronica verso la PA, va ricordato che la norma impone di ricorrere alla Conservazione Digitale sia ai fornitori emittenti sia agli Enti della PA destinatari delle Fatture.

Come si fa la Conservazione Digitale delle Fatture?

Se si fa Fatturazione Elettronica la conservazione digitale è un obbligo, diversamente adottare la Conservazione Digitale delle Fatture è consigliabile se non addirittura fortemente raccomandabile: i benefici sono evidenti e rilevanti. Per procedere alla Conservazione Digitale delle Fatture – e precisando che una descrizione del Processo di Conservazione è riportata anche all’articolo 9 del DPCM 3 dicembre 2013 – di seguito si illustra brevemente che cosa è opportuno avere ben presente (i principali step da seguire).

Step 0 – Le Fatture da cui partire.

È possibile portare in Conservazione Digitale sia le Fatture Attive sia quelle Passive. La norma non impone particolari vincoli di formato – fatto salvo il caso delle Fatture Elettroniche inviate alla PA, che devono essere Conservate come file XML in Tracciato FatturaPA. Tuttavia, impone di garantire requisiti di autenticità dell’origine, integrità del contenuto e leggibilità nel tempo. In generale, si può suggerire di optare per la conservazione di documenti adottando il formato PDF (meglio se PDF/A che evita la presenza di macroistruzioni), in quanto assicura il rispetto del requisito di Leggibilità nel tempo del documento archiviato.

Step 1 – La Firma Digitale

Su ogni singolo file Fattura da conservare va apposta una Firma Elettronica Qualificata (o una Firma Digitale) così come il relativo Riferimento Temporale (che concorre a indicare il momento in cui è stata apposta la Firma). Questi “accorgimenti” possono sembrare inutili complicazioni, tuttavia garantiscono di rispettare i requisiti di Autenticità dell’origine e Integrità del contenuto della Fattura. Come già anticipato, infine, per assicurare la Leggibilità del documento si suggerisce di adottare il formato PDF oppure PDF/A.

Step 2 – L’estrazione dei metadati (o Indicizzazione)

Al file memorizzato e in attesa di essere conservato viene associato un insieme di metadati obbligatori, finalizzati a rendere facilmente consultabile l’archivio fiscale in caso di controlli o verifiche da parte dell’Autorità competente. L’estrazione e l’evidenza di questi dati prende il nome di metadatazione. E’ sempre possibile definire anche ulteriori campi di ricerca aggiuntivi, rispetto a quelli necessari per la metadatazione , ma è indispensabile rendere disponibili almeno quelli elencati dalla norma: Nome, Cognome, Denominazione, Codice Fiscale, Partita IVA, Data. Queste 6 informazioni sono quelle richieste dall’Articolo 3 del DMEF del 17 giugno 2014 per poter effettuare ricerche ed estrazioni negli archivi di documenti rilevanti ai fini fiscali. In generale, ogni documento informatico deve essere associato a una serie di metadati: introdotti dal DPCM del 3 dicembre 2013 e successivamente precisati dal più recente DPCM del 13 novembre 2014.

Step 3 – Produzione del Pacchetto di Versamento

Il “Pacchetto di Versamento” è un insieme di dati da portare in conservazione. La singola Fattura – o l’impronta della sua immagine digitale – viene inserita nel Pacchetto di Versamento che viene inviato al sistema di conservazione (o al provider del servizio di conservazione, nel caso si sia optato per la fruizione in outsourcing). Il pacchetto di versamento può raggruppare anche più Fatture: per esempio, tutte quelle ricevute in un determinato arco temporale, ed è consigliabile la garanzia  dell’ordine cronologico (per esempio, se sono presenti le Fatture n. 15 e n. 18 devono necessariamente essere presenti anche le Fatture n. 16 e n. 17) .

Step 4 – Produzione del Pacchetto di Archiviazione con Firma Digitale e Marca Temporale

I Pacchetti di Versamento devono essere cristallizzati in Pacchetti di Archiviazione entro 3 mesi dal termine per la presentazione della dichiarazione relativa al periodo d’imposta. Questo passaggio avviene con l’apposizione della Firma Digitale del Responsabile della Conservazione e della Marca Temporale (la Marca Temporale si appone collegandosi a una Certification Authority esterna che la rilascia). La Marca Temporale stabilisce il momento esatto (data, ora, minuti, secondi ) in cui si conclude il processo di Conservazione Digitale. In questo modo, i documenti racchiusi nel Pacchetto di Archiviazione vengono “cristallizzati” e non potranno più essere modificati. Così come contemplato nelle regole tecniche, spetta al Manuale della Conservazione definire come vengono gestiti i Pacchetti di Versamento, che richiedono però di adottare le specifiche riportate nell’allegato 4 almeno con riferimento alla struttura dei dati per la gestione dei Pacchetti di Archiviazione (allegato 4 che, a sua volta, fa riferimento a quanto previsto nello standard SInCRO).

Una volta completato questo percorso, il Pacchetto di Archiviazione deve essere conservato secondo le durate previste dalle disposizioni normative: per le Fatture, 10 anni. Fare Conservazione Digitale, infine, rende necessario:

  • identificare un Responsabile della Conservazione (si veda la sezione “Chi è e che cosa fa il Responsabile della Conservazione?”), che si occuperà di garantire nel tempo la salvaguardia degli archivi informatici e la leggibilità del loro contenuto;
  • redigere un Manuale della Conservazione (si veda la sezione “Che cos’è il Manuale della Conservazione?”).

Gli Enti della Pubblica Amministrazione possono dotarsi internamente dell’infrastruttura tecnologica necessaria per la Conservazione Digitale oppure rivolgersi a provider esterni specializzati: in questo caso, con riferimento ai soli Enti della PA, è necessario che il soggetto su cui si intende appoggiarsi per il processo di Conservazione Digitale figuri nell’elenco dei Conservatori Accreditati tenuto dall’Agenzia per l’Italia Digitale (l’elenco è pubblico, costantemente aggiornato e disponibile online sul sito dell’Agenzia per l’Italia Digitale).

Chi è e che cosa fa il Responsabile della Conservazione?

La figura del Responsabile della Conservazione è importante e necessaria. Nelle imprese private, questo ruolo, la cui nomina deve essere formalizzata, deve essere ricoperto esclusivamente da una persona fisica, anche in caso di esternalizzazione del servizio di conservazione digitale (principio ribadito dall’Agenzia per l’Italia Digitale ancora nel maggio 2015: si veda la FAQ “Ruoli coinvolti nel processo di Conservazione”).

Il Responsabile della Conservazione ha ampie facoltà di delega per quanto concerne le proprie mansioni e attività. Nel caso sia stata adottata una soluzione in outsourcing, si identificherà un Responsabile del servizio di Conservazione all’interno del provider del servizio.

In particolare,

Il Responsabile della Conservazione, in coerenza con l’articolo 7 del DPCM 3 dicembre 2013 ha una serie di impegni da  svolgere:

  • definisce le caratteristiche e i requisiti del sistema di conservazione in funzione della tipologia dei documenti da conservare, della quale tiene evidenza, in conformità alla normativa vigente;
  • gestisce il processo di conservazione e ne garantisce nel tempo la conformità alla normativa vigente;
  • genera il rapporto di versamento, secondo le modalità previste dal Manuale della Conservazione;
  • genera e sottoscrive il Pacchetto di Distribuzione con Firma Digitale (o Firma Elettronica Qualificata), nei casi previsti dal Manuale della Conservazione;
  • effettua il monitoraggio della corretta funzionalità del sistema di conservazione;
  • assicura la verifica periodica, con cadenza non superiore ai cinque anni, dell’integrità degli archivi e della leggibilità degli stessi;
  • al fine di garantire la conservazione e l’accesso ai documenti informatici, adotta misure per rilevare tempestivamente l’eventuale degrado dei sistemi di memorizzazione e delle registrazioni e, ove necessario, per ripristinare la corretta funzionalità; adotta analoghe misure con riguardo all’obsolescenza dei formati;
  • provvede alla duplicazione o copia dei documenti informatici in relazione all’evolversi del contesto tecnologico, secondo quanto previsto dal Manuale della Conservazione;
  • adotta le misure necessarie per la sicurezza fisica e logica del sistema di conservazione ai sensi dell’art. 12 del DPCM 3 dicembre 2013;
  • assicura la presenza di un pubblico ufficiale, nei casi in cui sia richiesto il suo intervento, garantendo allo stesso l’assistenza e le risorse necessarie per l’espletamento delle attività al medesimo attribuite;
  • assicura agli organismi competenti previsti dalle norme vigenti l’assistenza e le risorse necessarie per l’espletamento delle attività di verifica e di vigilanza;
  • provvede, per gli organi giudiziari e amministrativi dello Stato, al versamento dei documenti conservati all’archivio centrale dello Stato e agli archivi di Stato secondo quanto previsto dalle norme vigenti;
  • predispone il Manuale della Conservazione di cui all’art. 8 del DPCM 3 dicembre 2013 e ne cura l’aggiornamento periodico in presenza di cambiamenti normativi, organizzativi, procedurali o tecnologici rilevanti.

Il Responsabile della Conservazione può chiedere di certificare la conformità del processo di conservazione a soggetti, pubblici o privati, che offrano idonee garanzie organizzative e tecnologiche oppure a soggetti cui è stato riconosciuto il possesso dei requisiti di cui all’articolo 44-bis comma 1 del Codice dell’Amministrazione Digitale.

Che cos’è il Manuale della Conservazione?

Il Manuale della Conservazione – introdotto come obbligatorio dal DPCM del 3 dicembre 2013 – illustra dettagliatamente l’organizzazione, i soggetti coinvolti e i ruoli svolti dagli stessi, il modello di funzionamento, la descrizione del processo, la descrizione delle architetture e delle infrastrutture utilizzate, le misure di sicurezza adottate e ogni altra informazione utile alla gestione e alla verifica del funzionamento, nel tempo, del sistema di conservazione. La redazione del Manuale della Conservazione è tra le mansioni forse più importanti del Responsabile della Conservazione. In particolare, l’articolo 8 del DPCM 3 dicembre 2013 definisce quanto sintetizzato di seguito.

Il Manuale della Conservazione è un documento informatico che riporta, almeno, queste informazioni:

  • i dati dei soggetti che, nel tempo, hanno assunto la responsabilità del sistema di conservazione, descrivendo in modo puntuale, in caso di delega, i soggetti, le funzioni e gli ambiti oggetto della delega stessa;
  • la struttura organizzativa comprensiva delle funzioni, delle responsabilità e degli obblighi dei diversi soggetti che intervengono nel processo di conservazione;
  • la descrizione delle tipologie degli oggetti sottoposti a conservazione, comprensiva dell’indicazione dei formati gestiti, dei metadati da associare alle diverse tipologie di documenti e delle eventuali eccezioni;
  • la descrizione delle modalità di presa in carico di uno o più pacchetti di versamento, comprensiva della predisposizione del rapporto di versamento;
  • la descrizione del processo di conservazione e del trattamento dei pacchetti di archiviazione;
  • la modalità di svolgimento del processo di esibizione e di esportazione dal sistema di conservazione con la produzione del pacchetto di distribuzione;
  • la descrizione del sistema di conservazione, comprensivo di tutte le componenti tecnologiche, fisiche e logiche, opportunamente documentate e delle procedure di gestione e di evoluzione delle medesime;
  • la descrizione delle procedure di monitoraggio della funzionalità del sistema di conservazione e delle verifiche sull’integrità degli archivi con l’evidenza delle soluzioni adottate in caso di anomalie;
  • la descrizione delle procedure per la produzione di duplicati o copie;
  • i tempi entro i quali le diverse tipologie di documenti devono essere scartate ovvero trasferite in conservazione, ove, nel caso delle pubbliche amministrazioni, non già presenti nel manuale di gestione;
  • le modalità con cui viene richiesta la presenza di un pubblico ufficiale, indicando anche quali sono i casi per i quali è previsto il suo intervento;
  • le normative in vigore nei luoghi dove sono conservati i documenti.

Un esempio di schema per la redazione del Manuale della Conservazione è disponibile sul sito dell’Agenzia per l’Italia Digitale (AgiD), in un’apposita sezione. È anche possibile scaricare uno dei manuali della conservazione pubblicati, sempre sul sito AgID, e redatti dai diversi Conservatori Accreditati.

Il ricorso ai Conservatori Accreditati è obbligatorio per le Pubbliche Amministrazioni, mentre non esiste alcun vincolo per le organizzazioni private: sul mercato operano conservatori validi che, tuttavia, non hanno ancora presentato (o non sono interessati a presentare) domanda di accreditamento presso AgID.

Quali sono i principali riferimenti normativi sulla Conservazione Digitale?

Circolare Agenzia delle Entrate n.36 del 6 dicembre 2006

Circolare Agenzia delle Entrate n.18/E del 26 giugno 2014

Decreto Ministeriale del 17 giugno 2014

DPCM del 3 dicembre 2013 

DPCM del 13 novembre 2014 

DPR n.633 del 26 ottobre 1972

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