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Reportage

Supplier Management: il nuovo ruolo della funzione Acquisti

Sui temi degli Acquisiti, della Supply Chain e della contrattualistica in ottica integrata si sono confrontati docenti ed esperti in un evento organizzato dal Laboratorio RISE dell’Università di Brescia e dall’Osservatorio Artificial Intelligence del Politecnico di Milano, in collaborazione con IQ Consulting , P4I-Partners4Innovation e ADACI

04 Feb 2019

Paola Capoferro

Per Acquisti, Supply Chain e Amministrazione è arrivato il tempo di abbandonare il lavoro a silos e andare verso un approccio integrato di Supplier Management, facendo leva sul digitale. Queste tre funzioni fanno sempre più leva sulle stesse informazioni, condividendole tra loro e nella relazione verso il mondo esterno, in particolare con i fornitori. A fare da collante ci sono i dati che fluiscono all’interno dei sistemi informativi, dati che vanno messi a fattor comune per avere una visione a 360 gradi dell’azienda.

Questi temi sono stati al centro di “Supplier Management a 360°”, l’evento organizzato dal Laboratorio RISE dell’Università degli Studi di Brescia e dall’Osservatorio Artificial Intelligence della School of Management del Politecnico di Milano, in collaborazione con ADACI, Associazione Italiana Acquisti e Supply Management e con la partecipazione di P4I – Partners4Innovation e IQ Consulting, società di advisory del Gruppo Digital360.

“Supplier Management a 360°” non vuole essere un evento isolato: l’obiettivo dell’iniziativa è attivare un percorso virtuoso e durevole di contaminazione tra università e imprese, per favorire la diffusione delle conoscenze digitali, promuovere progetti di innovazione e accrescere la consapevolezza delle imprese, a tutto tondo.

A passarsi il testimone, nel corso dell’evento, docenti ed esperti che hanno spaziato dal tema dell’innovazione e delle opportunità legate alla semplificazione delle relazioni con i fornitori e alla gestione del rischio, alle modalità per abilitare una più efficace e consapevole gestione della contrattualistica, alle possibili prospettive di innovazione abilitate dalla fatturazione elettronica e da quella dell’evoluzione normativa.

Il nuovo ruolo degli Acquisti

Giovanni Atti, Past President di ADACI, ha sottolineato come il primo passo da compiere sia scardinare gli Acquisti dal vecchio ruolo di “ordinificio”, per portare avanti un percorso di digitalizzazione del Procurement. «La funzione acquisti apporta valore: ha un ruolo importante nell’integrare la filiera di fornitura, ottimizzare la domanda interna e portare il contributo dei fornitori all’innovazione prodotto. Oggi stiamo vivendo la fase di digitalizzazione del processo d’acquisto, ma già dal prossimo anno l’attenzione si concentrerà sulla dematerializzazione del processo order-to-pay, e sull’implementazione di applicativi verticali, come i portali fornitori, le soluzioni di e-procurement e i vendor rating system. In questa fase, sarà particolarmente importante prevenire e tenere sotto controllo il rischio di fornitura, da un lato, e applicare politiche di global sourcing, dall’altro. Guardando poi al lungo periodo, dal 2030 assisteremo alla diffusione di control tower – che permettono di gestire in modo integrato il flusso dei materiali, i dati dei fornitori e dei provider di servizi logistici, la produzione, e i clienti –, e all’implementazione diffusa della Robotic Process Automation (RPA) per gli acquisti e alla sperimentazione di AI e Blockchain per gestire le transazioni nella supply chain».

In arrivo la Robotic Process Automation

E, a proposito di Intelligenza Artificiale, Michele Zanelli Advisor dell’Osservatorio Artificial Intelligence del Politecnico di Milano, ha sottolineato che le aziende italiane stanno introducendo con successo l’AI per ottimizzare il back office. «Come dimostrano i dati più recenti dell’Osservatorio, nelle organizzazioni oggi l’Arificial Intelligence trova applicazione soprattutto nei processi che si rivolgono al cliente esterno, in particolare nei processi di Marketing & Sales e Services, mentre il Procurement è ancora in quest’ambito fanalino di coda. Questo equivale a dire che il mercato ha fatto da vero e proprio traino alla sua diffusione in azienda. È, comunque, lecito aspettarsi che gradualmente il suo campo d’azione si estenda, coinvolgendo sempre più anche i processi interni. Oggi stiamo vivendo, infatti, una nuova ondata di sperimentazione: la Robotic Process Automation si sta gradualmente integrando con capabilities di Intelligenza Artificiale, abilitando scenari a supporto dei processi di business, tra cui il Procurement. La combinazione tra macchine e Intelligenza Artificiale sta dando vita da un lato al miglioramento dell’efficacia, perché l’AI permette di gestire le eccezioni che altrimenti sarebbero scalate sull’operatore umano, dall’altro aggiunge delle capacità al processo».

Supplier Management, l’Italia ha bisogno di innovazione digitale

Tuttavia le aziende faticano ancora a comprendere pienamente le prospettive di innovazione che la trasformazione digitale può portare nel Supplier Management. «Dall’analisi dell’intensità di coinvolgimento emerge come oggi a trainare siano la funzione IT e la Produzione: siamo ancora nel regno di Industry 4.0, probabilmente ancora sotto la spinta degli incentivi del Piano Calenda legati al manufacturing, con una direzione acquisti che ricopre un ruolo marginale», ha raccontato Marco Perona, Professore Ordinario dell’Università di Brescia mostrando i risultati della ricerca condotta su 70 direzioni acquisti dal Laboratorio Rise. «Inoltre, quasi due terzi delle aziende non hanno applicativi a supportare i processi dell’ufficio acquisti, solo una piccola parte di aziende è dotata di soluzioni di e-procurement, aste online, applicativi di supply chain management, ecc…Complessivamente, quindi, la funzione Acquisti, anche in aziende grandi, è meno sofisticata di quello che dovrebbe e potrebbe essere. Non ha (ancora) imboccato con decisione il percorso 4.0, pensa e agisce secondo modalità “antiche”, non ha un atteggiamento strategico, ma tattico-operativo, ed è poco supportata dalle tecnologie digitali. Serve far crescere il know-how e la consapevolezza delle imprese rispetto alla rilevanza strategica della funzione acquisti».

Marco Perona

Professore Ordinario di Logistica Industriale, Università di Brescia

La Fatturazione elettronica innesca la digitalizzazione del ciclo dell’ordine

Questa situazione di torpore è stata un po’ scossa dall’entrata in vigore a inizio anno dell’obbligo di fatturazione elettronica B2B, che come ha raccontato Paolo Catti, Associate Partner di P4I-Partners4Innovation, ha fatto riflettere le aziende sulle immense opportunità dell’automazione e dematerializzazione dei processi. «L’innovazione normativa ha innescato la trasformazione digitale nel mondo B2B, andando a influire nel percorso che idealmente potremmo rappresentare come una serie di vasi comunicanti che parte dalla strategia di sourcing, per passare poi alla selezione dei fornitori, alla gestione dei fornitori, alla gestione dei contratti fino ad arrivare al Procure-to-pay. Grazie all’innovazione normativa, che impone un formato strutturato per i dati delle fatture e ha un approccio pervasivo, si può innescare la trasformazione digitale della gestione dell’intero Ciclo dell’Ordine, che può diventare “full digital”».

Paolo Catti

Associate Partner, P4I-Partners4Innovation

Rischio di fornitura, è tempo di una gestione sistematica

In questo quadro però non si può prescindere da un elemento fondamentale: i fornitori. «Oltre a puntare sull’innovazione dei processi, è strategico per le aziende prevedere l’introduzione di strumenti di supporto decisionale evoluto di valutazione dei fornitori», ha sottolineato Anna Lancini, Project Manager di IQ Consulting, che ha mostrato i risultatti di una recente analisi condotta dalla società sul rischio di fornitura. «Nell’ecosistema in cui i fornitori diventano partner strutturali dei principali processi aziendali, dallo sviluppo prodotto fino ai servizi di assistenza al cliente, cambia la gestione del sistema di fornitura nell’ottica della riduzione del rischio. Il fallimento delle imprese fornitrici, la forte variabilità delle condizioni geo-politiche, il passaggio generazionale, la crescente sensibilità verso temi etici e ambientali, o le emergenze connesse ai disastri naturali e climatici sono tutte potenziali cause di discontinuità o interruzione della catena di fornitura, capaci di determinare danni aziendali dalla portata facilmente intuibile. Oggi la complessità e la rilevanza del rischio sono percepiti in crescita dalla metà delle imprese, ma il 60% non pensa ancora di aumentare la spesa o l’investimento. È interessante notare che più di metà delle aziende interpellate dichiara di avere un sistema di monitoraggio del rischio di fornitura». A tal proposito, Andrea Ferrara, Purchasing Manager di Turboden – società Italiana che opera nel campo della progettazione, costruzione e servizi post-vendita di impianti con tecnologia ORC – ha raccontato la sua esperienza con la piattaforma Switch per la valutazione dei fornitori: «Abbiamo preferito adottare una soluzione in outsourcing, anziché in-house perché garantisce un costo contenuto e un limitato uso delle risorse interne, un ridotto lead time del processo di analisi e un output finale esaustivo, che include probabilità e costo del fallimento, la razionalizzazione delle risorse interne con focus su strategie di riduzione del rischio».

L’importanza della gestione dei contratti ICT

Come si diceva in apertura, un approccio integrato a 360 gradi deve prevedere degli interventi anche in ambito giuridico: «Occorre far crescere consapevolezza e competenze riguardo alle leve contrattualistiche per l’innovazione», ha sottolineato Anna Italiano, Senior Legal Consultant di P4I-Partners4Innovation, che ha avuto come ospiti Nicla Lastella, Global Commodity Leader IT Procurement di Prysmian, e Michele Mariella, IT Manager di Maire Tecnimont, a testimonianza dell’importanza che oggi ha gestire la contrattualistica ICT nel modo giusto, considerando la complessità e la delicatezza delle relazioni fra le aziende e i loro fornitori di servizi ICT.

Anna Italiano

Avvocato, Senior Legal Consultant di P4I-Partners4Innovation

«Dall’analisi dei trend legati all’innovazione digitale emergono una serie di temi rispetto ai quali le aziende avvertono diversi gradi di priorità di intervento. Accanto a temi meno maturi, come quello degli smart contract legati alla Blockchain e dei contratti Agile, ci sono ambiti, come la dematerializzazione, sui quali si è giunto ad un alto livello di consapevolezza – ha ribadito Italiano -. Da un punto di vista strettamente giuridico, il ricorso a metodologie agile richiede una particolare attenzione soprattutto quando si tratta di progetti rilevanti sotto il profilo dell’importanza e della dimensione, perché procedere per step successivi rischia di far perdere una visione d’insieme del progetto che contrattualmente si traduce in un annacquamento della responsabilità complessiva del fornitore. Per quanto riguarda, invece, la digitalizzazione e dematerializzazione sia documentale sia del processi di identificazione e sottoscrizione dei contratti, compresa la gestione dei portali fornitori, dalla nostra esperienza sul campo rileviamo che ormai le aziende hanno acquisito piena consapevolezza e maturazione, e che hanno compreso le dinamiche. Ci sono dei settori – come il bancario, l’assicurativo, il finance, le telecomunicazioni – dove è assolutamente mandatorio implementare dei processi di dematerializzazione documentale e di sottoscrizione dei contratti, non solo perché questo comporta notevoli riduzioni dei costi, ma perché introduce elementi di semplificazione aziendale della relazione con i fornitori oltre che risolvere problematiche di conservazione della documentazione contrattuale nel tempo».

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