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Fatturazione elettronica europea: i tavoli di lavoro, gli standard e gli obblighi

All’aumentare dell’efficienza dei processi attraverso l’implementazione di piattaforme per la gestione dematerializzata dei flussi documentali cresce l’esigenza di eliminare l’interruzione dei workflow dovuta ai processi di fatturazione all’interno dell’Unione Europea. Ma come si stanno evolvendo le piattaforme e la normativa per garantire l’interscambio digitale dei documenti e qual è il ruolo di PEPPOL nel presente e nel futuro del procurement pubblico?

15 Apr 2020

Domenico Aliperto

La spinta impressa dall’emergenza Coronavirus alla digitalizzazione dei processi aziendali avrà con ogni probabilità un significativo impatto anche sull’affermazione della fatturazione elettronica europea. La ragione è semplice: all’aumentare dell’efficienza riscontrata attraverso l’implementazione di piattaforme per la gestione dematerializzata dei flussi documentali – la cui adozione sta venendo innescata dalla necessità di rispondere alle regole del distanziamento sociale – crescerà anche l’esigenza di eliminare l’interruzione dei workflow dovuta ai processi di fatturazione all’interno dell’Unione. Al momento, ogni Stato membro sta proseguendo sulla sue strada rispetto ai meccanismi – tecnologici e normativi – che regolano l’utilizzo della fattura elettronica tra soggetti pubblici e privati: nessuna normativa comunitaria impone lo scambio di fatture elettroniche a livello internazionale. Ma non mancano le direttive, gli standard obbligatori, i tavoli di lavoro e i framework comuni, oltre a una serie di iniziative di indirizzo, su cui è destinato a imperniarsi il tema di una vera, diffusa fatturazione elettronica europea.

Fatturazione elettronica europea: la cornice normativa e le pietre miliari

D’altra parte, le stesse roadmap nazionali sono in nuce ispirate alle azioni intraprese a Bruxelles. In Italia, per esempio, la fatturazione elettronica è stata introdotta con la Legge finanziaria 2008 in attuazione del Decreto legislativo n. 52 del 20 febbraio 2004 che a sua volta recepiva la Direttiva europea 2001/115). Il 6 giugno 2014 e l’1 gennaio 2019 sono state due pietre miliari in questo senso, con l’introduzione, rispettivamente della fatturazione elettronica obbligatoria verso le PA e dell’interscambio tra soggetti privati.

Dal 18 aprile 2019 vige invece l’obbligo per le amministrazioni pubbliche e gli enti aggiudicatori centrali di ricevere ed emettere fatture nei formati XML UBL (Universal Business Language) 2.1 e CII (Cross Industry Invoice) 16B, ovvero conformi alla norma tecnica europea EN 16931 del 2017. Si tratta dell’applicazione del Decreto legislativo 148/2018 (seguito a ruota dal provvedimento n. 99370/2019 dell’Agenzia delle Entrate) attraverso il quale l’ordinamento italiano ha definito e approvato la Core Invoice Usage Specification (CIUS) e le modalità applicative per la fatturazione elettronica negli appalti pubblici in Italia, nonché l’adeguamento richiesto per poter ricevere, elaborare e far transitare attraverso il Sistema di interscambio le fatture elettroniche composte secondo il nuovo standard. Anche in questo caso, il Decreto legislativo ha recepito nell’ordinamento italiano una direttiva comunitaria, la 2014/55. Più nello specifico, con la Direttiva “Fatturazione elettronica negli appalti pubblici” è stato elaborato un modello semantico dei dati delle fatture, che assicura l’interoperabilità tra fatture di Stati diversi con lo scopo di automatizzare l’elaborazione dei dati contenuti nella fattura. Il dispositivo italiano si inserisce quindi in un quadro più ampio di digitalizzazione e standardizzazione delle procedure a livello transfrontaliero, recepisce le regole tecniche dello standard europeo e le integra con la disciplina tecnica nazionale. Proprio in questi giorni assistiamo a un ulteriore salto previsto dal Decreto legislativo 148/2018: a partire dal 18 aprile 2020, l’obbligo di conformarsi allo standard europeo viene esteso anche alle pubbliche amministrazioni locali, eccezion fatta per le forniture di beni o servizi nei settori della difesa e della sicurezza e a condizione che gli appalti in questione prevedano misure specifiche di security.

La piattaforma PEPPOL e il futuro della fatturazione elettronica in Europa

In questo contesto, il framework di riferimento è la piattaforma PEPPOL (Pan-European Public Procurement On-Line), sviluppata sotto la spinta propulsiva della Commissione Europea nell’ambito del Programma Europeo per l’Innovazione e la Competitività (CIP) per sfruttare appieno lo standard UBL 2.1 e uniformare il linguaggio di interscambio delle fatture in tutta Europa. PEPPOL, di fatto, è l’infrastruttura di rete che consente l’emissione di documenti (listini, documenti di trasporto e ordini digitali oltre alle fatture vere e proprie) tra le imprese di Paesi diversi attraverso access point forniti da service provider certificati. Dallo scorso febbraio, per esempio, in Italia è scattato l’obbligo di utilizzare il NSO (Nodo Smistamento Ordini) per la trasmissione di documenti d’ordine digitali tra privati ed enti del Servizio sanitario nazionale, un’applicazione che per funzionare fa leva proprio sulla piattaforma PEPPOL.

Nel nostro Paese l’infrastruttura è stata introdotta da AgID – che funge da ente certificatore dello standard – con la Circolare n.3 del 6 dicembre 2016. In qualità di PEPPOL Authority, AgID coordina le attività finalizzate all’adozione della piattaforma e definisce le regole tecniche per l’interoperabilità dei sistemi coinvolti. AgID inoltre certifica le aziende che ambiscono a diventare Access Point Providers, fornendo supporto nelle fasi di test e validazione degli strumento che consentono l’accesso e l’utilizzo del framework. I Certified PEPPOL Providers in Italia sono censiti sul sito dell’AgID. Attualmente l’elenco contempla 23 aziende fornitrici, ma il file è in costante aggiornamento.

Come funziona la piattaforma PEPPOL? La logica è simile a quella che sul piano nazionale abilita la fatturazione elettronica tramite lo SDI (Sistema di Interscambio dell’Agenzia delle Entrate). Proprio come per il meccanismo che regola i rapporti tra i soggetti economici attivi all’interno del perimetro italiano, è agli Access Point Providers che le Pubbliche amministrazioni centrali e locali e le imprese private nella posizione di enti aggiudicatori devono rivolgersi per gestire correttamente le operazioni di emissione, invio e consegna delle fatture elettroniche europee. Ed è presumibile che, proprio seguendo le orme delle esperienze maturate a livello nazionale, il sistema di interscambio di fatture elettroniche, dopo aver superato il rodaggio nell’ambito del procurement pubblico, attecchirà anche nel settore privato.

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