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Digitalizzazione ciclo procure-to-pay: cosa c'è da sapere, i benefici e le tecnologie

A più di un anno dall’avvio dell’obbligo di fatturazione elettronica, la maggior parte delle aziende italiane (3,9 milioni) ha digitalizzato solo parte del ciclo dell’ordine. Per continuare il percorso di trasformazione digitale occorre rivolgere l’attenzione ai processi, per emettere e ricevere tutti i documenti in formato elettronico strutturato e attuarne la riconciliazione automatica. Ecco i passi da seguire

09 Apr 2020

Camillo Loro

Ricercatore Osservatorio Digital B2b, Politecnico di Milano

Umberto Zanini*

Dottore Commercialista, Responsabile area tecnico-normativa Osservatorio Digital B2b

Da anni in ambito Procurement si parla di gestire in chiave end-to-end tutti i processi, dalle gare alle emissioni degli ordini fino alla consegna e naturalmente al pagamento, ma in termini di digitalizzazione del ciclo procure-to-pay c’è ancora molta strada da percorrere.

Facendo un passo indietro, pensando alla produttività nel nostro Paese quello che salta all’occhio è che è invariata da oltre vent’anni. È necessario intervenire in tempi brevi per mantenere competitività rispetto agli altri Paesi europei. Una possibile strada per uscire dall’impasse è offerta dal digitale, che può giocare un ruolo chiave per le aziende, in ottica di efficientamento dei processi e miglioramento della relazione con il proprio ecosistema di riferimento.

Ma in che modo?

I 5 livelli del percorso di digitalizzazione del ciclo procure-to-pay nelle aziende

Per capirlo è opportuno partire dalla definizione di processo. Un processo aziendale è un insieme organizzato di attività e di decisioni, finalizzato alla creazione di un output effettivamente richiesto da un cliente, e al quale questi attribuisce un “valore” ben definito. L’applicazione della tecnologia a un processo è in grado di creare automazione che si traduce in un aumento dell’efficienza e dell’efficacia. Appare chiaro a questo punto l’importanza che la revisione dei processi in ottica digitale può avere sulla produttività del nostro tessuto industriale e quindi, più in generale, del nostro sistema Paese.

Volendo mappare il percorso di digitalizzazione di un’azienda su cinque livelli, la digitalizzazione dei processi rappresenta uno step intermedio (terzo livello) e non il punto di partenza. L’azienda deve, infatti, aver superato altri due livelli senza i quali non è possibile proseguire.

Dematerializzazione dei documenti

È necessario innanzitutto dematerializzare i documenti. Questo primo livello prevede la scansione del formato cartaceo e la produzione di immagini digitali per condividere i file e l’adozione di soluzioni di conservazione digitale. Le tecnologie a supporto di questo livello sono scanner, software OCR, sistemi di conservazione. Qusesta fase era già stata traguardata da molte aziende prima dell’obbligo di fatturazione elettronica. Purtroppo, però rimane ancora un punto di arrivo per diverse organizzazioni, soprattutto di piccole dimensioni, che hanno mantenuto doppi flussi di documenti nonostante la circolazione delle fatture in formato elettronico e per ancora più realtà che gestiscono in modo completamente tradizionale gli altri documenti del ciclo Procure-to-Pay, come Ordini o Documenti di Trasporto (DdT). È inclusa in questa categoria anche la produzione di documenti in PDF. Secondo le stime dell’Osservatorio Digital B2b del Politecnico di Milano il passaggio dalla fatturazione cartacea a quella in PDF può portare un beneficio per le imprese quantificabile in 2-4 € per singolo file fattura derivanti da risparmi in fase di trasmissione, occupazione di spazio, materiali consumabili e ricerca dei documenti.

Digitalizzazione dei documenti

Il livello successivo prevede la digitalizzazione dei documenti. Le aziende che si trovano in questo stadio di maturità emettono (e ricevono) alcuni documenti del ciclo dell’ordine in formato digitale e provvedono alla loro conservazione digitale. Dato il recente obbligo di fatturazione elettronica, in Italia 3,9 milioni di imprese risiedono in questo stadio. Il passaggio a questo livello permette di risparmiare, secondo le stime dell’Osservatorio, dai 5 ai 9 € a fattura derivanti da un aumento della produttività del personale e da una importante riduzione degli errori.

Digitalizzazione dei processi

Il terzo livello prevede, appunto, la digitalizzazione dei processi, ovvero l’emissione, la ricezione e la condivisione di tutti i documenti del ciclo in formato elettronico strutturato, la loro conseguente riconciliazione automatica e conservazione digitale. Le tecnologie a supporto sono l’EDI, i Portali B2b per interagire con clienti e fornitori, le soluzioni di Business Process Management o di Business Process Improvement e i tool di riconciliazione. Il passaggio a questo livello porterebbe, sempre secondo le stime dell’Osservatorio Digital B2b, a un beneficio che va dai 25 ai 65 € per singolo ciclo. La fonte principale del risparmio deriva da un aumento della produttività del personale e quindi dell’impresa nel suo complesso. I casi di piena integrazione del ciclo dell’ordine sono ormai molto datati (se ne parlava già nei primi anni 2000), ma non ancora così diffusi. Il numero di aziende connesse tramite EDI o Portali B2b ha raggiunto le 150.000 unità nel 2018 (pari al 3% delle imprese del nostro Paese) con un incremento del 15% rispetto all’anno precedente.

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Dematerializzazione

I punti di attenzione in questo livello riguardano il formato strutturato dei diversi documenti e la riconciliazione. Il formato strutturato (comune a tutti i documenti) permette di gestire in modo automatico le informazioni. L’XML della fattura ministeriale è oggi ancora povera di dati gestionali che potrebbero permettere un’efficace integrazione e riguarda solamente il documento fattura. Una possibile opportunità da questo punto di vista è offerta dallo standard UBL, che è il linguaggio universale di business per lo scambio di documenti commerciali, sviluppato e promosso da OASIS (l’Organizzazione per il progresso degli standard di informazione strutturata). Questo può essere adattato alle esigenze di specifici settori, sia in un contesto domestico che internazionale. Lo standard UBL v2.1 contempla 61 documenti che coprono tutta la supply chain ed è caratterizzato dai seguenti aspetti:

  • permettere l’interoperabilità;
  • consentire di ridurre i costi;
  • permettere il riuso dei dati comuni (es. indirizzo, articolo);
  • liberamente disponibile senza restrizioni legali o costi di licenza.

L’ordine elettronico, obbligatorio per gli operatori nel mondo della sanità dal 1° febbraio, impiega il formato PEPPOL conforme allo standard UBL v2.1 e quindi in ottica evolutiva, ma anche di dialogo internazionale, si può pensare sia lo standard più idoneo da utilizzare.

Ed è proprio a questo livello che si stanno orientando le imprese italiane soprattutto con i primi casi di digitalizzazione dell’ordine e dell’avviso di spedizione (DESADV). Proprio questi due documenti – insieme all’avviso di ricezione (RECADV) – sono cruciali anche in ottica di riconciliazione. La riconciliazione agisce su due elementi (il prezzo e la quantità) e può avvenire in diversi modi: 2, 3 o 4 vie. Nella riconciliazione a 2 vie i documenti da considerare ove effettuare il matching sono l’ordine e la fattura. Se il prezzo e la quantità della fattura sono equivalenti a quelli dell’ordine l’esito è positivo e si prosegue al pagamento. Se o il prezzo o la quantità della fattura sono inferiori a quelle dell’ordine, l’esito è positivo, ma evidentemente si procede a una richiesta di fattura integrativa e si prosegue al pagamento. Nel caso di prezzo o quantità nella fattura maggiori di prezzo o quantità nell’ordine, la riconciliazione dà esito negativo, con richiesta di nota di credito e pagamento sospeso. La riconciliazione a 3 vie differisce da quella a 2 per l’aggiunta del DESADV. La quantità della fattura, in questo caso, sarà comparata a questo documento. In quella a 4 vie si aggiunge anche il confronto con l’avviso di ricezione (RECADV). La riconciliazione automatica avviene ovviamente se i documenti vengono scambiati in formato strutturato, ed uno dei formati che si potrebbe adottare, oltre al formato XML SdI per la fattura, è appunto lo standard UBL 2.1.

Ma se è vero che le aziende devono lavorare per raggiungere e completare la digitalizzazione dei processi, ci sono almeno due ulteriori livelli che permetterebbero di raggiungere ancora maggiori benefici: il Process Automation e l’Intelligent Process Automation.

Process Automation

Il Process Automation, il quarto livello, riguarda l’impiego di piattaforme che consentono di eseguire, monitorare e controllare in modalità automatica le attività di un processo (serie di attività, lavori eseguiti, controlli per arrivare a un obiettivo) con un minimo intervento umano. Ci sono due aspetti determinanti per questo stadio: (i) la tecnica del process mining e (ii) l’implementazione della Robotic Process Automation (RPA). Il process mining è una tecnica che va a “minare” i file di log e genera delle mappe dei reali processi che esistono in qualsiasi tipo di organizzazione. Rappresenta un’opportunità per conoscere meglio i processi, misurarli e quindi provare a normalizzarli riducendo inefficienze, eccezioni e colli di bottiglia. Solo a questo punto sarà possibile inserire soluzioni di RPA, che non sono altro che codici di programma che mimano le azioni umane ed eseguono calcoli complessi, prendendo decisioni su regole prestabilite. Le attività che quindi possono essere oggetto di RPA sono quelle con alti volumi, ripetitive, a bassa complessità e basso valore aggiunto, come data entry, trasferimento file, data search, invio massivo di e-mail standard.

Intelligent Process Automation

Il quinto livello concerne l’Intelligent Process Automation che è, invece, l’utilizzo di piattaforme di machine learning che non contengono regole o logiche di business definite (come nel caso di RPA), ma agiscono con algoritmi che vanno continuamente a ridefinire e rimodulare autonomamente le regole di funzionamento.

La strada da percorrere per le aziende per raggiungere alti livelli in termini di digitalizzazione e automatizzazione del ciclo procure-to-pay è ancora lunga, tuttavia, se sono stati tanti gli stimoli da parte del legislatore in questi anni, è arrivato il momento di non arrestare la corsa e adottare tutte le tecnologie idonee per affrontare – e continuare – il proprio percorso di evoluzione digitale. È fondamentale, infine, tener presente che il leitmotiv di tutti e cinque i livelli deve essere la cultura digitale, trasversale a tutte le business units – che condividono così un obiettivo comune – e che possa essere raggiunta anche attraverso corsi di formazione diversi e specifici per le varie funzioni e i diversi livelli.

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