Integrare i processi documentali in un flusso ottimizzato e gestire le pratiche in forma digitale non aiuta solo a snellire la burocrazia aziendale, comprimendo tempi e costi, ma anche a rendere più efficace e soddisfacente l’esperienza lavorativa di collaboratori e clienti. Ovunque si trovino, qualsiasi device stiano utilizzando e qualunque tipologia di operazione stiano svolgendo. Se fino a poco tempo fa il tema del lavoro in mobilità poteva essere considerato un plus, o addirittura un semplice nice to have, oggi, con l’esigenza di tenere alta la guardia rispetto al distanziamento sociale, la possibilità di disporre di soluzioni idonee allo smart working diventa un pilastro essenziale di qualsiasi strategia che, per garantire la salute e la sicurezza delle risorse umane, punti sul lavoro da remoto. Se non si offre alla forza lavoro la possibilità di gestire ogni attività come se ci si trovasse davanti al Pc dell’ufficio, il business rischia infatti di rallentare o di perdere vantaggio competitivo.
In quest’ottica, non tutto il male viene per nuocere: specialmente per quanto riguarda i flussi transazionali coordinati attraverso SAP, i workflow approvativi e i processi di fatturazione, la situazione generata dall’emergenza potrebbe rappresentare uno stimolo per le imprese che non hanno ancora perfezionato – o che non hanno intrapreso adeguatamente – un percorso di digital transformation. L’obiettivo è dare vita a sistemi centralizzati con soluzioni smart e cruscotti dall’interfaccia intuitiva che consentano da una parte agli utenti di lavorare in completa autonomia a prescindere dal luogo in cui operano, dall’altra agli amministratori di sistema e ai decisori di business di ottenere informazioni sempre più accurate per analizzare e ottimizzare flussi e servizi.
L’approccio di Siav alla gestione delle fatture elettroniche
Parlando di fatturazione, per una migliore gestione del ciclo attivo e di quello passivo anche in Smart Working, il primo aspetto da considerare, nella scelta del sistema documentale, è il suo livello di integrazione con l’ERP adottato: per migliorare la produttività è necessario infatti lavorare con strumenti che comunichino efficacemente con il gestionale utilizzato, così da favorire la migliore collaborazione possibile tra i diversi uffici e lo snellimento dei vari processi.
Per le realtà che usano SAP, esistono ormai offerte dedicate che mirano a semplificare il lavoro per gli operatori amministrativi, promuovendo – per mezzo dei sistemi documentali – la condivisione delle informazioni tra utenti SAP ed utenti che normalmente non lo utilizzano e che – proprio per questo – altrimenti dovrebbero allinearsi con i colleghi amministrativi in altre modalità meno efficienti (telefono, e-mail, etc.). Inoltre, il dialogo tra ERP e sistema documentale assicura a manager e responsabili un monitoraggio continuo in ogni fase di lavorazione delle pratiche.
Siav, in qualità di specialista della digital transformation nell’ambito del document managemnt, propone una strategia ad hoc basata sull’ECM (Enterprise Content Management) Archiflow. La piattaforma Siav è in grado di integrarsi con l’ERP di riferimento per le medie e le grandi imprese e omogeneizzare l’esperienza d’uso. «Grazie a Siav gli utenti hanno la facoltà di lavorare all’interno dell’ambiente SAP e gestire allo stesso tempo emissione, monitoraggio e accesso ai documenti immessi nel ciclo da un unico cruscotto, con specifiche funzionalità che semplificano il processo di registrazione, che spesso, con gli strumenti tradizionali, risulta oneroso». A parlare è Lorenzo Della Vedova, Delivery Manager di Siav, che tiene subito a precisare: «Il nostro è un approccio end-to-end. Non ci limitiamo a seguire il progetto di integrazione fornendo il prodotto in quanto tale, ma mettiamo in campo tutte le nostre competenze, dai primi step con il lavoro di analisi – archivistica, normativa e di processo – fino al roll out vero e proprio del sistema».
Who's Who
Lorenzo Della Vedova
Una piattaforma multicanale e modulare per i clienti di Siav
È d’altra parte grazie all’approccio end-to-end che le imprese possono sprigionare il massimo potenziale dai moduli amministrativi di Archiflow. Parliamo di tool basati su procedure assistite e su interfacce di tipo point & click che rendono facile e intuitivo configurare e amministrare il sistema, ma che comunque necessitano di un project management accurato perché l’implementazione avvenga in tempi rapidi, garantendo la massima accessibilità senza compromessi sugli standard di sicurezza.
«Archiflow mette a disposizione degli utenti che vogliono accedere al sistema una moltitudine di opzioni e moduli, che tengono conto delle differenti esigenze che si manifestano a seconda del contesto in cui si opera», spiega Della Vedova. «Interactive Dashboard, per esempio, è la scrivania virtuale personalizzabile ricca di funzionalità che tramite Invoice Manager e Task On Demand consente una gestione avanzata rispettivamente delle fatture e delle attività. ADP (Active Document Portal) per Archiflow, permette l’accesso ai documenti tramite un’interfaccia web semplificata e ottimizzata in base al contesto di utilizzo; Archiflow Mobile, come suggerisce il nome, supporta invece tutte le operazioni tramite app. A questi si aggiungono specifici AddIn per Office, grazie ai quali il sistema può protocollare, indicizzare e archiviare automaticamente in Archiflow qualsiasi documento creato con la suite per la produttività di Microsoft».
Come cambia la gestione dei cicli di fatturazione con la piattaforma Siav
Entrando più nello specifico, Della Vedova racconta passo per passo il modo in cui, integrandosi con SAP, la piattaforma di Siav Archiflow aiuta a trasformare l’esperienza d’uso ottimizzando le performance dei flussi di fatturazione. «Rispetto al ciclo passivo, la nostra piattaforma, collegata a SdI, riceve le fatture dei fornitori. Archiflow le archivia, le cataloga e le indicizza, rendendole disponibili, anche in mobilità, all’utente, che potrà analizzarne i dati per eseguire controlli preventivi prima che arrivino su SAP o, nel caso, per avviare i workflow approvativi che le indirizzino agli uffici e alle figure competenti per la loro gestione. Una volta approdate sull’ERP, le fatture sono accessibili da un cruscotto che fornisce una lista di tutti i documenti e del loro stato (registrato, con errore, con presenza di anomalie, etc). Ciascuna fattura», continua il Delivery Manager di Siav, «può essere consultata e modificata senza che il sistema la duplichi. Archiflow mantiene infatti un’unica copia digitale per evitare qualsiasi tipo di disallineamento. Tramite i dati estratti dal file l’utente potrà verificare se è tutto in ordine e, in caso affermativo, registrare la fattura. Se invece ci sono righe mancanti o scorrette, sarà il sistema a farsi carico del completamento delle informazioni attraverso un meccanismo di Threeway match, che allinea la fattura con l’ordine e il DDT. Evitando l’inserimento manuale, si limitano gli errori, si risparmia tempo e si rende più fluido il workflow».
Discorso analogo può essere fatto per il ciclo attivo: il motore di Archiflow agisce sulle componenti standard di SAP per generare fatture elettroniche che poi possono essere monitorate – sia nel formato nativo sia in modalità human readable, da qualsiasi dispositivo – fino alla fine del ciclo previsto dalla piattaforma SdI, a cui si aggiunge la gestione della ricevuta di ritorno sulla bontà del trasferimento e la conservazione digitale e a norma dei documenti.
La fatturazione elettronica all’estero e l’integrazione con PEPPOL
Grazie alle competenze in termini di efficientamento dei processi aziendali e di analisi del contesto normativo (nazionale ed internazionale), la galassia di soluzioni e servizi Siav risponde anche alle esigenze delle aziende che operano nei mercati esteri e che per questo devono gestire flussi documentali transfrontalieri. «La problematica principale di molti dei nostri clienti che lavorano con partner non italiani è che il tema della fatturazione elettronica varia da Paese a Paese, sia rispetto alla normativa, sia sul fronte dei formati», dice Della Vedova. «I moduli di Archiflow, pensati per normalizzare e semplificare questo genere di scambi, non solo permettono di gestire in modo semplice formati diversi e compliance normative differenti, ma anche di condividere con i partner informazioni utili per la corretta archiviazione dei documenti». Siav in ogni caso non si limita a fornire il software di document management e a fungere da intermediario per accedere alla piattaforma di interscambio comunitaria PEPPOL, ma si pone anche come consulente per tutta una serie di elementi a contorno che possono davvero fare la differenza quando si parla di fatturazione elettronica europea. «Abbiamo un Osservatorio Normativo, costituito da persone interne che si interfacciano costantemente con le autorità per seguire l’evoluzione dei regolamenti e individuare i processi da attuare per risultare compliant», aggiunge Della Vedova. «Unendo la conoscenza dei contesti normativi a quella dei processi di business e traducendole in caratteristiche funzionali dei nostri software, Siav riesce a offrire una piattaforma e soluzioni ad altissimo valore aggiunto per le organizzazioni che non solo vogliono essere compliant, ma desiderano anche sfruttare i benefici del digitale».
Così Hubergroup è riuscita a garantire la continuità di business durante il lockdown
La versatilità della piattaforma Archiflow e dell’approccio di Siav è alla base di numerosi casi di successo. Uno di questi è Hubergroup Italia (a cui fa capo lo stabilimento del gruppo Hubergroup specializzato nella produzione di basi concentrate per tutte le consociate e responsabile per il mercato italiano e per alcuni mercati export del settore Packaging) è ricorsa a Siav, di cui è cliente dal 2018, per ottenere un sistema di accesso remoto che garantisse l’operatività anche durante il lockdown.
«La necessità di Hubergroup era chiara: in tempi estremamente rapidi bisognava rendere Archiflow accessibile da qualsiasi postazione connessa a Internet», racconta Della Vedova. «La libera pubblicazione su internet degli applicativi aziendali, e quindi anche di Archiflow, avrebbe però esposto l’azienda a rischi informatici troppo elevati. Proprio per questa ragione, come configurazione predefinita, la soluzione Archiflow in SaaS prevede l’accesso solo da alcuni PC e sistemi collegati alla rete aziendale. Per abilitare tale soluzione, e quindi consentire agli utenti di Hubergroup di lavorare da remoto mantenendo lo stesso livello di sicurezza della rete aziendale, Siav ha implementato un servizio di Secure Remote Access, che si è aggiunto, senza sostituirlo, a quello già attivo, utilizzabile dalle postazioni aziendali».
Il Secure Remote Access chiude in pratica tutte le porte del firewall in ingresso, fornendo solo agli utenti e ai dispositivi autenticati l’accesso non all’intera rete aziendale, ma alle sole applicazioni interne necessarie allo svolgimento delle specifiche mansioni. «Grazie a questo sistema e a un meccanismo a doppia autenticazione basato su una OTP (One Time Password, ndr) siamo riusciti in tempo zero e senza dover effettuare interventi tecnici sull’infrastruttura aziendale, a rendere disponibile il nuovo servizio di Archiflow, che può quindi essere utilizzato da tutti gli utenti, sia in ufficio sia in smart working, senza mai derogare sugli standard di sicurezza», conclude Della Vedova.
