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Document Management

Back Office 4.0: agilità e sicurezza in Cloud

Come è possibile gestire in modo più efficace il back office con l’aiuto del Cloud? Dalla PEC ai contratti, per arrivare fino alla fatturazione elettronica, il valore delle soluzioni di document management di nuova generazione

15 Gen 2019

Annalisa Casali

Quali sono le sfide che si trovano ad affrontare nel 2019 gli operatori del back office e come è possibile vincerle con l’aiuto del cloud? Il back office fa riferimento al complesso delle attività aziendali che comprende tutti gli aspetti della gestione operativa. Si tratta delle procedure di supporto al core business (affari generali, procurement, gestione delle risorse umane, amministrazione…) che, pur non essendo visibili al cliente o all’utente finale, rivestono un ruolo cruciale nella realizzazione dei prodotti o dei servizi a lui destinati. Tutte attività che non producono direttamente del fatturato e che, per questo motivo, negli ultimi anni sono state spesso oggetto di riduzioni di budget, tagli al personale e, nel peggiore dei casi, outsourcing dei servizi relativi. Oggi, però, le cose stanno cambiando. I progressi tecnologici delle soluzioni di document management, la loro integrazione all’interno delle piattaforme ERP e di produttività d’ufficio, la possibilità di sfruttare modalità di erogazione pay-per-use tipiche del Cloud permette alle aziende di ottimizzare il back office, razionalizzare il workflow e migliorare le relazioni con dipendenti e fornitori, con benefici tangibili sui risultati operativi.

Il back office che supporta i processi decisionali

Velocità e precisione sono i principali requisiti che vengono richiesti ai decision maker aziendali. Le decisioni vanno prese rapidamente e, soprattutto, devono essere prese consapevolmente, sulla base di dati accurati e sempre aggiornati. Questo non è sempre facile in un contesto competitivo come quello attuale, in cui le situazioni cambiano ed evolvono con estrema velocità. Le attività di supporto al decision making rivestono, quindi, un’importanza chiave nel migliorare tutti i processi di business, sia quelli più innovativi sia quelli più tradizionali. Non solo queste attività e processi devono funzionare, ma devono soprattutto essere efficienti, economici e precisi. E se molti dei dati fondamentali sono ricavabili da analisi complesse, altrettanto importanti sono le indicazioni che è possibile ricavare dai repository di documenti aziendali: informazioni utili per ridurre i rischi finanziari, per esempio, razionalizzare la gestione dei fornitori o, ancora, migliorare l’efficienza dei processi operativi.

Le principali sfide per gli operatori del back office

Come è, dunque, possibile ottimizzare tutta la gestione del workflow documentale? I software di document management da soli spesso non bastano. Servono soluzioni che, anziché sovrapporsi, si integrino in modo sinergico con le applicazioni di produttività d’ufficio come Office365. Servono soluzioni “intelligenti”, in grado di sfruttare al massimo il potenziale dei workflow digitalizzati per velocizzare le attività di ricerca e navigazione di dati. Deve trattarsi di soluzioni facili da utilizzare, per non vanificare con lunghe ed estenuanti sessioni di formazione specifica i risparmi di tempo garantiti al personale che opera lato back office. Soluzioni che utilizzano il riconoscimento ottico dei caratteri per indicizzare i documenti di testo. Soluzioni che prevedano template utili a ridurre il tempo necessario a creare un nuovo documento. Soluzioni che assicurino la possibilità di etichettare in digitale attraverso un sistema di metadati, i documenti stessi, indicandone le caratteristiche salienti attraverso un insieme di informazioni descrittive utili per categorizzare, archiviare, localizzare e richiamare i file con estrema facilità. Queste soluzioni oggi ci sono e, spesso, sono accessibili in cloud con formule di costo particolarmente convenienti. La possibilità di utilizzare software di nuova generazione integrati con le piattaforme di produttività d’ufficio permette di risolvere quelle che potrebbero essere considerate sfide insormontabili per gli operatori dell’amministrazione – gestione organica e automatizzata di e-mail e fatture elettroniche, dematerializzazione e conservazione sostitutiva, gestione in sicurezza dei dati e compliance normativa – ottimizzando e rendendo più fluidi tutti i processi legati al back office.

La gestione di e-mail e PEC (Posta Elettronica Certificata)

Dati recenti di Qmee ci dicono che la posta elettronica è ancora oggi uno dei mezzi di comunicazione più utilizzati: ogni minuto, nel mondo, si scambiano 204 milioni di messaggi. La gestione del flusso di e-mail aziendali in entrata e in uscita comporta un impegno crescente da parte del personale addetto al back office. Se, infatti, una parte delle attività relative è legata alla sfera individuale del lavoratore, esiste un’enorme quantità di comunicazioni gestita in modo massivo: reclami, newsletter, invio di materiale informativo e promozionale, solleciti… Comunicazioni che, se non razionalizzate e automatizzate, portano via parecchio tempo agli operatori amministrativi. Se si opta per una gestione digitalizzata di tutto il flusso delle caselle di posta istituzionali sarà possibile gestire ritardi, solleciti e scadenze tramite l’invio automatico di notifiche via e-mail. Alla posta elettronica ordinaria (PEO), poi, si aggiunge anche il carico della gestione della posta elettronica certificata. La PEC, infatti, è oggi obbligatoria per legge (norma 221/2012, aggiornata a maggio 2017) sia per gli enti e le amministrazioni della PA sia per le imprese private e i professionisti. L’azienda che opta per la digitalizzazione del workflow documentale del back office sarà in grado di automatizzare l’intero ciclo di vita dei messaggi PEC in entrata e in uscita, comprese le ricevute di accettazione e recapito, che potranno essere facilmente riconciliate con i messaggi cui fanno riferimento.

Sicurezza e compliance anche nel procurement

La razionalizzazione dei costi rappresenta uno dei principali punti critici della gestione del business. Nel caso del procurement, ovvero delle attività legate all’approvvigionamento di materie prime, materiali e servizi, l’incapacità di gestire in modo efficace gli acquisti comporta un aggravio dei costi di gestione dei contratti che si riflette in una penalizzazione dei risultati operativi. I problemi che l’azienda riscontra nel tracciare in modo puntuale i rapporti con i fornitori e il flusso dei pagamenti aumenta il rischio di frodi e l’esposizione debitoria, minando i profitti. Ecco perché i dati dei fornitori devono essere sempre aggiornati, evitando duplicazioni, ridondanze ed errori che non solo si traducono in lunghi tempi di riconciliazione ma che, soprattutto, espongono l’azienda al rischio di multe per pagamenti tardivi, compromettendone la reputazione commerciale.

Dematerializzazione

La dematerializzazione è la procedura in grado di trasformare i documenti cartacei in documenti digitali, attraverso la loro acquisizione tramite scanner o altri supporti ottici. L’eliminazione della carta rappresenta il primo passo di una gestione automatizzata del workflow documentale che permette ad aziende private ed enti pubblici di semplificare e rendere più trasparente, economico ed efficace tutto il back end.

Archiviazione e conservazione digitale

La legge italiana individua numerose casistiche per cui le aziende sono obbligate a conservare documenti che riportano fatti, atti e dati rilevanti sotto il profilo giuridico. Questa attività può risultare particolarmente onerosa in termini di spazio occupato da faldoni e cartelle. Ecco perché sono numerose le organizzazioni che optano per la digitalizzazione dei documenti, la loro archiviazione e conservazione sostitutiva.

L’archiviazione digitale fa riferimento alla possibilità di registrare e mantenere in formato elettronico, in un unico repository, i documenti in entrata e in uscita dall’azienda, garantendone la sicurezza e la rapida consultazione, in qualsiasi momento e da qualsiasi device.

La conservazione digitale è il processo che assicura l’immodificabilità e la validità legale nel tempo dei documenti digitali, al pari di quelli cartacei. La conservazione sostitutiva è possibile grazie all’apposizione di una firma digitale al documento (che identifica l’autore) e alla sua marcatura temporale, che ne determina la data di creazione.

I benefici di archiviazione e conservazione digitale sono evidenti da subito: la catalogazione di un documento elettronico è più facile rispetto a quella del suo corrispondente cartaceo, al pari della ricerca e della navigazione delle informazioni in essi contenute. I documenti digitali richiedono, inoltre un minor impiego di risorse storage per poter essere conservati a norma nel corso del tempo.

La fatturazione elettronica e le sue opportunità

L’amministrazione riveste da sempre un’importanza fondamentale all’interno di qualsiasi azienda pubblica o privata. I compiti del personale dedito al back office amministrativo sono spesso ripetitivi: registrazione di fatture e note spese, registrazione di contratti e riconciliazione degli incassi… tutte attività “time consuming” soggette a numerose procedure manuali e, come conseguenza diretta, a un alto tasso di errore. Basta pensare alla registrazione delle fatture dei fornitori, per cui il personale addetto fino a qualche settimana fa riceveva documenti nei formati più disparati – Word, eXcel, documenti .pdf o cartacei… – che doveva acquisire e uniformare.
Una situazione destinata a cambiare con la definitiva entrata in vigore, lo scorso 1° gennaio, della fatturazione elettronica nei rapporti B2B. La e-fattura, oggi, è obbligatoria non più solo nelle relazioni tra aziende e PA ma anche nei rapporti commerciali privati, ovvero tra aziende e professionisti – circa 2,8 milioni di partite IVA in Italia. La sanzione cui va incontro l’azienda che non si adegua è compresa tra il 90% e il 180% dell’imposta dovuta relativa all’imponibile non documentato correttamente. Una rivoluzione che promette di liberare dalla carta gli uffici amministrativi attraverso l’implementazione di un sistema di emissione, trasmissione e conservazione a norma completamente digitale dei documenti fiscali. Un obbligo che può facilmente trasformarsi in una vera e propria opportunità per le organizzazioni. I dati dell’Osservatorio Fatturazione Elettronica & eCommerce B2B del Politecnico di Milano stimano risparmi compresi tra 5 e 9 euro, in media, per ciascuna fattura gestita in formato elettronico, che possono arrivare addirittura a 65 euro se l’azienda coglie l’occasione per digitalizzare tutto il ciclo dell’ordine. La maggior parte dei benefici economici della e-fattura non deriva, come si potrebbe pensare, dalla riduzione dei costi di stampa e degli oneri di invio ma dalla completa automazione e integrazione dei processi relativi alla gestione dei documenti fiscali tra le parti coinvolte che si risolve in una riduzione degli errori di data entry e registrazione manuale, nella riconciliazione automatica dei processi autorizzativi e nella conseguente riduzione dei tempi di pagamento.

La collaborazione e il lavoro in team

L’attrattività delle aziende nei confronti dei talenti è, oggi, fortemente condizionata dalla componente di innovazione tecnologica. I Millennials (nati tra il 1980 e il 1995) e i Centennials (nati dopo il 1995) rappresenteranno a breve la maggioranza della popolazione lavorativa in azienda. Si tratta di generazioni di “nativi digitali”, uomini e donne che hanno una naturale dimestichezza con le tecnologie di ultima generazione, che utilizzano nella vita privata e che si aspettato di usare anche in ufficio. L’informatizzazione del back office è, quindi, particolarmente importante per questi lavoratori. La condivisione in formato elettronico di documenti, contratti e contatti è la condizione essenziale per massimizzare la produttività dei team, che potranno sperimentare un accesso in tempo reale a informazioni sempre aggiornate, indipendentemente dal luogo in cui operano i singoli e dagli strumenti di lavoro utilizzati. Non va dimenticato, infatti, lo Smart Working si sta diffondendo a ritmi crescenti nelle aziende. Merito sicuramente dell’accelerazione impressa dai legislatori con l’entrata in vigore della Legge sul Lavoro Agile (81/2017), che promuove l’adozione di strumenti e modelli organizzativi che svincolano la produttività dei lavoratori dalla scrivania e dagli orari d’ufficio canonici. La possibilità di eliminare tutti i supporti cartacei per abbracciare un sistema digitale integrato di gestione del workflow documentale permette di gestire da un’unica consolle centralizzata informazioni e dati, eventi, calendari e rubriche di utenti che operano in sedi distaccate e team geograficamente distribuiti, massimizzando la collaborazione e valorizzando il patrimonio di competenze e idee condivise.

La conformità alle normative

La possibilità di utilizzare il Cloud e le soluzioni di gestione documentale evolute per assicurare la massima tracciabilità (e la rintracciabilità) dei dati permette all’azienda di scongiurare il pericolo di perdere o vedersi sottratte informazioni preziose, garantendosi la compliance al GDPR (General Data Protection Regulation) e alle normative settoriali in materia di continuità operativa (Business Continuity). L’automazione del flusso di dati del back office aiuta l’organizzazione a garantirsi la conformità normativa in diversi modi. Grazie alla possibilità di localizzare e accedere facilmente ai dati personali immagazzinati e processati all’interno dei documenti che transitano in azienda, anzitutto. Ma anche attraverso la capacità di esportare, correggere e cancellare i dati personali, garantendo quel “diritto all’oblìo” che è uno dei principi cardine del GDPR. Infine, assicurando la protezione dei dati personali da furti o compromissioni, grazie alla possibilità di applicare metodi di protezione adeguati a preservarne l’integrità nel tempo.

I benefici della gestione documentale in Cloud

Il miraggio del paperless office, di cui tanto si è scritto nell’ultimo decennio è, oggi, una realtà. Software di document management evoluti uniti alla potenza del cloud e alla possibilità di avere a disposizione potenza elaborativa e spazio storage on demand permettono di eliminare la carta dagli uffici gestendo in modo più efficace ed efficiente il flusso delle informazioni che rappresentano la linfa vitale di tutti i processi a supporto del core business. L’archiviazione online, la ricerca rapida delle informazioni, la condivisione su qualsiasi piattaforma o sistema operativo sono i principali benefici legati all’uso del cloud per sostenere i percorsi di digitalizzazione e semplificazione del back office. A questi si somma la possibilità di utilizzare la nuvola per supportare l’indicizzazione intelligente di file e documenti, che sfrutta il machine learning e l’Artificial Intelligence per affinare la precisione delle attività di ricerca e categorizzazione, in base dell’esperienza.

IWG Arxeia 365 per una gestione smart del back office

Arxeia 365 è la soluzione che IWG ha pensato per aiutare le organizzazioni a gestire in modo completamente digitale il workflow delle attività di back office, nel cloud, in totale sicurezza e in modo collaborativo. Tutti gli operatori amministrativi avranno a disposizione dati aggiornati e protetti e potranno consultarli grazie a procedure facili e intuitive, riducendo inefficienze e sprechi. La suite Arxeia 365 racchiude in un unico ambiente altamente collaborativo soluzioni che permettono di gestire in modo fluido le caselle di posta elettronica e la PEC, la protocollazione dei documenti e la loro conservazione nel tempo, assicurando la compliance normativa. Arxeia 365 sfrutta la potenza dei servizi cloud di Microsoft Azure per gestire in modo intelligente i documenti prodotti e archiviati in azienda. Il potente motore AI su cui si basa permette di identificare in modo puntuale le diverse tipologie di informazioni – fatture, messaggi e-mail, schede tecniche di prodotto e altri dati – e classificarle in base ad algoritmi di auto-apprendimento, migliorando le attività di categorizzazione e rendendo più veloce ed efficace la ricerca e la navigazione dei dati.

Massimo Maggiora

Modern Workplace Adviser, CTO, Manager, Owner di IWG

«Arxeia 365 – spiega Massimo Maggiora Owner di IWG – fa parte di una suite di prodotti pensati per Sharepoint in una logica di collaboration e indirizzati anche al segmento delle piccole e medie imprese. È una soluzione pensata per il mercato italiano e pienamente compliant con tutte le normative legate a GDPR, PEC, archiviazione documentale e consente di gestire il flusso documentale dalla creazione alla protocollazione fino alla archiviazione. Dal momento che opera in un ambiente Office 365 – SharePoint Online, è Sharepoint stesso che si occupa della creazione dei tag dei documenti sugli elementi di ricerca certi».

Non si tratta di una sola questione tecnologica. Lo strumento aiuta nei processi di comprensione di flussi e processi, consento di accrescere la conoscenza e la cultura aziendale.

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