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Guide e How-To

Fatturazione elettronica B2B, 10 cose da sapere per renderla “ordinaria amministrazione”

La fatturazione elettronica tra privati, o fatturazione elettronica B2B, dall’1 gennaio 2019 sarà un obbligo in Italia: faremo da apripista per tutta Comunità Europea. Ecco alcune informazioni di dettaglio per capire come fare diventare quotidianità in azienda il nuovo processo supportato dalle soluzioni digitali

04 Giu 2018

La trasformazione digitale delle imprese italiane sta ricevendo un altro forte impulso da un nuovo adempimento normativo, l’obbligo di Fatturazione Elettronica tra privati (o Fatturazione Elettronica B2B), che sarà in vigore dal primo gennaio 2019.

La Legge di Bilancio 2018 infatti ha sancito che da questa data tutte le fatture tra privati, persone fisiche e giuridiche, residenti in Italia, dovranno essere documenti elettronici in un formato ben preciso, il tracciato XML “fatturaPA” già obbligatorio da tre anni per le fatture verso gli enti pubblici. E dovranno essere inviate/ricevute attraverso il Sistema di Interscambio (SdI), sviluppato da Sogei e gestito dall’Agenzia delle Entrate.

In questo articolo abbiamo raccolto nel modo più sintetico le informazioni di base su questa fondamentale scadenza, ma diversi altri aspetti sono importanti per farsi un’idea il più possibile completa della Fatturazione Elettronica B2B.

Prima di tutto, questo non è un “fulmine a ciel sereno”: non è un adempimento improvviso e vessatorio. Di fatturazione elettronica tra privati in Italia si parla da molti anni, è già messa in pratica da moltissime aziende con varie tecnologie tra cui EDI, piattaforme e portali collaborativi web, è stata “introdotta” appunto dall’obbligo di fatturazione elettronica verso la PA del 2015, e da un anno e mezzo è incoraggiata dal Governo con incentivi.

Un tassello del Mercato Unico Digitale Europeo

Tutto questo mentre la Comunità Europea da anni sta ponendo le basi di un “Mercato Unico Digitale” tramite una serie di provvedimenti, norme, regolamenti e standard tra cui per esempio eIDAS, GDPR, Public Procurement, Documento di Trasporto Elettronico. In questo quadro, l’Italia si è offerta di fare da “laboratorio” appunto per la Fatturazione Elettronica B2B a garanzia del proprio impegno a combattere l’evasione fiscale, anche per ottenere la deroga all’aumento dell’IVA, che doveva scattare nel gennaio 2018. Ed è stata autorizzata dall’Europa a imporla come obbligo di legge. Tutto questo rende molto improbabile una proroga oltre l’1 gennaio, anche se qualcuno ancora ci spera.
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L’atteggiamento più costruttivo però non è sperare in un rinvio: la Fatturazione Elettronica B2B non va vista come un altro fastidioso e costoso adempimento, ma come un’opportunità. Le soluzioni digitali di fatturazione elettronica infatti (come per esempio Invoice Channel di Ifin Sistemi) permettono di organizzare tutte le attività di questo processo in un flusso ordinato di informazioni, con benefici di automazione, velocizzazione, coerenza ed efficienza.

Benefici da 7,5 a 11,5 euro per ogni fattura

Benefici che si estendono all’intera azienda se la fatturazione elettronica si inserisce in un contesto di digitalizzazione dell’intero ciclo attivo, e anche del ciclo passivo, visto che anche i pochi che non sono sottoposti all’obbligo di emettere fatture XML verso il SdI dovranno comunque predisporsi per riceverne dai loro fornitori.

Anche limitandoci alla sola fatturazione (generazione, stampa e imbustamento, interazioni amministrative con il cliente, gestione della conservazione), i benefici si possono quantificare in numeri molto significativi. Secondo l’Osservatorio Fatturazione Elettronica del Politecnico di Milano, per un’azienda che emette oltre 3000 fatture l’anno, passare dalle fatture cartacee a quelle elettroniche comporta un risparmio tra 7,5 e 11,5 euro a fattura.

Ma anche le imprese più piccole, sotto le 3000 fatture anno, possono ottenere forti risparmi. Nei tre casi tradizionali attuali (invio a mezzo posta, consegna a mano, o invio per email o PEC) il costo per fattura va da 1,8 a 3,7 euro. Nei tre casi di fatturazione elettronica possibili (caricamento del documento su Web da cui si genera l’XML_PA, Data Entry su form Web, generazione XML_PA nel gestionale e invio a SdI tramite PEC) il costo per fattura scende a 0,9-1,8 euro.

Di fronte a un appuntamento epocale come la fatturazione elettronica B2B, quindi, il punto non è se investire o no in soluzioni digitali. Il punto è come fare diventare quotidianità in azienda il nuovo processo conforme all’obbligo di legge, e supportato dalle soluzioni digitali. A questo proposito approfondiamo qui dieci tra i tanti quesiti che si stanno ponendo i reparti amministrativi delle aziende per capire come far entrare questa fondamentale novità nelle loro attività di tutti i giorni.

L’importanza del Codice Destinatario

1. Data di emissione e data di consegna. Molta confusione si è generata nei mesi scorsi su questi punti. L’Agenzia delle Entrate ha precisato nel provvedimento 89757 dello scorso 30 aprile che la data di emissione è quella riportata in fattura (campo <Data> della sezione “Dati Generali” del file XML_PA). La data di ricezione invece viene attestata al destinatario dai canali telematici di ricezione, e quindi dal canale PEC, o web service, o FTP, con due eccezioni. Se chi riceve la fattura (cessionario/committente) è un consumatore finale o un soggetto IVA in regime di vantaggio, forfettario, o un produttore agricolo, la data di ricezione sarà la “data di messa a disposizione” della fattura nell’area riservata del sito web dell’Agenzia delle Entrate (cassetto fiscale). Se il recapito al soggetto ricevente non è possibile (non è attivo, non funziona il canale di ricezione, la PEC ha raggiunto i limiti di capienza, ecc.), la data di ricezione sarà la “data di presa visione” della fattura nel cassetto fiscale.

2. Canali di trasmissione. La fattura elettronica si può trasmettere al SdI attraverso PEC, web services di piattaforme collaborative, sistemi di trasmissione dati basati su FTP, o gli appositi servizi dell’Agenzia delle Entrate, che mette a disposizione una procedura web, una Mobile App e un software per PC. E anche un servizio web di generazione di QR-Code per acquisire automaticamente le informazioni anagrafiche e l’indirizzo telematico del destinatario.

I canali web service e FTP richiedono un preventivo processo di accreditamento al SdI, al termine del quale otterranno un codice numerico di 7 cifre (CodiceDestinatario). Nel caso in cui il cliente non abbia reso noto (o non abbia accreditato) un codice destinatario, il provvedimento del 30 aprile dà istruzioni dettagliate su come compilare il campo “CodiceDestinatario” nei vari casi.

Il SdI, per ogni fattura elettronica correttamente ricevuta, effettua dei controlli formali, e in caso negativo recapita – entro 5 giorni – una “ricevuta di scarto” al soggetto trasmittente sullo stesso canale di invio, la fattura si considera “non emessa”, e il trasmittente ha 5 giorni per reinviarla corretta al SdI. Nel caso di controllo positivo, invece, il SdI recapita la fattura elettronica al ricevente, e in caso di esito positivo invia al soggetto trasmittente una “ricevuta di consegna” (che contiene anche l’informazione della data di ricezione), con cui la fattura si considera emessa. Le soluzioni digitali di fatturazione elettronica più complete possono effettuare preventivamente in automatico i controlli del SdI, evitando così l’inconveniente degli scarti.

Prevedere un canale di comunicazione “parallelo” per ogni cliente

3. Canali di ricezione. Il recapito della fattura elettronica da parte del SdI al destinatario (“soggetto cessionario/committente”) avviene attraverso PEC, web service o sistemi basati su FTP. L’indirizzo “telematico” a cui si vogliono ricevere le fatture (PEC o codice destinatario previamente accreditato presso il SdI) va registrato presso l’Agenzia delle Entrate attraverso un servizio descritto nelle specifiche tecniche (allegato A) del provvedimento del 30 aprile. Proprio come per la fatturazione elettronica verso la PA, la trasmissione al SdI delle fatture elettroniche da parte del fornitore, e la loro ricezione dal SdI da parte del cliente, possono essere eseguite da intermediari, i cui codici destinatario andranno quindi inseriti al momento della registrazione.

4. Cosa succede se la consegna della fattura non avviene per cause tecniche non dipendenti dal SdI. In questo caso il SdI rende disponibile al destinatario la fattura nella sua area riservata del sito web dell’Agenzia delle Entrate, e ne informa il fornitore (“soggetto cedente/prestatore”), che è tenuto “tempestivamente” a comunicare questa cosa al cliente per vie diverse dal SdI. “Tale comunicazione si può effettuare anche mediante consegna di una copia informatica o analogica della fattura elettronica”.

Oltre ai canali di trasmissione/ricezione già citati rispetto al SdI, quindi, occorre prevedere anche un canale di comunicazione parallelo con ogni cliente, del tutto libero (da Whatsapp ai portali web di B2B collaboration), purché tracciabile, visto che ai fini fiscali la data di ricezione fattura coincide con il momento di presa visione da parte del cliente della fattura sul portale dell’Agenzia delle Entrate.

La convivenza tra fatturazione elettronica B2B e circuiti EDI

5. Si potrà continuare a registrare in contabilità i flussi da canali EDI. La legge stabilisce che dal 1° gennaio 2019 solo le fatture elettroniche tramite SdI sono valide nei confronti dell’Agenzia delle Entrate. Tuttavia lascia piena libertà di continuare a utilizzare processi di trasferimento dati EDI (che sono diffusissimi in diverse filiere, e comprendono spesso altri documenti oltre le fatture, come ordini, conferme, DDT, ecc.) a fini gestionali. Quindi le aziende che utilizzano canali EDI per emettere e/o ricevere fatture potranno continuare a farlo pur di integrare un processo che trasmetta al cliente, e riceva dal fornitore, le fatture elettroniche XML tramite il SdI e le relative ricevute e notifiche. Per esempio potranno affiancare all’attuale canale EDI un nuovo canale di trasmissione delle fatture elettroniche XML-SdI, oppure allegare a queste ultime i file delle fatture EDI. Chiaramente si pone un problema di attenta “sincronizzazione” tra i due flussi, per evitare di inviare la fattura EDI prima che quella XML sia stata accettata dal SdI. Ma la gestione delle interazioni con il SdI è una delle attività che alcune soluzioni di fatturazione elettronica fanno in automatico.

6. La fattura elettronica via SdI va emessa anche verso i consumatori privi di partita IVA. Le fatture elettroniche che li riguardano saranno a loro disposizione nel loro cassetto fiscale sul sito dell’Agenzia delle Entrate. Inoltre il soggetto emittente dovrà mettere una copia della fattura in formato elettronico o cartaceo a disposizione del cliente, copia a cui quest’ultimo potrà rinunciare.

7. Le imprese esonerate dall’obbligo (imprese in regime forfettario, legge 190/2014, o in regime di vantaggio, legge 111/2011) possono trasmettere comunque le fatture elettroniche ai clienti tramite SdI. Inoltre nel caso molto probabile che abbiano come fornitori delle imprese non esonerate, dovranno comunque attrezzarsi almeno per ricevere dal SdI le loro fatture elettroniche.

La conservazione cartacea non avrà valore legale

8. Le fatture elettroniche ricevute dal 1° gennaio 2019, se stampate e conservate su carta, non avranno valore legale. Le fatture elettroniche trasmesse e ricevute tramite SdI infatti dovranno essere conservate in formato digitale secondo le disposizioni DMEF 17/6/2014 e DPCM 3/12/2013. Tale conservazione potrà essere svolta tramite soluzioni digitali installate “in casa”, o esternalizzando il servizio ai conservatori accreditati (se il fornitore della soluzione di fatturazione è anche conservatore accreditato i due processi sono nativamente integrati), o utilizzando il servizio di conservazione gratuito dell’Agenzia delle Entrate. Tenendo presente che quello dell’Agenzia è un servizio minimale, non integrabile con i sistemi gestionali delle aziende. E che l’Agenzia si dichiara “non responsabile … per danni, …, perdite di dati, violazione di diritti di terzi, ritardi, malfunzionamenti, interruzioni totali o parziali in corso di esecuzione del Servizio di conservazione …”.

9. Si potrà inviare ai clienti, oltre che la fattura elettronica XML via SdI, anche una versione in PDF via email. La prima è l’unica rilevante ai fini fiscali e civili. Ma in alcuni casi può sorgere l’esigenza di completarla con una versione PDF. Questo sia a fini di immediata leggibilità (anche se sono facilmente reperibili in rete, o disponibili nelle soluzioni di fatturazione elettronica, dei convertitori di file XML in formati leggibili), sia perché il PDF può contenere ulteriori dati e informazioni – per esempio disegni – oltre a quelli previsti in XML_PA. È consigliabile però in questo caso allegare la fattura PDF alla fattura elettronica XML: in questo modo le parti conserveranno in digitale entrambi i documenti.

Se la fattura elettronica è errata nei contenuti

10. Cosa fare se la fattura è cartacea o errata. Le fatture cartacee dal primo gennaio 2019 non hanno valore legale (a meno che l’emittente non sia esonerato, vedi punto 7), tecnicamente non esistono e non si è tenuti a pagarle, anche se sarà buona norma sollecitare l’invio della fattura in formato elettronico via SdI al fornitore. Se invece la fattura arriva regolarmente da SdI ma è errata nei contenuti (cifre, prestazioni o prodotti fatturati, ecc.), dato che quando viene ricevuta è stata già dichiarata regolarmente emessa dal SdI, sarà necessario procedere con note di credito/debito, prevedendo gli opportuni meccanismi di aggiustamento nel proprio sistema gestionale/ERP.

Ovviamente sono molte altre le domande sulle ripercussioni di una novità così importante come l’obbligo di fatturazione elettronica B2B sulle attività quotidiane della funzione amministrazione nelle aziende. Un vero e proprio vademecum è il white paper “Fatturazione Elettronica B2B, un obbligo di legge. Siete pronti?” di Ifin Sistemi, scaricabile a questo link.

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