Come definire il budget corretto per il Cloud e tenere sotto controllo la spesa

Il passaggio da una logica CapEx a una OpEx, cioè da costi fissi a costi variabili, rappresenta uno dei principali elementi di complessità per chi è chiamato a fornire una stima attendibile della spesa Cloud.

I costi di un’infrastruttura on premise sono generalmente considerati spese in conto capitale (CapEx), mentre i costi dei servizi Cloud sono solitamente inseriti nell’ambito delle spese operative (OpEx).

Puntare sulla “mobilizzazione” delle risorse, quindi privilegiare un’ottica OpEx, trasformando i ratei di ammortamento in canoni mensili, significa garantire quella scalabilità che permette di adeguare rapidamente le risorse IT alle mutevoli esigenze del business in virtù dell’adozione di un approccio As-a-Service. Ma significa anche riuscire a esternalizzare tutte le attività connesse alla gestione, manutenzione, protezione, alimentazione di ambienti IT anche molto complessi, contenendo le spese energetiche, l’hardware e il costo del personale per lavorare dunque con maggior efficienza.

Le insidie dei costi occulti

Ma come fare una stima il più possibile veritiera del budget da allocare a questa “fetta” ormai sempre più consistente di progetti di innovazione digitale? Vediamolo in dettaglio.

Il primo errore che molti CFO e CIO commettono è pensare che il monitoraggio dei costi si risolva con la fine dello spostamento dei carichi di lavoro dall’on premise alla nuvola. Sovente, infatti, i team interni continuano a monitorare attentamente l’andamento della spesa durante tutta la fase di migrazione per poi “mollare il colpo”, traditi da un senso di falsa sicurezza legato alla conclusione del momento, quello della migrazione appunto, considerato il più impegnativo.

La verità è che, invece, molti costi occulti si manifestano solo dopo aver ottenuto l’accesso a un servizio Cloud.

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Cloud costi: il valore di una gestione efficace

Ma quali sono, in dettaglio, i vantaggi principali di un Cloud Financial Management efficace per il CFO?

• Disponibilità di insight e report che permettono di migliorare la prevedibilità dei costi garantendo maggior accuratezza nelle attività di budgeting e forecasting;
• Gestione dinamica dei costi del Cloud e adattamento della spesa in base alle esigenze aziendali e alle fluttuazioni delle tariffe del mercato;
• Mitigazione dei rischi finanziari associati all’utilizzo del Cloud: attraverso un’analisi accurata dei costi, è possibile individuare aree di miglioramento e adottare strategie di risparmio;
• Sostegno alle strategie di crescita del fatturato in virtù del supporto efficace alla trasformazione digitale del business;
• Sostenibilità, ovvero riduzione degli sprechi legati alla capacità computazionale sottoutilizzata, dei consumi e delle emissioni (approcci di Green Cloud);
• Facilità di rinegoziazione dei contratti di fornitura per i servizi Cloud, grazie alla disponibilità di report granulari sui consumi;
• Uso finanziariamente responsabile del Cloud, in virtù della fatturazione puntuale dei consumi ai singoli centri di costo, progetti, team e alla riallocazione dinamica delle risorse sulla base dell’analisi dei consumi effettivi.

A cosa prestare attenzione

Per arrivare a stimare un costo complessivo (TCO, Total Cost of Ownership) che abbia un buon grado di approssimazione il direttore finanziario e il suo team dovranno considerare alcuni elementi:

• Setup: i costi di settaggio dei sistemi IT da migrare;
• Migrazione dei dati: queste spese comprendono le commissioni per il trasferimento dai sistemi dell’azienda a quelli del provider; le ore/uomo necessarie per garantire la sincronizzazione dei dati post migrazione, l’integrazione e i test delle applicazioni;
• Consulenza: il supporto di un consulente esterno spesso si rivela indispensabile alla buona riuscita di un progetto Cloud e la sua parcella può arrivare a incidere in modo anche consistente sulla spesa preventivata;
• Licenze: il costo della conversione delle licenze delle applicazioni on premise in fee periodiche contemplate nei modelli di fruizione As-a-Service può non essere banale.

A queste spese una tantum si aggiungono quelle periodiche:

• Infrastruttura: sia i costi diretti legati all’aggiornamento software, al potenziamento dell’hardware e al costo del lavoro (ore/uomo), sia quelli indiretti come la temporanea perdita di produttività legata alla complessità del passaggio;
• Operation: si tratta di esborsi che accompagneranno tutta la durata del contratto, come quelli legati alla formazione del personale IT, agli investimenti in sicurezza e compliance normativa, alle spese amministrative.

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Over provisioning, under provisioning e data egress

Tra i costi nascosti più comuni dei servizi Cloud il più cospicuo riguarda l’errata valutazione a priori dell’ammontare di risorse e servizi a disposizione dell’azienda.

In assenza di una previsione accurata, infatti, le organizzazioni si possono trovare nella condizione di avere disposizione più risorse del necessario (il cosiddetto over provisioning) oppure meno di quante ne servono per raggiungere il livello di prestazioni auspicato (under provisioning).

Nel primo caso, significa che l’impresa sta letteralmente pagando per qualcosa che non usa, nel secondo invece, potrebbe vedersi costretta a ridefinire con urgenza un nuovo piano di servizi per garantire le prestazioni attese, con un aumento dei costi relativi.

Un altro elemento da considerare con attenzione soprattutto in fase di stipula dei contratti Cloud è legato alle eventuali tariffe di data egress, ovvero di trasferimento dei dati archiviati nella nuvola verso un altro ambiente Cloud di terze parti, la rete Internet pubblica o un datacenter proprietario gestito on premise.

Solitamente i fornitori di servizi Cloud assicurano la migrazione gratuita dei dati in ingresso, ma non fanno altrettanto per quelli che escono dal proprio servizio e questa operazione, spesso necessaria, potrebbe rappresentare un aggravio rilevante della spesa mensile per l’azienda.

Cloud costi: i software che permettono un monitoraggio puntuale

Quello che tutto il team del CFO deve capire è che la governance dei costi Cloud non è un lavoro straordinario ma piuttosto un esercizio continuativo e che, come tale, va sistematizzato e ingegnerizzato.

Oggi ci sono numerosi strumenti a disposizione degli operatori dell’area Finance che vogliono presidiare in modo puntuale l’evoluzione della spesa Cloud.

I principali fornitori di servizi infrastrutturali come Microsoft, Google o AWS mettono a disposizione dei calcolatori online che però offrono stime approssimative. Per scenari più complessi è possibile optare per una piattaforma di Cost Cloud Management.

Lo studio “IDC Market Glance: FinOps Cloud Transparency, 2Q23” stila una classifica dei principali fornitori di queste soluzioni, che comprende – in un elenco non esaustivo – questi provider:

• Apptio
• BMC
• Densify
• Flexera
• IBM
• Morpheus
• NetApp
• ServiceNow
• VMware
• Microsoft