INTERVISTA

Gestione documentale, la sfida dell'integrazione con il gestionale per automatizzare i processi

Spinte dal lockdown, molte imprese che erano in ritardo hanno compiuto i primi passi lungo il percorso della digitalizzazione, ormai imprescindibile quando si parla di fatture e documenti contabili. Ma per liberare il massimo potenziale occorre connettere gli ERP e i sistemi di document management, con un occhio di riguardo ai vincoli normativi. Parla Matteo Zaffagnini, Responsabile Commerciale di Top Consult

07 Mar 2022

Domenico Aliperto

Per digitalizzare i processi contabili e mettere davvero al servizio del business il valore estratto dall’analisi dei dati contenuti nelle fatture elettroniche non è sufficiente dematerializzare le fasi su cui si innesta ciascun iter. Né basta offrire agli utenti che lavorano da remoto piattaforme approvative in grado di garantire l’operatività su qualsiasi device. È fondamentale che le imprese introducano strumenti che, facendo dialogare tra loro gestionali e sistemi di document management abilitino workflow intelligenti e sempre più automatizzati, a prescindere dalla situazione d’uso.

La sfida è, come spesso accade, di natura culturale ancor più che tecnologica. «Se a questo si aggiungono gli imprescindibili elementi normativi di cui bisogna tenere conto per implementare soluzioni digitali, è facile capire perché, nel momento in cui si decide di affrontare il processo di trasformazione, convenga rivolgersi a consulenti che dispongano di un portafoglio esteso e integrato di competenze interdisciplinari». Ne è convinto Matteo Zaffagnini, Responsabile Commerciale di Top Consult, che delinea lo scenario in cui oggi sono chiamate a evolversi le imprese italiane.

Matteo Zaffagnini

Responsabile Commerciale di Top Consult

Com’è cambiata la percezione delle piattaforme di gestione documentale da parte delle aziende italiane negli ultimi mesi?

La pandemia ha avuto un impatto decisivo: ha fatto sì che una funzionalità prima considerata in molti casi opzionale sia ora vista come una scelta obbligata. L’emergenza sanitaria ha permesso di toccare con mano i vantaggi dei sistemi digitali di document management. Chi aveva già adottato in tempi non sospetti logiche di digitalizzazione di fatto non ha riscontrato problematiche quando è scattato il lockdown, cosa che non si può dire di chi invece, prima del distanziamento sociale, faceva ancora leva su una gestione cartacea o solo parzialmente digitalizzata dei flussi documentali. L’affermazione dei nuovi modelli di Smart Working dopo le fasi più acute della pandemia non ha fatto che rafforzare questa presa di consapevolezza, dimostrando quanto fosse fondamentale estendere l’accesso ai documenti, con la possibilità di approvarli e firmali, anche dai dispositivi mobile.

Ma il cambiamento di prospettiva non si è verificato solo all’interno delle aziende. Anche noi ci siamo resi conto che era arrivato il momento di elaborare un nuovo approccio al mercato. Top Consult si è sempre posta nei confronti dei clienti più come un partner che come un fornitore di software, cercando di cogliere di volta in volta le reali necessità degli interlocutori e sviluppando sia soluzioni verticali per settore merceologico sia metodologie per ottimizzare i processi orizzontali. In questo senso, la situazione che abbiamo affrontato ci ha aiutato a individuare due aspetti che prima ci erano sfuggiti: il primo è che anche all’interno della stessa organizzazione possono occorrere soluzioni diverse, ritagliate sulle esigenze peculiari di ciascuna figura professionale. Il secondo aspetto riguarda invece la rilevanza che alcuni strumenti progettati appositamente per gestire i task specifici di alcuni clienti possono avere riscontro su una larga fetta del mercato.

New call-to-action

Quali criticità sono emerse, invece, e di cosa avranno bisogno le imprese nella nuova fase, caratterizzata da un approccio al lavoro agile più consapevole e strutturato?

Penso, prima di ogni altra cosa, che debba cambiare il paradigma, ancora molto diffuso, degli applicativi venduti e installati on premise. Il Software-as-a-Service accessibile attraverso il cloud – anzi: attraverso il multicloud – è il futuro. È il cloud che ci ha conferito la flessibilità necessaria per rendere la nostra piattaforma fruibile su sistemi operativi differenti e di personalizzarne i moduli in base alle categorie di processo e alle figure professionali coinvolte.

E poi – voglio dirlo senza mezzi termini – è tempo di buttare per davvero carta e penna. La digitalizzazione potrà dirsi compiuta solo se riusciremo a dare vita a un ciclo completamente digitale dei documenti, capace non soltanto di abilitare condivisione, modifica e approvazione dei file attraverso qualsiasi terminale connesso, ma anche di catturare le informazioni contenute nei documenti e metterle a disposizione dei processi di business, con l’obiettivo di ottimizzarli e, in ultima analisi, di automatizzarli. Questo credo sia un tema fondamentale, che farà la differenza tra le aziende che puntano a vivacchiare e quelle che saranno capaci di cogliere l’opportunità della trasformazione digitale per riorganizzarsi e generare nuovo valore.

In quest’ottica su cosa ha puntato Top Consult: quali soluzioni e quali competenze mettete a disposizione del mercato?

Abbiamo costruito una solida reputazione nell’ambito della gestione documentale e della conservazione digitale dei documenti grazie a persone che cercano di essere precursori rispetto ai trend tecnologici e ai cambiamenti normativi, operando a contatto di osservatori, ministeri, legislatori ed enti di standardizzazione, con l’obiettivo di trasferire ai clienti e ai prospect il know how maturato su entrambi i fronti.

Oggi siamo per esempio in grado di abilitare l’automazione del ciclo attivo e del ciclo passivo nell’ambito della fatturazione elettronica. Dalla ricezione all’archiviazione, passando naturalmente per l’approvazione e la registrazione, la nostra soluzione Connect4SAP si integra direttamente con gli ERP SAP per mettere in moto workflow intelligenti, attraverso i quali è possibile raccogliere tutti i dati contenuti nelle fatture, estraendone le informazioni necessarie dallo schema XML. Si riesce così non solo a ottenere la quadratura contabile del documento tramite il gestionale, ma anche a inviare notifiche agli attori che lo devono approvare e a generare un input per attivare il processo di pagamento. Chiude naturalmente il cerchio la conservazione a norma.

Più nello specifico, in che modo state integrando l’ecosistema tecnologico di SAP per ampliarne funzionalità e prestazioni?

Abbiamo sviluppato il primo connettore per l’ecosistema SAP vent’anni fa: una soluzione che permetteva agli utenti di ricercare, visualizzare e archiviare documenti sfruttando la stessa interfaccia SAP e mantenendo così la medesima modalità operativa durante le varie sessioni. Come tutti sanno, le piattaforme SAP si sono drasticamente evolute nel tempo, diventando sempre più versatili ed efficaci, e tendenzialmente soddisfano le esigenze del 90-95% del mercato. Resta comunque un numero elevato di imprese che riscontrano grosse difficoltà nel customizzare le funzionalità all’interno del gestionale. Ecco dove interveniamo noi: mettendo a fattor comune le competenze di system integration dell’offerta SAP e il know how sul piano della normativa italiana e internazionale per quanto riguarda la gestione documentale (sia contabile che in altri ambiti) e la conservazione digitale, puntiamo a realizzare connettori che consentano di scambiare qualsiasi tipologia di documento rendendo disponibili tutte le informazioni contenute al loro interno. Per quanto riguarda la fatturazione elettronica e un domani anche per gli altri documenti contabili quali ordini e dtt, la parola d’ordine è interoperabilità, soprattutto nell’ottica di agevolare le transazioni transfrontaliere attraverso la traduzione di formati differenti in uno standard condiviso.

Ma, come ho detto, riuscire a finalizzare davvero l’intero processo e cogliere tutti i vantaggi della digitalizzazione e dell’automazione significa introdurre strumenti evoluti per arrivare a gestire la fase della sottoscrizione dei documenti, che rappresenta l’ultimo fondamentale step prima della conservazione. Noi siamo pronti per assistere le imprese nel coprire anche l’ultimo miglio di questo percorso di trasformazione grazie alle nostre web-app, la sfida maggiore forse è riuscire a far comprendere ai nostri interlocutori che rinunciare definitivamente a carta e penna significa compiere un vero salto quantico sul piano dell’efficienza operativa.

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Domenico Aliperto

Nato ad Aversa, studia a Milano, dove si laurea in Relazioni Pubbliche all’università IULM e comincia il percorso che lo porterà a diventare giornalista. Per i portali del gruppo Digital360 segue i temi dell’economia digitale e dell’innovazione tecnologica, viaggia, scrive e all'occorrenza fotografa. In passato ha collaborato con diversi quotidiani e magazine. Da sempre appassionato di narrativa e poesia, nel 2016 apre il blog Librimprobabili.com e nel 2017 pubblica con l'editore Biancaevolta il romanzo storico Non Conquistammo Che Sabbia.

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