Dematerializzazione: che cos'è la trasformazione digitale dei documenti

Guide e How-to

Dematerializzazione: il primo, imprescindibile, passo da compiere per una gestione documentale digitale

Dalla carta ai documenti fruibili online: la trasformazione è irreversibile per i vantaggi che offre a imprese e PA nella digital society. Ma dematerializzare richiede strumenti e approcci corretti. Ecco definizioni, norme, costi e benefici per passare a una vera gestione documentale e alla digitalizzazione dei processi

24 Set 2021

Domenico Aliperto

Il concetto di dematerializzazione, pur essendo da anni al centro del dibattito, nel nostro Paese ha cominciato a trovare applicazione concreta solo negli ultimissimi tempi. Le ragioni sono presto dette: l’emergenza sanitaria scatenata dalla pandemia di Covid-19 ha fatto rompere gli indugi a molti decision maker, mettendo aziende private e pubbliche amministrazioni di qualsiasi dimensione di fronte a un aut aut.

A causa delle restrizioni imposte per garantire il distanziamento sociale, non avviare processi sistematici di dematerializzazione – e quindi di traduzione in formato digitale dei documenti cartacei necessari allo svolgimento delle attività – equivaleva a bloccare l’operatività dell’organizzazione. Una volta dematerializzati, i documenti sono invece diventati fruibili anche online, e questo ha permesso alle imprese e alle PA che hanno attivato procedure e strumenti per lo svolgimento del lavoro da remoto di continuare a erogare servizi, prodotti e valore.

Quanto è accaduto ha – come molti osservatori continuano a evidenziare – innescato una trasformazione irreversibile. Gli utenti finali hanno toccato con mano i vantaggi che derivano dalla dematerializzazione e dalla digitalizzazione, mentre capitani d’impresa e amministratori pubblici ne hanno compreso i benefici sul piano dell’efficienza e del cost saving. Indietro dunque non si torna. Ma per avanzare correttamente è necessario imparare a governare questo salto evolutivo. Bisogna maturare la giusta cultura dell’innovazione e sviluppare approcci e strumenti corretti.

Qual è il significato di dematerializzazione?

Prima di tutto va compreso fino in fondo qual è il vero significato dell’espressione ‘dematerializzazione’, che implica una serie di adattamenti operativi e tecnologici indispensabili perché l’intero processo funzioni in maniera coerente e sicura. Dematerializzare non vuol dire semplicemente eliminare i supporti documentali cartacei e gli archivi fisici che li contengono. Contestualizzandola nel più ampio ambito della digitalizzazione, la dematerializzazione rappresenta di fatto solo il primo, imprescindibile passo che bisogna compiere nell’ambito della gestione documentale. Questa a sua volta dà vita ai processi digitali propriamente detti. Ciò significa che attorno alle iniziative di dematerializzazione in senso stretto bisogna costruire infrastrutture, prassi e soluzioni che permettano a utenti e macchine di accedere, fruire e conservare i documenti nel loro nuovo formato.

Con il termine dematerializzazione si indica quindi il progressivo incremento della gestione documentale informatizzata all’interno di un’organizzazione, con la graduale sostituzione dei supporti tradizionali della documentazione con sistemi ICT.

Qual è la differenza tra dematerializzazione e digitalizzazione?

Dovrebbero ora risultare più chiare le differenze che intercorronno tra il concetto di dematerializzazione e quello di digitalizzazione. Nonostante i due termini spesso siano utilizzati in maniera indistinta, per certi versi la dematerializzazione dei documenti è un processo articolato propedeutico alla digitalizzazione dei processi. Diverse, in realtà, sono anche le finalità dei due approcci.

I processi di dematerializzazione, infatti, hanno l’obiettivo principale di convertire i documenti cartacei in documenti elettronici preservando – grazie a opportune piattaforme certificate, a partire da quelle di firma elettronica – sia il loro valore giuridico e probatorio, sia gli elementi che ne permettono l’identificazione nel contesto archivistico aziendale e di riferimento.

I piani di digitalizzazione, d’altra parte, mirano a snellire e a rendere sempre più agili e duttili i processi operativi attraverso la reingegnerizzazione dell’esperienza utente. In particolare, diventa centrale l’erogazione di servizi fruibili a prescindere dal luogo in cui si lavora e dagli strumenti informatici che si adoperano. In un certo senso, quindi, la digitalizzazione dà per appurato che i flussi documentali siano già basati sulla produzione (o sulla conversione), sulla condivisione e sulla conservazione di documenti accessibili tramite piattaforme informatiche.

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Cosa si intende per conservazione sostitutiva?

La conversione dei documenti cartacei in documenti informatici è alla base della cosiddetta conservazione sostitutiva. Sostituire i faldoni e gli archivi tradizionali con database ospitati on premise o in cloud consente di conservare in maniera più sicura – oltre che più ecologica – i documenti, che come detto grazie ai supporti digitali possono essere messi a disposizione di chiunque possegga le credenziali per visionarli e modificarli.

Allo stesso modo, diventa possibile eliminare i documenti originali cartacei dei quali si è prodotta una copia informatica. Questo a patto di rispettare la normativa vigente e, come precisato più sopra, di aver predisposto strumenti in grado di garantire e preservare il valore giuridico, probatorio e archivistico che possedeva la documentazione analogica prima di essere tradotta in formato digitale.

Qual è la normativa per i processi di dematerializzazione e digitalizzazione

In Italia il punto di riferimento normativo per quanto riguarda i processi di dematerializzazione e digitalizzazione è il Codice della Amministrazione Digitale (Cad), emanato attraverso il Decreto legislativo 82 del 7 marzo 2005. È all’interno di questo framework – ormai decisamente datato e, secondo molti osservatori, bisognoso di una serie di aggiornamenti che ne ridefiniscano le linee guida in chiave strategica – che si trova una prima definizione di documento informatico: “la rappresentazione informatica di atti, fatti o dati giuridicamente rilevanti”.

In aggiunta al Cad e alle sue Regole tecniche, bisogna prendere in considerazione anche il DPR 445/2000 (Testo Unico sulla documentazione amministrativa). Oltre a dare dei principi generali e a specificare i requisiti di sistema, il testo detta anche le regole organizzative interne e le caratteristiche degli impianti tecnologici che ciascuna amministrazione deve adottare per essere in grado di fornire i servizi di certificazione e di gestione dei documenti garantendo la sicurezza e l’integrità dei dati e l’accesso diretto ai soli soggetti che ne hanno diritto, in modo da non violare la legge sulla privacy.

Anche il Dpcm 21 del 2013 si occupa di dematerializzazione e conservazione sostitutiva dei documenti originali analogici unici, mentre la Circolare 41 del 2015 del Mibact – Direzione Generale Archivi, ha come oggetto l’autorizzazione alla distruzione di originali analogici riprodotti secondo le Regole tecniche inquadrate da altri provvedimenti del presidente del Consiglio.

Ci sono poi da consultare il Codice dei beni culturali, contenuto nel Decreto legislativo 42 del 2004, e tutte le altre le norme le cui finalità vanno applicate in prospettiva digitale. Si pensi per esempio alla nota 241/90 sul procedimento amministrativo, al Decreto legislativo 196 del 2003 sulla protezione dei dati personali o ancora al Decreto legislativo 33, dello stesso anno, sulla trasparenza. Impossibile non citare, infine, il GDPR, diventato esecutivo a maggio 2018.

Dematerializzazione nella Pubblica Amministrazione

Rimanendo nell’alveo normativo, per definire in che modo la pubblica amministrazione può sfruttare la leva della dematerializzazione, è opportuno qui citare l’articolo 42 del Cad: “Le Pubbliche Amministrazioni valutano in termini di rapporto tra costi e benefici il recupero su supporto informatico dei documenti e degli atti cartacei dei quali sia obbligatoria o opportuna la conservazione e provvedono alla predisposizione dei conseguenti piani di sostituzione degli archivi cartacei con archivi informatici, nel rispetto delle regole tecniche adottate ai sensi dell’articolo 71”.

L’obiettivo primario della progressiva eliminazione del cartaceo, attraverso l’informatizzazione dei processi, dovrebbe essere quello di semplificare i rapporti tra PA, cittadini e imprese. Ma è evidente che i vantaggi sarebbere riscontrabili pure sul piano dell’efficienza della gestione documentale, su quello della qualità del lavoro dei dipendenti pubblici (anche rispetto alla possibilità di operare in smart working) e – ultimo ma non per importanza – su quello del contenimento dei costi operativi.

Quanto costa dematerializzare i documenti?

Dare anche solo una stima di massima del costo di un progetto di dematerializzazione non è affatto semplice. Molto dipende dalle dimensioni e dalla complessità della struttura organizzativa, ma bisogna pure considerare il punto di partenza e soprattutto gli obiettivi che l’azienda si è posta rispetto all’avanzamento sui percorsi di digitalizzazione in atto. È possibile però delineare, seppur in breve, i due estremi dell’asse su cui possono essere concertate iniziative di dematerializzazione dei documenti cartacei.

L’intervento minimo è quello della sostituzione documentale: si procede a trasformare tutti i documenti conservati su supporto analogico in file digitali, naturalmente avendo l’accortezza di adottare sistemi adeguati per preserverne il valore legale e per conservarli in ossequio alle norme vigenti, incluse quelle sulla data protection.

All’altro estremo c’è la costruzione di un’infrastruttura intelligente per la gestione dei flussi documentali. Un sistema del genere, grazie all’apporto delle piattaforme analitiche e delle soluzioni di intelligenza artificiale, non si limita a ridefinire il modo in cui gli utenti condividono i documenti e collaborano per redigerli, modificarli o validarli: opportunamente gestita e implementata con soluzioni di RPA (Robotic Process Automation) consente agli amministratori di sistema di rivoluzionare anche i processi approvativi e di potenziare le funzioni di ricerca delle informazioni contenute in ciascun file, migliorando l’efficienza operativa e generando sensibili risparmi di tempo su qualsiasi tipo di transazione.

Dematerializzazione: qual è la situazione in Italia?

Come per moltissimi altri versanti del tema dell’innovazione, anche rispetto alla dematerializzazione la situazione italiana è a macchia di leopardo, con punte di eccellenza e sacche di arretratezza lungo l’intera Penisola. Nella classifica del Digital Economy and Society Index (DESI) 2020 l’Italia è solo 25esima in Europa per livello di digitalizzazione. I lievi progressi registrati su alcune aree sono stati bilanciati dal peggioramento in altre, facendo perdere al Paese due posizioni rispetto al 2019, che al momento precede solo Romania, Grecia e Bulgaria e che vede solo da lontano mercati che consideriamo analoghi al nostro, a partire da Francia, Germania, Regno Unito e Spagna.

Si possono poi citare i dati dell’Osservatorio Digital B2B 2020-21 della School of Management del Politecnico di Milano, secondo i quali nel 2020 le e-fatture (cartina di tornasole per comprendere il grado di dematerializzazione all’interno di aziende e Pa) hanno rallentato del 15% durante il primo lockdown, recuperando poi nei mesi successivi chiudendo il 2020 con 2 miliardi di fatture: il 4% in meno rispetto al 2019. Per il 48,6% delle imprese italiane, d’altra parte, l’emergenza sanitaria ha dato spinta ai progetti di digitalizzazione dei processi B2b. Il 23,8% delle organizzazioni ha investito in soluzioni digitali, in particolare per la gestione della firma (6,8%), per la digitalizzazione dei processi interni (6,2%) e per la conservazione dei documenti (5,5%). Il 18,4% ha attivato iniziative di digitalizzazione già nel corso del 2020, soprattutto per l’introduzione di firme digitali (7,3%), di strumenti per lo scambio di documenti elettronici (6%), di software a supporto dei processi interni (5,4%) e di tool per la conservazione digitale (3,5%).

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