Oltre la conservazione digitale: la gestione dei documenti con valore legale

Gestione Documentale

Oltre la conservazione digitale: la gestione dei documenti con valore legale

Una corretta gestione documentale a norma di legge non solo mette al riparo dal rischio di perdita, compromissione o illeggibilità del formato, ma garantisce valore probatorio in caso di contenzioso. Ne parliamo con Patrizia Sormani, Chief Compliance Officer and digital manager di eWitness: “la complessità normativa è notevole, è fondamentale avere un elevato livello di compliance e di informazione sempre in linea con le modifiche legislative”

10 Feb 2021

Nicoletta Pisanu

Per garantire il valore legale dei documenti informatici nel corso del tempo è necessario adottare soluzioni tecnologiche che permettano di mantenerli inalterati nonostante il trascorrere degli anni. Non è superfluo ricordare che custodire un atto come un qualsiasi file sul proprio desktop non solo non rispetta le regole italiane ed europee in materia di corretta gestione dei documenti con valore legale, ma espone anche a rischi rilevanti. Le conseguenze negative, infatti, possono andare dalla perdita del documento, alla sua compromissione, all’illeggibilità del formato e ancora alla mancanza di valore probatorio in caso di contenzioso. Per evitare tali problemi ed essere adeguati alla normativa, lo strumento più efficace è la conservazione digitale.

Valore legale dei documenti informatici, la normativa di riferimento

La complessità del tema trattato emerge dall’analisi della normativa, che va analizzata sia riguardo al contesto nazionale che a quello europeo. Per una panoramica complessiva, è necessario partire dal Decreto del presidente della Repubblica numero 445 del 2000, che regola la documentazione amministrativa italiana. In Italia, infatti, il tema della corretta gestione dei documenti informatici si è imposto innanzitutto nel settore pubblico, per poi essere introdotto anche tra i privati. Il Codice dell’Amministrazione Digitale è andato a disciplinare proprio la normativa in questo contesto, in quanto all’articolo 2 è previsto che le tutele del documento devono essere applicate anche nell’ambito privato. Nel 2013 sono state pubblicate invece le prime regole tecniche per definire i sistemi conservazione. A settembre 2020 è stato poi il momento di abrogare i precedenti DPR con la pubblicazione delle nuove Linee guida pubblicate da Agid, che entreranno in vigore il 7 giugno 2021. Insomma, come spiega Patrizia Sormani, Chief Compliance Officer and digital manager di eWitness, «a livello nazionale è tale la complessità normativa in materia di gestione documentale per cui risulta fondamentale avere un elevato livello di compliance e di informazione sempre in linea con le modifiche legislative».

Patrizia Sormani

Chief Compliance Officer and digital manager di eWitness

Considerando inoltre gli scambi documentali che un’azienda può avere con l’estero, non bisogna trascurare il contesto internazionale. La normativa di riferimento in Unione Europea è il regolamento eIDAS del 2014, il cui contenuto disciplina l’uso delle firme che vengono apposte al documento informatico per garantirne la validità nel tempo. Fondamentale anche il GDPR, perché va a normare la gestione dei dati documenti: un aspetto mai marginale.

Le soluzioni tecniche che tutelano il valore legale dei documenti informatici

La compliance normativa nella pratica si realizza adottando idonei strumenti per trattare i documenti informatici in modo appropriato in ogni fase del processo: la formazione, la gestione e la conservazione. Per mantenere inalterato il valore legale dei documenti informatici, bisogna fare in modo che questi siano immodificabili nel corso del tempo. Una soluzione come la firma digitale può dare garanzia dell’autenticità dell’atto sottoscritto, tuttavia non è esente da vulnerabilità che potrebbero compromettere il valore probatorio del documento. Si pensi infatti alla scadenza del certificato associato alla firma, il quale ha una durata limitata a pochi anni. La conservazione digitale permette di superare ogni problema operativo e di compliance. In adeguamento all’articolo 44 del Codice dell’Amministrazione Digitale, infatti, i sistemi di conservazione a norma garantiscono il mantenimento delle caratteristiche di autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità e reperibilità del documento informatico. Come se l’atto venisse congelato.

La conservazione «serve a mantenere il valore storico dei documenti e ad evitare la loro perdita o compromissione – precisa Sormani -. Consideriamo per esempio il caso dei documenti che devono essere conservati in eterno: per garantire un tale livello di affidabilità bisogna rivolgersi a operatori in grado di pensare alla tutela del documento qualsiasi scenario futuro si dovesse presentare, anche la cessazione della propria attività».

Perché è importante garantire il valore legale dei documenti informatici

Digitalizzare i processi di gestione per garantire il valore legale dei documenti informatici non rappresenta un mero obbligo normativo cui adempiere, ma offre valore aggiunto alla propria impresa. Infatti, «bisogna chiedersi come si pensa di garantire la memoria storica delle informazioni che si gestiscono – sottolinea Patrizia Sormani -. Tutti siamo illusi di avere sempre sotto controllo i documenti, ci rende tranquilli l’idea di aver archiviato i file e fatto il backup. Ma non basta. La conservazione garantisce determinate qualità ai documenti sottoposti al processo».

Per esempio, se si dovesse semplicemente archiviare un file, il certificato della firma elettronica apposta potrebbe scadere e il formato di salvataggio potrebbe diventare obsoleto: «Il concetto di memoria storica diventa dunque estremamente labile, perché viene contestata in un caso la validità e nell’altro la leggibilità – chiarisce Sormani -. Parlando della PEC, per presentare un ulteriore caso pratico, bisogna ricordare che il provider dopo trenta mesi tiene traccia solo dei log ma non del contenuto dei messaggi, che magari potrebbe includere un documento rilevante per l’azienda. Non potrò quindi più accedervi a meno che non abbia posto in conservazione la corrispondenza».

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Nicoletta Pisanu

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