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ERP e BI sempre più integrati: le esigenze delle imprese

Ecco perché nell’era dell’automazione e dell’approccio data-driven i sistemi gestionali riescono a esprimere il massimo potenziale solo se governati attraverso gli insight forniti dalle piattaforme di Business intelligence

01 Ott 2020

Domenico Aliperto

I sistemi per la gestione delle risorse aziendali oggi possono esprimere il massimo potenziale solo se governati attraverso gli insight ottenuti dall’analisi dei dati relativi alle performance economiche e all’efficienza dei processi. Enterprise resource planning (ERP) e Business intelligence (BI), in un mondo sempre più dominato dalla logica dell’automazione e dell’approccio data-driven, stanno infatti diventando due versanti complementari, per non dire interdipendenti. Chi confonde i vantaggi che la BI può offrire oggi all’impresa con la mera attività di reporting (tipica degli analytics della prima ora) non si rende infatti conto che ormai utilizzare l’ERP per indirizzare le strategie aziendali senza un’integrazione strutturata con le piattaforme di Business intelligence equivale a voler guidare un’auto senza il volante: si prendono letteralmente decisioni alla cieca. Al contrario delle azioni di reporting, che presuppongono un’analisi ex post, ovvero di quanto è già accaduto in azienda, i moderni strumenti di BI integrati (o addirittura incorporati) con il gestionale aiutano a guardare in avanti, prevedendo potenziali opportunità e criticità in base agli asset che l’organizzazione ha effettivamente a disposizione e proponendo per ciascuna funzione ipotesi d’intervento coerenti con gli scenari – interni ed esterni – delineati.

Oltre l’ERP, a quali sistemi possono essere agganciati i moduli di BI

Il mercato offre un numero sempre maggiore di moduli di BI in grado di comunicare non solo con le piattaforme che l’azienda sfrutta per pianificare l’utilizzo delle risorse, ma anche con quelle che permettono di monitorare e gestire il ciclo di vita dei prodotti (Product lifecycle management, PLM), le funzioni produttive (Manufacturing Execution System, MES) e le relazioni intercorse con i clienti (Customer relation management, CRM). Con ciascuno di questi sistemi, la BI riesce a costruire meccanismi di interscambio di dati che alimentano un circolo virtuoso all’interno dell’ecosistema informativo dell’azienda: attraverso opportuni connettori e integratori è possibile federare il datawarehouse per attivare funzioni analitiche che consentono di passare da un ambito all’altro, estrapolando KPI e insight senza doversi preoccupare delle fonti di dati sottostanti e anzi, generando risultati omogenei, fruibili in maniera univoca da tutte le LOB (Line of business).

Verso l’impresa 4.0: la BI aiuta a selezionare le fonti di dati migliori

Tipicamente, un’azienda comincia con l’integrare Business intelligence ed ERP per fare previsioni di vendite sempre più accurate e migliorare l’outlook finanziario. Questo è solo un primo passo. La Business Intelligence può essere efficacemente utilizzata anche per pianificare in modo preciso gli acquisti e le operazioni di rotazione di magazzino, migliorando tutto il controllo di gestione relativo alla supply chain. Integrata al PLM la BI ottimizza ulteriormente le attività di ricerca e sviluppo e la gestione del ciclo di vita dei prodotti. Proseguendo per step, e senza bruciare le tappe, calibrando con oculatezza tempi e investimenti, si può arrivare ad arricchire la soluzione fino a mettere insieme una piattaforma estesa e configurata per servire le varie anime dell’impresa. Gradualità e consapevolezza nell’implementazione sono fondamentali per maturare le competenze necessarie e la giusta cultura digitale per sfruttare al meglio gli indicatori a disposizione dei decisori di business. Si tratta infatti di ecosistemi di servizi estremamente strutturati e complessi, che molto spesso all’inizio vengono sottoutilizzati (in genere nell’ordine del 20-25% rispetto al totale delle funzionalità accessibili), e che per entrare a pieno regime necessitano del coinvolgimento di tutta la forza lavoro. Una scelta imprescindibile soprattutto se a tendere l’azienda, facendo leva su Big data e IoT, punta a trasformarsi in un’impresa 4.0. In quel caso l’eterogeneità, la velocità e il volume degli input diventano tali che i vari team non possono più fare a meno dell’ausilio della BI – meglio se supportata da tecnologie di intelligenza artificiale – per comprendere quali tipologie di fonti e di dati sono realmente utili per rendere fruibile la massa di informazioni elaborate dal sistema e generare valore aggiunto per ciascun processo di business.

Cosa rende l’integrazione tra ERP e BI vincente

Le piattaforme di BI incorporate nell’ERP vengono spesso fornite con dataset predefiniti e dashboard concepite per ciascuno dei ruoli aziendali che estraggono le informazioni dal sistema gestionale. È grazie a questo approccio che le moderne soluzioni di mercato aiutano gli utenti a ottenere, fin dal roll out, informazioni accurate su ogni aspetto del business, dalla produzione alla finanza passando per le attività di vendita e l’approvvigionamento. Considerato che, come detto, la priorità è sempre più di frequente quella di accelerare il processo decisionale, migliorando l’accesso ai dati in tempo reale e potenziando l’analisi delle transazioni, sono essenzialmente cinque gli elementi che soddisfano le esigenze delle aziende alla ricerca di un moderno software ERP con solide capacità di business intelligence:

  1. Capacità di fornire informazioni contestuali

Visto che la quantità di dati in una moderna soluzione ERP sta diventando davvero vasta, gli utenti necessitano di dashboard basate sui ruoli in grado di fornire contenuti rilevanti e specifici per il processo decisionale di ciascuna funzione.

  1. Supporto rapido nei processi decisionali

Grazie alla BI, gli utenti devono essere in grado di sviscerare in tempi rapidi, possibilmente in real time, record ed eventi per prendere decisioni ben informate.

  1. Trigger automatico di eventi

Una moderna soluzione ERP non dovrebbe aspettare che gli utenti cerchino eventi rilevanti già accaduti o in procinto di succedere. Quando viene soddisfatta una determinata condizione, come per esempio la discesa dell’inventario al di sotto dei livelli preimpostati, le informazioni pertinenti dovrebbero essere sottoposte automaticamente all’attenzione dell’utente. Grazie all’ausilio della Business intelligence, l’ERP è in grado di garantire questa funzionalità, ma non solo: le informazioni possono essere contestualizzate e includere dati a corredo. Per rimanere nell’esempio dell’inventario, il sistema può comunicare contestualmente i livelli ottimali di stock, la situazione dei fornitori, gli ordini dei clienti che saranno interessati da eventuali carenze o l’arrivo della consegna successiva. Gli avvisi possono anche essere notificati fuori dalla dashboard dell’ERP, attraverso e-mail o piattaforme di instant messaging.

  1. Il contributo dell’analisi predittiva

Non è però più sufficiente che il software ERP comunichi agli utenti cosa sta succedendo, limitandosi a fornire i risultati di una serie di analisi descrittive. I modelli predittivi analizzano le tendenze storiche e i dati attuali per prevedere i possibili risultati futuri.

  1. L’automazione dei processi di routine

Ultimo ma non per importanza: uno dei principali vantaggi offerti dall’integrazione tra ERP e BI risiede nella possibilità di automatizzare processi di routine, operazioni a basso valore aggiunto e decisioni semplici, non strategiche.

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