Una transizione “dolce” alla digital transformation: il punto di vista di Olsa

Document Management

Digital transformation, il CEO di Olsa: «Non è il momento di giocare in difesa. Serve una transizione “dolce”»

Nonostante le difficoltà del momento, Olsa Informatica sta sviluppando nuovi servizi per imprese e pubblica amministrazione facendo leva su un approccio graduale alla dematerializzazione. Il Gruppo romano ora punta ad ampliare la propria presenza sul territorio nazionale anche attraverso acquisizioni. Parla Giampaolo Olivetti, CEO dello specialista delle soluzioni di document management

05 Mag 2021

Domenico Aliperto

Quando si parla di digitale non è infrequente imbattersi in termini come rivoluzione o disruption. Termini che sottolineano la forza dirompente, in senso positivo, di un processo di trasformazione ineluttabile per chiunque appartenga a questo tempo, a prescindere del ruolo che gioca nella società: consumatore, professionista, azienda o pubblica amministrazione. Termini – e soprattutto approcci – che però, allo stesso tempo, rischiano di intimorire persone e organizzazioni che per affrontare questo cambiamento necessitano di un approccio meno traumatico. La considerazione in Italia riguarda in particolare il mondo delle PMI e degli imprenditori, già messo duramente alla prova da un’altra disruption, quella innescata dall’emergenza pandemica. «Una crisi che da una parte ha favorito l’accelerazione dell’adozione di pratiche e strumenti digitali, specie sul fronte della dematerializzazione, ma che dall’altra ha anche ridefinito le priorità di spesa, limitando in molti casi gli investimenti in innovazione», commenta Giampaolo Olivetti, CEO di Olsa Informatica, società romana specializzata nella fornitura di soluzioni per la gestione documentale, sia cartacea, sia digitale.

Giampaolo Olivetti

CEO di Olsa Informatica

Forte dell’esperienza su entrambi i versanti del document management, e osservando da vicino il modo in cui si stanno evolvendo le esigenze di imprese e pubbliche amministrazioni a ridosso dei vari lockdown sperimentati in Italia, Olsa Informatica ha sviluppato un approccio peculiare al mercato, contraddistinto proprio dalla consapevolezza che imporre piani di trasformazione troppo netti può risultare, specialmente in questo periodo, controproducente.

Una transizione “dolce” verso la trasformazione digitale

«Ogni organizzazione ha necessità peculiari», rimarca Olivetti, «ed essendo noi abituati da sempre a costruire servizi su misura, a maggior ragione oggi siamo aperti a sviluppare qualsiasi tipo di soluzione, realizzando un vestito su misura nei modi e nei tempi che richiede il cliente». Cliente che purtroppo, in linea generale, sta vivendo un momento di grandissima incertezza. «Per quanto mi è dato di vedere, le aziende non riescono a fare scelte strategiche: sono impegnate a capire cosa avverrà nel loro core business nel breve termine, devono trovare il modo di far ripartire le attività che generano il fatturato primario. Spesso non hanno materialmente il tempo di pensare a ‘elementi di contorno’, come purtroppo vengono ancora considerati gli strumenti di digitalizzazione dei processi. Anche il tema del risparmio sui costi di gestione documentale», continua Olivetti, «passa in secondo piano. La prima preoccupazione è quella di riuscire a fatturare, e quest’ansia incide inevitabilmente anche sugli iter decisionali».

Ecco perché quando comincia a collaborare con un nuovo cliente, Olsa Informatica propone un approccio basato su due soluzioni complementari, che favoriscono una transizione “dolce” al digitale: da una parte servizi di ritiro e conservazione dell’archivio cartaceo, dall’altra dematerializzazione dei documenti prodotti nell’ultimo anno. «In questo modo il cliente ha sotto controllo tutti i propri processi, e può avvicinarsi gradualmente a una gestione del patrimonio informativo aziendale in formato elettronico», spiega Olivetti. «A quel punto, passare alla produzione nativa di documenti digitali per migliorare l’efficienza dei processi e sostenere meno costi operativi diventa più semplice, per qualsiasi tipo di organizzazione. È da sempre la nostra filosofia, ma notiamo che in questo periodo viene accolta con maggior favore. Merito dell’introduzione delle tecnologie di firma elettronica avanzata e grafometrica, della diffusione della PEC e soprattutto dell’obbligo di fatturazione elettronica. Un cambiamento, quest’ultimo, che ha messo i soggetti economici di fronte a un bivio, permettendo alla cultura digitale di cominciare ad affermarsi anche nelle piccole imprese italiane».

I nuovi ambiti d’azione, a partire dalla PA

I settori in cui Olsa Informatica è tradizionalmente attiva sono quelli farmaceutico, petrolifero, dell’automotive e del finance, ma sta aumentando anche il focus sulla PA, sempre più attenta alle opportunità offerte dalla digitalizzazione. «Stiamo avviando in questi giorni, in partnership con un’altra società, un progetto di dematerializzazione delle bollette che ricevono le pubbliche amministrazioni locali», racconta Olivetti. «Più nello specifico, stiamo cercando di indirizzare una problematica individuata all’interno di molti comuni, che spesso ricevono bollette senza riuscire a risalire all’utenza e verificarne la correttezza. Può capitare, per esempio, che un’utenza venga attivata per un evento specifico, e quindi per un tempo limitato, ma che continui a essere fatturata anche a distanza di anni. Noi offriamo un doppio servizio: da una parte proponiamo una soluzione di reportistica per evidenziare questo tipo di spese in contabilità, con un risparmio importante in termini di operazioni di data entry. A questo si aggiunge uno strumento in grado di verificare se le bollette ricevute rispettano i contratti stipulati».

Le prospettive future e la ricerca di società da acquisire

A differenza delle imprese citate da Olivetti, nonostante i tempi che corrono Olsa Informatica non ha intenzione di giocare in difesa. La pandemia, del resto, non ha avuto alcun impatto sulla produttività del gruppo, e i clienti non hanno registrato alcun calo di performance. «L’unica differenza l’ha fatta l’adozione sistematica dello Smart Working», nota il manager. «Durante il primo lockdown solo il 10% del personale ha lavorato in sede, mentre allo stato attuale due dipendenti su tre si collegano da casa. Sul piano operativo, fondamentalmente, sono stati riscontrati cambiamenti minimi, in quanto l’emergenza sanitaria non ci ha colto impreparati: nel 2017 avevamo già sperimentato qualcosa di simile in quanto soggetto passivo di un incidente ambientale, l’incendio dello stabilimento EcoX di Pomezia, che ci costrinse a tenere chiuso il nostro sito principale per due settimane. In quell’occasione ci convincemmo del fatto che dovevamo accelerare sulle infrastrutture tecnologiche per garantire la continuità operativa in qualsiasi scenario».

Olsa quindi può permettersi una fuga in avanti. Oltre all’avvio delle attività sul versante della Pubblica amministrazione, il gruppo ha approfittato del rallentamento generato dal lockdown per mettere a punto il proprio portale – accessibile da qualsiasi dispositivo – dedicato alla fatturazione elettronica, e concentrare gli sforzi interni per lo sviluppo delle nuove proposition, ponendo le basi per ampliare l’offerta nei confronti dei clienti. «Stiamo lavorando anche all’ipotesi di acquisire altre aziende tecnologiche», dice Olivetti. «Vogliamo allargare il nostro mercato integrando realtà in Nord Italia, organizzazioni con un know how complementare rispetto a quello di Olsa o capaci di offrire nuove competenze, fatturato e rete commerciale. Non è il momento di aver paura, pensiamo piuttosto sia importante andare al contrattacco e investire in innovazione. Data mining, intelligenza artificiale e blockchain», chiosa Olivetti, «sono gli ambiti che vogliamo affrontare e per i quali avremo bisogno di nuove skill e risorse. Non si tratta solo di differenziare l’offerta: crediamo anche che riuscire a offrire servizi peculiari sia la chiave del successo per lo sviluppo del Cloud».

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Domenico Aliperto

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