Reportage

Jaggaer Day: da 20 anni insieme per la Procurement Digital Transformation

Esperienze, aspettative e prospettive sono state al centro dell’evento organizzato dal provider di soluzioni di eProcurement. A confrontarsi esperti e manager di realtà di primo piano del panorama italiano – Coop Italia e Autogrill -, che hanno posto unanimamente l’accento sull’importanza del coinvolgimento delle persone per il successo dei progetti di Procurement

15 Nov 2019

Paola Capoferro

Puntare sulle persone, e sulle loro competenze: è stato questo il leitmotiv di Jaggaer Day 2019, l’evento che ha ripercorso i vent’anni anni di storia del provider di soluzioni per la Procurement Digital Transformation.

«Solo facendo leva sulla centralità dell’uomo e sul valore intrinseco di fare squadra si può portare avanti con successo la cultura dell’innovazione, assecondando il percorso inarrestabile della tecnologia», ha sottolineato il General Manager di Jaggaer Italia, Mario Messuri, nell’aprire i lavori. «Negli ultimi vent’anni abbiamo assistito all’avanzare della tecnologia che è diventata pervasiva in diversi ambiti, compreso il Procurement. Abbiamo dovuto fare e stiamo ancora facendo i conti con il fatto che le tecnologie innovano in modo tumultuoso. Il vero filo conduttore di questi vent’anni di esperienza nel mondo del Procurement è stato il nostro ruolo di “sensibilizzatori” del mercato rispetto alle opportunità offerte dalla tecnologia, un compito che abbiamo portato avanti insieme alle istituzioni e agli istituti di ricerca, primi fra tutti gli Osservatori Digital Innovation del Politecnico di Milano. Quello che da sempre abbiamo cercato di fare è aiutare le organizzazioni a comprendere qual è il potenziale delle tecnologie e come possono sostenere la modernizzazione dei processi di business, in particolare lo spend management».

Mario Messuri

General Manager di Jaggaer Italia

Dai Marketplace all’AI: il percorso ventennale del Procurement

Come anticipato, il Jaggaer Day è stata l’occasione per ripercorrere quello che è accaduto nel mondo del Procurement negli ultimi 20 anni, con una retrospettiva sull’evoluzione tecnologica, e guardare contemporaneamente al futuro per cercare di comprendere quello che potrebbe accadere. «Quello di oggi è un viaggio che ci riporta dalle aste online e dai marketplace degli Anni Duemila all’Artificial Intelligence che sta rivoluzionando il mondo degli acquisti» ha ribadito Messuri nel passare il testimone a Paolo Catti, Co-Fondatore degli Osservatori Digital Innovation Politecnico di Milano ed esperto di Procurement. «Nel ripensare al percorso compiuto fino a oggi, si coglie in modo prepotente la dimensione della velocità dell’innovazione digitale di cui tanto si parla, e delle dinamiche accelerate cui siamo soggetti. Ripensando al passato ci si rende conto degli enormi passi avanti compiuti e di come oggi i confini siano molto meno delineati: allora accadeva, infatti, che chi si occupava di Acquisti aveva limiti ben precisi, chi si occupava di Supply Chain ne aveva altri e gli ambiti erano spesso disgiunti e parcellizzati tanto da essere estremamente complesso avere una visione d’insieme del processo. Oggi, anche grazie agli stimoli di carattere normativo – a livello europeo si sta lavorando alacremente per svecchiare le normative e stimolare l’introduzione di tecnologie che facilitano il lavoro di aziende e PA – si comincia a intravedere un punto di arrivo chiaro e condivisibile, che accomuna e avvicina i diversi contesti aziendali grazie a protocolli standard. Tutto questo consente di cogliere con più immediatezza e forza il valore della digitalizzazione».

Il vero elemento disruptive rispetto al passato è quello culturale, nel corso degli anni le organizzazioni hanno cambiato mindset e oggi sono in grado di comprendere e apprezzare la portata delle iniziative: «Siamo anni luce lontani dal tempo in cui era quasi pionieristico far funzionare bene un catalogo di Procurement. Viviamo in un mondo completamente diverso, abbiamo a disposizione un prezioso patrimonio di informazioni: penso alla mobility, alla logica delle App, all’IoT, ai multidevice, all’omnicanalità, al cloud, ai social media, alla blockchain, ai big data e all’AI – ha ricordato Catti -. Molte dinamiche stanno portando in modo prepotente l’attenzione sull’innovazione digitale, ma per cavalcare questo momento favorevole non bisogna mai perdere di vista l’importanza del dato; anche se l’era del Procurement Data Driven è prossima ci sono ancora organizzazioni con una cultura del dato limitata, del dato limitata, che senza porre attenzione finiscono col collezionare dati sporchi o affidarsi a sistemi non in grado di parlarsi. Si devono inibire situazioni di questo tipo, altrimenti le innovazioni che stanno per arrivare faranno una grossa fatica ad attecchire».

Paolo Catti

Associate Partner, VPS

I 4 trend che raccontano il futuro del Procurement

Se da un lato si sta rafforzando la consapevolezza che siamo in mezzo a una rivoluzione digitale, è comunque lecito chiedersi: “Quanto questa trasformazione sta investendo i processi di Procurement?”.

Proprio da questa domanda è partito Luca Gastaldi, il Direttore dell’Osservatorio Agenda Digitale Politecnico di Milano, nel suo intervento al Jaggaer Day 2019.

«Oggi il quadro normativo è molto incerto, ed è destinato ad esserlo ancora in futuro: se pensiamo, ad esempio, al codice dei contratti pubblici, noto anche come codice appalti, non sarà pienamente operativo fino a quando non si recepiranno i dettagli; oggi siamo a metà dell’introduzione di questi provvedimenti, nel frattempo si parla già di un nuovo regolamento e gli organi di governo ipotizzano una serie di semplificazioni del codice dei contratti pubblici. Tutto questo porta le stazioni appaltanti a non essere sicure di come muoversi». Nel caos normativo c’è però una cosa ben chiara: i processi di Procurement devono essere digitalizzati e questa opportunità deve essere colta. La situazione attuale è tuttavia a macchia di leopardo: «Ancora il 67% delle pubbliche amministrazioni italiane non fa nessuna analisi preliminare dei fabbisogni di Procurement, e oltre l’80% non analizza le performance d’acquisto, cioè non controlla la qualità del lavoro svolto dai fornitori a cui è stata commissionata la commessa». Tutto questo porta a dire che oggi è in atto un processo di digitalizzazione del Procurement, ma lo è ancora in modo discontinuo.

Cosa possiamo quindi aspettarci dal futuro? Quali saranno i trend che delineeranno il Procurement del futuro? Secondo Gastaldi, innanzitutto, pensando all’intero processo di gestione degli acquisti, il focus delle soluzioni di Procurement tenderà ad allargarsi sempre di più, ad avere la famosa dimensione di processo tanto auspicata: «Oggi la maggior parte del valore si coglie nell’abbracciare più fasi, solo così si sfruttano le sinergie, in modo efficiente e a favore dell’innovazione».

Il secondo trend riguarda le tecnologie digitali che rivoluzioneranno il modo di fare Procurement, basta pensare all’evoluzione dell’RPA e dei smart contract, che accelerano il modo di gestire alcune fasi del processo, automatizzandole e valorizzando la grande mole di dati che si raccolgono grazie ai processi integrati.

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Inoltre, se già da tempo stiamo assistendo alla centralizzazione degli acquisti, la nuova frontiera sarà la centralizzazione informativa, che consentirà di avere importanti benefici in termini di flessibilità, pluralità degli operatori, valutazione dei fabbisogni. «Per esempio l’NSO (il Nodo di Smistamento Ordini) permette all’Agenzia delle Entrate di avere moltissime informazioni che possono essere utilizzate da singole stazioni appaltanti o dalla centrale di acquisti, per pianificare meglio e controllare che gli acquisti rimangano dentro determinati range».

Infine, i modelli stanno diventando sempre più potenti: consentono di mettere in correlazione le variabili in gioco e fare analisi accurate. «Da qui emerge come i processi di Procurement richiedano nuove competenze disciplinari e il supporto dei Data Scientist, capaci di analizzare l’enorme mole di dati disponibili».

In estrema sintesi, quindi, affinché le cose cambino bisogna porre attenzione a quattro elementi: «Migliorare gli strumenti di Procurement per renderli più efficienti, perfezionare le regole del gioco rendendole chiare, cambiare i modelli di business abilitati dalle nuove tecnologie e sviluppare nuove competenze».

Luca Gastaldi

Direttore dell’Osservatorio Agenda Digitale Politecnico di Milano

Jaggaer: «Il valore del capitale umano nei processi di Procurement è elevatissimo»

Partendo da queste considerazioni emerge prepotentemente il fatto che forse la vera questione oggi non la maturità delle tecnologie, che sono già ampiamente disponibili e sempre più facili da utilizzare, ma è invece come si introduce la tecnologia in azienda. Il tema su cui porre attenzione è come far diventare la tecnologia parte integrante dei processi quotidiani del business, favorendo un cambiamento dei comportamenti all’interno dell’organizzazione che si adatta: il focus si trasferisce così sul change management e su come rendere i dipendenti protagonisti del cambiamento.

Come ha sottolineato Messuri di Jaggaer, «quello che abbiamo imparato nella nostra esperienza ventennale, facendo tesoro anche di qualche insuccesso, è che il valore del capitale umano nei processi di Procurement è elevatissimo: se non c’è un forte coinvolgimento delle persone nell’introdurre una soluzione di eProcurement è difficile che il progetto abbia successo. Siamo consapevoli che il successo è determinato dalla capacità di coinvolgere i collaboratori e renderli partecipi di un processo che continua a evolvere nel tempo: si tratta di un lavoro che sostanzialmente non ha mai fine. Bisogna sempre ricordarsi che il 70% del costo di un progetto di eProcurement riguarda il change management e non l’acquisto della licenza delle tecnologie: ecco perché è necessario investire nel cambiamento dell’organizzazione e delle procedure, nello snellirle e standardizzarle. Solo così le tecnologie possono portare già nel breve termine dei benefici sostenibili nel tempo».

Coop Italia: supporto del management e processi ben focalizzati chiave del successo per il Procurement

Questa visione è stata rafforzata dalla testimonianza di Luca Meconi, Responsabile Demand IT di Coop Italia, in occasione della tavola rotonda organizzata al Jaggaer Day. «Coop Italia ha cominciato il suo lungo percorso di digitalizzazione del Procurement intorno al 2010, lavorando sui prodotti a marchio Coop che cubano oltre il 25% del fatturato – ha ricordato Meconi -. Alcuni anni fa il management ha deciso con grande determinazione che i processi che riguardavano questi prodotti fossero migliorati sotto diversi punti di vista: i processi e la gestione di tutte le informazioni furono così integrati in un’unica piattaforma. Quello fu un vero e proprio progetto di innovazione digitale cresciuto passo dopo passo: partimmo dalla digitalizzazione dei processi che a nostro avviso erano più urgenti da gestire e integrare sulla piattaforma, iniziando così un percorso di copertura. Ai tempi adottammo la piattaforma di Procurement di BravoSolution (oggi Jaggaer) , che ci permetteva di procedere nel tempo con rilasci e upgrade successivi per coprire tutte le nostre esigenze». Il progetto di Coop è un esempio di come al successo di un’iniziativa concorrano diversi fattori: la determinazione del management, la stretta collaborazione con il partner tecnologico, avere un gruppo di lavoro e una figura di riferimento che supporti l’adozione del nuovo processo nella quotidianità, con pazienza e costanza. «Dalla nostra esperienza, la differenza tra un progetto informatico puro e un progetto che cambia il modo di lavorare sta nel coinvolgimento del capitale umano. Come sempre accade quando si parla di innovazione, anche il nostro percorso ha previsto delle revisioni, necessarie per rifocalizzare i processi. Adesso che il sistema è pienamente a regime, la nostra attenzione sarà invece rivolta a renderlo sempre più efficiente ed integrato nel sistema informativo aziendale, cogliendo le potenzialità del patrimonio informativo che abbiamo a disposizione».

Luca Meconi

Responsabile Demand IT di Coop Italia

Autogrill: con l’eProcurement non solo procedure più snelle, ma anche supporto al business

Come ha ricordato Alessandro Vittone, Technical Procurement Manager Europe, Infrastructures & Maintenance Manager di Autogrill, «per rinnovare il Procurement oggi servono agilità e open mind per stare al passo con i tempi. Inoltre l’organizzazione non deve essere un ostacolo, e gli strumenti devono essere adattabili, implementabili, in funzione delle diverse esigenze».

Autogrill ha cominciato le sue attività di negoziazione digitale nel 2003. A un certo punto, dovendo fare i conti con un piano di sviluppo incalzante, fu deciso di cambiare la soluzione adottata e cercarne una nuova che ottimizzasse il processo di Procurement, facendo affidamento a una struttura molto snella. «Il progetto ha previsto diversi passaggi, disegnati insieme a Jaggaer, con l’obiettivo di riuscire a rispondere in modo puntuale alle necessità di una funzione complessa come quella del Procurement», ha raccontato Vittone. «Questo ci ha portato nel corso del tempo ad ampliare le funzionalità dello strumento, offrendo anche un valido supporto al business, introducendo ad esempio la spend analysis, fondamentale e propedeutica alle strategie di negoziazione, e di tipo contrattuale (nell’ambito del contract management, appunto). Tutto questo ci ha portato a un miglior governo di tutta quella grande mole di informazioni che sono un valido supporto strategico».

Come ha ribadito Vittone sono stati due gli elementi a concorrere al successo del progetto di eProcurement: «Da un lato il partner tecnologico, che ha permesso di procedere con l’esternalizzazione di diverse attività non banali, come il contatto con il mercato di fornitura oltre che lo scouting; dall’altro la risposta degli stakeholder, che ha portato a risultati non solo buoni, ma addirittura inaspettati».

Alessandro Vittone

Technical Procurement Manager Europe, Infrastructures & Maintenance Manager di Autogrill

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