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Analisi

Dematerializzazione, 3 approcci vincenti per gli enti pubblici

La digitalizzazione di documenti e processi è una delle principali sfide su cui si gioca la partita dell’innovazione nella PA centrale e locale. Una ricerca di Promo PA Fondazione e BravoSolution approfondisce i modelli principali dei progetti in corso, che si concentrano sul documento, sulla procedura di gara, o sull’intero processo source-to-pay

04 Dic 2014

Redazione

Promo PA Fondazione – in collaborazione con BravoSolution – ha realizzato un rapporto in cui si approfondisce, attraverso interviste qualitative e casi di studio, lo stato dell’arte dei processi di dematerializzazione nell’ambito degli acquisti pubblici, dalla gara alla fatturazione.

È proprio la dematerializzazione a rappresentare una delle sfide su cui si gioca la partita dell’innovazione nella PA centrale e locale nei prossimi anni. Secondo le stime del Politecnico di Milano, l’informatizzazione dei processi permetterebbe di ottenere risparmi stimati in 43 miliardi di euro l’anno.

La ricerca – dal titolo “IndagIne conoscItIva sulla dematerIalIzzazIone e dIgItalIzzazIone – L’impatto sul processo di appalto pubblico, dalla definizione dei fabbisogni alla fatturazione elettronica” – ha coinvolto molti enti, ma i principali contributori sono le regioni Veneto, Liguria, Marche; i Comuni di Reggio Emilia, Bologna, Pisa, e l’Unione di Comuni della Valdera; sei società pubbliche (Terna, Poste Italiane, Trenitalia, ARCA Lombardia, EmPULIA, Intercent-ER) e inoltre l’Agenzia del Demanio, l’Asl 4 Chiavarese, ARPA Piemonte, l’Agenzia per l’Italia Digitale e la Prefettura di Lucca.

L’indagine qualitativa

I comportamenti degli enti coinvolti nella ricerca infatti si possono distinguere in tre macro categorie.

Il primo è volto alla “dematerializzazione dell’oggetto”, ossia alla trasformazione del documento da cartaceo in digitale, e ha come obiettivi: la riduzione dei costi dovuta all’eliminazione dei documenti cartacei, l’introduzione di una cultura organizzativa e un approccio operativo rinnovato, la costruzione di un nuovo ruolo di governance della Regione rispetto agli enti locali.

Il secondo riguarda la dematerializzazione delle procedure di gara: in questo caso i processi di dematerializzazione interessano soprattutto la gestione telematica del processo di approvvigionamento, seppur con perimetri differenti (solo negoziazione; negoziazione e albo fornitori; definizione fabbisogno, negoziazione, albo fornitori; ecc.). Alcune stazioni appaltanti di dimensioni maggiori si sono già dotate di soluzioni di e-procurement, disponibili sul mercato, senza necessità di sviluppi ad hoc. Le stazioni appaltanti più piccole invece non sempre hanno la forza di muoversi autonomamente e la tendenza crescente è quella di affidarsi a centrali regionali di acquisti (come nel caso di ARCA Lombardia, Intercent-ER o EmPULIA, o il Comune di Pisa che si affida alla piattaforma telematica regionale e-Start), oppure alla costituzione di centrali di committenza autonome gestite in forma associata (come nel caso dell’Unione dei Comune della Valdera). Dalle interviste realizzate è poi emerso che l’approccio alla dematerializzazione delle procedure di gara è spesso “autonomo” rispetto alle politiche dell’ente in materia di dematerializzazione dei processi, cioè quasi mai collegato al ciclo complessivo dei pagamenti.

Negli ultimi mesi, però, è in atto un’inversione di tendenza e quello che si riscontra è la possibilità di attivare, a partire dal ciclo degli acquisti, la dematerializzazione di tutto il ciclo source-to-pay. È proprio questo il terzo approccio, quello della dematerializzazione del processo. Si tratta di una sfida più complessa che necessita di un’analisi preventiva congiunta o almeno coordinata sia dell’attività che dell’organizzazione dell’ente in modo da informatizzare un processo già perfettamente delineato. L’attività di analisi si accompagna in questi casi ad una parallela attività di semplificazione e reingegnerizzazione dei processi, che solo successivamente può essere tradotta in un software di supporto.

Partendo dall’analisi di Promo PA svilupperemo in diversi articoli il tema della dematerializzazione e digitalizzazione nella Pubblica Amministrazione, anche attraverso l’analisi dei “casi” più significativi. In questo, in particolare, abbiamo approfondito i tre approcci con cui gli enti hanno affrontato il tema della dematerializzazione.

Per approfondire la tematica è possibile richiedere il rapporto collegandosi al sito di Promo PA Fondazione.

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Dematerializzazione, 3 approcci vincenti per gli enti pubblici

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