La nuova fatturazione elettronica accelera l'automazione della contabilità

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Fattura elettronica, ecco come la nuova versione accelera l'automazione della contabilità

A partire dall’1 gennaio 2021 diventa esecutiva (e quindi obbligatoria) la versione 1.6.1 del formato XML: arrivano i codici per la definizione dell’IVA e per le operazioni estere, ma anche campi aggiuntivi con informazioni utili a ottimizzare il ciclo dell’ordine. Siav spiega le potenzialità insite nell’integrazione del sistema con i gestionali SAP

01 Dic 2020

Domenico Aliperto

Il percorso evolutivo della fatturazione elettronica in Italia non si ferma. E, al netto di qualche sforzo di adeguamento richiesto ai back office di imprese e pubbliche amministrazioni, offre diversi vantaggi non solo sul piano della trasparenza e della semplificazione dei rapporti tra soggetti economici e Agenzia delle Entrate, ma anche rispetto alla possibilità di ottimizzare i processi interni, a tutto vantaggio dell’agilità organizzativa. Il merito è del formato XML: per come è concepita, la fattura elettronica consente alle imprese di accedere a dati strutturati (anche se molto ancora si può fare per renderli sempre più omogenei) utilizzabili per alimentare i sistemi gestionali e accelerare l’intero ciclo dell’ordine, con ripercussioni positive sull’intera filiera.

Formato XML, l’1 gennaio arriva la versione 1.6.1

Da qui a qualche mese, le organizzazioni italiane dovranno affrontare un nuovo salto evolutivo, che se compiuto in modo corretto fornirà un’ottima opportunità per automatizzare i processi di contabilizzazione. Parliamo del Provvedimento del 20 aprile 2020 che aggiorna le regole tecniche della fatturazione elettronica attraverso la versione 1.6.1 della piattaforma. Il provvedimento sarebbe dovuto essere operativo dall’1 ottobre 2020, ma lo scoppio della pandemia ha spinto l’Agenzia delle Entrate a rimandare l’attivazione del nuovo dispositivo all’1 gennaio 2021. “Dalla prospettiva fiscale, le motivazioni dell’aggiornamento ruotano soprattutto intorno alla possibilità per le aziende di aderire a un meccanismo di precompilazione dei registri e della liquidazioni IVA da parte dell’Agenzia delle Entrate grazie all’introduzione di nuovi codici specifici che ne qualificano l’applicazione”, spiega Daniela Perrone, Business Consultant Manager Nord di Siav, tech company specializzata nello sviluppo e nella fornitura di soluzioni documentali e gestionali per la digital transformation.

Daniela Perrone

Business Consultant Manager Nord di Siav

“A questo si aggiungono la creazione di nuovi tipi documento per la gestione delle integrazioni degli acquisti estero utili ad accorpare nel flusso inviato al Sistema di Interscambio anche i dati delle fatture ricevute dall’estero, nonché l’estensione dei campi relativi alla natura del documento, che aiuteranno ad associare in modo più puntuale le casistiche per la contabilizzazione delle fatture passive. È grazie a questa terza innovazione che le aziende possono mettere in moto sistemi di automazione in grado di liberare le risorse da mansioni a basso valore aggiunto come il data entry, eliminando errori di inserimento e allo stesso tempo semplificando il processo di registrazione dei documenti”.

Perrone sottolinea il fatto che, sebbene il nuovo tracciato, come detto, sarà esecutivo dall’1 gennaio, quando dovrà essere adottato in via esclusiva, attualmente le aziende possono già cominciare ad affiancarlo alla versione 1.5 e sperimentarne le nuove funzionalità. “Le caratteristiche dell’ultima versione nascono in seguito al recepimento da parte dall’Agenzia delle Entrate di diverse richieste provenienti dagli operatori di svariati settori, che dopo aver rilevato le carenze della piattaforma durante le prime fasi di utilizzo hanno spinto per una ulteriore normalizzazione del formato. Grazie a queste modifiche, le imprese possono ora mettere a frutto i dati contenuti nella fattura che prescindono dalla mera fiscalità per ottimizzare le proprie attività: dal numero ordine agli elementi che contraddistinguono i DDT (Documenti Di Trasporto, ndr), passando per i codici articoli, sono queste le informazioni che possono essere importate nei gestionali, a partire da SAP, per cominciare ad automatizzare i processi di contabilizzazione”.

Cosa possono ottenere le aziende dalla nuova fattura elettronica

Cosa cambia, all’atto pratico, nella nuova versione della fattura elettronica? Viene introdotta una serie di codici integrativi che consentono di qualificare ulteriormente i documenti. Sul fronte della generazione della dichiarazione IVA, per esempio, il tracciato XML 1.6.1 comprende tre categorie di nuovi codici, a cavallo di operazioni non soggette (N2), non imponibili (N3) e di reverse charge (N6), grazie ai quali è possibile creare una mappatura accurata sui sistemi nel momento in cui si emette o si riceve una fattura e si compilano i registri. L’istituzione del flusso che di fatto elimina l’esterometro si basa invece sui nuovi codici TD17, TD18 e TD19. “Ma i campi forse più importanti sono quelli che si riferiscono ad altri documenti, quelli che concorrono a far muovere il ciclo di fatturazione”, ribadisce Lorenzo Della Vedova, SAP Delivery Manager di Siav.

Lorenzo Della Vedova

Delivery Manager di Siav

“Riuscire ad agganciare ai gestionali i campi di testata e le informazioni nelle righe della fattura significa dare vita a un processo virtuoso in grado di sostituire passaggi onerosi, in termini di tempo e lavoro manuale, che prima, nella migliore delle ipotesi, venivano gestiti attraverso tecnologie OCR (Optical Character Recognition, ndr). In un certo senso – continua Della Vedova – qualsiasi impresa può creare con i propri fornitori una catena del valore simile a quella che, attraverso i sistemi EDI (Electronic Data Interchange, ndr), i grandi gruppi dell’automotive o della GDO riescono già a costruire con le filiere che li approvvigionano, con vantaggi tangibili in termini di efficienza operativa sia per chi emette sia per chi riceve le fatture”.

Della Vedova rimarca il fatto che nel formato XML più della sintassi conta il contenuto. “Domani il tracciato della fattura elettronica potrebbe cambiare o essere affiancato da altri tracciati – basti pensare all’integrazione con piattaforme di fatturazione elettronica di respiro internazionale – ma manterrà sempre lo stesso contenuto informativo. Per essere più competitivi e rapidi nel cambiamento che sta avendo luogo a livello europeo bisogna quindi, già da ora, strutturare i processi per gestire il contenuto della fattura disaccoppiandolo dalla sintassi”.

Dal canto suo, Siav affianca le imprese in questa sfida proponendo una serie di soluzioni che si basano sull’automazione dei processi della fatturazione, in particolar modo legata all’ERP di riferimento, ovvero SAP. “Attraverso il nostro Competence Center stiamo rafforzando le skill sulla gestione documentale tramite SAP, facendo evolvere tutti i moduli e i prodotti del portfolio che aiutano le imprese a orchestrare in modo efficiente la fatturazione attiva e passiva. Siav fa leva sulla piattaforma Archiflow, una soluzione chiavi in mano nativamente integrata con SAP, a cui si aggiunge un servizio di consulenza e supporto sui processi documentali e sugli aspetti normativi per realizzare progetti ritagliati per ogni nostro cliente e coerenti con i requisiti stabiliti dall’Agenzia delle Entrate. L’Italia è stata un’apripista sul fronte della fatturazione elettronica”, dice Della Vedova, “e abbiamo tutte le carte in regola per continuare a cavalcare questo vantaggio anche in ambito internazionale”.

L’aggettivo ‘internazionale’ non è utilizzato a caso. Ora che la piattaforma PEPPOL sta cominciando ad allargare la prospettiva della fatturazione elettronica rispetto agli scambi tra le imprese pubbliche e private pure all’interno dell’Unione europea, la capacità di abbracciare questa ulteriore trasformazione si rivelerà un importante fattore di vantaggio competitivo per le aziende disposte a digitalizzare l’intero processo legato alla gestione documentale. “Anche da questo punto di vista, Siav ha tutte le carte in regola per giocare un ruolo decisivo in qualità di partner delle organizzazioni che intendono governare il cambiamento anziché subirlo”, chiosa Della Vedova. “I nostri servizi in outsourcing dedicati alla fatturazione elettronica nazionale e internazionale, anche tramite PEPPOL, in aggiunta agli strumenti che mettiamo a disposizione delle imprese sul fronte della conservazione digitale, offrono la sicurezza e la flessibilità di cui il business ha bisogno per affrontare questa nuova sfida”.

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Domenico Aliperto

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