Riuscire a verificare e allineare le fatture ricevute attraverso un processo full digital semplice, lineare e soprattutto tracciabile vuol dire assicurarsi la tranquillità che tutti gli importi all’interno dei documenti del ciclo passivo siano effettivamente dovuti e conformi agli ordini di acquisti. È un vantaggio significativo per qualsiasi tipo di azienda, ma lo è ancora di più nel momento in cui si parla del settore GDO e di organizzazioni del calibro di Unicoop Tirreno, che gestisce attualmente 94 punti vendita in tre regioni, con oltre 600.000 soci e circa 3800 dipendenti.
«Con i numeri che contraddistinguono il volume di attività di Unicoop è facile comprendere quale possa essere l’impatto di eventuali, anche sporadici, disallineamenti tra le fatture ricevute e gli acquisti autorizzati. Nello specifico le fatture servizi, ove non è possibile effettuare un raffronto basato sulle bolle di consegna, presentano un processo di controllo ed autorizzazione relativo alla reale e soddisfacente esecuzione della prestazione estremamente complesso», spiega Davide Natalini, District Manager Central Italy di Siav.
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Davide Natalini
Siav ha affiancato Unicoop in un progetto che si è articolato in diverse fasi a partire dal 2019 e che ha portato per l’appunto all’implementazione di una piattaforma per la gestione smart e automatizzata delle procedure approvative delle fatture dei fornitori. Da lì si è dipanata una serie di implementazioni estese a molti altri ambiti aziendali. Un vero e proprio piano di digital transformation che non ha solo generato benefici in termini di efficienza ed efficacia, ma che ha prodotto anche significativi cambiamenti dal punto di vista della user experience, consentendo la piena continuità operativa anche da remoto nei mesi dell’emergenza sanitaria, e dell’impatto ambientale, riducendo drasticamente il consumo di carta e toner in azienda.
Unicoop Tirreno: le prime applicazioni di Task on Demand
«Non c’è neanche una fattura sulla mia scrivania», conferma Fabrizio Pitti, Responsabile Amministrativo di Unicoop Tirreno.
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Fabrizio Pitti
«L’obbligo di legge della fatturazione elettronica, partito nel gennaio 2019, ci ha spinto ad utilizzare la nuova modalità per gestire le approvazioni con Archiflow in logica full digital». Il sistema di gestione dei processi di approvazione delle fatture emesse dai fornitori è, nello specifico, basato sulla soluzione Task on Demand. Si tratta di un modulo della piattaforma Archiflow, già adottata da Unicoop per l’ottimizzazione di molteplici processi dell’area amministrativa, del protocollo interno e dell’ufficio del personale, dove era stata implementata la gestione digitale dei fascicoli dei dipendenti. «Come suggerisce il nome, Task on Demand consente di organizzare un iter approvativo senza soluzione di continuità, assegnando a ciascun attore della filiera ruoli, azioni e tempi da rispettare all’interno di un processo full digital e automatizzato», spiega Natalini. «Questo approccio sostituisce di fatto i metodi tradizionali che, anche virtualizzati, il più delle volte non riescono a garantire la gestione dei processi nei tempi previsti. Per raccogliere dai responsabili approvazioni e firme occorrono infatti giri di mail che spesso devono approdare sul cartaceo e poi ritornare in formato digitale, con l’ulteriore difficoltà di non poter tenere traccia del work in progress». Con Archiflow e Task on Demand, invece, ogni fattura di Unicoop può essere instradata all’interno dei vari reparti di competenza contestualmente alle eventuali richieste di chiarimenti a owner specifici mostrando in tempo reale agli utenti interessati lo stato di avanzamento del processo. Questo implica meno passaggi, meno click e soprattutto una maggiore trasparenza sull’avanzamento della procedura e sulle singole azioni intraprese: i colli di bottiglia si riducono drasticamente, e nel momento in cui, per qualsiasi ragione, si verifica un intoppo o un mismatch l’intero sistema viene allertato.
I vantaggi della digitalizzazione dei processi aziendali
«L’integrazione di Task on Demand va contestualizzata nel periodo che ha visto Unicoop e tutti gli altri soggetti privati passare alla fatturazione elettronica», ricorda Natalini. «Una transizione che ha richiesto la reingegnerizzazione di molti processi, e che ha costituito l’occasione di fare leva su Archiflow per rendere più intuitivi gli iter approvativi». Nel corso del 2020 Unicoop Tirreno ha deciso che era arrivato il momento di efficientare anche gli altri flussi elettronici, e per questo ha istituito una gara per individuare il partner migliore con cui affrontare questa ulteriore trasformazione. Siav ha superato la selezione, risultando aggiudicataria per i processi documentali e la conservazione digitale a norma.
Oggi con il modulo Task on Demand i collaboratori di Unicoop Tirreno possono creare in autonomia workflow semplificati per condividere attività, procedure e stili organizzativi su qualsiasi dispositivo, anche in mobilità o in telelavoro: a partire da e-mail, schede pre-costituite del sistema o anche da zero, vengono assegnati i compiti e le tempistiche relativi al perfezionamento di ogni pratica, dall’approvazione delle fatture alla richiesta – o sollecitazione – di autorizzazioni, firme e prese visioni.
Inoltre, grazie all’interfaccia semplice e intuitiva, la soluzione adottata da Unicoop Tirreno può essere configurata facilmente dagli end-user: non sono necessarie, infatti, competenze informatiche specialistiche per definire, assegnare e gestire le attività. «D’altra parte il tempo di adozione in Unicoop, dal roll out della piattaforma, è stato quasi zero», conferma Natalini. «Merito anche del fatto che Archiflow era utilizzato da anni in azienda. Non sono comunque state riscontrate resistenze, anzi buona parte degli utenti ha dichiarato di apprezzare fin da subito la nuova interfaccia, che può essere personalizzata alla stregua delle app installate sullo smartphone».
La facilità d’uso si è rivelata una componente fondamentale nella complessa situazione scatenata dalla pandemia. Alessia Savino, Direttore Amministrazione e Finanza Unicoop Tirreno, spiega: «Nonostante il lockdown dei mesi passati e la lenta ripresa di questi giorni, l’attivazione del modulo Task on Demand di Siav, ci ha permesso di ottenere la piena operatività dei flussi approvativi interni anche lavorando da remoto».
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Alessia Savino
La scelta di Unicoop Tirreno non si è rivelata vincente solo alla luce di quello che è successo durante l’emergenza sanitaria, ma ha anche permesso all’organizzazione di affrontare meglio l’esplosione di comunicazioni digitali scatenata dalle nuove modalità operative, e in particolare dal lavoro da remoto. «In più, l’adozione di sistemi come Task on Demand e Archiflow apre le porte a uno scenario tutto nuovo», chiosa Natalini, «uno scenario in cui il management avrà la possibilità di analizzare la reale efficienza dei processi che ha istituito. In futuro, a fronte della maggiore diffusione dello strumento, potranno essere implementati, per esempio, cruscotti di monitoraggio che permetteranno di sviluppare una visione complessiva dei task assegnati e dei carichi di lavoro gestiti da ogni utente, con la prospettiva di modificare in tempo reale i workflow per renderli sempre più fluidi».
