Il Document Management System (DMS) è un sistema progettato per organizzare in maniera efficace la gestione documentale delle aziende pubbliche e private. Generalmente, comprende una serie di funzioni tra cui la scansione dei documenti, l’indicizzazione, l’archiviazione, il recupero, il Workflow Management e l’integrazione di protocolli di sicurezza. I software DMS, dunque, sono utilizzati per aiutare gli utenti ad accedere facilmente ai dati di cui hanno bisogno in modo rapido, efficiente e sicuro.
Come scegliere un software di gestione documentale, i criteri per orientarsi
Quando si opta per un software DMS è fondamentale partire dalle proprie esigenze anzitutto in termini di spazio necessario per archiviare i dati. In secondo luogo, è bene verificare quali sono le funzioni specifiche supportate in base ai fabbisogni che si intendono coprire.
Ad esempio, alcuni sistemi DMS consentono agli utenti di modificare il testo direttamente all’interno dell’interfaccia del programma, mentre altri si concentrano nella fornitura di tool di collaborazione affinché si possa accedere contemporaneamente allo stesso documento senza generare conflitti. Altri ancora offrono una modalità di ricerca di tipo content-aware, cioè di riconoscimento dei contenuti, con cui è possibile trovare i documenti tramite parole chiave o argomenti quando non si conoscono i nomi o le posizioni dei file.
Ci sono, poi, i Document Management System progettati per ridurre il lavoro manuale, che automatizzano processi come i workflow approvativi, l’elaborazione delle fatture o la tracciabilità delle interazioni con i clienti nel corso del tempo.
Infine, un elemento che, invece, tutti i DMS devono possedere, e che non ammette eccezioni, è il rispetto dei requisiti di compliance in materia di conservazione dei documenti informatici che, nel nostro Paese, è disciplinato dall’articolo 44 del Codice dell’Amministrazione Digitale (CAD).
Document Management System, principali funzionalità
Alla luce di quanto richiamato sopra, ecco di seguito un elenco delle principali feature che si trovano di solito in un software DMS.
Archiviazione dei documenti
Questa funzione consente agli utenti di archiviare i file su una piattaforma sicura e centralizzata all’interno della quale i documenti possono essere etichettati, organizzati e modificati qualora fosse necessario.
Scansione dei documenti e OCR
La maggior parte dei DMS permette di fare la scansione dei documenti cartacei allo scopo di trasformarli in versioni digitali. Dopo la scansione, tra i metodi più diffusi per riconoscere il testo presente nei file acquisiti rientra il riconoscimento ottico dei caratteri (OCR, Optical Character Recognition), che può convertire i caratteri in vari formati, tra cui ASCII e Unicode.
Diversi livelli di accesso
I DMS prevedono diversi livelli di accesso collegati ai ruoli e alle responsabilità gerarchiche dell’organizzazione. Il che si traduce in una suddivisione delle autorizzazioni per la quale ciascun utente è posto in condizione di attingere a una certa categoria di documenti e non ad altre.
Automazione dei flussi di lavoro
Alcuni DMS automatizzano i workflow ad esempio impostando dei “trigger”, cioè dei comandi che servono a completare determinate attività o a inserire dati nel sistema autonomamente. Con il risultato di snellire il carico nelle fasi di data-entry e di conferire maggiore precisione ai task di tipo manuale.
Regole di conservazione dei documenti
I sistemi DMS contemplano delle linee guida sul tempo di conservazione dei documenti che soddisfano la normativa in materia di archiviazione digitale. Il periodo di archiviazione, infatti, cambia a seconda che si tratti di documenti fiscali e scritture contabili o di altre tipologie di documenti non sottoposti a requisiti obbligatori dettati dalla legge.
Sicurezza e compliance
Tra le funzioni di sicurezza avanzata integrate nei Document Management System, le più comuni sono l’autenticazione a più fattori e la crittografia dei dati archiviati. A queste si aggiunge la garanzia del rispetto dei profili compliance che, con riferimento ai dati sensibili, implica che i software siano a norma di GDPR o dei regolamenti presenti nel paese in cui si opera.
Collaboration
Gli strumenti di collaboration dei DMS fanno sì che gli utenti possano condividere documenti, commentarli e scambiarseli tra colleghi in tempo reale, con benefici nella velocizzazione e nell’efficienza lungo l’intero workflow. La circostanza poi che sempre più piattaforme si stiano spostando verso il Cloud, facilita una dimensione collaborativa che non ha vincoli di spazio.
Analytics e reportistica
Grazie alle funzionalità di analytics e alla reportistica, spesso presenti nelle soluzioni DMS, le organizzazioni riescono a ottenere insight preziosi, a identificare le aree di miglioramento e a ottimizzare i processi per conseguire standard elevati di produttività.
Accesso in mobilità
Molti Document Management System oggi offrono un accesso anche in mobilità, dando l’opportunità agli utenti di poter utilizzare device come smartphone e tablet per attingere ai documenti aziendali ovunque si trovino.
Integrazione con altre applicazioni
I sistemi DMS sono sempre più integrati con altre applicazioni aziendali, in particolare con i CRM e con gli ERP. In questo modo contribuiscono a definire un ecosistema armonico ed efficiente nel flusso globale di informazioni che interessa le imprese.
Una panoramica dell’offerta dei software di gestione documentale
Tra i DMS presenti sul mercato, alcuni si trovano all’interno delle suite offerte dai big vendor noti, fra l’altro, come fornitori di piattaforme ERP: Microsoft, Oracle, SAP e Sage sono sicuramente i nomi più famosi. Ci sono anche gli specialisti della stampa, come Canon e Kyocera, che propongono soluzioni DMS in aggiunta al proprio portafoglio. Altre aziende, invece, si occupano in via esclusiva di gestione documentale. Tra quelle di cui ci siamo occupati in questi anni, ecco un elenco non esaustivo:
- Alfresco
- Archiva Group
- Arxivar
- eWitness
- HB Informatica
- Intesa
- LogicalDOC
- SB Italia
- Siav
- Top Consult
Si tratta di un elenco che ha valore puramente indicativo, frutto del lavoro giornalistico della redazione di Digital4Executive svolto fino a oggi. In quanto tale, è suscettibile di essere arricchito costantemente con l’apporto di nuove voci e di ulteriori testimonianze nel campo del Document Management System.
