CONTABILITÀ

Perché la conservazione delle scritture contabili deve continuare a rimanere un obbligo

La conservazione delle scritture contabili, in particolare la conservazione digitale, è una procedura che imprese e studi professionali devono continuare ad adottare, perché i benefici superano di gran lunga i costi, e solo in questo modo si può garantire la certezza documentaria, tutelando i diritti delle imprese e degli studi professionali e rafforzando l’intero sistema Paese

11 Nov 2022

Umberto Zanini*

Dottore Commercialista e Revisore Legale, Responsabile Area tecnico-normativa Osservatorio Digital B2b del Politecnico di Milano

Paola Olivares

Direttrice Osservatorio Digital B2b del Politecnico di Milano

Con il termine scritture contabili si intende un insieme di libri e registri in cui vengono annotati gli accadimenti amministrativi che si svolgono nell’ambito di un’attività imprenditoriale e che hanno lo scopo di rappresentare, da un punto di vista quantitativo, le operazioni economiche e gli elementi patrimoniali dell’impresa.

La registrazione degli accadimenti amministrativi si svolge tramite l’ausilio della tecnica della Partita Doppia, così come codificata[1] da Fra Luca Pacioli nel 1494[2] e da molti considerata la vera artefice del moderno capitalismo[3], proprio perché consentiva di quantificare l’ammontare sia del profitto generato dall’impresa che il costo del capitale e del lavoro necessario a generarlo.

La funzione delle scritture contabili nei secoli non è cambiata.  Infatti, ancora oggi, esse permettono di rilevare la consistenza quantitativa dei fatti di gestione di un’impresa, che si svolge tramite una loro rappresentazione contabile. Tramite la tecnica della Partita Doppia, vengono registrati nel sistema contabile i documenti che rappresentano i fatti di gestione dell’impresa, quali per esempio le fatture di vendita o di acquisto, oppure la documentazione inerente ai pagamenti eseguiti o riscossi.

Scritture contabili da conservare

Le scritture contabili che l’imprenditore deve tenere e conservare, si suddividono in:

  • Scritture contabili “nominate [4], quali il Libro Giornale e il Libro degli Inventari
  • Scritture contabili “innominate, che comprendono le “altre scritture contabili che siano richieste dalla natura e dalla dimensione dell’impresa[5] (ad es. i Registri IVA, il Libro Mastro, il Libro Cespiti ecc.)”

Emerge in modo chiaro l’importanza della tenuta e della conservazione delle scritture contabili per verificare il corretto funzionamento dell’impresa, oltre che impiegarle in eventuali contestazioni.

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La legge 4 agosto 2022 n.122 è intervenuta a modificare il comma 4-quater, art.7, DL 357/94, consentendo alle imprese di considerare regolare la tenuta e la conservazione di qualsiasi registro contabile, anche senza stampa o conservazione digitale, purché in sede di verifica gli stessi risultino aggiornati sui sistemi elettronici di contabilità e vengano stampati a seguito della richiesta avanzata dagli organi verificatori e in loro presenza.

Tale disposizione è alquanto discutibile e gli effetti potrebbero essere particolarmente pericolosi per le imprese e il sistema Italia. Le soluzioni AIS[6]/ERP[7], anche le migliori, non sono in grado di garantire l’integrità e l’immodificabilità delle registrazioni contabili in quanto non impiegano tecniche quali per esempio quelle crittografiche. Gli accadimenti amministrativi possono quindi essere in qualsiasi momento oggetto di modifiche volontarie o accidentali.

Se volessimo rappresentare in modo semplice tale situazione, la potremmo equiparare alle iscrizioni che i Tuareg lasciano sulla sabbia in corrispondenza dei punti di passaggio obbligati, che chiunque può alterare o che non saranno più leggibili al primo soffio di vento.

Perché la conservazione delle scritture contabili deve essere obbligatoria

La conservazione delle scritture contabili, in particolare la conservazione digitale, deve continuare a essere un obbligo sia per le imprese che per gli studi professionali per almeno 10 ragioni:

  1. La conservazione è un obbligo espressamente richiesto dal Codice Civile (art. 2.220), oltre da altre disposizioni fiscali (art.22 DPR 600/73).
  2. Le registrazioni contabili nei sistemi AIS/ERP non possono essere considerate documenti informatici rilevanti ai fini tributari, perché non garantiscono le caratteristiche di cui al DMEF 17 giugno 2014, e cioè immodificabilità, integrità, autenticità e leggibilità.
  3. Le scritture contabili, se non conservate, potranno sempre essere oggetto di contestazione con riguardo alla loro genuinità, il che significa che vi è un degrado della loro efficacia probatoria.
  4. La nuova norma non è sempre facilmente applicabile, come nel caso del Libro Inventari ,che deve essere sottoscritto entro 3 mesi dalla presentazione della dichiarazione dei redditi.
  5. La conservazione digitale riduce il rischio in ambito cybersecurity, nei casi venga demandata a conservatori in possesso di alti requisiti in termini di sicurezza informatica (es. ISO 27001).
  6. Il collegio sindacale deve vigilare che la conservazione venga eseguita correttamente.
  7. Il responsabile della conservazione potrebbe recedere dal proprio incarico, perché la scelta di non conservare contrasta con diverse disposizioni, tra cui il Codice dell’Amministrazione Digitale.
  8. Potrebbero insorgere delle criticità in caso di sostituzione del sistema AIS/ERP oppure di cambio dello studio professionale.
  9. Non si può andare contro le nuove disposizioni previste nel regolamento (UE) 910/2014, che prevedono l’introduzione a breve di un servizio di archiviazione elettronica qualificato per documenti elettronici.
  10. Esistono poi altre criticità di carattere operativo a cui si va incontro se non si opta per la conservazione, come per esempio la formalizzazione della scelta di non conservare e l’assolvimento dell’imposta di bollo.

A oggi è la prima volta che la conservazione dei registri contabili non è più un obbligo. Lasciare agli imprenditori la possibilità di scegliere se conservare o meno le scritture contabili è una strada alquanto pericolosa, dato che quelli meno onesti potrebbero approfittarsene, contribuendo ad aumentare il livello di evasione fiscale del nostro Paese.

La conservazione delle scritture contabili, in particolare la conservazione digitale, è una procedura che imprese e studi professionali devono continuare ad adottare, perché i benefici superano di gran lunga i costi, e solo in questo modo si può garantire la certezza documentaria, si possono tutelare i diritti delle imprese e degli studi professionali e l’intero sistema Italia ne esce rafforzato.

Per il documento completo con tutti i dettagli, cliccare al seguente link.

  1. Fra Luca Pacioli, infatti, diversamente da come molti ritengono, non inventò la partita doppia, che già esisteva soprattutto a Firenze e Venezia, ma ne definì le regole di funzionamento e le tecniche di registrazione.
  2. Summa de arithmetica, geometria, proportione ed proportionalità, Luca Bartolomeo de Pacioli, Venezia, 20 novembre 1494
  3. W. Sombart, Der moderne kapitalismus, 1916
  4. Racugno G., Scritture contabili, Rivista del diritto commerciale, 2008
  5. Art.2214, secondo comma, C.c.
  6. Accounting Information System
  7. Enterprise Resource Planning

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