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Contributi

La tenuta delle scritture contabili digitali tra passato, presente e futuro

Il legislatore da più di un decennio ha posto le basi normative per consentire l’abbandono della carta e il passaggio al digitale. Sembra però che gli addetti ai lavori non abbiano colto l’enorme opportunità offerta. Meglio rivedere, allora, alcuni aspetti che potrebbero offrire spunti innovativi suscettibili di rivoluzionare il modo di concepire e tenere le scritture contabili.

06 Giu 2016

Salvatore DeBenedictis*

L’attuale periodo storico sembra caratterizzato dalla “pigrizia” mentale degli addetti ai lavori nel voler prendere consapevolezza dell’importante patrimonio normativo – figlio anche, ma non solo, di indirizzi e direttive di estrazione Europea – che il legislatore ha posto in essere per favorire il passaggio al digitale. Sembra che si stia verificando l’esatto opposto di ciò che è avvenuto negli anni ‘60 quando, dinanzi all’avvento delle macchine elettrocontabili prima e dei computer poi, il legislatore è stato “trascinato” dai professionisti e dalle imprese a prendere atto del progresso tecnologico e a prevedere un trattamento di favore, sotto forma di più ampi termini per la annotazione sui libri e scritture contabili, per coloro che si avvalevano di sistemi elettromeccanici o elettronici. Trattamento che ha raggiunto il suo apice con l’articolo 7, comma 4-ter, del  Decreto Legge n.357 del 1994 che, superando il previgente termine dei 60 giorni, ha consentito che la stampa dei libri e delle scritture obbligatorie potesse avvenire entro 3 mesi dal termine di presentazione delle dichiarazioni dei redditi.

Il progresso tecnologico ha fatto quindi da pungolo per il legislatore, costringendolo a prendere atto dei risultati raggiunti e a sfoltire il sistema normativo da leggi divenute obsolete.

Negli ultimi anni ci troviamo in presenza di un contesto in cui è il legislatore che sembra essersi fatto carico del compito di indurre il mondo delle imprese e delle professioni ad avvalersi delle norme che già da tempo hanno creato i presupposti per mandare in pensione le stampe cartacee, i documenti, i libri e i registri. Ma sembra che gli obiettivi siano costantemente disattesi, e che l’utenza abbia dimostrato di voler abbandonare il mondo analogico solo quando costretta, come per esempio si è verificato con l’introduzione dell’obbligo della fatturazione elettronica verso la pubblica amministrazione. Si è fatta di necessità virtù.

Le ragioni di questo atteggiamento degli “utenti” di piccole e medie dimensioni a non voler digitalizzare i processi amministrativi e fiscali sono sconosciute (Se ne è discusso di recente a Roma nel corso del Forum PA tenutosi il 24 maggio 2016).  Probabilmente una buona parte di responsabilità va ricercata nel mondo delle professioni, che sembra avere assunto atteggiamenti dilatori o scettici, attuando di fatto condotte antieconomiche e, addirittura, irrazionali, solo se si pensa alle semplificazioni offerte dal legislatore col Decreto Legislativo 127/2015 (si legga la nota 1 a piè di pagina) .

Il grande vantaggio della digitalizzazione

Le grandi imprese sembrano invece aver percepito l’enorme vantaggio in termini economici e organizzativi della digitalizzazione dei processi, accogliendo i messaggi e le ricerche che vari Istituti hanno condotto (si legga la nota 2 a piè di pagina) .

Eppure oggi si potrebbe anche arrivare a pensare di adottare un unico “libro digitale” che possa sostituire a tutti gli effetti il libro giornale, i mastrini, i registri IVA. Vediamo perché.

Coloro che tengono i libri di cui all’articolo 2214, primo comma, del codice civile, hanno facoltà di non tenere i registri IVA ed il registro dei beni ammortizzabili a condizione che:
a) le registrazioni siano effettuate nel libro giornale nei termini previsti dalla disciplina dell’imposta sul valore aggiunto per i relativi registri e nel termine stabilito per la presentazione della dichiarazione per il registro dei beni ammortizzabili;
b) su richiesta dell’Amministrazione finanziaria, siano forniti, in forma sistematica, gli stessi dati che sarebbe stato necessario annotare nei registri per i quali ci si avvale della anzidetta facoltà, prevista all’articolo 12 del DPR 435/2001.

Ipotizziamo di abbandonare per un attimo il condizionamento psicologico che abbiamo nei confronti del mondo analogico e ipotizziamo che tutti i dati che dovrebbero essere “stampati” sul libro unico cui si è fatto cenno sopra siano contenuti in un file, organizzato con metodologia xml, xbrl, o, più semplicemente, un file csv, ossia con campi posti in sequenza separati da un carattere convenzionale, per esempio, il punto e virgola. Ipotizziamo anche di assoggettare a conservazione sostitutiva questo file…

La procedura sopra esposta potrebbe arrivare a far esimere il contribuente dallo stampare, o comunque dal produrre in formato digitale, i seguenti libri e registri:

–          Libro giornale;

–          Registro beni ammortizzabili;

–          Registri IVA acquisti, vendite e corrispettivi, ed eventuali registri per annotazioni delle dichiarazioni di intento e di acquisto stampati fiscali, se integrati;

Poiché a norma dell’articolo 3 del DMEF 17/6/2014 “I documenti informatici sono conservati in modo tale che ….siano consentite le funzioni di ricerca e di estrazione  delle informazioni  dagli  archivi  informatici  in  relazione  almeno   al cognome, al nome, alla denominazione, al codice fiscale, alla partita IVA, alla data o associazioni logiche di questi ultimi, laddove  tali informazioni siano obbligatoriamente previste. Ulteriori  funzioni  e chiavi  di  ricerca  ed  estrazione  potranno  essere  stabilite   in relazione alle diverse tipologie di documento con provvedimento delle competenti Agenzie fiscali”, la tenuta del “libro unico digitale” (ancora non saprei come definirlo meglio….) potrebbe anche esonerare dalla tenuta dei partitari contabili, o mastrini, che altro non sono se non l’ordinamento per mastro/conto/sottoconto delle operazioni che nel libro giornale sono annotate cronologicamente.

La suddetta interpretazione non sembra confliggere con le disposizioni del codice civile, recate dall’art.2215/bis, che così dispone:

“I libri, i repertori, le scritture e la documentazione la cui tenuta è obbligatoria per disposizione di legge o di regolamento o che sono richiesti dalla natura o dalle dimensioni dell’impresa possono essere formati e tenuti con strumenti informatici.
Le registrazioni contenute nei documenti di cui al primo comma debbono essere rese consultabili in ogni momento con i mezzi messi a disposizione dal soggetto tenutario e costituiscono informazione primaria e originale da cui e’ possibile effettuare, su diversi tipi di supporto, riproduzioni e copie per gli usi consentiti dalla legge.”
La “formazione e tenuta” previste del legislatore civilistico sono suscettibili di interpretazioni adeguatrici rispetto al progresso tecnologico. Dobbiamo anche considerare che i controlli del rispetto delle prescrizioni civilistiche avviene in rari casi (controllo di legalità in ambito societario, procedure concorsuali, procedimenti penali, etc.), in cui la sostanza ha sempre prevalso sulla forma.

Potrebbe essere opportuno magari sottoporre precauzionalmente la questione alla Agenzia delle Entrate, ma ritengo ci siano tutte le condizioni per poter ritenere che la risposta possa essere affermativa.

Un’ultima notazione sul libro inventari, la cui tenuta è prescritta dal primo comma dell’art.2214 e dall’articolo 14, primo comma, lettera a) del DPR 600/1073. Si tratta di un libro che, per come è oggi tenuto nella quasi generalità dei casi, è assolutamente pleonastico e ridondante: altro non è – nella pratica – se non la ricopiatura di informazioni e dati che sono già riportati sul libro giornale e sul registro dei beni ammortizzabili. Vero è che il libro degli inventari dovrebbe contenere anche la consistenza, per categorie omogenee per natura e valore, anche delle rimanenze, ma considerato che l’articolo 15, secondo comma, DPR 600/1973, prevede che “Ove dall’inventario non si rilevino gli elementi che costituiscono ciascun gruppo e la loro ubicazione, devono essere tenute a disposizione dell’ufficio delle imposte le distinte che sono servite per la compilazione dell’inventario”, di fatto le imprese ricorrono già da tempo al metodo di indicazione sintetica (che peraltro coincide con quanto già esposto in bilancio e nota integrativa), rinviando alle “distinte” che spesso sono formate e tenute in maniera digitale. Da ciò consegue che mentre  nel passato le distinte non erano soggette a formalità di tenuta, e quindi non assicuravano la integrità e la autenticità, nel momento in cui  saranno tenute con mezzi informatici dovranno essere tenute e conservate a norma di legge. Queste riflessioni portano a concludere che – salvo quanto detto per le “distinte” inventariali, che hanno scopi e vita autonomi –  il legislatore potrebbe decretare la “estinzione” per cause naturali del libro degli inventari, atto – a mio avviso – dovuto, solo se si considera che attualmente l’amministrazione finanziaria ha il potere di ricorrere all’accertamento induttivo in caso di omessa tenuta del libro degli inventari.

Futuro? No, direi piuttosto Presente, se non, addirittura, già Passato …

Nota relativa a Decreto Legislativo 127/2015 
Articolo 3
Per i soggetti che si avvalgono dell’opzione di trasmissione dei dati delle fatture elettroniche emesse e ricevute, e, sussistendone i presupposti, di trasmissione e memorizzazione dei corrispettivi
1) è disposto l’esonero da: Comunicazioni clienti e fornitori articolo 21 del decreto-legge 31 maggio 2010, n. 78 e articolo 1, comma 1, del decreto-legge 25 marzo 2010, n. 40; Elenchi black list articolo 16, lettera c), del decreto del Ministro  delle  finanze 24 dicembre 1993; Elenchi riepilogativi intracomunitarie  operazioni attive
2) i rimborsi di cui all’articolo 30 del predetto decreto n. 633, del 1972 sono eseguiti in  via  prioritaria,  entro  tre  mesi  dalla presentazione della  dichiarazione  annuale,  anche  in  assenza  dei requisiti di cui al predetto articolo 30, secondo comma
3) Il termine di decadenza per gli accertamenti è ridotto di un anno a condizione che venga garantita la  tracciabilità  dei  pagamenti  ricevuti ed effettuati nei modi stabiliti con  decreto  del  Ministro dell’economia e delle finanze.

*Salvatore DeBenedictis
Laureato in Economia e Commercio, esercita la Professione di Dottore Commercialista. Componente Forum italiano fatturazione elettronica e e-procurement. Pratica dall’anno 2006 conservazione sostitutiva dei libri, registri, scritture contabili e fatture, assumendo il ruolo di responsabile della conservazione

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