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L'archiviazione dei documenti non strutturati in SAP: perché serve una soluzione integrata

Buona parte del patrimonio informativo delle aziende risiede all’interno di file a cui ERP e sistemi analitici non possono accedere. Per estrarre i dati e generare nuovo valore è necessario applicare dei connettori in grado di mettere a fattor comune business objects e business documents. Ecco cosa consente di fare la suite modulare proposta da Top Consult

07 Giu 2022

Domenico Aliperto

La digitalizzazione dei processi orientata alla massimizzazione dell’efficienza e alla creazione di nuovo valore di business implica per le imprese una serie di importanti trasformazioni, essenzialmente lungo due direttrici. Da una parte è fondamentale istituire una “cabina di regia” che consenta a tutti gli stakeholder di far convergere attività, esigenze e obiettivi dell’organizzazione nel quadro di strategie basate su decisioni informate e sulla capacità di reagire in modo tempestivo all’insorgere di emergenze e impreviste. Dall’altra, nell’ottica di sostanziare quest’approccio in maniera corretta, è necessario garantire il continuo potenziamento della data quality, alimentando sistemi e processi con input aggiornati, integri e coerenti.

Se alla prima esigenza rispondono gli ambienti ERP (Enterprise Resource Planning) di nuova generazione, a partire dall’ecosistema elaborato da SAP, rispetto alla sfida della data quality si rende indispensabile una revisione profonda del modo in cui persone, gestionali e documenti interagiscono tra loro.

Accedere al (vero) patrimonio informativo aziendale

Lo sviluppo di Internet, la diffusione di gestionali evoluti e l’affermarsi di sistemi operativi che anche grazie al cloud risultano sempre più duttili nel far colloquiare strumenti e database concepiti per scopi differenti, sta trasformando molti dei processi aziendali. Rispetto all’area documentale, però, i temi della dematerializzazione e della gestione elettronica degli scambi e della conservazione, specialmente in Italia, non sembrano tenere il ritmo di questo cambio di paradigma. Non si parla solo di ciclo dell’ordine e dei documenti ad esso associati: esiste un numero enorme di pratiche che, in assenza di una digitalizzazione compiuta, inibiscono l’acquisizione di dati strategici. Basti pensare ai bilanci, ai registri IVA, alle scritture contabili, alle distinte bancarie, ma anche alle bollette, alle cartelle e a tutti gli atti notarili in archivio, senza dimenticare i documenti tecnici, i manuali, i listini e le certificazioni.

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Secondo l’edizione 2020 dell’Osservatorio Nazionale sul documento digitale 2020 di Infocamere, d’altra parte, circa il 70% dei documenti presenti nelle aziende è di natura destrutturata. Nove documenti destrutturati su dieci non vengono nemmeno classificati e per questo motivo fino al 40% del tempo lavorativo è speso nella ricerca dei documenti. La lettura dei file su formato cartaceo “ruba” tra il 5% e il 15% della giornata in ufficio, con inevitabili errori di comprensione e trascrizione dei dati, quando i documenti non vengono persi (6%) o male archiviati (3%): ed ecco che il 42% dei manager usa informazioni errate almeno una volta la settimana.

Document management e interoperabilità: la sfida della trasformazione digitale

Non è affatto un caso che una delle principali difficoltà che si incontrano lungo il percorso della digital transformation sia proprio quella di migliorare i sistemi e i flussi di document management, con l’obiettivo di integrarli e renderli interoperabili, fuori e dentro l’azienda. L’ostacolo maggiore è di solito determinato dalla moltitudine di formati e supporti su cui vengono generati, scambiati, modificati e archiviati i documenti. Dai contratti alle fatture di ciclo attivo e passivo, passando per gli ordini e i DDT, una quantità enorme di informazioni preziose per comprendere l’effettiva efficienza della filiera e prevedere l’andamento del business transitano lungo canali spesso inaccessibili a chi ha il compito di delineare le strategie di crescita aziendali. Come mettere tutto a fattor comune generando workflow omogenei e in grado di esporre i dati da dare in pasto alle piattaforme analitiche? Occorre una soluzione integrata, che interfacciandosi con l’ecosistema ERP riesca a ricondurre su punti d’attenzione facilmente fruibili – e soprattutto omogenei – il patrimonio informativo aziendale estratto dai documenti – e soprattutto quelli non strutturati – in transito o già archiviati.

Nella prospettiva di sfruttare anche gli input contenuti nei documenti semistrutturati e destrutturati (che come abbiamo visto costituiscono ancora buona parte del patrimonio informativo aziendale), le organizzazioni che hanno adottato SAP come infrastruttura gestionale di riferimento per il controllo e la valorizzazione dei dati legati alle transazioni – dagli ordini di acquisto alla fatturazione, dalla contabilità ai sistemi di produzione – hanno bisogno di strumenti che fungano da traduttore e collettore delle varie dimensioni su cui si estende l’area documentale. Strumenti che aiutino l’ecosistema SAP a gestire congiuntamente dati e documenti associati, aumentando l’efficacia complessiva delle piattaforme di document management e utilizzando le capacità avanzate delle soluzioni di conservazione digitale per potenziare efficienza e compliance normativa.

TopMedia Social NED e SAP: così l’ERP integra il valore dei documenti

SAP ha predisposto una serie di tool per consentire ai system integrator di allacciare in maniera trasparente sistemi esterni per l’archiviazione e la ricerca dei documenti: i cosiddetti business objects (ovvero le varie entità gestite da SAP, a partire da Ordini, Conferme, Fatture, DDT, Materiali e Contatti) possono quindi essere connessi direttamente con i business documents attraverso un’apposita interfaccia. Ed è aprendo un canale con queste funzionalità che connettori come Connect4SAP, realizzato da Top Consult, riescono a far dialogare l’infrastruttura gestionale con quella documentale, consentendo alle imprese di sfruttare tutta la ricchezza informativa dei documenti all’interno delle applicazioni di business SAP. Decisori e utenti possono così accedere congiuntamente a dati e documenti associati – strutturati e non – aumentando l’efficienza complessiva anche attraverso l’integrazione con le capacità avanzate della piattaforma documentale TopMedia Social NED, che garantisce tra le altre cose la conservazione digitale a norma di legge dei documenti fiscali.

Le soluzioni create da Top Consult costituiscono una vera e propria suite modulare: c’è SAP HTTP Content Server, studiato per dialogare con l’interfaccia SAP ArchiveLink. Lo strumento consente le operazioni di ricerca, visualizzazione e archiviazione dei documenti in entrata e in uscita senza dover aprire un’applicazione esterna all’ERP e senza dover rinunciare alla user experience offerta da SAP.

Grazie al modulo SAP Aligner, diventa poi possibile trasportare le chiavi indice da SAP a TopMedia Social NED per permettere la ricerca dei documenti non solo dall’ERP, ma anche dai client Surfer e dalle Web App utilizzabili su qualunque dispositivo, dal pc al tablet così come lo smartphone, in modo indipendente dal sistema operativo installato. Con SAP DataReader, invece, il sistema è in grado di accedere a una lettura generalizzata di dati strutturati da SAP. Gli input vengono recuperati tramite il richiamo di moduli funzioni RFC SAP, a prescindere dal fatto che siano standard o personalizzati, e quindi archiviati in TopMedia Social NED.

Attraverso SAP Barcode le aziende hanno la facoltà di automatizzare l’archiviazione in TopMedia Social NED dei documenti in entrata tramite – come suggerisce il nome del modulo – la lettura dei codici a barre, trasferendo a SAP i barcode e gli ID document per generare il legame tra gli oggetti SAP e i documenti già presenti sulla piattaforma di Top Consult.

SAP IDoc, infine, è la soluzione sviluppata appositamente per convertire i file Intermediate Document prodotti da SAP in formato XML e viceversa. SAP IDoc consente inoltre di trasformare tutti i formati esistenti delle fatture elettroniche, semplificandone la gestione amministrativa e contabile. IDoc è uno standard industriale di codifica che, facendo leva sui protocolli di comunicazione delle reti informatiche, consente lo scambio in formato elettronico di documenti anche tra due sistemi informativi o piattaforme differenti. Dunque, lo standard permette a SAP di comunicare anche con gestionali diversi. Ciò si rivela estremamente utile negli scenari in cui l’ERP non è in grado di gestire il documento XML: l’interazione tra SAP e TopMedia Social NED avviene così tramite il formato IDoc standard previsto da SAP. Ciò significa che nell’ambito della Fatturazione Elettronica, per esempio, l’ERP può mettere a disposizione di TopMedia Social NED il file XML nel formato previsto, oppure in alternativa nel formato SAP IDoc, garantendo un workflow omogeneo e senza soluzione di continuità, a tutto vantaggio dell’efficienza dei processi e della valorizzazione del patrimonio informativo aziendale.

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Domenico Aliperto

Nato ad Aversa, studia a Milano, dove si laurea in Relazioni Pubbliche all’università IULM e comincia il percorso che lo porterà a diventare giornalista. Per i portali del gruppo Digital360 segue i temi dell’economia digitale e dell’innovazione tecnologica, viaggia, scrive e all'occorrenza fotografa. In passato ha collaborato con diversi quotidiani e magazine. Da sempre appassionato di narrativa e poesia, nel 2016 apre il blog Librimprobabili.com e nel 2017 pubblica con l'editore Biancaevolta il romanzo storico Non Conquistammo Che Sabbia.

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