L’evoluzione del modo di lavorare passa oggi dalla metamorfosi degli ambienti di lavoro in digital workspace che possono abbattere le barriere che impediscono la collaborazione ovunque accada. Lo dimostra il caso Kyocera Document Solutions Italia, la divisione presente nel nostro paese del colosso giapponese fondato nel 1959 che oggi conta 33 uffici in tutto il mondo e distributori in oltre 140 nazioni. L’azienda, come noto, produce e distribuisce diverse tecnologie come componenti elettroniche, semiconduttori, stampanti digitali e soluzioni per la gestione documentale. Queste ultime, in particolare, vedono nel branch italiano un fornitore di riferimento in ambito Enterprise Content Management (ECM) e Document Management System (DMS) grazie ai suoi 100 dipendenti suddivisi tra la sede principale di Milano e quelle di Roma e Verona.
La propensione all’innovazione di Kyocera Document Solutions Italia
«L’innovazione tecnologica è nel DNA del nostro Gruppo – spiega Andrea Mauri, CIO di Kyocera Document Solutions Italia – per questo abbiamo introdotto recentemente delle innovazioni con lo scopo di rendere i nostri processi ancora più smart».
Who's Who
Andrea Mauri
CIO di Kyocera Document Solutions Italia
Una di queste ad esempio è coincisa con la decisione, che ha anticipato quella delle altre sedi europee, di automatizzare alcuni task tramite investimenti in Robotic Process Automation (RPA). L’adozione dei cosiddetti “software robot” ha semplificato soprattutto la gestione degli ordini collegati ai bandi pubblici, una gestione che tipicamente è spesso molto lunga e complessa poiché richiede l’estrazione di numerose informazioni non organizzate in modo strutturato. Il sistema RPA adesso permette di analizzare i contenuti di un bando e, attraverso degli algoritmi di Intelligenza Artificiale, è in grado di estrarre tutte le informazioni inerenti all’ordine, di controllare che siano corrette e di riportarle nell’ERP aziendale. Inoltre, può segnalare autonomamente sul portale del bando pubblico l’avvenuta accettazione dell’ordine e la data di consegna prevista per la sua evasione. «L’introduzione dell’RPA ha fatto in modo di automatizzare e semplificare attività molto dispendiose in termini di tempo, consentendo di ricollocare le persone in precedenza impegnate in questo tipo di processi su attività diverse, meno ripetitive e time-consuming. Con effetti molto positivi dal punto di vista dell’engagement», sottolinea Mauri.
Verso un sistema moderno e integrato di comunicazione aziendale
Un’altra innovazione, per certi versi dirompente perché ha inciso sul modello standard di collaborazione, è stata quella che ha riguardato la piattaforma di Unified Communication and Collaboration (UCC). L’esigenza di Kyocera Document Solutions Italia era quella di adeguare il proprio sistema di comunicazione per due ragioni: supportare il lavoro in mobilità semplificando la reperibilità dei dipendenti in ogni contesto, sostituire gli apparati di telefonia tradizionale non più compatibili col nuovo cloud pubblico su cui l’azienda aveva migrato tutta l’architettura IT. In precedenza, già prima del 2020, Kyocera Document Solutions Italia aveva messo a disposizione delle proprie risorse strumenti e tecnologie che permettessero il collegamento in sicurezza con la rete aziendale. Questa dotazione, tuttavia, veniva utilizzata prevalentemente dal personale che si occupava della vendita. Con lo scoppio della pandemia, però, tutta l’organizzazione ha iniziato a usarla in modo sempre più esteso, con particolare riguardo ai tool di web collaboration e di instant messaging. Quando poi, nel corso del 2022, la società ha deciso di effettuare la migrazione dei propri sistemi informativi da un cloud privato a uno pubblico, il passaggio ha evidenziato un’incompatibilità tra gli strumenti di comunicazione presenti e il nuovo modello di fruizione. Nel valutare diverse soluzioni, Kyocera Document Solutions Italia alla fine ha deciso di affidarsi a NFON, optando per una telefonia integrata con i tool di videoconference e collaboration pre-esistenti. Una scelta dettata dal fatto che, con oltre 50 mila clienti in 15 paesi, il marchio tedesco si distingue in Europa per la sicurezza e la flessibilità dei suoi servizi di telecomunicazione in cloud rivolti alle aziende.
La partnership con NFON, dall’assessment all’implementazione
«Il progetto, portato a termine in un paio di settimane, ha richiesto una prima fase di assessment – chiarisce Paolo Fortuna, Managing Director di NFON Italia, Francia e Iberia – per valutare aspetti quali il numero di end user, l’identificazione di cluster di utenti o la definizione delle regole IVR (Interactive Voice Response, ndr). Questa fase è stata seguita poi da quella di implementazione che ha permesso ad esempio alle persone di essere raggiungibili in mobilità o anche in assenza di una postazione fissa. Con il vantaggio di rendere più facile sia le comunicazioni tra colleghi sia quelle con i clienti».
Who's Who
Paolo Fortuna
In sostanza, la nuova soluzione ha abilitato la possibilità di lavorare in modo efficace senza che la distanza costituisse un impedimento, trasformando così il distanziamento forzato del periodo del lockdown nell’attuale Smart Working stabile di cui mediamente i dipendenti di Kyocera Document Solutions Italia usufruiscono un giorno a settimana. Tanto che i diretti interessati valutano in maniera positiva il nuovo strumento, a partire dalla sua semplicità di utilizzo e dall’opportunità di poter continuare ad adoperare contestualmente le piattaforme di collaboration già conosciute. A livello generale il sistema di NFON, parallelamente alla migrazione da un cloud privato a uno pubblico, ha consentito un notevole risparmio economico giacché ha minimizzato i costi hardware e quelli di manutenzione associati. «La partnership con Kyocera Document Solutions Italia dimostra che le nuove frontiere del digital workspace e dello smart working sono obiettivi che si possono conseguire in un tempo sempre minore. Basta avere da una parte una consolidata propensione a innovare, dall’altra le tecnologie giuste per riuscire a farlo» dice in conclusione Paolo Fortuna.
