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Perché partire dalla digitalizzazione dei documenti per rendere un’azienda data-driven

Document Management System ed Enterprise Content Management oggi rappresentano i pilastri per la gestione dei dati di aziende e Pubblica Amministrazione, poiché favoriscono la loro transizione verso un approccio in grado di trasformare documenti e file in un patrimonio informativo prezioso. Lo spiega Andrea Contarini, Marketing Director di Kyocera Document Solutions Italia

Pubblicato il 08 Feb 2023

La digitalizzazione dei documenti contribuisce a convertire un’impresa in un’azienda data-driven. Per essere definita tale, infatti, le organizzazioni devono riuscire a utilizzare i dati di cui dispongono come punto di partenza per ogni processo decisionale. In questo modo, le scelte non si basano sul passato, l’istinto o le valutazioni personali, ma appunto sulla inoppugnabilità dei dati. Solo così è possibile migliorare l’efficacia delle decisioni strategiche, riducendo i rischi di errore e individuando nuove opportunità di business. Non bastano, tuttavia, analisi dei dati e tecnologia a rendere di per sé un’azienda più efficiente. Ne è convinto Andrea Contarini, Marketing Director di Kyocera Document Solutions Italia, il noto fornitore di sistemi multifunzione e stampanti, nonché partner tecnologico per soluzioni documentali e servizi professionali pre e post vendita.

«La trasformazione deve essere associata alla creazione di una cultura aziendale basata su insight oggettivi, in grado di stimolare un ciclo virtuoso che trasforma le informazioni in conoscenza e migliora la capacità di azione e previsione», sostiene Contarini, sottolineando che: «Il presupposto fondamentale per trasformare la propria organizzazione in un’azienda guidata dai dati è adottare un approccio olistico per portare la cultura del dato a tutti i livelli aziendali. E questo richiede un percorso di cambiamento affinché l’adozione di questa nuova modalità operativa sia davvero efficace».

DMS ed ECM, due pilastri per la digitalizzazione dei documenti

Pilastri fondamentali nel percorso di digitalizzazione dei documenti, che costituisce una tappa imprescindibile ai fini di un modello data-driven sono il Document Management System (DMS) e l’Enterprise Content Management (ECM).

Con il primo si indica «un insieme di soluzioni software che consente di gestire, organizzare, condividere e archiviare documenti e file in modo più facile, veloce e sicuro, garantendo l’accessibilità da qualsiasi dispositivo», spiega Contarini. La rilevanza del DMS deriva dalla natura stessa dei documenti aziendali, che rappresentano l’essenza di un’organizzazione e racchiudono in sé tutto il patrimonio informativo relativo all’offerta, al go-to-market, ai clienti e così via. Un software di gestione documentale, quindi, serve a migliorare la produttività e la competitività di un’impresa, aumentando la qualità del lavoro e rendendo più fluido il passaggio di informazioni, così che la condivisione tra i dipendenti e i diversi stakeholder sia immediata.

«Si parla invece di ECM con riferimento a quelle realtà strutturate che utilizzano una serie di strumenti per la gestione della documentazione prodotta e ricevuta all’interno di un’organizzazione indipendentemente dal suo formato», aggiunge il Marketing Director, ricordando i vantaggi dell’Enterprise Content Management: abbassamento dei costi e della complessità associati alla gestione dei documenti, garanzia di conservazione, conformità e abbattimento del rischio di perdita e deterioramento.

DMS ed ECM hanno in comune la necessità che ci sia un mindset a livello aziendale, che consenta di comprendere l’effettivo valore dei dati, pena non riuscire a sfruttare appieno i vantaggi di queste tecnologie che abilitano un approccio data-driven.

Le differenti esigenze di grandi imprese e PMI nella gestione dei dati

«Nel caso delle PMI, spesso quando si parla di trasformazione digitale le peculiarità sono il contenimento dei costi di investimento e una bassa aspettativa iniziale di complessità del progetto di trasformazione», continua Contarini, sottolineando che “i primi obiettivi del percorso sono quelli di organizzare la digitalizzazione dei documenti in modo ottimale, soddisfacendo le esigenze delle aree più critiche dell’azienda in cui il tempismo e la puntualità nella ricerca delle informazioni sono maggiormente strategici. Di pari passo, la visibilità collaborativa delle informazioni, accentrate e raggiungibili nel modo più semplice e con piena continuità e interazione tra diverse figure, è anch’esso un aspetto di forte interesse». Queste priorità nelle piccole e medie imprese pongono in secondo piano il tema dell’integrazione con i sistemi gestionali, complice una visione basata sulla suddivisione per aree aziendali. Al contrario, nel caso di imprese di grandi dimensioni, dove spesso la distribuzione dei processi che trattano le informazioni aziendali è più complessa e strutturata, prevale «l’immediata necessità di integrazione del sistema documentale con varie piattaforme applicative, come ERP e CRM, utilizzate per costituire fin da subito un’infrastruttura dove tutto il ciclo vita dell’informazione sia continuo, nei vari passaggi, e con il maggior automatismo possibile». Le organizzazioni più strutturate, in sostanza, sono consapevoli del fatto che il dato di per sé rappresenta un elemento poco adoperabile in termini di business strategy. Ma sono anche certe che il medesimo documento digitalizzato, se presentato in una correlazione e visione più estesa di informazioni, compone una fotografia che consente di prendere decisioni consce sulle azioni da intraprendere per migliorare il proprio business quotidiano.

I settori che possono beneficiare della digitalizzazione dei documenti

Un’ulteriore distinzione, poi, va fatta in funzione del settore di mercato in cui operano le aziende che si candidano a diventare data-driven. Tra quelle a cui Kyocera Document Solutions propone le sue soluzioni DMS ed ECM rientrano aziende finanziarie, manifatturiere, di telecomunicazioni, di trasporto, dell’ambito educational e della pubblica amministrazione. Ma, a prescindere dai settori, ciò che si riscontra tuttora è «il perdurare di anagrafiche contenenti errori, l’incoerenza fra i dati, l’inesattezza nelle fatture riguardo a quantità e prezzi», dice ancora Contarini. Problemi che derivano dall’incapacità di leggere le informazioni che arrivano da fonti diverse, in formati diversi e con unità di misura che possono differire tra di loro. Tanto più che oggi molti professionisti lavorano in movimento e utilizzano documenti in formato sia digitale sia cartaceo. Basti pensare agli operatori del settore immobiliare, ai notai e agli addetti delle compagnie di assicurazione che gestiscono quotidianamente contratti, molti dei quali spesso vengono ancora firmati su carta. La digitalizzazione dei documenti acquisiti con un DMS avviene quasi sempre tramite tecnologia OCR (Optical Character Recognition). A beneficiarne non è solo l’interoperabilità dei dati, ma anche la sicurezza, garantita con diversi livelli di protezione: a poter visualizzare file e cartelle sono solo gli utenti autenticati. Inoltre, tutte le interazioni sono registrate e gli amministratori possono disporre dei dati per monitorare e verificare i flussi documentali, a tutto vantaggio della sicurezza e di un controllo efficace dei costi aziendali.

Conservazione sostitutiva a norma e firma elettronica

La digitalizzazione dei documenti, inoltre, permette di realizzare la conservazione sostitutiva a norma e di utilizzare la firma elettronica. L’apposizione di firme elettroniche avanzate o qualificate, che certificano paternità, immodificabilità e valenza legale dei documenti in forma digitale sta sostituendo poco a poco le firme autografe apposte sui documenti analogici nei processi approvativi aziendali, contribuendo a ottimizzare e velocizzare il passaggio tra documenti ricevuti o emessi in cui sono coinvolte più parti. Nella forma CAdES (Cryptographic Message Syntax Advanced Electronic Signature), la firma digitale ha poi la prerogativa di essere riconosciuta dalla Pubblica Amministrazione, ad esempio, quando si partecipa a un bando di gara. «Kyocera Document Solutions offre alle organizzazioni aziendali e alle realtà della PA soluzioni hardware e software che migliorano il modo di lavorare del personale, supportando i dipendenti nella transizione con percorsi formativi pensati per accrescere le loro competenze digitali», afferma in conclusione Andrea Contarini, illustrando quale sia di solito il metodo con cui vengono affiancati i clienti nel loro itinerario data-driven, basato sulla digitalizzazione dei documenti: «Partendo da un’analisi del parco stampanti esistente, si passa all’ascolto delle esigenze aziendali e delle sfide che i dipartimenti IT devono affrontare. Generalmente ci troviamo di fronte casi in cui si parte da un situazione in cui si gestisce un numero limitato di dispositivi di stampa e multifunzione in un ufficio centralizzato, per arrivare, in seconda battuta, ad amministrare tante stampanti quanti sono i lavoratori a distanza e le sedi degli uffici. Dopo la fase di assesment, proponiamo soluzioni documentali che ottimizzano i processi e i dispositivi di stampa in grado di garantire un livello elevato di produttività, sicurezza, e scalabilità. Ma senza tralasciare una riduzione dei costi e degli sprechi».

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