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IT Governance, cos'è oggi e perché la gestione IT è cruciale per il business

Un uso efficace ed efficiente delle risorse IT consente a un’organizzazione di raggiungere i propri obiettivi di business, assicurando all’azienda resilienza e continuità. Ecco 5 suggerimenti di Gartner per i CIO di oggi

Pubblicato il 16 Gen 2023

Secondo la definizione data da Gartner, l’IT Governance è l’insieme dei processi che assicurano l’uso efficace ed efficiente delle risorse IT, per consentire a un’organizzazione di raggiungere i propri obiettivi di business. Un ambito che ha sempre rivestito un ruolo fondamentale, ma che oggi diventa particolarmente strategico, in quanto la trasformazione digitale permea tutti i dipartimenti delle organizzazioni e i dati sono sempre più di frequente alla base delle decisioni aziendali.

IT governance, cos’è e come evolve

L’IT governance ha lo scopo di migliorare l’efficienza delle operazioni, ridurre i rischi, minimizzare i costi e mantenere una maggiore conformità ai requisiti aziendali in continua evoluzione.

In pratica, l’IT governance è un insieme di policy e procedure, solitamente stabilite a livello di consiglio di amministrazione o di esecutivo, concepite in modo che le risorse IT possano fornire il massimo valore all’azienda e ai suoi stakeholder. Non si occupa della sola gestione quotidiana del team IT, ma fornisce una struttura per allineare la strategia del comparto a quella aziendale.

«Per ottenere più valore dalle risorse IT è necessario comprendere chiaramente come la propria azienda crei e fornisca valore. Un passo fondamentale, propedeutico alla realizzazione di una strategia di successo» spiega Francesco Molfese, Cloud Infrastructure Director di 4wardPRO, società parte di Impresoft Group che si occupa di guidare le aziende verso la trasformazione digitale con un approccio consulenziale integrato.

Francesco Molfese

Cloud Infrastructure Director di 4wardPRO

«La creazione di una strategia IT consiste nel determinare una visione e una direzione degli investimenti attuali e futuri» continua Molfese. «Che si tratti dell’acquisto di un nuovo software o della manutenzione di un nuovo hardware, oppure dell’attivazione di servizi cloud, tutti gli investimenti IT devono avere una direzione chiara».

Come l’IT Governance assicura resilienza e continuità del business

La storia recente ha dimostrato come la transizione al digitale sia un passaggio obbligato per rimanere competitivi in un mercato altamente mutevole – nonché, spesso, il solo modo per riuscire a fronteggiare eventi inaspettati.

«Per raggiungere questo risultato, l’IT governance deve assicurare all’azienda resilienza e continuità del business. Questo implica non solo di tenere sotto stretto controllo l’infrastruttura IT affinché abbia un funzionamento e un utilizzo ottimale, ma anche di assicurare che le applicazioni siano sempre aggiornate e che la protezione contro eventuali attacchi da parte del cybercrime sia efficace» afferma Molfese. Un obiettivo che può essere ottenuto solo potendo disporre di personale dedicato e di un budget adeguato.

Tuttavia, esiste un’alternativa valida per costruire un business resiliente: fruire dell’IT governance come servizio gestito, quasi fosse un’estensione del team IT interno. «4wardPRO accompagna le aziende nel loro percorso di digital transformation e, per questo, abbiamo ripensato l’IT Governance a tutto tondo per massimizzarne i vantaggi in termini di scalabilità, controllo costi e agilità. Il cliente è sempre al primo posto» prosegue Molfese.

Una decisione di questo tipo consente all’azienda di liberarsi di una serie di attività gravose, per le quali è fondamentale avere dipendenti qualificati e sempre aggiornati. Inoltre, grazie a questa modalità i costi risultano più contenuti e si trasformano da spese in conto capitale in costi operativi. In sostanza, diventa molto più facile per i CIO ottenere budget adeguati.

Non solo: è possibile beneficiare di un’ulteriore ottimizzazione sia dei costi, sia dei processi operativi, decidendo di portare l’infrastruttura IT in cloud. In questo caso, resilienza e continuità del business sono assicurate dal service provider, che si fa carico in prima persona di gestire e manutenere l’hardware e, nel caso di determinati modelli cloud e livelli di servizio, anche il software, garantendo un elevato livello di protezione. A questo si aggiunge anche il fatto che il cloud abilita due requisiti fondamentali per l’IT aziendale: flessibilità, scalabilità e innovazione. Il CIO può, quindi, focalizzarsi maggiormente sui processi più strettamente legati alle attività core, favorendo così il raggiungimento di risultati concreti da parte del business.

Cinque suggerimenti per migliorare il business con l’IT Governance

Gartner ha definito alcune regole che i CIO possono seguire per creare efficaci use case aziendali inerenti l’IT governance. La società di analisi prevede che, entro il 2027, i CIO che implementeranno le regole proposte vedranno incrementare del 75% il successo del loro contributo strategico al business. Secondo la ricerca, riusciranno anche a far crescere del 30% il tasso di approvazione delle richieste di finanziamenti rispetto ai livelli attuali.

1. I risultati di business hanno “pesi” differenti

Quali sono gli obiettivi di business più importanti per l’azienda, in termini di incremento del fatturato e riduzione dei costi? Serve puntare sull’ottimizzazione dei processi o sulla limitazione delle spese? Si dovrebbe interpellare il Top Management per stabilirlo e poter quindi stilare una sorta di lista di priorità ordinata e condivisa. Solo avendo ben chiari gli obiettivi e quale valore rivestono per l’azienda si potrà decidere come impiegare le risorse IT per raggiungere i risultati sperati.

2. Il valore dell’IT è stabilito da chi la usa

Spesso accade che l’IT si muova in un ambito che sembra avulso dal contesto aziendale e punti a fornire le migliori piattaforme e tecnologie: ciò accade perché non vi è un adeguato allineamento con il business e così viene data la priorità ad aspetti che in realtà non sono il vero valore per l’azienda. Per agire in modo efficace, l’IT deve avere una precisa visione delle priorità degli stakeholder e di tutti coloro che interagiscono con l’infrastruttura IT aziendale: dato che gli obiettivi di business possono variare nel tempo, è necessario verificare periodicamente se tali priorità sono cambiate.

3. Un doppio contributo al business

L’azienda dovrebbe avere ben presente come l’IT fornisce un duplice contributo al business: da una parte ai suoi processi operativi e, dall’altra, alla sua crescita o evoluzione. Gli stakeholder dovrebbero essere informati in modo adeguato cosicché comprendano chiaramente il valore di entrambi i tipi di contributo. Per raggiungere questo obiettivo, si può fornire una duplice valutazione in termini di rapporto tra prestazioni e prezzo e di ritorno sull’investimento.

4. Il linguaggio giusto per far capire il valore dell’IT

Solitamente in azienda non viene attribuito un valore specifico al contributo dell’IT, perché non è facilmente quantificabile il ruolo svolto dall’infrastruttura e il lavoro di chi opera affinché questa sia sempre in condizioni ottimali. Se ci si basa esclusivamente su prestazioni, disponibilità o scalabilità, può risultare difficile far comprendere ai leader aziendali il reale ruolo dell’IT.

Per questo, è fondamentale focalizzare l’attenzione sugli obiettivi raggiunti. In tal senso, si potrebbero stabilire con gli stakeholder dei risultati di business e, tramite la definizione di precisi KPI, mostrare concretamente come l’IT abbia contribuito al loro raggiungimento.

Va da sé che quando si vuole descrivere il valore dell’IT, non si deve usare una terminologia tecnica ricca di acronimi. È ideale far leva su una comunicazione chiara, pertinente, facilmente comprensibile e che renda evidenti i vantaggi per il business.

5. Per definire i costi dell’IT devono essere chiari i benefici

La definizione di un budget IT o dei costi dell’infrastruttura non può essere basata sul loro valore tecnologico. Questi argomenti non possono essere oggetto di una discussione con gli stakeholder perché non riuscirebbero a trasformarli in valore. Solo una chiara comprensione dei servizi resi disponibili e delle funzionalità abilitate permette ai leader aziendali di avere una chiara visione del ruolo dell’IT e, quindi, del suo valore. In sostanza, per poter quantificare le spese (come il costo per utente di un’applicazione o per la transazione di servizi critici di business) devono essere sempre ben chiari i benefici che ne derivano.

In questo modo, si consente ai responsabili dei dipartimenti finance e business di considerare adeguatamente il valore e l’impatto dell’IT stesso sui risultati aziendali. È importante coinvolgere chi gestisce i finanziamenti fin dalle prime fasi del processo di definizione del valore.

Per garantire che la strategia digitale riceva finanziamenti adeguati, è necessario si instauri una relazione produttiva tra CIO e CFO. Un solido rapporto tra queste due “anime” aziendali ha maggiori probabilità di trovare rapidamente i fondi per le iniziative digitali e di mantenere la spesa in linea con il budget pianificato.

Il valore dell’IT governance per il business

La digital transformation ha portato nuova linfa alle aziende consentendo di ottimizzare i processi limitando i costi a tutto vantaggio del business.

Tuttavia, secondo i dati raccolti da CDC, le organizzazioni che possono fare affidamento su una IT governance aggiornata sperimentano un aumento della redditività che può arrivare anche al 20%. «Un risultato che dimostra che non sono tanto le risorse IT a fare la differenza, ma che per massimizzare il valore dell’investimento è fondamentale adottare un processo di IT governance strutturato e consolidato – conclude Molfese – e questo è un aspetto che non dovrebbe essere sottovalutato né dal CIO, né dalla gestione aziendale».

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