I vantaggi del sistema telefonico in cloud (Virtual PBX)

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Il Remote working cambia la comunicazione: i vantaggi del sistema telefonico in cloud

Il lavoro da remoto, diffusosi soprattutto l’anno scorso, ha fatto emergere il bisogno di una tecnologia che venga incontro a una forza lavoro distribuita e non più ufficio-centrica. I centralini virtuali o Virtual PBX possono rappresentare la soluzione più adeguata per supportare questi modelli di collaborazione che anche nel new normal continueranno a prevalere

28 Ott 2021

Carmelo Greco

Remote o smart working? Telelavoro o working from home? I cambiamenti impressi dalla pandemia sui modelli di lavoro tradizionale hanno generato anche il proliferare di espressioni, più o meno pertinenti, con cui indicare l’esplosione di forme di collaborazione non più ufficio-centriche. Senza entrare nel merito di ciascuna definizione, se ne può scegliere una, come remote working, per identificare semplicemente il fattore della distanza dalla sede aziendale come macro fenomeno spinto all’inizio dai vari lockdown che si sono succeduti e che, molto probabilmente, tenderà a rappresentare la norma anche in futuro. Il remote working ha messo in risalto nuove prospettive riguardo alle tecnologie a supporto dei lavoratori, rese urgenti adesso dal permanere di una condizione che le aziende hanno compreso non essere più provvisoria.

Se questo vale per la presenza non più quotidiana negli uffici, vale anche e soprattutto per la dotazione con cui finora è stata gestita la comunicazione all’interno e all’esterno dell’impresa. Il ruolo del sistema telefonico, ad esempio, che vedeva nei centralini installati nel quartier generale un supporto imprescindibile, spesso parallelo alla telefonia mobile, è destinato a cambiare con il mutare della distribuzione territoriale dei suoi utilizzatori. Il che non significa che i centralini aziendali scompariranno, ma che al posto delle vecchie architetture ISDN prevarranno alternative, come quelle dei centralini in cloud o Virtual PBX (Private Branch Exchange) che erano già una realtà in forte crescita prima dell’arrivo del Covid-19. Un sistema che, nell’era della forza lavoro non più centralizzata, si sta rivelando la soluzione che meglio si adatta ai nuovi scenari. Ecco perché.

Perché il sistema telefonico in cloud si adatta al remote working

Una delle principali ragioni per cui i sistemi telefonici che sfruttano il cloud sono maggiormente in linea con il remote working la si può ricavare da alcune evidenze emerse durante il 2020. A fronte di uffici che si sono svuotati repentinamente, i costi fissi della telefonia aziendale non sono diminuiti, mentre i dipendenti hanno dovuto fare ricorso ai propri dispositivi personali per comunicare con i colleghi o con i clienti. L’anno scorso, secondo quanto riporta l’Osservatorio Smart Working della School of Management del Politecnico di Milano, il numero dei cosiddetti “smart worker” in Italia è arrivato a toccare la cifra record di 6,58 milioni, una cifra che comunque nel new normal resterà molto elevata, attestandosi attorno ai 5,35 milioni. La mancata convergenza di telefonia fissa e mobile per una popolazione così nutrita causa sia spese ingiustificate, come quelle derivanti da postazioni fisse inutilizzate, sia problemi di privacy e sicurezza. L’essere stati costretti, in moltissimi casi, ad adoperare il proprio smartphone anche per motivi lavorativi è stata una circostanza dettata dall’emergenza. Se il remote working, invece, deve aprire a una dimensione che introduca una maggiore conciliazione tra vita professionale e vita privata, questo non può avvenire facendo prevalere l’una sull’altra, ma ponendo dei confini netti anche in virtù della tecnologia adottata. Basterebbe a tale scopo dotare i dipendenti di un telefono e di un numero aziendale che è possibile portare ovunque, proprio perché il cloud non pone alcun vincolo di installazione o di prossimità rispetto a un hub centralizzato. In compenso, però, ha il vantaggio di offrire tutte le funzionalità di un centralino aziendale a prescindere da dove ci si trovi.

Verso una nuova convergenza di fisso, mobile e sistemi IT

L’aspetto interessante di un cloud PBX è che non solo può essere utilizzato indifferentemente dentro e fuori il perimetro aziendale, ma che abilita anche una piena convergenza tra telefono fisso, smartphone, tablet e pc. Per le imprese questo coincide con un risparmio dei costi telefonici che deriva da una fatturazione omnicomprensiva, nonché dalle spese minori del protocollo VoIP, associato alla telefonia in cloud, a paragone degli importi un tempo dovuti per collegarsi al PSTN (Public Switched Telephone Network). Senza dimenticare che un sistema telefonico in cloud dialoga nativamente con tutte quelle piattaforme di videoconferenza e collaboration che hanno spopolato a partire dall’anno scorso e che oggi sono diventate imprescindibili. Per il personale IT questo vuol dire fra l’altro una semplificazione del monitoraggio e del controllo su tutti i sistemi di comunicazione cloud-based e una riduzione della componente hardware da manutenere, ivi compresa quella abbinata alla parte telefonica. Soprattutto in un contesto nel quale le richieste di assistenza provenienti dai colleghi possono arrivare da qualunque parte, potere affidare a un Internet Telephony Service Provider (ITSP) la gestione e la manutenzione di un sistema telefonico aziendale distribuito è l’unica possibilità realistica di governo centralizzato e diffuso insieme.

La paura (infondata) sulla connettività insufficiente per la fonia in cloud

C’è solo un’obiezione, specialmente in Italia, che più o meno esplicitamente viene avanzata contro l’adozione convinta di un sistema telefonico in cloud al posto di quello a cui eravamo abituati: la scarsa o insufficiente connettività. Per funzionare, infatti, un Virtual PBX, come del resto qualsiasi applicazione in cloud, necessita di Internet e non tutte le zone del nostro paese garantiscono i medesimi tassi di copertura. In realtà, l’avanzata inarrestabile del 5G anche sul nostro territorio, insieme ai dati periodici comunicati dall’Agcom sulla disponibilità della banda larga, dovrebbero servire a fugare qualsiasi timore. Del resto, i primi mesi del 2020, con l’impennata di accessi alla rete in particolare dalle utenze di tipo domestico aveva fatto temere un crollo che poi non è avvenuto. Se a questo si aggiunge che una connessione voce ad alta definizione su rete IP ha bisogno all’incirca di 100 kb per secondo, di lunga inferiore a quanto occorra per supportare comunicazioni video in streaming, se ne ricava che il sistema telefonico in cloud, se si vuole far fronte al remote working, diventerà quasi certamente il modello standard di telefonia nel new normal.

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