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Digitalizzare i processi documentali, Archiva: «Ecco i passi per ottenere benefici concreti in tempi brevi»

Non serve un approccio “Big bang” per affrontare la Digital Transformation in azienda. Per avere successo, è fondamentale procedere in maniera graduale, a partire da un’analisi approfondita le procedure che si vogliono dematerializzare e automatizzare. Parla Ivan Stanzial, Managing Director di Archiva Group

26 Lug 2022

Domenico Aliperto

Tipicamente, la digitalizzazione dei processi mira a tre obiettivi: migliorare la customer satisfaction e l’esperienza utente, aumentare l’efficienza dell’ecosistema aziendale, rendendolo sempre più flessibile e resiliente, ottimizzare i costi di gestione. Se è possibile dire che queste premesse – elencate in ordine sparso e non per importanza – sono ormai universalmente riconosciute nel mondo del business, passare dalla teoria alla pratica è invece, per molte organizzazioni, ancora piuttosto complicato.

Pur con le migliori intenzioni, infatti, si tende spesso a immaginare il processo digitale come una semplice traslazione sul piano elettronico di una procedura standard. Un errore banale quanto fatale, dato che un approccio del genere non tiene conto del drastico cambio di paradigma e delle conseguenze su workflow sempre più integrati e interdipendenti: succede così che nel momento in cui si opera la dematerializzazione vera e propria si incorre in tutta una serie di inefficienze che, anziché snellire l’operatività, rischiano di ingessarla, alimentando possibili colli di bottiglia che si allargano man mano che il sistema si fa più complesso.

Cosa significa digitalizzare i processi: l’approccio step by step di Archiva

«Quando si parla di Digital Transformation, ottenere benefici concreti in tempi brevi non vuol dire fare tutto e subito. Il più delle volte è anzi necessario procedere per piccoli passi, implementando gradualmente soluzioni in grado di risolvere problemi specifici, anche semplici se vogliamo, per poi incrementare gli interventi fino alla totale digitalizzazione dei processi». A parlare è Ivan Stanzial, Managing Director di Archiva Group, oltre che amministratore delegato di Maxwell Consulting e Ceo di Honu, entrambe aziende del gruppo specializzato nella fornitura a 360 gradi di strumenti e servizi per l’innovazione di business, con focus su gestione documentale e conservazione digitale.

Ivan Stanzial

Managing Director di Archiva Group

Secondo Stanzial, «Fondamentale è riuscire a conoscere approfonditamente il modo in cui funziona l’azienda, identificando prima di ogni altra cosa i processi destrutturati e portando alla luce le loro componenti meno note. Molto spesso, infatti, all’interno delle aziende, c’è una percezione deviata di come si muovono davvero i flussi. In altri casi nell’organizzazione esiste una vera e propria asimmetria informativa. Ecco perché chi fa il nostro lavoro deve porsi nell’ambito delle attività di consulenza come un arbitro, facendo domande forse anche scontate, che però chi è all’interno dell’organizzazione non pone quasi mai ai colleghi. Rileviamo che le conoscenze e le convinzioni di chi gestisce i vari processi il più delle volte non sono aderenti alla realtà dei fatti. Dunque bisogna impostare un’attenta analisi preliminare prima di tutto dal punto di vista organizzativo, e poi passare all’ideazione di un progetto di digitalizzazione che integri il piano logico con quello tecnologico».

Una visione, quella di Archiva, che si concretizza nella messa a disposizione di competenze e soluzioni che aiutano le imprese a individuare non solo gli obiettivi a lungo termine della Digital Transformation, ma anche le ipotesi migliori di implementazione per ciascuna delle tappe del percorso evolutivo. Un percorso, come accennato, che in molti casi Archiva preferisce intraprendere accompagnando i clienti step by step piuttosto che adottando un approccio big bang.

«Questo ci consente sia di risultare poco invasivi rispetto all’operatività dell’azienda, sia di massimizzare il ROI», spiega Stanzial. «Posto che ogni progetto è una storia a sé, tendiamo a partire dalla digitalizzazione end-to-end dei processi più semplici. Una volta verificato che tutto funziona come da programma, estendiamo poi l’azione sugli altri sistemi raffinando di volta in volta i primi risultati ottenuti. È una scelta strategica chiara, che ci permette non solo di portare a termine processi di trasformazione anche molto complessi nel giro di qualche mese, ma anche di dare al cliente il tempo di calmierare eventuali errori di valutazione della roadmap impostata inizialmente e apportare modifiche tecnologiche in tempo reale. Una serie di fattori che permettono tra l’altro di generare sensibili risparmi rispetto a una classica impostazione monolitica».

Trasformare la cultura organizzativa anche attraverso competenze specialistiche

Il consiglio di Stanzial è dunque quello di partire in piccolo e poi scalare velocemente, mitigando in corsa gli inevitabili errori di percorso che, meglio ribadirlo, il più delle volte dipendono da una concezione errata della struttura dei processi, a monte.

«Sul piano tecnologico ormai i limiti sono veramente pochi: in base a quello che ci viene richiesto possiamo digitalizzare, automatizzare, addirittura robotizzare qualunque procedura. Ma il cambiamento in azienda, come in molti altri contesti, è per definizione difficile, e passare a un sistema più evoluto provocherà inevitabilmente resistenze. Trovare il giusto equilibrio e il giusto slancio in questa situazione vuol dire evidenziare i benefici della trasformazione, scegliendo come sponsor del progetto figure di riferimento all’interno dell’organizzazione. Noi ci poniamo come partner per la trasformazione digitale, abilitatori dell’innovazione, ma occorre che l’azienda affronti in concomitanza con l’adozione dei nuovi strumenti un processo di evoluzione anche sul piano culturale e organizzativo».

Grazie a una struttura peculiare (il gruppo è composto da nove imprese che raggiungono il mercato con quattro brand), Archiva Group può fornire un contributo significativo anche rispetto a questi temi. «I nostri team lavorano in modo integrato essenzialmente su tre pilatri: dati, processi e persone. E grazie alla recente acquisizione di Honu (primo partner Gold italiano della piattaforma BPM Kissflow, entrato nella galassia Archiva a inizio 2022, ndr) ora siamo in grado di potenziare la nostra proposition sul fronte dell’automazione dei processi di gestione documentale e BPO, insieme a tutte le tecnologie collegate».

L’integrazione delle competenze presenti in Archiva con le nuove soluzioni di Honu hanno infatti permesso di sviluppare una vera e propria offerta di Real time hyperautomation, secondo l’accezione di Gartner. «L’hyperautomation si sostanzia in tre categorie concettuali e tecnologiche, che vanno dalla creazione di uffici digitali – svincolati quindi dai tradizionali luoghi fisici – e processi interdipartimentali all’adozione sistematica di soluzioni di Robotic Process Automation. A queste si aggiungono elementi di Intelligent Document Processing basati su sistemi di intelligenza artificiale, machine learning e strumenti evoluti di OCR (Optical Character Recognition), che combinati consentono non solo di gestire qualunque tipo di documento, a prescindere dal formato e dal canale impiegato, ma anche di riconoscerlo, di capirne il tono, e di classificarlo correttamente nei workflow approvativi e di processo».

Tutto ciò si innesta sul patrimonio professionale di Archiva Group, che ha come elemento distintivo l’approfondita conoscenza dei temi normativi per quel che concerne la conservazione digitale e la capacità dei documenti dematerializzati di mantenere valore probatorio. «Un’eredità che proviene dalla casa madre – precisa Stanzial – e che costituisce il primo vero pillar per un approccio moderno, sicuro ed efficiente alla gestione documentale automatizzata. È questo tipo di sensibilità che può aiutare i clienti a ingegnerizzare processi end-to-end non solo realmente efficaci, ma anche compliant con i framework normativi nazionali e internazionali. Avere competenze a tutto tondo non può voler dire vendere strumenti e servizi a 360 gradi, altrimenti il rischio è quello di trasformarsi in un fornitore che si limita a implementare tecnologia. Non è il carattere di Archiva», chiosa Stanzial. «Noi vogliamo continuare a essere un partner di valore per le imprese che puntano a digitalizzare i processi in tempi rapidi e in modo sicuro».

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Domenico Aliperto

Nato ad Aversa, studia a Milano, dove si laurea in Relazioni Pubbliche all’università IULM e comincia il percorso che lo porterà a diventare giornalista. Per i portali del gruppo Digital360 segue i temi dell’economia digitale e dell’innovazione tecnologica, viaggia, scrive e all'occorrenza fotografa. In passato ha collaborato con diversi quotidiani e magazine. Da sempre appassionato di narrativa e poesia, nel 2016 apre il blog Librimprobabili.com e nel 2017 pubblica con l'editore Biancaevolta il romanzo storico Non Conquistammo Che Sabbia.

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