È relativamente semplice parlare di digitalizzazione del flusso documentale quando i processi da trasformare fanno tutti capo a strutture interne, le cui prassi possono essere modificate varando programmi di formazione o introducendo strumenti di collaboration che automatizzano, parzialmente o in toto, i task da compiere lungo l’iter.
È già più difficile affrontare il tema dei contratti digitali, che implicano anche la partecipazione di soggetti esterni all’organizzazione, e che per questo sfuggono alle best practice adottate. La complessità aumenta ancora nel momento in cui un’azienda opera all’interno di una filiera a più livelli e distribuita sull’intero territorio nazionale, sulla quale converge in modo stratificato una moltitudine di attori con profili (e gradi di digitalizzazione) estremamente eterogenei.
L’identikit di Amadori (e della sua filiera)
È questo il caso di Amadori, che ha deciso di affidarsi a Siav e all’Information Service Platform Archiflow per digitalizzare la gestione non solo dei contratti interni, ma anche di documenti che regolano i rapporti con una rete di partner fittissima.
Sandro Salvigni, Head of Digital Transformation dell’azienda, spiega come la collaborazione con Siav abbia permesso di migliorare l’efficienza di una serie di processi molto dispendiosi, senza però scendere a compromessi sul piano della compliance normativa.
«Amadori è oggi il secondo gruppo italiano nel settore avicolo e tra le prime cinque aziende Food del Paese, con oltre 9.000 persone che lavorano sull’intero territorio nazionale, sei stabilimenti di produzione alimentare attivi e una moltitudine di altre strutture di sistema che vanno dalle piattaforme logistiche ad oltre 800 allevamenti, parte di una filiera italiana completamente integrata. La quale nel 2022 ha generato ricavi per 1.736 milioni di euro».
Who's Who
Sandro Salvigni
Una struttura multilivello che produce la bellezza di 6 milioni di documenti all’anno. Ecco perché nel 2019 Amadori è ricorsa alla piattaforma Archiflow di Siav. L’obiettivo era quello di centralizzare tutti i processi di Document Management, dalla fatturazione passiva con interfacciamento diretto a SdI all’archiviazione e conservazione, arrivando per l’appunto alla gestione dei contratti digitali.
«Abbiamo cominciato lavorando dagli ambiti rispetto ai quali erano state individuate particolari criticità e inefficienze, sviluppando una serie di progetti in tempi devo dire piuttosto ristretti. Il primo ambito è quello della gestione del personale», racconta Salvigni.
«Siamo partiti avviando un processo di firma grafometrica per i documenti legati alle nuove assunzioni e alle variazioni contrattuali del personale impiegatizio. Abbiamo poi approcciato il tema dei braccianti agricoli: circa 7.000, distribuiti tra stabilimenti e allevamenti, hanno questo inquadramento e i loro contratti vanno rinnovati ogni anno».
In precedenza, l’intero processo era gestito in modo analogico, su supporto cartaceo, e si può facilmente immaginare che tipo di lavoro le nostre persone del dipartimento HR e delle Operations dovevano svolgere, senza tra l’altro la possibilità di monitorare l’effettivo stato della raccolta firme.
«In più», aggiunge Salvigni, «l’anno scorso è emersa la necessità di comunicare al dipendente, in fase di proposta di adesione al contratto, i punti salienti del documento, che nel nostro settore prevedono specificità regionali, implicando ulteriore complessità nel mettere agli atti la firma di presa visione».
La roadmap per la digitalizzazione dei contratti
«Come abbiamo agito dunque? È stata innanzitutto definita una struttura template, che attraverso uno sviluppo interno ci ha permesso di generare le singole tipologie di contratti, poi archiviate in modo automatico su Archiflow e firmate dagli HR Manager o dai responsabili deputati al processo di rinnovo», spiega Salvigni.
«Dopodiché, sfruttando i moduli della piattaforma Siav, abbiamo integrato la firma avanzata remota in cloud per i collaboratori esterni e la firma avanzata grafometrica per i dipendenti e i nuovi assunti, abilitando un’interfaccia ad hoc all’interno dell’APP aziendale, disponibile a tutta la platea, così da evitare il dispaccio dei documenti via email».
I contratti, in pratica, vengono predisposti in modo massivo sulla base di modelli preconfigurati, successivamente sono inviati (sempre in modo massivo) per l’apposizione della firma digitale del delegato e in seguito vengono resi visibili al personale tramite la mobile APP, così da poter essere sottoscritti da remoto tramite una OTP (previa, ovviamente, accettazione della modalità operativa proposta). È stato infine definito un processo semplificato che prevede, oltre all’accettazione e all’assenso, anche l’archiviazione automatica dei documenti visionati e firmati.
«Sarò sincero: per noi è stata una scommessa, e inizialmente eravamo titubanti rispetto all’idea di sposare un sistema di firma digitale in tempi così ristretti per un numero così importante di documenti», ammette Salvigni. «Ma Siav ci ha aiutato a razionalizzare e reingegnerizzare il processo, evidenziando in modo chiaro gli step da intraprendere sotto il profilo normativo e costruendo una user experience efficace. I risultati sono stati ben al di sopra delle aspettative. Il 90% dei collaboratori – di cui una parte ha una scarsa attitudine informatica – ha completato il processo correttamente, mentre il restante 10% è stato supportato dai nostri operatori o ha gestito la pratica a mano.
Amadori ha sfruttato Archiflow anche per digitalizzare la firma dei documenti relativi ai contratti di soccida. «Per ogni ciclo di allevamento sono previsti una serie di documenti di riepilogo dei risultati che devono essere confermati dalle 2 controparti. Nella modalità analogica questi documenti venivano stampati e portati e mano per raccogliere la firma: tempi lunghissimi, attività non a valore, nessuna visibilità sul processo, onere di archiviazione. Oggi invece l’intero processo di firma è dematerializzato: i documenti caricati su Archiflow vengono poi inviati via link su email con la piattaforma di firma remota integrata. Una volta firmati (con OTP) i documenti sono archiviati e conservati, il tutto senza nessun intervento da parte degli operatori. Il processo di firma è interamente monitorato su Archiflow. Il futuro? La volontà è quella di estendere il percorso di digitalizzazione dei processi di firma anche in altri ambiti, come la gestione dei contratti di appalto. Infatti, è vero che ogni processo ha le sue problematiche e non è mai scontato fare roll out, ma gli ottimi risultati ottenuti finora ci danno sicuramente fiducia».
