Tra le categorie professionali che maggiormente hanno sentito l’impatto dell’emergenza coronavirus c’è senz’altro quella dei commercialisti. I professionisti non solo hanno dovuto tenere aperti gli studi nel pieno del lockdown, rischiando in prima persona sul fronte sanitario: hanno anche affrontato un periodo di lavoro estremamente intenso, durante il quale alla gestione dell’ordinaria amministrazione (e chi è commercialista sa bene cosa questo comporti in un Paese come l’Italia) si è aggiunta la continua rincorsa all’adeguamento normativo e ai decreti di sostegno e di rilancio economico. Cercando di coniugare la garanzia della salute di dipendenti e clienti con le migliori performance possibili sul fronte del servizio di consulenza, gli studi commercialisti si sono trovati, in parole povere, a vivere una delle sfide più complesse che il settore abbia mai dovuto sostenere.
In questo contesto, molti professionisti sono riusciti a cogliere l’opportunità del cambiamento imposto dall’emergenza per introdurre sistemi digitali che hanno avuto – e che avranno – un ruolo decisivo nella gestione del lavoro e del distanziamento sociale. Allo stesso tempo, ci sono stati system integrator che hanno messo a frutto la propria conoscenza delle tecnologie digitali applicate al mondo dei commercialisti per elaborare soluzioni smart in grado di dare vita a nuove modalità di condivisione dei documenti tra studi e clienti.
Kuro Portal, quando il dropbox si fa smart
Si-Net, per esempio, punta su Kuro Portal, una piattaforma basata su Microsoft Sharepoint con una user interface ispirata a Teams, che consente a qualsiasi studio di implementare un sistema di gestione e interscambio dei file che non si limita a rendere più efficiente la condivisione di pratiche e adempimenti con i clienti: da semplice dropbox con accesso riservato a ciascuna azienda cliente, la soluzione può evolversi in una vera e propria intranet/extranet attraverso la quale ogni tipologia utente può accedere ai documenti contenuti nel proprio repository e modificarli lasciando traccia di ogni intervento. Il tutto collegandosi da qualsiasi device e in modo totalmente sicuro.
«Grazie a Microsoft 365 si può contare su un fattore di doppia autenticazione, facendo a meno di utilizzare VPN e mail con allegati», spiega Fausto Turco, CEO e fondatore di Si-Net.
Who's Who
Fausto Turco
«Kuro Portal nasce con l’idea di sviluppare gradualmente un portale 4.0 che permetta ai commercialisti di muoversi agilmente e senza soluzione di continuità tra gestionale, piattaforme di back office e drop box riservati ai clienti: un hub polifunzionale capace di fluidificare tanto la distribuzione di circolari interne quanto le comunicazioni e le sessioni di collaborazione con i clienti. Un prodotto del genere, dal nostro punto di vista, è già strategico oggi per aiutare gli studi ad affrontare la prossima fase dell’emergenza coronavirus, che comunque implicherà ancora la necessità di ricorrere il più possibile allo Smart Working e di ridurre al minimo gli incontri di persona tra le controparti. Ma si rivelerà essenziale soprattutto nel lungo termine per innescare o accelerare i processi di digitalizzazione dei flussi documentali, e per semplificare la user experience a cavallo dei vari canali che i commercialisti vorranno attivare e mettere a disposizione dei clienti».
Verso la completa digitalizzazione dei flussi documentali
Kuro Portal è studiata infatti per attivare funzionalità e opzioni che un normale dropbox non può offrire, a partire dalla possibilità di lavorare a quattro mani su un documento e chattare all’interno della sessione di lavoro condivisa. Nei repository dedicati ai clienti, sia il professionista sia il cliente possono pubblicare documenti in modo libero: il sistema provvede a inviare a ciascuno dei partecipanti al flusso notifiche automatiche nel momento in cui viene aggiunto o modificato un elemento, con la creazione di metadati che aiutano gli utenti a rintracciare tutti i record in maniera intuitiva.
«Stiamo anche lavorando sull’implementazione di un bot, un agente che a partire da questa estate aiuterà gli end-user a orientarsi ancora meglio tra impostazioni, funzioni e documenti. E presto avremo anche un search engine per la ricerca veloce dei documenti, che grazie a una tool bar con un’esperienza d’uso simile a quella di Google permetterà agli utenti di non dover più tenere a mente dove sono posizionati i vari file», spiega Turco, la cui ambizione è ottenere le API delle software house specializzate in gestionali per studi di commercialisti e arrivare a un’automazione tout court del flusso documentale, a partire proprio dalle soluzioni verticali. «Pensate a quanto più efficace risulterebbe l’intero processo: nel momento stesso in cui il professionista emette per esempio un F24, il sistema lo esporta su Kuro Portal e avvisa istantaneamente il contribuente con una notifica sul PC o sullo smartphone, via posta elettronica. Allo stato attuale, tocca ancora al commercialista, salvarlo sul desktop o su una cartella del proprio sistema e poi allegarlo o inviarlo. È comunque un significativo vantaggio rispetto al vecchio modo di lavorare, ma i margini di miglioramento sono ancora parecchi». Turco sottolinea che solo chiudendo il cerchio dell’intero flusso documentale – con l’introduzione quindi anche di soluzioni per l’apposizione della firma digitale – il processo di digitalizzazione può dirsi completo.
Oltre ad assegnare un file server da un terabyte per ogni studio professionale e a garantire, su richiesta, due backup giornalieri di tutte le informazioni salvate con una retention di sette anni e il recovery incluso, la piattaforma di Si-Net può integrare una serie di moduli per il potenziamento della intranet aziendale: «Condivisione di video per la formazione e aggiornamenti normativi, strumenti per la distribuzione delle circolari interne, ma anche funzionalità specifiche da dedicare ad altre aree e divisioni dell’impresa, come HR, marketing e comunicazione, il tutto gestito attraverso un protocollo di sicurezza GDPR compliant», precisa Turco. «Non è un caso che prima ancora di proporla ai suoi clienti Si-Net abbia adottato Kuro Portal al proprio interno, per agevolare il lavoro dei collaboratori e snellire i processi organizzativi. Abbiamo scelto di non reinventare la ruota e di non costruire soluzioni fuori dagli standard di mercato perché siamo consapevoli che ogni azienda, fondamentalmente, deve svolgere sempre gli stessi task. Si tratta, specialmente in un periodo come quello che stiamo vivendo, di farlo in modo nuovo, utilizzando in maniera innovativa gli strumenti che tutti abbiamo a disposizione».
