GUIDE E HOW-TO

Le certificazioni ISO per le aziende: cosa sono e perché implementarle

Nella famiglia ISO Management System Standard (MSS) rientra una serie di norme specifiche quali la nota 9001 per la gestione della qualità, la 14001 per la tutela ambientale, la 27001 per la Cybersecurity. Si tratta di attestazioni che comprovano l’adozione di standard che aiutano le organizzazioni a operare in contesti mutevoli e sfidanti, migliorando le proprie prestazioni

Pubblicato il 25 Set 2023

Federica Maria Rita Livelli

BC & Risk Management Consultant, Business Continuity & Risk Management Consultant, BCI Italy Chapter Leader/BCI SIG Cyber Resilience Committee Member, Training Center Director – BeDisruptive

Le certificazioni ISO che fanno parte degli ISO Management System Standard (MSS) sono adattate ad ogni tipo di azienda. Pur non essendo obbligatorie, presentano molti vantaggi. Permettono infatti di distinguersi dalla concorrenza poiché attestano la conformità dei sistemi di gestione dei processi aziendali ai parametri standard stabiliti dall’ISO (International Organization for Standardization), organizzazione indipendente e autorevole a livello mondiale.

La loro implementazione aiuta le imprese ad operare in modo sistematico e ad affrontare contesti mutevoli e sfidanti, migliorando le proprie prestazioni per raggiungere gli obiettivi prefissati.

Tutte le certificazioni ISO MSS a partire dal 2012 sono state rese omogenee per facilitare le imprese nel processo di integrazione delle diverse norme quali, ISO 31000 (gestione del rischio), ISO 22301 (Business Continuity), ISO 9001 (gestione della qualità), ISO 14001 (tutela dell’ambiente), ISO 19500, ISO 5600.

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Che cosa sono e a cosa servono gli ISO Management System Standard (MSS)

Gli ISO Management System Standard (MSS) stabiliscono requisiti o linee guida che aiutano le organizzazioni a migliorare le proprie prestazioni, illustrando passaggi ripetibili che vengono implementati per raggiungere obiettivi prefissati e per creare una cultura organizzativa che si impegna in un ciclo continuo di autovalutazione, correzione e miglioramento delle operazioni e dei processi, acquisendo maggior consapevolezza dei contesti.

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Gli ISO MSS sono concepiti per essere utilizzabili in tutti i settori economici e possono essere implementati in qualsiasi tipo di organizzazione, indipendentemente dalla dimensione e dalle diverse condizioni geografiche, culturali e sociali. Inoltre, molti di essi presentano una struttura simile e contengono numerosi termini, definizioni e requisiti comuni.

Quali sono i vantaggi delle certificazioni ISO

I vantaggi di un ISO MSS includono:

  • un uso più efficiente delle risorse e migliori risultati finanziari;
  • una migliore gestione del rischio e protezione delle persone e dell’ambiente;
  • maggiore capacità di fornire servizi e prodotti coerenti e migliori, aumentando così il valore per i clienti e tutte le altre parti interessate.

ISO MSS: dall’High Level Structure (HLS) all’Harmonized Structure (HS)

La maggior parte degli ISO MSS (rilasciati di recente o aggiornati) sono molto simili nel modo in cui sono strutturati. Ciò è dovuto all’allineamento dell’ISO con la struttura di alto livello, o High Level Structure (HLS) che ora si è evoluta in una Harmonized Structure (HS).

L’HLS fu introdotta nel 2012 nell’Annex SL delle Direttive ISO/IEC Parte 1 che stabilisce le linee guida per la redazione degli ISO MSS con l’obiettivo di migliorare la coerenza e l’allineamento degli stessi.

È doveroso ricordare che, prima di questa standardizzazione, esistevano oltre ottanta ISO MSS in diversi ambiti (la qualità, l’ambiente, la sicurezza, l’energia, la sicurezza delle informazioni, la sicurezza alimentare, la continuità aziendale, ecc.), con una struttura e un linguaggio disomogenei che creavano difficoltà agli utilizzatori nella fase di implementazione.

A partire dal 2012, gli ISO MSS sono stati pubblicati seguendo l’HLS, facilitando le organizzazioni nel processo di integrazione dei diversi Management System, tra cui: ISO 31000, ISO 22301, ISO 9001, ISO 14001, ISO 19500, ISO 5600, ecc.

Le 10 clausole dell’HLS

L’HLS fornisce una struttura di 10 clausole per tutti gli ISO MSS la cui implementazione integrata riduce la duplicazione e aumenta significativamente l’efficienza, oltre a fornire un’immagine chiara e uniforme dell’intera organizzazione, dell’impatto reciproco di ciascuna funzione e dei rischi associati.

Le clausole da 1 a 3 dell’HLS sono introduttive, mentre le clausole da 4 a 10 forniscono i requisiti per il Management System e, precisamente:

  1. Scopo
  2. Referenze normative
  3. Termini e definizioni
  4. Contesto dell’organizzazione
  5. Leadership
  6. Pianificazione
  7. Supporto
  8. Attività Operative
  9. Valutazione delle prestazioni
  10. Miglioramento

L’HLS riflette il modello del Ciclo di Deming o l’approccio Plan-Do-Check-Act in un’ottica di miglioramento continuo.

Certificazioni ISO

Immagine – Federica Maria Rita Livelli @copyright 2023

Successivamente, nel maggio 2018 l’HLS contenuta nel Annex SL è stata modificata ed è ora denominata Harmonized Structure (HS).

L’HS si applica a tutti gli ISO MSS nuovi e rivisti e si concentra su un “approccio armonizzato”, che si traduce in MSS allineati e che possono essere facilmente integrati.

Certificazioni ISO

Immagine – Federica Maria Rita Livelli @copyright 2023

Le certificazioni ISO sono obbligatorie?

L’implementazione degli ISO Management System Standard (MSS) non è obbligatoria. Tuttavia, molte organizzazioni scelgono di adottare tali standard per diversi motivi. Vediamo i principali.

  • Requisiti contrattuali. In alcuni casi, le organizzazioni possono essere obbligate a implementare uno specifico standard MSS a causa di requisiti contrattuali o di appalto. Ad esempio, un cliente potrebbe richiedere che un’organizzazione sia certificata secondo uno specifico standard di gestione.
  • Conformità normativa. In alcuni settori o paesi, le autorità di regolamentazione possono richiedere l’implementazione di specifici standard di gestione come parte delle normative o dei requisiti legali. Ad esempio, nel settore alimentare, le organizzazioni potrebbero essere tenute a adottare lo standard ISO 22000 sulla sicurezza alimentare.
  • Vantaggio competitivo. L’implementazione delle certificazioni ISO può conferire un vantaggio competitivo all’organizzazione. Essere certificati secondo uno standard riconosciuto a livello internazionale può dimostrare l’impegno dell’organizzazione per la qualità, l’ambiente, la sicurezza o altri aspetti gestionali, aumentando la fiducia dei clienti e degli stakeholder.
  • Miglioramento della gestione. Gli ISO MSS offrono una struttura e una metodologia per migliorare la gestione delle organizzazioni. Seguire un approccio sistematico e basato sui principi stabiliti dagli standard può aiutare a migliorare l’efficienza, l’efficacia e la sostenibilità delle operazioni aziendali.

La scelta di implementare le certificazioni ISO dipende dunque dalle esigenze e dalle circostanze specifiche dell’organizzazione.

Golden team della resilienza: un esempio vincente di sistema di gestione integrato

L’obiettivo principale di un sistema di gestione integrato per la resilienza è creare un quadro coerente e sinergico in cui le diverse dimensioni della gestione aziendale si combinano per affrontare in modo efficace le sfide e le minacce che possono influire sulla resilienza dell’organizzazione. Tale approccio consente di ottimizzare l’utilizzo delle risorse, ridurre la duplicazione degli sforzi e migliorare l’efficienza complessiva.

L’adozione integrata degli ISO MSS per il Risk Management (ISO 31000), la Business Continuity (ISO 22301) e la Cybersecurity (ISO 27001), che seguono la struttura armonizzata (HS), favorisce la capacità dell’organizzazione di affrontare e adattarsi in modo tempestivo ed efficiente ai cambiamenti, alle crisi e alle situazioni di emergenza. Grazie all’HS, le organizzazioni adottano un approccio olistico e integrato alla gestione, individuando punti di contatto e sinergie tra i tre ISO MSS, consentendo un’azione coordinata e una risposta efficace alle diverse sfide.

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Tre ISO MSS

Pertanto, i tre ISO MSS sono da considerarsi leve preziose che implicano necessariamente cambiamenti di paradigma e grazie ai quali le organizzazioni sono in grado di:

  • preservare la salute e l’integrità fisica di dipendenti, clienti e terze parti;
  • salvaguardare il patrimonio e la redditività aziendale;
  • proteggere l’immagine dell’azienda e dei suoi prodotti e servizi;
  • creare sistemi collaborativi e flessibili in cui esperienze, competenze;
  • integrare sempre più informazioni, processi e obiettivi di business;
  • perseguire una strategia di Risk Management anche in termini di sicurezza informatica e tecnologia integrata con le operazioni aziendali per salvaguardare, senza silos, l’integrità, la disponibilità e la riservatezza dei dati e garantire la continuità dei processi critici.

Ovvero siamo di fronte a un Golden Team of Resilience che supporta l’organizzazione, in modo strutturato, nell’anticipare, preparare, rispondere e adattarsi ai cambiamenti incrementali e alle interruzioni improvvise per sopravvivere e prosperare creando una solida strategia a lungo termine, oltre a adottare best practice e garantire una forte cultura aziendale orientata al miglioramento.

Compiti del Golden Team of Resilience

Di fatto, il Golden Team of Resilience è in grado di:

  1. Rafforzare la fiducia tra la forza lavoro, la leadership e le parti interessate (attraverso la creazione di dialogo, empatia e una direzione chiara).
  2. Garantire un vantaggio competitivo.
  3. Sviluppare una migliore efficacia del processo decisionale.
  4. Ridurre i rischi aziendali e finanziari.
  5. Salvaguardare la brand equity e la reputazione.
  6. Garantire la conformità ai requisiti legali e normativi.

Certificazioni ISO

Immagine – Federica Maria Rita Livelli @copyright 2022

Implementando queste tre certificazioni ISO, le organizzazioni diventano più strutturate, flessibili, anti-fragili e, al contempo, in grado di accelerare il processo di digitalizzazione e innovazione.

Pertanto, i tre ISO MSS risultano fondamentali nell’implementazione di un nuovo modello operativo basato su una solida “spina dorsale” digitale. Ovvero, un modello di organizzazione bionica che si affida alla tecnologia e alle persone per migliorare la resilienza e l’innovazione, preparare l’organizzazione ad “anticipare l’inaspettato” e, allo stesso tempo, attuare la transizione da una leadership focalizzata sul business a una nuova focalizzata sulla gestione delle persone, che non sono più considerate “mezzi” per raggiungere un obiettivo, ma sono al centro e condividono un ambito, un sistema integrato comune e propedeutico a raggiungere gli obiettivi aziendali in un ambiente di lavoro rinnovato.

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Federica Maria Rita Livelli
BC & Risk Management Consultant, Business Continuity & Risk Management Consultant, BCI Italy Chapter Leader/BCI SIG Cyber Resilience Committee Member, Training Center Director – BeDisruptive

Con una certificazione in Business Continuity - AMBCI BCI, UK e CBCP DRI, USA, Risk Management FERMA Rimap, è consulente di Business Continuity & Risk Management e svolge attività di diffusione e sviluppo della cultura della resilienza in diverse istituzioni e università.

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